Document · PDF

Accountantsverslag 2023 gemeente Utrecht

Gemeenteraad 11 juli 2024, gemeente UtrechtBij agendapunt: Raadsbrief Collegereactie Accountantsverslag 202317.530 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 3

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 16 May 2024

Accountantsverslag 2023 Gemeente Utrecht, 16 mei 2024

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 16 May 2024 Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Nederland Tel: 088 288 2888 www.deloitte.nl

Aan de gemeenteraad van de gemeente Utrecht Postbus 16200 3500 CE UTRECHT Onderwerp Accountantsverslag 2023 Datum 16 mei 2024 Ons kenmerk 24052B16C4/LK Behandeld door drs. R.M.J. van Vugt RA 088 288 1108 RvanVugt@deloitte.nl N.R. Fritz RA 088 288 0915 NFritz@deloitte.nl

Geachte leden van de raad, Graag bieden wij u hierbij ons accountantsverslag aan met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2023 van de gemeente Utrecht. Deze rapportage beschrijft op hoofdlijnen onze controleaanpak en de belangrijkste aangelegenheden die wij tijdens onze controle in overweging hebben genomen. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening 2023 van de gemeente Utrecht. De jaarrekening 2023 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht. Wij zijn voornemens om bij deze jaarrekening een goedkeurende controleverklaring voor het getrouwe beeld te verstrekken. Onze controle is uitgevoerd in overeenstemming met onze opdrachtbevestiging gedateerd d.d. 19 september 2023 en met ons auditplan, dat op 12 oktober 2023 is besproken in uw Adviescommissie Controle en Financiën. Wij hebben het concept van dit accountantsverslag ambtelijk besproken met uw portefeuillehouder financiën, met de directie en met de betrokken medewerkers van FIJ d.d. 30 april 2024 en 14 mei 2024. Graag lichten wij dit rapport ook toe aan de Adviescommissie Controle en Financiën tijdens de vergadering d.d. 30 mei 2024. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.

drs. R.M.J. van Vugt RA

Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is een zogenoemde affiliate van Deloitte NSE LLP en maakt onderdeel uit van het internationale netwerk van Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 16 May 2024

Inhoudsopgave Kernboodschap jaarrekeningcontrole

• Kernboodschap jaarrekeningcontrole

• Speerpunten Adviescommissie Controle en Financiën

Bestuurlijke samenvatting

• Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen

Bevindingen jaarrekening

• De financiële positie van uw gemeente

• Belangrijkste bevindingen uit onze controle

Interne beheersing

• Belangrijkste bevindingen voor de interne beheersing

Bijlagen

• Bijlage A1 - Niet-gecorrigeerde controleverschillen

• Bijlage A2 - Onzekerheden in de controle

• Bijlage A3 – Tekortkomingen in de toelichtingen

• Bijlage B - Bevindingen controle SiSa-bijlage 2023

• Bijlage C - Onafhankelijkheidsbevestiging

Accountantsverslag 2023

24052B16C4/LK/3

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 16 May 2024

Kernboodschap jaarrekeningcontrole

Accountantsverslag 2023

24052B16C4/LK/4

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 16 May 2024

Kernboodschap jaarrekeningcontrole De basis voor onze controle is het auditplan 2023 dat met de Adviescommissie Controle en Financiën is besproken. In dit accountantsverslag geven wij u inzicht in de belangrijkste bevindingen bij de controle jaarrekening en de (ontwikkeling van de) interne beheersing van de gemeente Utrecht. Wij hebben tijdens onze jaarrekeningcontrole de rekeningsaldi en transactiestromen samenhangend met de balans en het overzicht van baten en lasten gecontroleerd. In deze kernboodschap koppelen wij ons overstijgende beeld terug van deze controle en geven wij beknopt een managementsamenvatting voor de gemeente Utrecht. In het hoofdstuk ‘Bevindingen jaarrekeningcontrole 2023’ hebben wij onze bevindingen meer in detail toegelicht, evenals onze adviezen voor de verdere doorontwikkeling van de organisatie gedurende 2024. Onderwerp

Boodschap

Overall beeld jaarrekeningcontrole 2023:

Wij hebben de jaarrekeningcontrole 2023 van de gemeente Utrecht uitgevoerd en zijn voornemens om bij de jaarrekening een goedkeurende controleverklaring te verstrekken.

Prettig jaarrekeningproces op basis van een goede onderlinge samenwerking.

Aandachtspunt ziet toe op het spanningsveld tussen centrale en decentrale organisatie én capaciteit versus ambitie.

Graag spreken wij onze waardering uit voor de inzet en betrokkenheid van uw centraal coördinerende functie in het verantwoordings- en controleproces. Wij hebben in november 2023 een Elevation Lab georganiseerd om onze onderlinge samenwerking naar een hoger plan te brengen. Tijdens deze interactieve sessie kwamen belangrijke stakeholders in het controleproces van gemeente Utrecht en Deloitte samen. De sessie heeft geresulteerd in wederzijds begrip en concrete afspraken en acties voor onze samenwerking. Het opstel- en controleproces is hierdoor prettig verlopen. Als waarborg en signaleringsfunctie in dit proces houden wij wekelijks gezamenlijk met Utrecht een regieoverleg. Daaruit volgen belangrijke aandachtspunten om de ambtelijke organisatie Utrecht verder te versterken. Deze liggen in lijn met onze rapportering in de managementletter. Wij constateren bij onze jaarrekeningcontrole onder meer: •

Een hoog aantal afsluitende en nagekomen boekingen na de eerste concept jaarrekening.

•

Dat bij door de gemeente geïnitieerde memoriaalboekingen, de onderliggende onderbouwing en/of dossiervorming (initieel) niet altijd op het gewenste niveau is.

•

Interne controle en verantwoording van omvangrijke onderwerpen kan worden verbeterd, zoals de verantwoording over specifieke uitkeringen (SiSa, 78 regelingen).

Wij concluderen op basis hiervan dat de decentrale organisatieonderdelen niet altijd (tijdig) de juiste brondocumentatie beschikbaar hebben die nodig is om een balanspost (en de weerslag daarvan op de baten en lasten) op een adequate wijze te kunnen onderbouwen. Ons beeld is dat de organisatieonderdelen op basis van hun integrale verantwoordelijkheid op dit moment te weinig expliciet en zichtbaar de verantwoordelijkheid (kunnen) nemen voor hun aandeel in het opstel- en controleproces van de jaarrekening. De informatievoorziening van decentraal naar centraal is op onderdelen ontoereikend om centraal te kunnen monitoren en tijdig beslissingen te nemen. Uw college start hiertoe een project om de financiële functie te versterken. Daarnaast signaleren wij dat uw beschikbare capaciteit en ambities verder uit balans raken (zie bijvoorbeeld de ambities ten aanzien van: grondexploitatie, uw investeringsagenda en toenemende (aanvragen van) specifieke uitkeringen). Om concrete stappen te zetten bij deze constatering en aanbeveling gaven wij in onze managementletter met name het college en de ambtelijke organisatie de volgende benaderingen ter overweging: •

Benader de opgaven vanuit de capaciteit van de organisatie; stuur primair op capaciteit.

•

Zet voornamelijk in op actie en uitvoering; maak uitvoering belangrijk naast de beleidsinhoudelijke werkzaamheden.

•

Zet in op (nog meer) innovatie.

•

Structureer en borg de kennis in en van processen.

•

Versterk de sturende, monitorende en normerende rol van het concern en de directieraad.

•

Versterk de integraliteit door bij bijvoorbeeld de investeringsopgaven ook de benodigde capaciteit van en samenwerking met andere organisatieonderdelen en overheadtaken te betrekken.

