Aanpak burgerberaad jaarwisseling

Aanpak burgerberaad jaarwisseling

1

Inhoudsopgave Inleiding ...................................................................................................................................................3 Definitieve vraagstelling...........................................................................................................................4 Randvoorwaarden overname adviezen...................................................................................................5 Praktisch..............................................................................................................................................5 Juridisch ..............................................................................................................................................7 Financieel ............................................................................................................................................7 Toetsing op uitvoerbaarheid ................................................................................................................8 Vergoeding voor deelnemers ................................................................................................................10 Aanpak representativiteit .......................................................................................................................11 Uitgangspunten

.................................................................................................................................11 De loting en selectie in vijf stappen ...................................................................................................11 Aanvullende maatregelen representativiteit ......................................................................................14 Toelichting keuzes en dilemma’s selectiekenmerken........................................................................14 Bijlage 1.................................................................................................................................................18

2

Inleiding Op 22 juni 2023 is het startdocument burgerberaad vastgesteld door de gemeenteraad. Hiermee heeft de raad ingestemd om te starten met het burgerberaad als instrument en om het eerste burgerberaad over de jaarwisseling te laten gaan. Zoals we ook in het startdocument burgerberaad hebben aangegeven, willen wij al doende leren door ervaring op te doen met burgerberaden. Daarom doen we mee aan een onafhankelijk onderzoek van de Haagse Hogeschool en Hogeschool Amsterdam (RAAK-publiek burgerberaad) en starten we zelf een leernetwerk om dit en een volgend burgerberaad te evalueren om vervolgens: • te bepalen of we verder willen met het instrument burgerberaad. • te bepalen of het nodig is om het burgerberaad vast te leggen in een verordening. • te bepalen wat de beste manier is om tot onderwerpen te komen. • andere vormen van samenwerking met de stad en overleggen met bewoners en ondernemers te verbeteren met de succesfactoren van een burgerberaad. • beter zicht te krijgen op de vraag wanneer een burgerberaad het geschikte instrument is. Ons doel is om een grotere en meer diverse groep Utrechters te betrekken bij de lokale democratie. Het burgerberaad kan hieraan een bijdrage leveren als we goed vasthouden aan een aantal waarden en de raad een duidelijke opdracht meegeeft aan het burgerberaad.

In het nu voorliggende document is dit uitgewerkt voor het eerste burgerberaad over de jaarwisseling. We gaan hierbij in op de definitieve vraagstelling, de praktische, juridische en financiële randvoorwaarden, de vergoeding voor deelnemers en de aanpak om tot een representatieve groep deelnemers te komen.

3

Definitieve vraagstelling In het startdocument is een concept-vraagstelling voor het eerste burgerberaad opgenomen. Tijdens het commissie- en raadsdebat over het startdocument zijn aanscherpingen voor de vraagstelling besproken. Deze aanscherping is gedaan samen met een vertegenwoordiging van de werkgroep burgerberaad van de werkgroep burgerberaad, netwerk Young Minds en stichting sleutelpersonen. Het Panel Meetellen heeft getoetst of de vragen begrijpelijk zijn voor alle deelnemers. In het participatieverslag (zie bijlage) is opgenomen wat de input is geweest van de verschillende betrokkenen en hoe daarmee is omgegaan. Dat heeft geleid tot de volgende definitieve vraagstelling: Hoofdvraag Hoe willen we dat de jaarwisseling verloopt in de stad Utrecht vanaf 2024/2025 en daarna? Binnen deze hoofdvraag vragen wij het burgerberaad in ieder geval de volgende deelvragen te beantwoorden:  Wat willen we behouden? Wat willen we anders? Welke nieuwe invullingen willen we?  Is een afsteekverbod van vuurwerk voor de inwoners van de stad Utrecht hierbij wenselijk en haalbaar?  Wat verwachten we van de gemeente bij de jaarwisseling? Het burgerberaad houdt zelf de mogelijkheid om de vraagstelling verder te verfijnen met meerdere subvragen zolang ze binnen deze deelvragen vallen.

