Advies gemeenteraad Utrecht - Werkdruk en werkwijze

Opbrengst bespreking op de werkconferentie Deze oplossingsrichting wordt in deze fase van de bestuursperiode niet als noodzakelijk gezien over het algemeen. Iets voor de volgende raad. Voordelen • Nodig als onderdeel van het cultuurvraagstuk. • Maak dit ook onderdeel van de introductie van alle raadsleden (en niet alleen nieuwe raadsleden) • Helpt om te prioriteren, maar wel vanaf 2026 als je opnieuw gaat starten. • Kan helpen bij het versterken van de waarden en betrokkenheid van de raad als collectief.

Bezwaren • De raad is geen homogeen geheel, dus het risico is dat je een meerderheidsbesluit probeert af te dwingen hierop. • Teveel reflectie, we kunnen beter aan de slag. • Te abstract. • Ongewenst. • Onnodig.

G. Oplossingsrichtingen buiten structuren Oplossingsrichting 15. Werken aan de bestuurscultuur, in ieder geval op het punt van elkaar aanspreken op gemaakte afspraken. In de analyse kwam al naar voren dat een groot deel van de problemen die worden geadresseerd raken aan het eigenaarschap en het cultuur van de gemeenteraad, meer dan dat de oplossing in structuren ligt. Afspraak = afspraak is een credo dat in de praktijk in Utrecht weinig navolging krijgt en het aanspreken op gemaakte afspraken blijkt ingewikkeld. Als de raad van Utrecht hier echt werk van wil maken, ligt hierin in de eerste plaats een verantwoordelijkheid bij elk raadslid individueel. Ter ondersteuning van het waarmaken van deze ambitie, kan de raad bijvoorbeeld voorzitters hierin een speciale opdracht meegeven. Daarnaast kan in bestaande overleggen van tijd tot tijd expliciet gelegenheid worden ingeruimd om met elkaar te reflecteren op het naleven van afspraken en het functioneren van de commissie- en raad. Overigens geldt hierbij nog steeds dat feedback het beste op het moment zelf gegeven kan worden aan elkaar (of kort daarna).

Opbrengst bespreking op de werkconferentie Hiermee kan een begin worden gemaakt. Dit wordt door veel leden ook wel als lastig ervaren omdat men de vrijheid geniet die men anderen laat. Voordelen • Minder frustraties en meer betrokkenheid. • Geef de voorzitter ook meer instrumenten om te handhaven op wat we afspreken en reken hem of haar daar niet op af. • Zorg voor gedeelde verantwoordelijkheid. • Zorg dat je de afspraken die je maakt ook vindbaar kunt maken zonder dat alles in het RvO komt. • Dit kost tijd maar kan ook tijd besparen. • Je legt een belangrijke basis voor samenwerken.

Bezwaren • Je moet je gedrag ook aanpassen als je aangesproken wordt, kan politiek niet altijd. • Ook voor het college belangrijk. • Vergt tijd en lef. • Betere regels kunnen ook helpen.

H. Quick wins 1.

Strikt handhaven van de gestelde eindtijd van vergaderingen. De vaste uiterlijke eindtijd voor commissievergaderingen 23.00u. Nu is nu de praktijk dat als een agendapunt nog niet is afgerond als de eindtijd is verstreken, dat dit agendapunt wordt afgemaakt. Er kan ook voor gekozen worden de vergadering stipt om 23.00u te sluiten.

2.

Behouden van de nummering van moties en amendementen als ze worden ingetrokken en in (licht) gewijzigde vorm opnieuw worden ingediend.

Opbrengst bespreking op de werkconferentie

Voordelen • Op tijd naar huis. • Zo kunnen we de gevolgen van ons handelen ook voelen.

Bezwaren • Afraffelen en stapelen van onderwerpen. • Doorschuiven van onderwerpen.

Voordelen • Herleidbaarheid. • Minder gedoe met indienen.

Bezwaren • Minder expliciete bespreking in de fractie. • Goede regel nodig.

Voordelen • Terug te kijken op eigen tijd en plaats. • Ook thuis goed te doen. Effectiever.

Bezwaren • Minder betrokkenheid en aandacht. • Versterkt technische karakter en minder interactie.