Voor de gehele gemeente (raad, college en ambtelijke organisatie) geldt daarnaast dat het belangrijk is om keuzes te durven maken. Met andere woorden: stel prioriteiten, parkeer onderwerpen, breng volgorde aan bij de onderwerpen. Ook dit helpt om de (stapeling aan) opgaven dichter bij de realistische uitvoeringskracht te brengen. Over 2023 is het eigen vermogen met € 72 miljoen afgenomen, zijnde het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten. Er wordt dus ingeteerd op het eigen vermogen. Dat is incidenteel niet bezwaarlijk, maar op de lange termijn niet houdbaar. De keuzes die gemaakt moeten worden bevatten derhalve, naast het capaciteitsvraagstuk, ook een financiële component. Accountantsverslag 2023

kernboodschap jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

24052B16C4/LK/5

Bijlagen

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 16 May 2024

Speerpunten Adviescommissie Controle en Financiën Inzicht in financiële positie en voorspellende waarde van de begroting Wij informeren u in dit accountantsverslag over de financiële positie en de voorspellende waarde van de begroting. Beheer van formatie en personele capaciteit Uw Adviescommissie Controle & Financiën heeft voorgesteld dat wij beheer van formatie en personele capaciteit meenemen als aandachtspunt bij onze controle. In de paragraaf bedrijfsvoering beschrijft uw college dat het als gevolg van de krappe arbeidsmarkt belangrijk is om grip te hebben op in-, door en uitstroom van personeel (capaciteitsmanagement toe te passen). Dit past bij ons adviespunt om ambitie en capaciteit meer in balans te krijgen. Hiertoe heeft uw college in 2023 stappen genomen: •

Realisatie van waardevolle en structurele inzichten door middel van HR-analytics: De inzichten ondersteunen zowel operationele als strategische besluitvorming.

•

Verkrijgen van zicht op de vertrekredenen bij uitstroom (exit-monitoring): Door de implementatie van exit-monitoring kunt u gericht verbetermaatregelen nemen.

•

Implementatie van instrumenten en werkwijze om meer inzicht te krijgen in (toekomstige) personeelsstromen: Door de combinatie van HR-analytics en strategische personeelsplanning (SPP) trajecten, gaat u scherper zicht krijgen op wat benodigd is voor de toekomst.

Een goede balans tussen vaste krachten en externe inhuur is van belang. Voor de continuïteit van het werk op korte termijn is externe inhuur behulpzaam. Voor de lange termijn kan het gevolgen hebben aangezien deze medewerkers sneller van baan wisselen. Dit is een groter risico voor de planning. Concernaudit heeft in relatie tot bovenstaande in het jaarplan 2024-2025 een samenwerkingsinitiatief genomen met M&O. Concernaudit ontwikkelt in samenwerking met M&O een voorspellend model om potentiële vrijwillige uitstroom van medewerkers inzichtelijk te maken in een dashboard. Het dashboard draagt bij aan een op feiten gebaseerd capaciteitsmanagement binnen de gemeente en faciliteert een doelgerichte en efficiënte inzet van managers en HR business partners. Hierdoor is de gemeente beter instaat om de ambtelijke capaciteit op de juiste projecten in te zetten en hierin te prioriteren. Voorgaande draagt bij aan bewustwording van capaciteit en mogelijkheden in uw organisatie. Wij adviseren uw raad om bij besluitvorming ook het capaciteitsvraagstuk te betrekken. Een dergelijke uitvoeringstoets kan bij besluitvorming als hulpmiddel dienen waarbij de vraag wordt gesteld of ambities en plannen uitvoerbaar zijn met de beschikbare capaciteit. Tevens adviseren wij u om in de jaarrekening nadrukkelijker aandacht te besteden aan de verantwoording over het capaciteitsvraagstuk.

In hoeverre is de organisatie in staat geweest om doelen te realiseren en waar worden knelpunten in de uitvoeringskracht gesignaleerd?

Uw college schrijft dat de krappe arbeidsmarkt, het relatief hoge ziekteverzuim en extra taken voor de gemeentelijke organisatie het ook in 2023 noodzakelijk maakten om meer in te huren dan vooraf verwacht. Op basis van de toelichting in de jaarstukken heeft deze noodzaak ertoe geleid dat in 2023 voor € 88,4 miljoen (16,2% van het totaal aan loon- en inhuurkosten) is ingehuurd om de benodigde capaciteit te kunnen verkrijgen. Dit betreft een overschrijding van het vastgestelde uitgaveplafond voor inhuur uit de Programmabegroting 2023 (€ 79,1 miljoen). Daarbij de kanttekening dat ook is ingehuurd op bestaande vacatureruimte. Accountantsverslag 2023

kernboodschap jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

24052B16C4/LK/6

Bijlagen

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 16 May 2024

Bestuurlijke samenvatting Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen jaarrekeningcontrole

Accountantsverslag 2023

24052B16C4/LK/7

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 16 May 2024

Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen Getrouwheid

Rechtmatigheid

Welke verbeteringen zien wij?

Welke aandachtspunten zien wij?

•

Wij zijn voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken voor het getrouwe beeld van de jaarrekening, inclusief de daarin opgenomen rechtmatigheidsverantwoording van het college.

•

De gehanteerde materialiteit voor fouten en onzekerheden bedraagt € 20,6 miljoen respectievelijk € 61,8 miljoen.

•

Wij hebben naar aanleiding van onze controle van de WNT geen niet-gecorrigeerde feitelijke afwijkingen geïdentificeerd die de materialiteitsgrens conform het controleprotocol WNT te boven gaan.

•

De gehanteerde verantwoordings- en rapportagegrens bedraagt € 30,9 miljoen respectievelijk € 0,5 miljoen.

•

Het college van B&W heeft in haar rechtmatigheidsverantwoording fouten gerapporteerd groter dan de verantwoordingsgrens. Het totaal van onrechtmatigheden bedraagt € 51,5 miljoen. Onderdeel hiervan betreffen overschrijding van lasten (op programmaniveau) en investeringskredieten voor een bedrag van € 45,9 miljoen. Uw college merkt hiervan € 35,2 miljoen als acceptabel aan.

•

Wij hebben de conclusies van het college in ons getrouwheidsoordeel betrokken waaruit geen materiële tekortkomingen zijn gebleken.

•

In de paragraaf bedrijfsvoering zijn de bevindingen groter dan de rapporteringstolerantie toegelicht door het college.

•

Wij hebben geen fouten en/of onzekerheden geconstateerd ten aanzien van de SiSa-bijlage die als bijlage bij de jaarstukken is opgenomen. In Bijlage B - Bevindingen controle SiSa-bijlage 2023 is de voorgeschreven tabel met fouten en onzekerheden opgenomen.

In lijn met onze kernboodschap zien wij de volgende verbeteringen: •

Verdere verbetering van onze samenwerking, waarbij wij in staat zijn om samen tijdig (potentiële) knelpunten te signaleren en hierop te anticiperen. De onderlinge communicatie is open en transparant over zowel onderwerpen die kwalitatief op orde zijn als de onderwerpen met aandachtspunten waarop wij de juiste focus te leggen.

•

De voorspellende waarde van de begroting en het capaciteitsvraagstuk is bij het college goed onder de aandacht. Het college neemt hiertoe initiatieven die de komende jaren effect moeten sorteren in het realistisch begroten met aandacht voor de uitvoeringskracht van uw organisatie.

•

U heeft in 2023 geïnvesteerd in een actuele interne frauderisicoanalyse, waarbij een brede uitvraag is gedaan bij de organisatieonderdelen en een kwaliteitsslag is gemaakt ten opzichte van de voorgaande frauderisicoanalyse. Daarbij is zichtbaar de koppeling gelegd met de interne-beheersmaatregelen.

•

Uw organisatie heeft geïnvesteerd in de algemene IT-beheersmaatregelen en betrekt ons bij de stappen die worden gezet in de implementatie van SAP4HANA.