4

Randvoorwaarden overname adviezen In het Startdocument Burgerberaad is benoemd dat de adviezen van het burgerberaad als zwaarwegend beschouwd zullen worden. Uit het startdocument: “Voorafgaand aan ieder burgerberaad stelt de raad een duidelijke opdracht vast richting het burgerberaad waarin concrete randvoorwaarden zijn geformuleerd waarop een advies wordt getoetst. Het gaat hier zowel om praktische randvoorwaarden, als ook juridisch en financieel. Als het burgerberaad met adviezen komt die binnen deze randvoorwaarden passen, dan neemt het college en de raad deze adviezen over, met inachtneming van het beslisrecht van de raad. Hiermee geeft de raad het burgerberaad een stevig (politiek-bestuurlijk) mandaat.” Het uitgangspunt is dat een raadslid zonder last (en ruggespraak) stemt over het desbetreffende onderwerp. Er is dus geen sprake van mandaat aan het burgerberaad in de juridische betekenis van het woord. Raad, college en burgemeester behouden dus hun eigen wettelijke afwegingsmogelijkheden waarbij het advies van het burgerberaad zwaarwegend is. Hierna worden de relevante praktische, juridische en financiële randvoorwaarden conform amendement A29 ‘Burgerberaad 'een goede start is het hele werk’ beschreven. Dit zijn de randvoorwaarden waarop het advies van dit burgerberaad wordt getoetst.

Het is niet mogelijk om alle randvoorwaarden uitputtend te beschrijven, omdat vooraf niet helder is met welke adviezen het burgerberaad gaat komen en daardoor nog niet zeker is welke randvoorwaarden daarbij gelden. Tegelijkertijd willen we voorkomen dat het burgerberaad met adviezen komt die niet uitvoerbaar zijn en daarom niet kunnen worden overgenomen. Daarom kiezen we ervoor om aanvullend aan de ambtelijke eindtoets op de uitvoerbaarheid van de adviezen ook tussentijdse toetsmomenten aan te bieden. Op deze manier zullen de kaders waarmee rekening gehouden moet worden in de advisering van het burgerberaad steeds helderder worden. Dit wordt nader beschreven aan het einde van dit hoofdstuk.

Praktisch Wat betreft de praktische uitvoerbaarheid lichten we een aantal belangrijke zaken uit. - Openbare orde en veiligheid - Organisatie van een evenement - Vergunningverlening - Communicatie Openbare orde en veiligheid De adviezen van het burgerberaad moeten rekening houden met de handhaafbaarheid van de maatregelen vanuit de adviezen. De handhaving moeten passen binnen de bevoegdheden van de handhavers, gepast en proportioneel zijn. De handhavingscapaciteit (van politie én van de gemeentelijke afdeling toezicht en handhaving) is schaars. Het is niet mogelijk om deze handhavingscapaciteit zonder meer uit te breiden (ook niet met meer financiële middelen) o.a. vanwege krapte op de arbeidsmarkt. Hoe de schaarse handhavingscapaciteit wordt ingezet beslist de burgemeester, samen met de driehoek (politie en openbaar ministerie). De praktijk leert dat vuurwerk en grote festiviteiten de risico’s op openbare orde-verstoringen vergroten. Voor de inzet van de handhavingscapaciteit worden stedelijke afwegingen gemaakt: wat heeft op dat moment de grootste urgentie. Daarbij wordt ook altijd gekeken of de veiligheid van de handhavers zelf geborgd kan worden. De inzet van vrijwilligers, jongerenwerkers, buurtvaders, etc. leveren een bijdrage aan het voorkomen van verstoringen van de openbare orde.

5

Organisatie van een evenement De gemeente organiseert grote evenementen in principe niet zelf. Dit wordt uitbesteed aan professionele organisatoren. Van een professionele organisator wordt verwacht dat de planvorming goed op orde is (o.a. doorlooptijd organisatie van grote evenementen) en dat de aanvraag ruimschoots op tijd wordt ingediend zodat de gemeente en hulpdiensten een goede beoordeling kunnen maken. Standaard moet een aanvraag 12 weken voor het evenement zijn ingediend. Bij zeer grote aanvragen nog eerder. Voor alle evenementen is het van belang dat deze worden aangemeld voor de evenementenkalender die jaarlijks wordt vastgesteld. Aanmelden moet uiterlijk 31 oktober van het jaar voorafgaand aan het evenementenjaar. Dat betekent dat voor een evenement in 2024 de aanmelding (locatie, omvang van het evenement) uiterlijk 31 oktober 2023 gedaan moet worden. Op deze manier kan dit worden meegenomen bij de planning en afstemming van de inzet van de (gemeentelijke) hulpdiensten. Evenementen die na 1 november worden aangemeld hebben kans dat de plek voor het evenement al bezet is of dat er onvoldoende capaciteit van de diensten beschikbaar is. Een evenement voor tijdens de jaarwisseling 2024/2025 is in potlood en met beperkte gegevens toegevoegd aan de evenementenkalender.

