Advies adviescommissie Sturen en Verantwoorden.pdf

Raadsorganen Griffie

Advies adviescommissie raadsvoorstel aanpassing beleidscyclus en programmabegroting Aan

Gemeenteraad

Onderwerp

Advies bij Raadsvoorstel

Datum Van E-mail

12 mei 2023 Griffie danielle.rijnders@utrecht.nl

Inleiding. Wij zijn positief over de inspanningen van het college om de beleids- en begrotingsdocumenten te verbeteren om daarmee de rol van de raad te versterken. Het doel hierbij is om de raad meer concrete handvatten voor de kaderstellende en controlerende taak te geven Hierbij wordt niet alleen gekeken naar de P&C cyclus, maar juist ook naar de beleidscyclus. In het ontvangen raadsvoorstel worden vier sporen uitgewerkt, waarbij voor spoor 1 en 2 nu expliciete besluiten worden gevraagd aan de raad: 1. 2. 3. 4.

Standaardisatie van de beleidscyclus; Aanpassing van de programma-indeling van de begroting; Verbeteren van de opzet van de begroting; Verbeteren van de meerjarenprogramma’s.

Als adviescommissie Controle & Financiën zijn wij op diverse momenten meegenomen in de voorgestelde ontwikkelingen (o.a. in de adviescommissie zelf, maar ook op de zomersessie in augustus 2022 en de wintersessie in februari 2023) en hebben wij dikwijls als klankbord gefungeerd voor de ambtelijke organisatie. Dit hebben wij zeer op prijs gesteld en was voor ons een prettig proces richting dit raadsvoorstel. Ook de tussentijds opgestelde uitgangspuntennotitie heeft geholpen om dit proces binnen de gehele raad aandacht te geven. In deze notitie willen wij benadrukken welke elementen we van het raadsvoorstel waarderen en welke onderdelen nog wat extra aandacht behoeven. Tops •

•

• • •

Criteria voor een beleidsnota in de beleidscyclus helpt voor het inhoudelijk maken van de politieke keuzes. Helderheid en duidelijkheid over de status van het beleidsdocument in het proces van visie, kaderstelling en uitvoering aan de hand van uniforme doelstellingen en indicatoren draagt hieraan bij. We verwachten op deze manier onze werkdruk als raad te verlagen. Een belangrijk verbeterpunt is dat de in de beleidsnota opgenomen beleid wordt vertaald in scherpe en meetbare doelstellingen, indicatoren en financiën per programma in de begroting. Dit is een hele goede stap. Nu komen bijvoorbeeld de doelstellingen uit een nota niet overeen met de doelstellingen uit de begroting (zie aanpassing in bijlage X). De onderbouwing van financiële paragraaf is ook voor ons een belangrijk verbeterpunt. De nieuwe indeling van de programmabegroting sluit aan bij de strategische doelen voor de lange termijn opgaven in de stad. Op die manier werkt de begroting ook meer sturend. We zijn verder benieuwd naar de definitieve rapportage/tool van Berenschot over de beïnvloedbaarheid van de begroting. De eerdere presentatie heeft zeer zeker onze interesse gewekt en hebben de verwachting dat deze veel inzicht zal geven in bijvoorbeeld de beïnvloedbaarheid van de begroting.

Tips •

•

•

• •

Met dit raadsvoorstel wordt een eerste goede verbeterstap gezet om de begroting toegankelijker en leesbaarder te maken, waarbij vooral de sturingsmogelijkheden en inzicht voor ons belangrijk zijn. Ons is aangegeven dat het meerdere jaren zal duren voordat al het gemeentelijk beleid voldoet aan de standaard van de gemeente Utrecht. Belangrijk hierbij is dat er (periodiek) wordt geëvalueerd. Graag bieden wij wederom aan om periodiek in de adviescommissie te evalueren, bijvoorbeeld na de eerste twee beleidsnota’s (o.a. financiële paragraaf en concreetheid doelstellingen) en/of na de volgende P&C ronde. Vanuit ons perspectief benadrukken wij ook het belang van concrete en zo goed mogelijk meetbare doelstellingen. Hoe gaan we straks in de beleidscyclus meetbare doelstellingen realiseren? In de financiële verordening is nu nog niet vastgelegd hoe het college de raad in de programmabegroting informeert over majeure afwijkingen. In het voorliggende raadsvoorstel wordt in beslispunt 4 een grensbedrag voorgesteld (0,5 mln. euro of 10% van de baten en lasten). Dit is ook een belangrijk onderdeel om volgend jaar te evalueren. Maak zoveel mogelijk gebruik van visualisaties in de voorliggende documenten en besteed aandacht aan de uniformiteit tussen de programma's. We zijn verder benieuwd naar de verbeteringen van spoor 4, de meerjarenprogramma’s waarvan de MPR in het bijzonder.

2/2