Adviesbrief adviescommissie Controle en Financiën RRP.pdf

Griffie Gemeenteraad Utrecht Postadres Postbus 16200, 3500 CE Telefoon 030 - 286 10 69 Fax 030 - 286 15 18 E-mail griffie.gemeenteraad@utrecht.nl www.utrecht.nl/gemeenteraad

Aan het college van B&W

Behandeld door

Doorkiesnummer E-mail Bijlage(n) Uw kenmerk

Uw brief van

D. Rijnders danielle.rijnders@utrecht.nl

Datum

Ons kenmerk Onderwerp

-

25 februari 2020 7357046 Regeling risicovolle projecten

-

Geacht college van B&W, Op 20 december 2018 heeft de gemeenteraad motie 2018/278 aangenomen. Hierin heeft het college de opdracht gekregen om, in samenspraak met de raad, te komen tot een Utrechtse ‘Regeling Grote Projecten’. Op 10 februari jl. heeft het college de concept Regeling Risicovolle Projecten (RRP) voorgelegd ter consultatie. U heeft ons als adviescommissie Controle & Financiën (C&F) verzocht om een reactie te geven op de concept Regeling Risicovolle Projecten (RRP). Dat doen wij uiteraard graag. In deze brief zullen wij derhalve ingaan op onze adviezen: 1. Wij kunnen ons goed vinden in de meer uitgebreide reactie op de RRP die uitgebracht is door respectievelijk de raadswerkgroep RRP en de rekenkamer. Hun conclusies en aanbevelingen delen wij. Voorliggende reactie vanuit de adviescommissie is derhalve korter van aard. 2. Wij zijn benieuwd naar het door het college opgestelde beheersingskader, zodat we het geheel aan maatregelen kunnen overzien. We adviseren om hierin ook aandacht te geven aan de organisatiecultuur, in het bijzonder de ruimte die medewerkers ervaren om risico’s die zij signaleren actief aan de orde te stellen en waar nodig te escaleren (op alle niveaus). 3. We onderstrepen het belang dat de RRP van toepassing is op risicovolle projecten in alle domeinen (niet alleen het fysieke domein), zonder daarbij de focus te verliezen.

Dit zou overigens van invloed kunnen zijn op de criteria van risicovolle projecten. 4. Speciale aandacht vragen wij voor (mogelijke) situaties waarin een tijdelijke organisatiestructuur naast de lijnorganisatie bestaat die niet officieel de naam ‘project’ heeft, maar wel de kenmerken heeft van een risicovol project en potentieel tussen wal en schip kan vallen. Eveneens gaat onze zorg uit naar ‘kleine’ projecten die incrementeel en daardoor (enigszins) onopgemerkt een ‘groot’ en risicovol project worden. Ook deze projecten moeten in het kader van de RRP goed op het vizier gehouden worden.

5. In de afweging of een project wel of niet onder de RRP valt, speelt het geen rol van betekenis als de financiering van een project uit een grondexploitatie plaatsvindt. Bij de gemeente Utrecht zijn er instrumenten beschikbaar om deze risico’s inzichtelijk te maken en is er een reguliere informatiestroom over lopende grondexploitaties. Het is voor ons niet duidelijk hoe we de RRP moeten lezen in licht met alle andere risico- en beheersmaatregelen, zoals de maatregelen die voortvloeien uit de Nota Weerstandsvermogen en risicobeheersing. Wij adviseren hier (meer) aandacht aan te besteden. 6. De RRP is een vastlegging van afspraken over de informatievoorziening van het college aan de raad bij risicovolle projecten, met als doel de control op projecten te verbeteren. De RRP is (nu nog) geen verordening. Dit kan mogelijk leiden tot vragen en onduidelijkheid over de status van de regeling. Hoe voorkomen we een subjectieve invulling? 7. Aan het einde van de lopende raadsperiode (2022) wordt de RRP geëvalueerd en waar nodig bijgesteld. Is dit tijdstip wel realistisch gezien het startmoment van de RRP? Wij adviseren om daar meer tijd voor te nemen. 8. De gemeenteraad besluit op voorstel van het college of een project binnen deze regeling wordt uitgevoerd of daar niet onder valt.

We zouden daar graag op willen aanvullen dat de raad dit ook eigenstandig kan besluiten, dit geldt ook voor herijkingen. Deze afweging zou een vanzelfsprekend onderdeel moeten zijn van een raadsvoorstel, vergelijkbaar met het oordeel over het referendabel zijn van voorstellen. Hierbij is in alle gevallen geborgd dat een expliciete afweging is gemaakt. In de gevallen dat deze afweging een positieve conclusie kent, zou het toevoegen aan de RRP een onderdeel moeten zijn van het raadsbesluit. 9. De concerncontroller draagt zorg voor een onafhankelijke toets op de informatievoorziening. We gaan graag met de concerncontroller in gesprek over de positie en de rol richting de raad bij deze regeling. 10. Bij de inhoud van de rapportages als gevolg van de RRP adviseren wij een combinatie te kiezen van een overzichtelijk dashboard en duidelijke tekstuele toelichtingen in het kader van het vergroten van de leesbaarheid. Wij zijn benieuwd hoe de rapportages van de RRP passen c.q. opgenomen worden in de jaarlijkse P&C-cyclus. 11. Tot slot willen we de suggestie meegeven de definitieve regeling, voor verzending aan de raad ter besluitvorming, voor advies voor te leggen aan een externe met seniore expertise op het terrein van risicomanagement.

Neem bij vragen gerust contact met ons op. Met vriendelijke groet,

Dimitri Gilissen voorzitter adviescommissie Controle en Financiën, Gemeenteraad Utrecht