De regels rondom evenementen zijn terug te vinden in de APV (Algemene Plaatselijke Verordening), het evenementenbeleid, maar ook diverse andere wetten en regels. Denk aan: Zondagswet, Gemeentewet, Alcoholwet, Flora- en Faunawet en benodigde certificaten voor voertuigen/attracties. Vergunningverlening Het kan zijn dat er voor de uitvoering van een advies van het burgerberaad een vergunning moet worden verleend. Dat toetst de gemeente op basis van de APV (Algemene Plaatselijke Verordening), maar ook aan andere wet- en regelgeving. Als een vergunning nodig is, dan gelden er randvoorwaarden. Dit is geen limitatieve lijst, aangezien deze randvoorwaarden verschillen per vergunning (=maatwerkproduct). Bij een aanvraag voor een evenementenvergunning moet bijvoorbeeld aangeleverd worden: - Veiligheidsplan - Mobiliteitsplan - Communicatieplan - Plattegrond met alle details van het ingerichte evenemententerrein. Op de plattegrond staan alle objecten, attracties, verkooppunten, afvalpunten, veiligheidszaken en andere voorzieningen. Communicatie Communicatie kan door ambtenaren van de gemeente worden opgepakt of extern worden ingehuurd. Het kan verschillende doelen dienen zoals voorlichting (informeren van bewoners), crisiscommunicatie en promotie.

De reguliere communicatie over de jaarwisseling van de gemeente Utrecht bestaat nu uit: - Informatie over (uitbreiding) vuurwerkvrije zones - Informatie over melden vuurwerkoverlast - Informatie over (illegaal) vuurwerk (en vuurwerkinleveracties) - Informatie over alternatieve vieringen (Initiatievenfonds, wedstrijd versierde straat) - Informatie over aanpak en evaluatie: Verantwoording richting raad en media: cijfermatige rapportage, incidenten politie/handhaving

6

Aan de hand van de uitkomsten van het burgerberaad wordt gekeken of de resultaten binnen het beleid vallen van de jaarwisseling. Zo ja, dan wordt dit meegenomen in de communicatie over de jaarwisseling vanuit de gemeente. Bij andersoortige uitkomsten, bijvoorbeeld de organisatie van een evenement, ligt de communicatie bij de organisator. Uiteraard in nauwe afstemming met reguliere communicatie rondom de jaarwisseling. Kortom, hoe de communicatie belegd wordt (intern of extern), is afhankelijk van de resultaten die uit het burgerberaad komen.

Juridisch De toetsing van de adviezen wat betreft juridische uitvoerbaarheid omvat in elk geval de volgende punten: - Adviezen moeten vallen onder de gemeentelijke bevoegdheid, van toepassing zijn binnen het gemeentelijk grondgebied. - Adviezen mogen niet tegenstrijdig zijn met hogere wetgeving (provinciaal, landelijk, Europees). Denk hierbij aan: de Wet Milieubeheer (waarin afspraken zijn vastgelegd rondom opslag en verkoop van vuurwerk), de woningwet en het vuurwerkbesluit (waarin de landelijke afspraken rondom vuurwerk zijn vastgelegd). - Bij de advisering moet rekening gehouden worden met de Gemeentewet. Dit gaat dan onder meer over de gemeentegrens, openbare orde (raakt de bevoegdheden van de burgemeester in het bijzonder die daar een eigen oordeel over moet vellen), gemeentelijke regelingen zoals de Algemene plaatselijke verordening (APV) of gemeentelijk beleid. Wat betreft de openbare orde: het is niet toegestaan om de openbare orde te verstoren. Hierop kan geen uitzondering worden gemaakt voor de adviezen van het burgerberaad. - Als de adviezen van het burgerberaad strijdig zijn met gemeentelijk beleid of de APV of gevolgen hebben voor andere wet- en regelgeving (bijvoorbeeld nadeelcompensatie van onredelijke financiële gevolgen voor ondernemers), zal dit worden meegegeven aan de raad.