•

Specifieke uitkeringen (SiSa): Dit jaar is het gebruik van uniforme formats in de aanlevering van dossiers verbeterd. Ook merken wij op dat dit jaar verder is geïnvesteerd in de coördinatie, waarbij organisatieonderdelen worden betrokken in aanloop naar de SiSa-controle.

In lijn met onze kernboodschap onderkennen wij de volgende belangrijke aandachtspunten: •

Informatievoorziening van decentraal naar centraal is op onderdelen ontoereikend om centraal te kunnen monitoren en tijdig beslissingen te nemen. Dit betreft een breed thema en wij hebben dit de afgelopen jaren geconstateerd bij bijvoorbeeld onderbouwingen voor de jaarrekening, verantwoording over specifieke uitkeringen, maar ook risicomanagement en juridische geschillen.

•

Memoriaalboekingen: Uw organisatie heeft sinds voorgaand jaar verschillende procesverbeteringen doorgevoerd zoals eveneens beschreven in onze managementletter 2023. Wij merken desondanks op dat bij meerdere, door de gemeente geïnitieerde memoriaalboekingen, de onderliggende onderbouwing en/of dossiervorming (initieel) niet op het gewenste niveau was. Dit heeft eveneens geresulteerd in aanpassingen van de concept jaarrekening. Reeds gedurende het jaarrekeningtraject is uw organisatie gestart met een grondige analyse van de afsluitende (P13, P14 en P15) boekingen. Wij onderschrijven zodoende nogmaals het belang van de ontwikkelingen op het gebied van de memoriaalboekingen en een verdere toets ten aanzien van de (juridische) grondslag te implementeren.

•

Specifieke uitkeringen (SiSa): Wij constateren dat het verantwoordingsproces omtrent de SiSa-bijlage nog niet optimaal is verlopen. In 2023 zien wij wederom een toename van het aantal SiSa-regelingen (78 regelingen), waardoor de omvang en complexiteit van de controle door zowel ambtelijke organisatie als voor ons wordt vergroot. Door de verschillende organisatieonderdelen is een deel van de verantwoordingsdossiers niet tijdig, juist en volledig aangeleverd bij de medewerkers die centraal coördineren en verantwoordelijk zijn voor de kwaliteitscontrole op deze dossiers. Hierdoor is het niet in alle gevallen gelukt om voorafgaand aan onze controle uw (kwaliteitscontrole-)werkzaamheden af te ronden. Wij benadrukken dan ook het belang dat de organisatieonderdelen gedurende het jaar al starten met de verantwoordingsdossiers conform de gestandaardiseerde (centrale) werkinstructie. Uw medewerkers die dit centraal coördineren hebben daarnaast voorgesteld om hun werkzaamheden uit te Accountantsverslag 2023 24052B16C4/LK/8 breiden met een controle op de transitoria in de jaarrekening die samenhangen met de SiSa-verantwoording.

kernboodschap jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Bijlagen

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 16 May 2024

Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen Financiële positie

Realiteitsgehalte begroting

Kwaliteit verslaggeving

•

De reservepositie ultimo 2023 is afgenomen ten opzichte van 2022.

•

De beschikbare weerstandscapaciteit ultimo 2023 bedraagt € 71,8 miljoen (2022: € 74,8 miljoen). Deze weerstandscapaciteit is hoger dan de door de gemeente Utrecht onderkende en aanwezige risico’s van € 61,6 miljoen (2022: € 64,7 miljoen). Het weerstandsvermogen is toereikend om de risico’s op te kunnen vangen en kwalificeert uw college als ‘gezond’.

•

Uw jaarrekening toont wat betreft de baten en lasten een verschil tussen de begroting en realisatie, en kent dit jaar een nadelig rekeningresultaat 2023 ad € 17 miljoen (2022: voordelig € 35 miljoen). Het negatieve resultaat is met name ontstaan doordat de gerealiseerde baten achter zijn gebleven bij de begroting. Dit is het gevolg van het verschil wat is geconstateerd tussen de begrote raming van de inkomsten uit het gemeentefonds en de daadwerkelijk (te verwachten) inkomsten. U bent hierover geïnformeerd. Het tekort op de inkomsten uit de uitkering van het gemeentefonds hierdoor bedraagt € 42 miljoen. Zonder dit tekort is sprake van een positief saldo van € 25 miljoen. Wij verwijzen naar de ‘Toelichting baten en lasten’ in de jaarrekening voor een nadere toelichting bij de verschillen tussen begroting en realisatie.

•

U heeft met in totaal 58 bestemmingsreserves een hoog aantal bestemmingsreserves. Dit hoge aantal bestemmingsreserves en de specifieke systematiek van bestemmingsreserves brengt voor u als raad uitdagingen met zich mee. Wij adviseren u om jaarlijks een toetsing te doen op nut en noodzaak van bestemmingsreserves.

•

Ons advies blijft om aandacht te hebben voor de balans tussen ambitie en capaciteit. U erkent dat budgetten, capaciteit en taken in samenhang moeten worden overwogen om een realistische begroting te krijgen. Uw college wil vanaf het begrotingsjaar 2025 de investeringsbegroting verbeteren door naast de geautoriseerde bedragen ook de verwachte en werkelijke investeringsuitgaven per programma per jaar op te nemen, wat beter inzicht geeft in en controle op de investeringsuitgaven.

•

Ten opzichte van de actuele begroting 2023 liggen baten en lasten (exclusief mutaties reserves) op totaalniveau redelijk in lijn, respectievelijk 4,2 miljoen lagere baten dan begroot en € 0,7 miljoen hogere lasten dan begroot. Bij zowel de baten en lasten per programma zien wij een duidelijke verschuiving tussen programma’s. Ten aanzien van de baten is de realisatie van Algemene middelen (met name de uitkering van het gemeentefonds) € 25,0 miljoen lager dan begroot, terwijl de baten op programma Ruimtelijke ontwikkeling, wonen & erfgoed 15,9 miljoen hogere baten laat zien. De lasten bij werk en inkomen zijn € 22,8 miljoen hoger dan begroot, terwijl de lasten bij Onderwijs en Ondersteuning op maat respectievelijk € 10,7 en € 17,6 miljoen lager zijn dan begroot. Voor een nadere uiteenzetting verwijzen wij naar de Toelichting baten en lasten in de jaarrekening.

•

Nieuw is dat dit jaar in het resultaat een aantal reserve mutaties van systeemreserves zijn meegenomen (conform besluitvorming bij de Tweede bestuursrapportage 2023). Deze wijziging resulteert in een lager resultaat van € 3 miljoen.

Bij de jaarrekeningcontrole hebben wij vastgesteld dat uw jaarstukken 2023 voldoen aan de vereisten uit het BBV. Wij hebben bij onze werkzaamheden de jaarstukken integraal doorgenomen en hebben daarbij – naast de verenigbaarheid van jaarverslag en jaarrekening – vanuit het belang en begrip van de gebruikers van de jaarstukken vooral gelet op de toegankelijkheid en begrijpelijkheid van de daarin opgenomen toelichtingen en analyses. Tijdens de controle hebben wij het door het management toegepaste proces met betrekking tot belangrijke verslaggevingsvraagstukken geëvalueerd. Hierbij valt te denken aan het proces om tot schattingen te komen, zoals bij de grondexploitatie en de voorzieningen. Bij processen waarbij wij dat nodig achtten, hebben wij specialisten betrokken. Dit betrof de post Voorraden onderhanden werk (grondexploitatie) en de controle van de WNT in verband met wijziging van topfunctionaris (gemeentesecretaris) in het boekjaar.