Het behouden van het oorspronkelijke nummer met een toevoeging om aan te duiden dat het om een wijziging helpt bij beter overzicht.

3.

Technische sessies standaard digitaal. Deze sessies zijn nu fysiek, terwijl deze sessies zich goed lenen voor een digitale (of hybride) vorm. Een digitale bijeenkomst scheelt reistijd voor raadsleden (en ambtenaren).

I. Extra oplossingen vanuit de werkconferentie 1.

Kleinere fracties meer commissieleden geven en grotere fracties minder.

2.

Beperken van de doorloop van commissieleden.

3.

Toezeggingen op overzicht bijhouden en afdoen in plaats van per brief

4. Een voorspelbaar stramien afspraken na het indienen van raadsvoorstellen 5.

Schriftelijke stemverklaringen die online worden gepubliceerd

6. Geen inbreng als je ook niet het agendaverzoek hebt ondersteund 7.

Drie commissies in plaats van zes commissies

8. DB van de raad en de commissievoorzitters mandaat geven om werkdruk te bewaken

Opbrengst bespreking op de werkconferentie Deze oplossingsrichtingen zijn tijdens de werkconferentie ingebracht en de voordelen en bezwaren zijn daarbij niet uitgebreid besproken. Een aantal van deze extra oplossingen wordt als kansrijk gezien om toe te voegen of nader te onderzoeken.

Advies In dit hoofdstuk is het advies opgenomen voor een werkdrukagenda van de gemeenteraad van Utrecht. In dit advies zijn een aantal van de oplossingsrichtingen opgenomen, waarbij ook de bezwaren en aandachtspunten uit de Werkconferentie zijn meegenomen.

Huidige bestuursperiode

Volgende bestuursperiode

Cultuur

Hoofdadvies Maak een werkdrukagenda om mee aan de slag te gaan en focus op cultuur en structuur. Uit de analyse en de raadswerkconferentie blijkt dat werkdruk een belangrijk vraagstuk is voor de Utrechtse gemeenteraad. Er is breed draagvlak in de gemeenteraad om maatregelen te nemen. Een belangrijke drijfveer hiervoor is om het ambt ook toegankelijk en aantrekkelijk te houden richting de toekomst.

Structuur

Het totaal aan spelregels, afspraken en werkwijzen die bepalen op welke manier we vergaderen.

Met een werkdrukagenda kan de raad een pakket aan oplossingen invoeren om de werkdruk van de raad tegen te gaan. Deze maatregelen richten zich op cultuur en structuur. De oorzaak ligt immers in beide. Sommige maatregelen zijn ook op beide van invloed.

Huidige bestuursperiode

De werkdrukagenda heeft twee fases. Een aantal maatregelen kunnen op korte termijn worden genomen. Andere oplossingsrichtingen zijn pas aan het begin van de volgende bestuursperiode aan de orde.

Volgende bestuursperiode

De werkdrukagenda kan worden vastgesteld door de raad (iedereen neemt verantwoordelijkheid) en in belangrijke mate worden uitgevoerd door griffie en DB.

Cultuur

Hoe doen we het hier eigenlijk met elkaar? Over mores, gedragspatronen en samenspel.

Structuur

Huidige bestuursperiode

Advies 1. Neem een aantal generieke maatregelen van breed gedragen oplossingsrichtingen. Oplossingsrichting 1. Verminderen van de vergadertijd Breng de vergadertijd van de oordeelsvormende bijeenkomsten (commissies) terug van drie naar twee dagdelen. Hiermee kan de huidige werkwijze worden voorgezet, maar wordt meteen de werklast beperkt. De commissies zullen zich moeten beperken in de tijd die wordt genomen voor vergaderingen en agendapunten die worden geagendeerd. Dit vraagt discipline om hiermee aan de slag te gaan in het agenderen van voorstellen en het leveren van inbreng. Oplossingsrichting 10. Interrupties in commissie- en raadsvergaderingen maximeren Maximeer het aantal interrupties in commissie- en raadsvergaderingen. Stel dit aantal vooraf vast bij de agenda of beperkt dit per agendapunt. Afhankelijk van het gewicht van het onderwerp kan er ruimte worden gegeven voor meer interrupties, zeker in de raadsvergadering. Handhaaf als voorzitter op het nakomen van deze afspraak.