De raad is vervolgens in positie om te besluiten de APV of wet- en regelgeving aan te passen en het advies na wijziging over te nemen. Aanpassing van de APV of gemeentelijk beleid vraagt een raadsbesluit. - De burgemeester heeft een eigenstandige bevoegdheid wat betreft openbare orde. Dit houdt in dat niet enkel de raad moet instemmen met de adviezen van het burgerberaad, maar dat ook de burgemeester een oordeel moet vormen over de uitvoerbaarheid in relatie tot haar verantwoordelijkheid voor de openbare orde. - Regelgeving over aanbesteden en inkoop zijn van toepassing. Denk hierbij aan de regels voor Europese aanbesteding. - Rechtsbeschermingsmogelijkheden van belanghebbenden in bestuursrechtelijk en privaatrechtelijk opzicht. De adviezen kunnen geen inbreuk maken op de rechtsbescherming van belanghebbenden. Denk hierbij aan bezwaar- en beroepsprocedures.

Financieel Het burgerberaad zal eind maart/begin april 2024 haar advies uitbrengen voordat de besluitvorming rondom de Voorjaarsnota 2024 plaatsvindt. In de programmabegroting 2024 wordt een incidenteel bedrag van € 0,4 mln begroot voor de uitvoering van de adviezen van het burgerberaad. Als uit adviezen van het burgerberaad en de beoordeling hiervan op de randvoorwaarden blijkt dat er extra uitvoeringsbudget (meer dan € 0,4 miljoen) benodigd is voor de redelijke uitvoering van de adviezen, dan zal dit met een maximum van € 0,9 als een knelpunt worden meegenomen bij de Voorjaarsnota 2024. Voor de jaarwisselingen daarna zal opnieuw bekeken moeten worden in hoeverre uitvoeringsmiddelen benodigd zijn, afhankelijk van de uitkomsten van het burgerberaad.. Aanvullend is er voor bewoners de mogelijkheid om via de reguliere regels gebruik te maken van het Initiatievenfonds. 7

Dit sluit aan bij Amendement 33 ‘financiële zekerheid burgerberaad’ waarin is gesteld dat na het uiteindelijke besluit van het burgerberaad, middelen beschikbaar moeten zijn om de uitkomsten uit te voeren. Daarnaast heeft u als raad met Amendement A33 besloten om voor aanvang van het burgerberaad duidelijk te maken wat de bandbreedte van de kosten voor de uitvoering is. Het burgerberaad wordt daarom vooraf ingelicht dat de kosten voor de uitvoering van de adviezen realistisch geraamd moeten zijn en in verhouding moeten staan tot het uitgebrachte advies. Ook hierbij kunnen ambtenaren ondersteunen door hun kennis en ervaring in te brengen bij het inschatten van de kosten en de benodigde inzet van capaciteit. Voor een aantal mogelijke maatregelen die het burgerberaad kan adviseren, geven wij een bandbreedte van kosten mee: -

-

De kosten van het organiseren van een zeer groot evenement varieert tussen €800.000 (Rotterdam) en €1,3 mln. (Amsterdam). Dit zijn de kosten voor organisatie en productie van het evenement door een externe organisator, exclusief de ambtelijke (overhead) kosten voor opdrachtverlening, aansturing en het treffen van aanvullende maatregelen op het gebied van openbare orde en veiligheid. Omdat de gemeente Utrecht geen intern evenementenbureau heeft dat dergelijke evenementen kan organiseren of hiertoe opdracht kan geven is de inschatting is dat de kosten 20-25% hoger uit zullen vallen in Utrecht. Er worden geen private sponsorinkomsten verwacht. Indien wordt gekozen voor een kleiner evenement bedragen de kosten minder: naar verwachting €500.000 - €1 mln. voor een groot evenement en €250.000 €500.000 voor een middelgroot evenement. Indien er wordt gekozen voor meerdere middelgrote evenementen zal de synergie zorgen voor een beperking van de overhead kosten. Dit zal naar verwachting zorgen voor een beperking van kosten van ongeveer 1015%. Grote afhankelijkheid in de kosten is het type evenement dat wordt gekozen. Indien er wordt gekozen voor amusement zoals vuurwerk, droneshow, lichtshow of iets vergelijkbaars zullen de kosten zich aan de bovenkant van de bandbreedtes bevinden.

Voor de huidige reguliere communicatie over de jaarwisseling schommelde het budget afgelopen jaren tussen de €15.000 en €30.000. Afhankelijk van de resultaten van het burgerberaad zal hiervoor eventueel extra budget en andere middelen nodig zijn.