Accountantsverslag 2023

kernboodschap jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

24052B16C4/LK/9

Bijlagen

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 16 May 2024

Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen Interne beheersing

•

Op basis van de interim-controle 2023 hebben wij tekortkomingen geïdentificeerd in de interne-beheersingsmaatregelen voor de financiële verslaggeving. Onze belangrijkste bevindingen zijn met u (gemeenteraad) gedeeld, en zijn besproken in de adviescommissie Controle & Financiën middels onze managementletter 2023 van d.d. 14 november 2023. In het voorliggende accountantsverslag vindt u onze bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole.

Sociaal domein

•

In 2023 is de controle soepel verlopen. De verantwoorde bestedingen vanuit de zorgaanbieders zijn getrouw verantwoord.

•

Jaarlijks wordt het definitieve vierkantbudget voor zorgaanbieders bepaald in het opvolgend boekjaar en vastgelegd in een ondertekende overeenkomst. Op basis hiervan bestaat onzekerheid over de omvang van financiële verplichtingen ten aanzien van deze aanbieders in de jaarrekening. Wij hebben in onze managementletter geadviseerd om het proces (van overeenstemming met zorgaanbieders) te vervroegen om deze onzekerheid weg te nemen. Voor de jaarrekeningcontrole hebben wij daarom de getekende overeenkomsten van het definitieve vierkantbudget verkregen van uw belangrijkste zorgaanbieders.

•

Binnen het zorgdomein (WMO en Jeugd) is een landelijke ontwikkeling zichtbaar waarbij de lasten de afgelopen jaren fors zijn toegenomen. Waar dit in eerste instantie hoofdzakelijk kwam door een toenemende zorgvraag zien wij in 2023 dat er met name sprake is van een toenemende zorgzwaarte met betrekking tot de jeugdzorg. Dit betekent dat cliënten vaak een zwaardere en daarmee duurdere vorm van zorg behoeven. Deze zelfde ontwikkeling is zichtbaar voor de gemeente Utrecht en heeft financiële consequenties. Uw gemeente monitort kosten en zorgtrajecten (w.o. unieke cliënten, gemiddelde wachttijd, gemiddelde behandeltijd) aan de hand van dashboards en betrekt dit in de kwartaalgesprekken met zorgaanbieders.

•

Complicerende factor bij het inschatten van de ontwikkeling van zorgkosten in de komende jaren is de verwachte ontwikkeling van de tarieven van zorgaanbieders. Zorgaanbieders hebben op dit moment te maken met sterk oplopende kosten als gevolg van loonstijgingen en oplopende huisvestingslasten. Dit leidt ertoe dat financiële posities van zorginstellingen in toenemende mate onder druk komen te staan wat naar verwachting een prijsopdrijvend effect heeft op de tarieven. Daarnaast zijn er landelijk reeds jeugdzorgaanbieders die niet meer aan de financiële verplichtingen kunnen voldoen waarbij aan gemeenten op basis van het convenant ‘Bevorderen continuïteit jeugdhulp’ een (verplichte) bijdrage aan deze instellingen wordt opgelegd.

•

Daarnaast is een toenemende schaarste in beschikbaarheid van zorgpersoneel zichtbaar. Dit leidt er toe dat de toenemende zorgvraag steeds vaker niet meer in balans is met het zorgaanbod. Zowel in de WMO als Jeugdzorg is deze ontwikkeling zichtbaar. In toenemende mate zal daardoor niet de zorgvraag bepalend zijn in de omvang van de zorguitgaven maar ook het aanbod. Dit is een breed maatschappelijk probleem waarbij het voor gemeenten slechts beperkt mogelijk is hierin keuzes te maken.

Grondexploitatie

Voor de grondexploitatie hebben wij het proces, de dossiervorming en de onderbouwingen beoordeeld waarop het management de geactualiseerde schattingen heeft gebaseerd. Wij hebben onder andere een analyse gemaakt van de realisatie in en de geactualiseerde schattingen ultimo 2023 versus de schattingen in de jaarrekening 2022 (‘backtesting’). Ook hebben wij de door de gemeente toegepaste parameters voor onder andere de toerekening van kosten- en opbrengstenstijgingen gecontroleerd, waarbij wij door ons ingeschakelde specialisten betrokken hebben bij het beoordelen ervan.

Tevens hebben wij detailwerkzaamheden verricht op belangrijke schattingsonderdelen in de voor de accountantscontrole relevante grondexploitatie-begrotingen, waarbij aandacht besteed is aan de aannemelijkheid van de gedane veronderstellingen en aan de juiste toepassing van het Besluit Begroting en Verantwoording hierin. Wij hebben als onderdeel van deze werkzaamheden specialisten ingeschakeld voor het beoordelen van de toepassing van de juiste methodiek, de aannames, de berekeningen en de consistente toepassing van de betrokken modellen betreffende de grondexploitaties Leidsche Rijn, Merwede OPG en Busstalling en Beurskwartier. Op grond van de door ons verrichtte werkzaamheden concluderen wij dat de uitgangspunten die in de grondexploitaties, en dus in de jaarrekening 2023, zijn verwerkt, door ons zijn getoetst als aannemelijk kunnen worden aangemerkt. Uitzondering hierop zijn echter enkele kostenstelposten, ter grootte van 4,3 miljoen, in de kostenramingen van de grondexploitatie Beurskwartier. Deze stelposten kunnen door ons op dit moment onvoldoende getoetst worden. Dit is eveneens door u beschreven in de toelichting op de balans in de jaarrekening 2023. Wij nemen deze onzekerheid mee in ons oordeel bij de jaarrekening 2023.

De belangrijke thema’s die in 2023 gespeeld hebben wij de controle van de waardering van de grondexploitaties, zoals de macro economische ontwikkelingen en de impact hiervan op het verwachte resultaat van de grondexploitaties, hebben wij verder uitgewerkt in het onderdeel “Voorraad onderhanden werk (grondexploitatie)”. Accountantsverslag 2023

kernboodschap jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

24052B16C4/LK/10

Bijlagen

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 16 May 2024

Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen IT-omgeving

Overig Frauderisicoanalyse

•

Wij hebben geen significante tekortkomingen gesignaleerd in de automatiseringsomgeving.

•

Wij beperken ons dit boekjaar tot de minimaal noodzakelijke IT-werkzaamheden wat betreft de opzet en het bestaan van de interne-beheersing(smaatregelen), en dus niet op de werking, monitoring en/of eventuele continue verbetering. Net als in voorgaande jaren hanteren wij tijdens onze controle op voorhand een aanpak waarbij wij gegevensgerichte controlewerkzaamheden buiten de IT-omgeving plannen, om in te spelen op de onderkende risico’s.

•

Een belangrijk aandachtspunt betreft de implementatie van SAP4HANA per 1 januari 2025. U informeert ons over de stappen van de implementatie. Wij voeren op uw verzoek IT-audit werkzaamheden uit in het kader van de SAP4HANA transitie. Het doel hiervan is om tijdig eventuele risico’s met impact op uw administratie en jaarrekening(controle) te identificeren.

•

Op het gebied van Cyber Security stellen wij vast dat u voortgang maakt, maar dat er ook nog belangrijke uitdagingen zijn. Deze worden met de komst van NIS2 steeds relevanter en hebben hiermee tevens een ‘verplicht’ karakter gekregen. De gemeente Utrecht heeft ambitie en inzicht in wat er moet gebeuren en er zijn diverse plannen/projecten om dit te realiseren, maar de daadwerkelijke realisatie en het neerzetten van de basis gaat nog niet op alle gebieden snel genoeg. Wij benadrukken daarom nogmaals dat het van groot belang is dat gemeente Utrecht voldoende aandacht schenkt aan informatiebeveiliging in brede zin, niet in de laatste plaats vanwege de eisen die NIS2 hieraan stelt.