Cultuur

Structuur

Aandachtspunt uit de raadswerkconferentie De zorg is dat hierdoor de agendadruk toeneemt. Het opvolgen van dit advies moet samengaan met het besef dat alle deelnemers aan bijeenkomsten moeten prioriteren in agendering en inbreng. In vergelijking met andere gemeenten kan dit ook.

Huidige bestuursperiode

Cultuur

Structuur

Advies 2a. Neem een principebesluit over de werkwijze van commissies. De huidige werkwijze met commissies hinkt op twee gedachten en werkt daarom niet optimaal. De gevolgen daarvan belasten de werkdruk door drie hoofdoorzaken: geen eigenaarschap van de agenda, veel agenda-onderwerpen worden toegestaan en wisselende deelnemers bij vergaderingen. Maak daarom een principekeuze over de werkwijze van commissies en richt daar de vergaderingen op in. Er zijn twee hoofdtypen waaruit de gemeenteraad kan kiezen. •

Het Vaste Commissiemodel waarbij de leden van de commissie ook van vaste samenstelling zijn.

•

Het Flexibele Bijeenkomstenmodel waarbij de leden van de vergadering gedurende de dag wisselen

Op de sheet hierna werken we deze modellen verder uit.

Aandachtspunten uit de raadswerkconferentie Uit de bespreking is naar voren gekomen dat een principekeuze ontbreekt voor de werkwijze van de commissie. Een aantal belangrijke knelpunten komt hierdoor naar voren. Zonder principe keuze blijven deze bestaan. Door wisselende deelname bij commissies ontstaat geen eigenaarschap op de agenda (in de procedurevergadering) en voelen de deelnemers ook niet de consequenties van hun keuzes voor agendering van veel onderwerpen of het gebruiken van veel tijd. Er zijn twee manieren om dit te doorbreken: ofwel om de commissie vast samen te stellen waardoor er wel dit eigenaarschap ontstaat. Ofwel door de bijeenkomsten meer flexibel te houden qua deelnemers, maar dan ook het eigenaarschap van de agenda elders (buiten de vergadering) te organiseren. Een belangrijke waardering wordt gehecht aan het combineren van verschillende portefeuilles door raadsleden. Vandaar dat het kansrijk lijkt om met dat model te werken.

Huidige bestuursperiode

Cultuur

Structuur

Advies 2b. Neem een principebesluit over de werkwijze van commissies. Model Vaste Commissie. Vaste commissies met vaste leden die hun eigen agenda vormgeven.

Model Flexibele bijeenkomsten. Vergaderingen zonder vaste leden waarbij de agenda elders wordt bepaald.

• Bij een vaste commissie worden de leden vastgesteld en zijn zij ook de deelnemers van de vergadering. • Onderwerpen binnen het taakveld van de commissie zijn ook onderdeel van de portefeuille van de deelnemers. • De leden zijn in principe de hele bijeenkomst aanwezig en bepalen samen de (termijn)agenda. • Ook beeldvorming (werkbezoeken, hoorzittingen etc.) kunnen onderdeel uitmaken van het commissiewerk. • De commissie werkt met vaste voorzitters en ondersteuning. • In de commissie ontstaat verantwoordelijkheid voor de eigen werkvoorraad.

• Vergaderingen zijn thematische bijeenkomsten voor oordeelsvorming. • De raadsleden nemen afhankelijk van hun portefeuille deel en verlaten de bijeenkomst ook weer. • De bijeenkomsten werken daarom met vaste tijdsblokken voor onderwerpen. • Beeldvorming wordt afzonderlijk georganiseerd. • De agenda wordt niet in de vergadering zelf vastgesteld, maar op een andere plek (DB, ‘agendacommissie’ of overleg voorzitters). • Er is geen eigenaarschap van de vergadering nodig om de agenda en werklast te bewaken. De voorzitter doet de tijdsbewaking.

Huidige bestuursperiode

Cultuur

Advies 3a. Neem specifieke maatregelen afhankelijk van de principekeuze over de commissiewerkwijze.