•

In het kader van NIS2 is het is van groot belang dat u de bestuurlijke verantwoordelijkheid zo snel mogelijk organisatorisch belegt, ook met het oog op de overige, nog benodigde acties die noodzakelijk zijn om aan de NIS2 te voldoen. Daarnaast is het belangrijk dat risico’s in de keten van toeleveranciers als onderdeel van NIS2 integraal geadresseerd worden. Ook op dit onderdeel heeft Utrecht nog een belangrijke uitdaging. Wij willen hier dan ook het belang benadrukken om de risico’s in het huidige leverancierslandschap zo snel mogelijk in kaart te brengen.

•

Zie de bijlagen A bij dit accountantsverslag waaruit blijkt welke (niet)-gecorrigeerde bevindingen, onzekerheden en tekortkomingen in de toelichtingen wij hebben geconstateerd.

•

In bijlage C is onze volledige onafhankelijkheidsbevestiging te vinden.

Via onderzoeken en audits besteedt uw gemeente aandacht aan de onderwerpen ‘fraude’ en ‘integriteit’. In de paragraaf bedrijfsvoering is als onderdeel van ‘weerbare organisatie’ een overzicht opgenomen van integriteitsmeldingen en acties. U merkt het onderwerp ‘fraude’ aan als belangrijk thema in uw jaarplan Concernaudit (2023-2024 en 2024-2025). Op basis van de benodigde competenties en capaciteiten is het eigenaarschap van de frauderisicoanalyse belegd bij Concernaudit. Aan onze aanbevelingen uit de managementletters over 2022 en 2023 wordt in uw jaarplan uitgebreid aandacht besteed. Wij constateren dat u zichtbaar een kwaliteitsimpuls heeft gegeven aan uw (proces van) frauderisicoanalyse en de verdere inbedding hiervan in de organisatie. U heeft hierbij expliciet rekening gehouden met onze adviespunten uit voorgaande jaren. Op basis van uw actuele frauderisicoanalyse adviseren wij u om: •

De frauderisico’s en beschreven interne-beheersmaatregelen te betrekken in uw verbijzonderde interne controles (VIC-plannen en VIC’s) om bestaan en werking van beheersmaatregelen te kunnen toetsen.

•

Aandacht te besteden aan financiële verslaggevingsrisico’s, waaronder (fraude)mogelijkheden ten aanzien van resultaatsturing.

•

De frauderisicoanalyse te betrekken in de communicatie tussen het college en de Adviescommissie Controle en Financiën/de gemeenteraad.

Accountantsverslag 2023

kernboodschap jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

24052B16C4/LK/11

Bijlagen

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 16 May 2024

Accountantsverslag 2023

24052B16C4/LK/12

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 16 May 2024

Bevindingen jaarrekening

Accountantsverslag 2023

24052B16C4/LK/13

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 16 May 2024

De financiële positie van de gemeente De vermogenspositie van uw gemeente is afgenomen Het BBV, de verslaggevingsregels voor gemeenten, maakt een duidelijk onderscheid tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten over het boekjaar 2023 bedraagt € 72 miljoen nadelig. Per saldo is tussentijds € 54 miljoen aan de reserves onttrokken, zodat het uiteindelijk gerealiseerde resultaat over 2023 circa € 17 miljoen nadelig bedraagt. Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans. In het overzicht hiernaast hebben wij de ontwikkeling van het eigen vermogen opgenomen. De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2023 circa 32% van het balanstotaal (ultimo 2022: 38% van het balanstotaal) en is daarmee afgenomen ten opzichte van 2022.

Eigen vermogen (x € 1 miljoen)

2023

2022

2021

2020

2019

Eigen vermogen per 1 januari

831

852

822

662

633

Tussentijdse resultaatbestemming

-/- 54

-/- 56

-/- 25

-/- 40

-/- 53

Gerealiseerd resultaat

-/- 17

200

Gerealiseerd totaalsaldo baten en lasten

-/-72

-/- 21

160

Eigen vermogen per 31 december

759

831

852

822

662

Exploitatieresultaat (x € 1 miljoen)

Saldo baten en lasten Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar is weergegeven als het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeente het gerealiseerde resultaat. Dit is het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemming. Deze tussentijdse resultaatbestemming bestaat uit de onttrekkingen aan en stortingen in reserves gedurende het boekjaar. Deze mutaties in reserves vinden plaats op basis van door de gemeenteraad genomen besluiten. Het gerealiseerde resultaat is dus mede het gevolg van de eerdere politieke besluitvorming. Wat het voorgaande concreet betekent voor uw gemeente hebben wij in het overzicht hiernaast weergegeven.

Totale baten

1.816

Totale lasten

-/- 1.888

Gerealiseerd totaalsaldo baten en lasten

-/- 72

Af: stortingen in reserves

-/- 171

Bij: onttrekkingen aan reserves

225

Saldo mutaties reserves

Gerealiseerd resultaat

-/-17

Accountantsverslag 2023

kernboodschap jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

24052B16C4/LK/14

Bijlagen

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 16 May 2024

De financiële positie van de gemeente Het overzicht van baten en lasten over het boekjaar 2023 laat een nadelig gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten van € 72 miljoen zien, ten opzichte van een begroot nadelig saldo van € 67 miljoen (begroting na wijziging).

Gerealiseerd totaalsaldo baten en lasten (x € 1 miljoen) 200

De jaarrekening 2023 sluit – na verwerking van de mutaties in reserves – met een nadelig gerealiseerd resultaat van circa € 17 miljoen.

100

In de programmaverantwoording geeft het college per programma op hoofdlijnen een verklaring voor de gerealiseerde afwijkingen ten opzichte van de begroting na wijziging. In de rechtmatigheidsverantwoording heeft het college een overzicht opgenomen van overschrijdingen van de lasten op programmaniveau. Daarbij heeft het college onderscheid gemaakt tussen overschrijdingen die zij aanmerkt als acceptabel en niet acceptabel. In de paragraaf bedrijfsvoering geeft het college een nadere toelichting op de niet acceptabele begrotingsafwijkingen boven de vastgestelde rapportagegrens van € 500.000.

(100) 2019

2020

2021

2022

2023

2022

2023

2022

2023

Mutaties in reserves (x € 1 miljoen) (20)

Totaalsaldo van baten en lasten (in € 1 miljoen)

(40) (60)

€ 160,0

(80) (100)

€ 110,0

2019

2020

2021

Gerealiseerd resultaat (x € 1 miljoen)

€ 60,0 250 200 150 100 50 (50)

€ 10,0 2019

2020

2021

Begroot

Begr na wijz

2022

2023

-€ 40,0 -€ 90,0

Werkelijk kernboodschap jaarrekeningcontrole

2019

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

2020

2021

Accountantsverslag 2023

Interne beheersing

24052B16C4/LK/15

Bijlagen

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 16 May 2024

De financiële positie van de gemeente Kengetallen voor gemeente Utrecht (begroot en werkelijk over de periode 2019-2023)

Solvabiliteit De solvabiliteit geeft inzicht in de mate waarin de gemeente in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Als sprake is van een forse schuld en veel eigen vermogen (totaal van algemene en bestemmingsreserves), hoeft een hoge schuld geen probleem te zijn voor de financiële positie. Hoe hoger de solvabiliteitsratio, hoe groter de weerbaarheid van de gemeente. Grondexploitatiequote De grondexploitatiequote geeft aan hoe groot de grondpositie (waarde van de grond) is ten opzichte van de totale baten van de gemeente. In de regel geldt: hoe hoger de grondexploitatiequote, hoe groter het risico dat de gemeente loopt. Netto schuldquote Hoe hoger de schuld, hoe hoger de netto schuldquote. De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeente ten opzichte van de eigen middelen en geeft een indicatie van de ‘druk’ van de rentelasten en aflossingen op de exploitatie.

Solvabiliteit 16%

45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0%

14% 12% 10% 8% 6% 4% 2% 0%

2019

Structurele exploitatieruimte

2020 Begroot

Voor de beoordeling van de financiële positie is ook van belang te kijken naar de structurele baten en lasten. Structurele baten zijn bijvoorbeeld de algemene uitkering uit het gemeentefonds en de opbrengsten uit de onroerende zaakbelasting. Dit kengetal geeft aan hoe groot de structurele exploitatieruimte is, doordat wordt gekeken naar de structurele baten en lasten en deze worden vergeleken met de totale baten. Een positief percentage betekent dat de structurele baten toereikend zijn om de structurele lasten (waaronder de rente en aflossing van leningen) te dekken.

Grondexploitatiequote

2021

2022

2023

2019

2020

Werkelijk

Begroot

2023

Werkelijk

2,5%

100%

2,0% 80%

1,5% 1,0%

60%

0,5% 0,0%

20%

-0,5%

2019

2020

2021

2022

2023

-1,0%

0% 2019

2020 Begroot

2021

2022

2023

-1,5%

Werkelijk

Begroot Accountantsverslag 2023

kernboodschap jaarrekeningcontrole

2022

Structurele exploitatieruimte

Netto Schuldquote

40%

2021

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Werkelijk 24052B16C4/LK/16

Bijlagen

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 16 May 2024

De financiële positie van de gemeente Voorspellende waarde van uw begroting

Saldo baten en lasten | Begroting vs realisatie (x € 1 miljoen)

De jaarrekening 2023 sluit met een negatief gerealiseerd resultaat van circa € 17 miljoen. De begroting is voor uw gemeente een belangrijk sturingsinstrument. Het is een kaderstellend document waarmee de gemeenteraad financiële en beleidsmatige kaders vaststelt waarbinnen het college haar beleid en doelen kan realiseren. Het negatieve resultaat is ontstaan doordat een verschil is geconstateerd tussen de begrote raming van de inkomsten uit het gemeentefonds en de daadwerkelijk inkomsten. De inkomsten uit de uitkering van het gemeentefonds is € 42 miljoen lager dan begroot. De voorspellende waarde wordt daarnaast vergroot door de mutaties aan systeemreserves die in tegenstelling tot voorgaande jaren nu in de jaarstukken verwerkt zijn in plaats bij de resultaatbestemming.

225 125 25 (75) 2019

U heeft als gemeenteraad de focus gelegd op het realiseren van de gestelde doelen. De realisatie hiervan is echter niet altijd in balans met de beschikbare capaciteit en mogelijkheden. Hiermee is de begroting meer gebaseerd op uw politiek-bestuurlijke ambities dan op wat uw gemeente daadwerkelijk met de beschikbare middelen en capaciteit kan realiseren.

2020

2021

2022

2023

Baten | Begroting vs realisatie (excl. mutaties reserves) (x € 1 miljoen) 1.850 1.750

U onderkent het belang dat budgetten, capaciteit en taken in samenhang worden bezien en dat uw organisatie toewerkt naar een begroting die is gebaseerd op een realistische planning van activiteiten.

1.650 1.550

Een belangrijk aandachtspunt hierin betreft de investeringsbegroting en realisatie. Uw college heeft wijzigingen voorgesteld tot de investeringsinformatie in de programmabegroting en jaarstukken. voortvloeiend uit de aangenomen motie Grip op investeringen. Deze voorstellen zijn in februari 2024 besproken in uw Adviescommissie Control & Financiën. Het college is voornemens om vanaf het begrotingsjaar 2025, naast de geautoriseerde bedragen, ook de raming en realisatie van investeringsuitgaven op te nemen. Deze worden gespecificeerd per programma per jaar, om de investeringsvolumes beter te kunnen monitoren. Dit biedt uw college de mogelijkheid om het investeringsvolume beter toe te lichten bij eventuele afwijkingen.

1.450 2019

2020

2021

2022

2023

Lasten | Begroting vs realisatie (excl. mutaties reserves) (x € 1 miljoen) 1.600 1.500 1.400 2019

kernboodschap jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

2020

Bevindingen jaarrekening

2021

2022

2023

Accountantsverslag 2023

Interne beheersing

24052B16C4/LK/17

Bijlagen

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 16 May 2024

De financiële positie van de gemeente Weerstandscapaciteit (x € 1 miljoen)

Het weerstandsvermogen ligt in lijn met vorig boekjaar Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit op basis van de door de gemeente geschatte risico’s. Beiden zijn gemuteerd in 2023; de ratio weerstandsvermogen ligt in lijn met vorig boekjaar. Beschikbare weerstandscapaciteit

85 80 75

De door uw gemeente berekende beschikbare weerstandscapaciteit bedraagt € 71,8 miljoen (2022: € 74,8 miljoen). De beschikbare weerstandscapaciteit is net als de benodigde weerstandscapaciteit afgenomen ten opzichte van voorgaand jaar.

70 65

Benodigde weerstandscapaciteit

De inventarisatie van risico’s – die in de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheersing’ van het jaarverslag is opgenomen – geeft een indicatie van de financiële omvang van de belangrijkste (specifieke) risico’s, inclusief een schatting van de kans dat het geïdentificeerde risico zich voordoet, om daarmee de benodigde weerstandscapaciteit te kunnen bepalen. Daarbij geeft het college een doorlopend inzicht in de grootste risico’s (qua financiële impact en kans) voor uw gemeente, en is vermeld welke risico’s zijn vervallen en/of nieuw zijn geïdentificeerd. Ook is een inhoudelijke toelichting gegeven op nieuw gedefinieerde en gewijzigde risico’s in de top van de belangrijkste risico’s. Uw gemeente heeft op basis van deze risico-inventarisatie berekend wat de benodigde weerstandscapaciteit is. Het berekende bedrag voor specifieke risico’s bedraagt € 61,6 miljoen (2022: € 64,7 miljoen). Ten opzichte van 2022 is hiermee sprake van een afname. Uw weerstandscapaciteit van € 71,8 miljoen is toereikend in relatie tot de berekende risico’s van € 61,6 miljoen. Dit heeft het college inhoudelijk nader toegelicht in de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheersing’ van het jaarverslag.

55 2019

2020

2021

Benodigde weerstandscapaciteit

2022

2023

Beschikbare weerstandscapaciteit Ratio weerstandscapaciteit

1,25 1,00 0,75 0,50 0,25 2019

2020

2021

2022

kernboodschap jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

2023 24052B16C4/LK/18

Bijlagen

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 16 May 2024

De financiële positie van de gemeente Omvang en aantal bestemmingsreserves

Uw Rekenkamer heeft een verkenning uitgevoerd naar de bestemmingsreserves van de gemeente Utrecht en de wijze waarop de gemeente hierop stuurt. U bent hierover geïnformeerd met de Rekenkamerbrief van 16 maart 2023. Hieruit volgen handvatten voor u als raad:

Uw gemeente heeft ultimo boekjaar 2023 een reservepositie (eigen vermogen) van € 759 miljoen op een balanstotaal van € 2.343 miljoen, oftewel een solvabiliteit van ruim 32%. U bent als raad bevoegd om te besluiten over het instellen, wijzigen of opheffen van reserves. De reserves in de jaarrekening zijn als volgt door u ingesteld en gecategoriseerd:

•

Alert zijn op ongewijzigde of toenemende reserves zonder duidelijke besteding.

•

Beleidsdoelstellingen en noodzaak van reserves kritisch evalueren.

•

Mogelijkheden tot herbestemming of vrijval van middelen verkennen.

Algemene risicoreserve - € 58 miljoen, conform uw besluitvorming maakt deze reserve deel uit van de beschikbare weerstandscapaciteit als buffer voor het opvangen van de financiële gevolgen van optredende risico.