Structuur

Afhankelijk van de invulling van de commissiewerkwijze kunnen verdere afspraken worden gemaakt over agendering en prioritering. Deze sluiten dan op een goede manier aan bij de principekeuze. Oplossingsrichting

1. Vaste Commissiemodel

2. Flexibele Bijeenkomstenmodel

Sterker prioriteren van agendering door draagvlak te wegen (oplossingsrichting 2)

In dit model vindt dit plaats bij de procedurevergadering in de commissie zelf. Een draagvlakeis is niet nodig.

In dit model is een draagvlakeis nodig om scherper te kunnen prioriteren.

Aandachtspunten uit de raadswerkconferentie Dit kan ten koste gaan van prioriteiten die leven bij kleinere fracties. Een aandachtspunt is daarom dat bij de prioritering wordt bepaald op welke basis de draagvlakmeting wordt gedaan (fracties of zetels).

Sterker prioriteren van agendering in procedurebespreking (oplossingsrichting 3)

In dit model is dat nodig en hebben fracties hiervoor direct verantwoordelijkheid.

In dit model verdwijnt de procedurebespreking.

Aandachtspunten uit de raadswerkconferentie Dit werkt alleen als de gevolgen van de bespreking ook de deelnemers van de vergadering raken. Er moet eigenaarschap zijn voor de agendering.

Huidige bestuursperiode

Cultuur

Advies 3b. Neem specifieke maatregelen afhankelijk van de werkwijze van de commissie.

Structuur

Oplossingsrichting

1. Vaste Commissiemodel

2. Flexibele Bijeenkomstenmodel

Strakker sturen op basis van de LTA voor het agenderen (oplossingsrichting 4)

Als je kies voor dit model bespreek dan agenderingsverzoeken in de commissie aan de hand van de LTA.

Als je kiest voor dit model bespreek dan agenderingsverzoeken in het agendaoverleg altijd aan de hand van de LTA.

Aandachtspunten uit de raadswerkconferentie Uit de bespreking blijkt dat dit een intentie is die ook in belangrijke mate afhangt van de kwaliteit van de agenda en of de raad bij actualiteiten wil wachten tot een later moment. Vraagt dus ook wat van organisatie en cultuur.

Agendering namens commissie in plaats van fracties (oplossingsrichting 5)

Als je kiest voor dit model agendeer agendapunten dan vanuit de commissie in plaats vanuit fracties.

Als je kiest voor dit model blijft dan vanuit fracties agenderen. Dan is het duidelijk wie bespreking heeft gewenst.

Aandachtspunten uit de raadswerkconferentie Het agenderen vanuit een fractie is een publiciteitsfactor die werk kost om dit bij te houden. Dit is vooral functioneel als dit ook meeweegt bij de prioritering van de agenda. Anders werkt het vooral extra vergadertijd in de hand.

Advies 4. Richt de beeldvorming anders in.

Huidige bestuursperiode

De wijze waarop de beeldvorming nu is ingericht moet anders, daarover zijn de meeste raadsleden het wel eens. De kwaliteit en de organisatie van RIB’s zijn niet afdoende en kosten veel tijd en moeite. De bijeenkomsten worden ook als behoorlijk partijpolitiek ervaren in sommige gevallen. Het doel van beeldvorming zou het middel van beeldvorming moeten bepalen. Ondersteuning is daarbij logisch. Dit vergt meer ondersteuning van de griffie of ambtelijke organisatie. Oplossingsrichting 9. Grotere ondersteuning vanuit de griffie bij het organiseren van RIB’s. Bij vaste commissies kan beeldvorming onderdeel worden van de agendamomenten van de commissie. Als de vergadertijd van de commissies wordt ingekort ontstaat ook ruimte voor werkbezoeken op de vergaderdag zelf (advies 3). De commissies kunnen bij het vaststellen van de agenda’s ook de type beeldvorming bepalen die een plek krijgt op de agenda. Bij flexibele bijeenkomsten kan beeldvorming als afzonderlijke sessie worden gepland. Dit kan op basis van een onderbouwd verzoek met draagvlak. Met het type beeldvorming (stadsgesprek, werkbezoek, hoorzitting, toelichting) kan worden geëxperimenteerd. In beide gevallen is meer ondersteuning van de griffie een vereiste.