•

Algemene dekkingsreserve - € 53 miljoen, conform uw besluitvorming wordt deze reserve gebruikt voor gemeente brede reserveringen van incidentele baten zolang deze nog geen bestemming hebben gekregen. Jaarlijks wordt het rekeningresultaat in de algemene dekkingsreserve gestort, waarna het als ‘nog te besteden resultaat’ opnieuw beschikbaar komt bij de eerstvolgende voorjaarsnota.

•

Bestemmingsreserves - € 667 miljoen, conform uw besluitvorming zijn deze financiële middelen gereserveerd voor specifieke gemeentelijke doeleinden. Spelregels zijn vervat in uw Nota Reserves 2019 en besluitvorming.

Een veelal financieel-technische (en daarmee complexe) systematiek en verantwoording belemmert mogelijk inzicht en sturing door de raad.

•

Vertraging van projecten en uitvoering kunnen leiden tot oplopende reserves.

•

De wendbaarheid van de gemeente neemt af zodra financiële middelen ‘vastzitten’ in bestemmingsreserves.

275.540

Wij adviseren u om minimaal jaarlijks een toetsing te doen op nut en noodzaak van bestemmingsreserves.

kernboodschap jaarrekeningcontrole

174.225

Vaste Activareserve Grondexploitatie Meerjarige investeringen bereikbaarheid

U heeft 58 bestemmingsreserves, waarvan de grootste 10 een totaalsaldo hebben van € 573 miljoen van het totaal aan bestemmingsreserves van € 667 miljoen ofwel 86% vertegenwoordigen. De overige 48 bestemmingsreserves hebben een gemiddeld ultimo saldo van ca € 2 miljoen per individuele bestemmingsreserve. Dit hoge aantal bestemmingsreserves en de specifieke systematiek van bestemmingsreserves brengt voor u als raad uitdagingen met zich mee, zoals: •

Bestemmingsreserves Top 10 saldo (86% van totaal)

Investeringsimpuls RSU Betaalbaar wonen en woningbouwprojecten Meerjaren Perspectief Onderwijs Huisvesting

ICT Investeringsprogramma Parkeerexploitatie Utrechtse energie aardgasvrije wijken Vervanging zwembaden

Accountantsverslag 2023 Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

24052B16C4/LK/19

Bijlagen

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 16 May 2024

Accountantsverslag 2023

24052B16C4/LK/20

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 16 May 2024

Rechtmatigheidsverantwoording Beoogd was dat in de jaarrekening 2023 van decentrale overheden, op grond van aangepaste wet- en regelgeving, een verantwoording over de financiële rechtmatigheid ('rechtmatigheidsverantwoording') zou worden opgenomen. Maar relevante regelgeving over de accountantscontrole en oordeelsvorming in de controleverklaring is niet tijdig aangepast. Vanaf het boekjaar 2023 wordt geadviseerd om in de jaarrekening een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen waarin het college zich verantwoordt over de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties (inclusief begrotingsrechtmatigheid). Een uitgebreidere toelichting op de onrechtmatigheden en de vervolgacties om deze op te lossen/te voorkomen is opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering van het jaarverslag. Verantwoordings- en rapportagegrens De gemeenteraad heeft de verantwoordings- en rapporteringsgrens vastgesteld. De verantwoordingsgrens heeft het college gehanteerd bij het opmaken van de rechtmatigheidsverantwoording en de uiteindelijke conclusie daaromtrent. Fouten en onduidelijkheden die de verantwoordingsgrens niet overschrijden, zorgen voor een positieve uiting van het college waaruit blijkt dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen.

De rapporteringsgrens bepaalt de diepgang van de toelichting van het college in de paragraaf bedrijfsvoering. Uit de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording blijkt dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede balansmutaties niet rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde verantwoordingsgrens. Het totaal van onrechtmatigheden bedraagt € 51,5 miljoen. Onderdeel hiervan betreffen overschrijding van lasten (op programmaniveau) en investeringskredieten voor een bedrag van € 45,9 miljoen. Uw college merkt hiervan € 35,2 miljoen als acceptabel aan.

Wij hebben vastgesteld dat dit normenkader leidend is geweest voor het college om te komen tot de rechtmatigheidsverantwoording en de toelichtingen in de paragraaf bedrijfsvoering. Daarnaast hebben wij vastgesteld dat het college de financiële verordening en controleverordening heeft geactualiseerd. Deze zijn door de gemeenteraad middels wijzigingsbesluit vastgesteld in haar vergadering d.d. 29 februari 2024. In de financiële verordening zijn specifieke richtlijnen opgenomen over de wijze en diepgang van rapporteren over rechtmatigheid en de wijze waarop het college om dient te gaan met begrotingsafwijkingen. Deze komen hierna nader aan bod. Begrotingscriterium Bij de rechtmatigheidsverantwoording vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten, lasten en balansmutaties, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en de hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). Uitgangspunt hiervoor is het niveau waarop de raad de budgetten in de begroting en bij investeringen geautoriseerd heeft. In de begroting zijn de bedragen voor de lasten en baten vermeld die door de raad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting.

Wij hebben vastgesteld dat het college specifieke werkzaamheden heeft uitgevoerd ten aanzien van het begrotingscriterium, zijnde controle op programmaoverschrijdingen waaronder een nulproef en controle op kredietoverschrijdingen. De gemeenteraad en het college hebben afspraken gemaakt in welke situatie lastenoverschrijdingen onrechtmatig maar acceptabel zijn (lastenoverschrijdingen zijn en blijven onrechtmatig, maar zijn onder voorwaarden acceptabel, wat betekent dat het college deze niet hoeft toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering). Hieruit blijkt het volgende:

Normenkader

Kredietoverschrijdingen

Het college heeft het van toepassing zijnde normenkader in kaart gebracht. Dit normenkader is door de gemeenteraad vastgesteld in haar vergadering d.d. 29 februari 2024.

€ 3.139.000

Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium Uw college heeft conform bijlage 4 van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV de opboeking van fraudevorderingen opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld aan de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen c.q. voorwaarden zijn afkomstig uit de relevante wet- en regelgeving zoals opgenomen in het normenkader, en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Gemeenten stellen via de financiële verordening en/of onderliggende nota’s kaders vast die van invloed zijn op verslaggeving. Het gaat hier om de invulling van de ruimte die het BBV geeft voor eigen gemeentelijke kaders. Denk hierbij aan grenzen voor het activeren van investeringen, afschrijvingstermijnen, omgang met reserves en voorzieningen en dergelijke. Deze vallen onder het getrouwe beeld en vallen per definitie onder de reikwijdte van de reguliere accountantscontrole. Ook voorwaarden die direct van invloed zijn op de verslaggeving c.q. het getrouwe beeld van de jaarrekening worden niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

Hierbij kan worden gedacht aan het niet naleven van voorwaarden met betrekking tot recht, hoogte, duur, termijnen, normbedragen, doelgroep en grondslag bij bijvoorbeeld bijstandsverlening, maatschappelijke ondersteuning, inkomensoverdrachten en het opleggen van belastingen dat tot gevolg heeft dat de bijhorende lasten of opbrengsten onjuist of onvolledig zijn. Het niet naleven van deze voorwaarden heeft direct invloed op het getrouwe beeld van deze posten in de jaarrekening. Het onderwerp ‘aanbestedingen’ dat niet onder het getrouwheidsoordeel van de accountant valt, hebben wij onderstaand nader toegelicht inclusief de wijze waarop het college dit onderwerp in haar werkzaamheden heeft betrokken.