Aandachtspunten uit de raadswerkconferentie • Uit de bespreking kwam naar voren dat het verplaatsen van de beeldvorming naar de vaste vergaderdag niet op breed draagvlak kan rekenen, dit stellen we dan ook niet voor. • Een grotere ondersteuning vanuit de griffie is wel gewenst. Alleen dan kunnen de RIB’s een bijeenkomst worden van de raad als geheel. • Aan inzet vanuit de griffie kunnen extra kosten zijn verbonden.

Structuur

Advies 5. Experimenteer met een drietal nieuwe werkwijzen.

Huidige bestuursperiode

Structuur

Drie oplossingsrichtingen lenen zich bij uitstek voor experimenteren. Op die manier kan de raad oefenen of deze werkwijze iets voor de raad is en welke regels er voor moeten gelden, voordat ze daadwerkelijk worden ingevoerd. Belangrijk bij het doen van experimenten is het vooraf helder maken wat het doel is van het experiment, hoe het experiment wordt uitgevoerd en wanneer het wordt geëvalueerd. •

Oplossingsrichting 11. Invoeren twee-minutendebatten in raadsvergaderingen (C-punt) Met het invoeren van twee-minutendebatten kunnen sommige bespreekpunten in de raadsvergaderingen snel worden afgedaan, zonder dat alle fracties aan het woord komen. Zeker als raadsinstrumenten (moties of amendementen) worden ingezet, maar de argumenten in beginsel bekend zijn. Omdat dit nieuw is voor de raad kan een experiment leren of het voor Utrecht werkt.

•

Quick win: Technische sessies standaard digitaal Veel raadsleden zien dit als kansrijk om plaats- en tijdonafhankelijk geïnformeerd te zijn. De vraag is of hierdoor de interactie niet te beperkt is voor de bijeenkomst. Daarom kan een experiment leren wanneer dit goed werkt.

•

Nieuw: Schriftelijke stemverklaringen die online worden gepubliceerd Dit kan tijd besparen, waarbij dit de positiebepaling van de partij niet laat ondersneeuwen. Ook dit kan uitgeprobeerd worden.

Huidige bestuursperiode

Advies 6. Regel de afdoening van toezeggingen beter De registratie en afdoening van toezeggingen verloopt op dit moment niet goed. Hierdoor is er geen vertrouwen in het instrument van de toezegging (dus worden moties en amendementen ingezet). Bij afdoening worden veel afzonderlijke brieven en stukken naar de raad verzonden, wat tot een informatielast leidt. Dit kan in de ogen van de betrokkenen worden ondervangen door toezeggingen per commissie of centraal goed te registeren en afdoening via hetzelfde overzicht te laten plaatsvinden. De informatiestroom wordt hiermee overzichtelijker en het instrument kan zodoende aan waarde en kracht winnen, met beperking van de vergadertijd tot gevolg.

Structuur

Aandachtspunten uit de raadswerkconferentie In de werkconferentie is bij flink wat oplossingsrichtingen naar voren gebracht dat dit in Utrecht zo werkt omdat het systeem van toezeggingen niet op orde is. Bijvoorbeeld het feit dat in de raad met moties en amendementen toezeggingen schriftelijk worden vastgelegd. In het advies is opgenomen om ook de afdoening via dit systeem te laten verlopen (in de basis), zodat ook het aantal brieven kan worden beperkt.

Huidige bestuursperiode

Cultuur

Advies 7. Maak afspraken over drie oplossingsrichtingen.

Structuur

Een drietal oplossingsrichtingen vragen niet een belangrijk besluit, maar vooral heldere werkafspraken. Belangrijk is vervolgens vanzelfsprekend wel om die afspraken ook daadwerkelijk na te leven. Voor het maken van deze afspraken zijn de aandachtpunten uit de werkconferentie belangrijke handvatten. Het gaat om de volgende drie oplossingsrichtingen. •

Oplossingsrichting 7. Afspreken van een norm om een minimale tijd voorafgaand aan de raadsvergadering moties en amendementen in concept met elkaar te delen. Deze norm moet richtinggevend zijn en niet afdwingbaar.

•

Quick Win Strikt handhaven van de gestelde eindtijd van vergaderingen. De vaste uiterlijke eindtijd voor commissievergaderingen 23.00u.

•

Quick Win Behouden van de nummering van moties en amendementen als ze worden ingetrokken en in (licht) gewijzigde vorm opnieuw worden ingediend.

Aandachtspunten uit de raadswerkconferentie Een richtinggevende norm voor moties en amendementen kan helpen om de kwaliteit van de besluitvorming te bewaken en de werklast concentreren. Er is de wens om ruimte te hebben om hiervan af te wijken om politieke redenen.

Advies 8. Spreek elkaar aan op gemaakte afspraken.

Huidige bestuursperiode

Oplossingsrichting 15. Werken aan de bestuurscultuur, in ieder geval op het punt van elkaar aanspreken op gemaakte afspraken.

In de werkconferentie is sterk naar voren gekomen dat gemaakte afspraken ter discussie worden gesteld of niet altijd worden nagekomen. Hier wordt ruimte aan geboden, het gevoelen van het individuele raadslid weegt relatief zwaar. Dit element uit de Utrechtse bestuurscultuur zorgt ervoor dat de gemeenteraad als collectief relatief zwak is. Wil je dit veranderen dan is er leiderschap nodig vanuit de raad om elkaar aan te spreken op gemaakte afspraken. Hier kun je morgen mee beginnen. Een element waarin dit naar voren komt (als voorbeeld) is de manier waarop met de voorzitters van bijeenkomsten discussie wordt gevoerd over beperking van het aantal interrupties of soortgelijke ingrepen om te sturen op de tijd van de bijeenkomst. Dat type gedrag ondermijnt de raad als collectief. Een basisafspraak die kan helpen is dat je nooit in de vergadering het voorzitterschap ter discussie stelt, omdat deze werkt vanuit het collectief belang van de raad. Dit soort type afspraken maken en elkaar hierop aanspreken is ieders verantwoordelijkheid. Een collectief van voorzitters of het DB kan hierin een aanjagende rol hebben.

Cultuur

Volgende bestuursperiode

Advies 9. Ga in de nieuwe raad in gesprek over wat voor raad je wil zijn. Oplossingsrichting 14. Bepaal als raad wat voor raad je wilt zijn en stem daar niet alleen de structuren en hoe die worden gebruikt op af, maar ook verwachtingen van het raadswerk.

In de werkconferentie is naar voren gekomen dat het gesprek over ‘wat voor raad je wil zijn’ nu door de meeste leden niet nodig of tijdig wordt geacht. Ons advies is om dit gesprek wél te voeren aan het begin van de volgende raadsperiode. De verwachtingen tussen raadsleden kunnen dan meer collectief worden gemaakt. Zo kan de gewenste cultuurverandering van ‘individu’ naar ‘collectief’ van de raad (en andere aspecten hiervan) worden besproken.

Dit type gesprek kan ook leiden tot nadere afspraken of mores over de onderlinge samenwerking tussen raadsleden en met college en ambtelijke organisatie. Veel gemeenten gebruiken dit gesprek ook om later in de bestuursperiode periodiek te reflecteren over de wijze waarop het raadswerk is ingevuld.

Cultuur

Volgende bestuursperiode

Advies 10. Ga nader in gesprek over de invulling van de commissieleden.

Commissieleden in Utrecht kennen een hoog verloop. In de werkconferentie is dit ook naar voren gebracht. Het gevolg hiervan is dat mensen steeds opnieuw beginnen met dit werk en de consistentie van inbreng in commissies en op onderwerpen aan verandering onderhevig is. Waarom dit zo is heeft verschillende oorzaken. Onderzoek daarom specifieker wat in Utrecht de oorzaken hiervan zijn en kijk welke oplossingsrichtingen hiervoor van toepassing kunnen zijn. Enkele aandachtspunten hierbij (uit eerder onderzoek bij andere overheden van Necker): •

De situatie rondom commissieleden en hun rol binnen het vergadersysteem is behoorlijk verschillend van gemeente tot gemeente, dus vergt ook lokaal kijken naar wat er leeft en speelt. Onder meer het aanbod van mensen in Utrecht is relatief groot (als studentenstad), maar de relatieve werklast ook.

•

Maatregelen die je kunt nemen zijn gericht op versterken (beloning, werkzaamheden, mandaat) of kaderen (maximum aantal per bestuursperiode, voorwaarde dat men op de lijst moet hebben gestaan, aantal per fractie) van de functie. Wat passend is hangt af van welke oorzaken hier spelen.

Structuur

@ NeckervanNaem