Begrotingsrechtmatigheid € 42.736.000, waarvan € 10.686.000 als niet acceptabel is aangemerkt.

kernboodschap jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Accountantsverslag 2023

Interne beheersing

24052B16C4/LK/21

Bijlagen

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 16 May 2024

Rechtmatigheidsverantwoording Aanbestedingen Uw gemeente voert in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording en specifiek de controle op de naleving van de Europese aanbestedingsregels jaarlijks een uitgebreide ‘spendanalyse’ uit, die in samenspraak met ons tot stand komt. Wij constateren dit jaar een daling in de omvang van onrechtmatigheden als gevolg van het niet naleven van de Europese aanbestedingsregels. Uit de controle blijkt een fout van € 4,8 miljoen, terwijl over 2022 nog sprake was van een fout van € 11,2 miljoen. De afname is het gevolg van toegenomen aandacht voor en naleving van de Europese aanbestedingswetgeving binnen de gehele gemeente en de afname van het aantal onrechtmatigheden voortkomend uit voorgaande jaren. In uw paragraaf bedrijfsvoering heeft uw college de rechtmatigheidsfouten toegelicht en maatregelen beschreven ter voorkoming van soortgelijke bevindingen in de toekomst. De onrechtmatigheden betroffen 33 contracten die zijn onder te verdelen in ‘Werken’ (€ 3,156 miljoen, 64%) en ‘Inhuur’ (€ 1,670 miljoen, 36%). De onrechtmatigheden hebben de volgende oorzaken: 1.

Overschrijding van de overeengekomen contractduur (3,791 miljoen, 24 contracten).

Overschrijding van de contractwaarde (0,848 miljoen, 8 contracten).

Onterecht geen Europese aanbesteding (0,187 miljoen, 1 contract).

De rechtmatige naleving van de aanbestedingsregels staat hoog op uw agenda. De afgelopen jaren heeft u acties ingezet om de interne beheersing te versterken met aandacht voor: •

Inkoopbesturing en structuur.

•

De nieuwe maatschappelijke aanpak en contractmanagement.

•

Inkoop HRM.

•

Workflowmanagement en sturingsinformatie.

Als gevolg van geconstateerde fouten en ontwikkeling van preventieve maatregelen blijft de repressieve controle door de afdeling Concernaudit van belang. Daarbij moet worden nagegaan of een opdracht niet via een verkeerde procedure ‘in de markt’ is gezet. Wij constateren dat de Europese aanbestedingsafwijkingen veelal voortkomen uit het overschrijden van de contracttermijn en/of doelwaarde. Ons adviespunt blijft daarmee van kracht. Wij adviseren u om maatregelen te implementeren ten aanzien van de primaire registratie van de contracten en de looptijden, waaronder verlengingsopties, zodat tijdig kan worden gesignaleerd dat opdrachten opnieuw moeten worden aanbesteed. Dit kan onderdeel zijn van de implementatie van uw nieuwe CRM-pakket. Ook vragen wij uw aandacht voor een toereikende inschatting van de opdrachtraming bij inkoop en aanbesteding.

Doorlopende bestellingen binnen enkele contracten blijven gedurende de contractperiode tot onrechtmatigheden leiden. Bij de onrechtmatigheden uit voorgaande jaren is een afloop al duidelijk zichtbaar. Uw gemeente heeft in de afgelopen jaren diverse maatregelen getroffen om de naleving van de interne en Europese aanbestedingsregels beter te borgen. In de praktijk kan echter, als gevolg van de complexe materie en de hoeveelheid bij dit proces betrokken personen, gemakkelijk een verkeerde aanbestedingsprocedure worden gekozen.

Accountantsverslag 2023

kernboodschap jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

24052B16C4/LK/22

Bijlagen

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 16 May 2024

Sociaal domein Actualiteiten Binnen het zorgdomein (WMO en Jeugd) is een landelijke ontwikkeling zichtbaar waarbij de lasten de afgelopen jaren fors zijn toegenomen. Waar dit in eerste instantie hoofdzakelijk kwam door een toenemende zorgvraag zien wij in 2023 dat er met name sprake is van een toenemende zorgzwaarte met betrekking tot de jeugdzorg. Dit betekent dat cliënten vaak een zwaardere en daarmee duurdere vorm van zorg behoeven.

Deze zelfde ontwikkeling is zichtbaar voor de gemeente Utrecht en heeft financiële consequenties. Uw gemeente monitort kosten en zorgtrajecten (w.o. trajectduur) aan de hand van dashboards en betrekt dit in de kwartaalgesprekken met zorgaanbieders. Complicerende factor bij het inschatten van de ontwikkeling van zorgkosten in de komende jaren is de verwachte ontwikkeling van de tarieven van zorgaanbieders. Zorgaanbieders hebben op dit moment te maken met sterk oplopende kosten als gevolg van loonstijgingen en oplopende huisvestingslasten. Dit leidt ertoe dat financiële posities van zorginstellingen in toenemende mate onder druk komen te staan wat naar verwachting een prijsopdrijvend effect heeft op de tarieven.

Daarnaast zijn er landelijk reeds jeugdzorgaanbieders die niet meer aan de financiële verplichtingen kunnen voldoen waarbij aan gemeenten op basis van het convenant ‘Bevorderen continuïteit jeugdhulp’ een (verplichte) bijdrage aan deze instellingen wordt opgelegd. Daarnaast doet er zich een aanhoudend probleem voor: zorginstellingen hebben moeite om aan deze stijgende vraag te voldoen. Capaciteitsbeperkingen en een gebrek aan personeel belemmeren het vermogen van de gemeente om adequate zorg in te kopen, ondanks de beschikbare financiële middelen. Dit resulteert in een kloof tussen wat de gemeente wenst te bieden en wat feitelijk haalbaar is. Dit speelt in zowel WMO als Jeugdzorg. In toenemende mate zal daardoor niet de zorgvraag bepalend zijn in de omvang van de zorguitgaven maar ook het aanbod. Dit is een breed maatschappelijk probleem waarbij het voor gemeenten slechts beperkt mogelijk is hierin keuzes te maken.

Het is in belang van de gemeente essentieel om tot efficiënte en effectieve oplossingen komen die de financiële druk verminderen en tegemoetkomen aan de zorgnoodzaak. De situatie vereist een geïntegreerde aanpak waarbij financiële duurzaamheid en kwalitatieve zorgverlening centraal staan. Indien (een deel van) de kosten structureel hoger blijkt uit te vallen, dan ontkomt u mogelijk niet aan het vrijmaken van structurele middelen om de verwachte toekomstige tekorten te dekken. Bijstelling vierkantbudget

Jaarlijks verkrijgt u inzicht in het definitieve vierkantbudget aan de hand van kwartaalgesprekken met zorgaanbieders in het opvolgende boekjaar. De overeenstemming over het definitieve vierkantbudget krijgt zijn weerslag in een wederzijds ondertekend document, waarin de financiële afspraken over het boekjaar definitief zijn vastgelegd. Als gevolg van de timing van deze ondertekening in mei of juni van het opvolgende boekjaar, maakt de overeenkomst betreffende het definitieve vierkantbudget géén deel uit van uw onderbouwing bij de jaarrekening. Dit heeft invloed op de doorlooptijd van uw verantwoordingsproces en van ons controleproces. In de jaarrekening verantwoordt u immers een schuldpositie die gebaseerd is op een voorlopige inschatting. In onze managementletter 2023 adviseerden wij uw college om het proces van het komen tot een definitieve afrekening met uw zorgaanbieders te vervroegen, zodat in de jaarrekening geen onzekerheid bestaat over de afrekening met deze zorgaanbieders en/of over de schuldpositie in de jaarrekening. Wij constateren bij de jaarrekeningcontrole 2023 ten aanzien van een van uw zorgaanbieders op basis van de overeenkomst over het definitieve vierkantbudget een afwijking van € 3 miljoen ten opzichte van de verplichting zoals opgenomen in de jaarrekening 2022.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Utrecht&id=4568cccc-aadf-4dfb-9d6c-a0d7d91264eb