Toetsing op uitvoerbaarheid Om te voorkomen dat het burgerberaad met adviezen komt die niet uitvoerbaar zijn en dus niet kunnen worden overgenomen, bieden wij naast deze financiële, juridische en praktische randvoorwaarden ook ruimte voor tussentijdse toets-momenten. De onafhankelijk procesbegeleider speelt hierbij een belangrijke rol. Hij/zij kan aan de deelnemers van het burgerberaad aangeven om conceptadviezen voor te leggen aan ambtenaren. Deze ambtenaren (vakspecialisten op het betreffende onderwerp) toetsen de adviezen allereerst aan de vooraf meegegeven randvoorwaarden zoals hierboven beschreven. Als het een advies betreft dat niet voorzien was en waar vooraf geen randvoorwaarden op meegegeven konden worden, dan wordt op dat moment getoetst op (met name praktische) uitvoerbaarheid. Een vereiste bij deze toetsing is een ‘ja, mits-houding’. Dit betekent dat er te allen tijde wordt meegedacht over hoe een advies wel te realiseren is. Ambtenaren geven in een gesprek aan wat wel en niet uitvoerbaar geacht wordt en waarom. Voordat een tussentijdse toetsing wordt teruggegeven aan het burgerberaad, controleert de onafhankelijk procesbegeleider hoe er is getoetst op de randvoorwaarden en of er aanvullend is getoetst vanuit een ‘ja, mits-houding’. Aan het burgerberaad wordt gevraagd om adviezen zo concreet mogelijk te maken en ook zelf actief mee te denken over uitvoerbaarheid.

Dit brengt de gevolgen ook duidelijk in beeld, waardoor de toets 8

op uitvoerbaarheid beter kan worden uitgevoerd en adviezen makkelijker overgenomen kunnen worden. Om het burgerberaad hiertoe in staat te stellen, hebben zij de mogelijkheid om externe expertise te vragen. De mogelijkheid van tussentijdse toetsing zal besproken worden met het burgerberaad tijdens de eerste bijeenkomst: wanneer en op welke manier kan dit het beste vormgegeven worden? Dit zal een plek krijgen in hun eigen “reglement van orde” (zoals opgenomen in het ‘Startdocument Burgerberaad’). Bij alle toetsing hanteren wij ambtelijk een vier-ogen-principe: de ambtelijke toetsing wordt altijd door een andere ambtenaar gecontroleerd vanuit deze ja-mits houding. Daarnaast worden de adviezen ook getoetst door de onafhankelijk procesbegeleider van het burgerberaad die ook de opdracht heeft om te controleren of is aangegeven hoe het advies wél uitvoerbaar zou kunnen zijn. De gemeente zal transparant richting het burgerberaad communiceren wat uitvoerbaar wordt geacht en waarom, waarin ook expliciet de dilemma’s worden benoemd. Dit wordt ook openbaar gemaakt. Als het burgerberaad haar adviezen heeft opgeleverd, worden deze ook ambtelijk voorgelegd en getoetst op financiële, juridische en praktische uitvoerbaarheid. Het concept ambtelijk advies op uitvoerbaarheid wordt besproken met het burgerberaad. Op basis daarvan kan het burgerberaad haar adviezen nog aanpassen.

Vervolgens wordt het totaalpakket aan adviezen van het burgerberaad samen met de eindtoets op uitvoering aan de raad voorgelegd. Beide documenten (de adviezen van het burgerberaad en de eindtoets op uitvoerbaarheid) zullen openbaar gepubliceerd worden.

9

Vergoeding voor deelnemers In het startdocument is aangegeven dat de gemeente Utrecht de deelnemers een vergoeding wil geven voor de inzet voor het burgerberaad. Uit ervaring blijkt dat het verstrekken van een vergoeding zorgt voor een grotere opkomst en dus een betere representativiteit. In het startdocument is benoemd dat hierbij de volgende uitgangspunten gelden:  Het minimumloon;  Het maximale bedrag dat een inwoner kan ontvangen zonder dat dit invloed heeft op een eventuele uitkering. Binnen deze randvoorwaarden is het uitkeren van een vrijwilligersvergoeding het meest realistisch. Over een vrijwilligersvergoeding hoeft men geen belasting te betalen en het heeft geen invloed op een mogelijke uitkering. Deelnemers van 21 jaar en ouder krijgen een (belastingvrij) vrijwilligersvergoeding van €350,-. De hoogte van deze vergoeding is gebaseerd op de ingeschatte tijdsinvestering rondom het burgerberaad. Deelnemers wordt gevraagd om 5 keer deel te nemen aan een bijeenkomst met het burgerberaad exclusief reistijd (max. 7 uur per bijeenkomst). Buiten deze bijeenkomsten om vragen wij hen om gemiddeld 7 uur per bijeenkomst te besteden aan voorbereidende activiteiten, zoals het volgen van de actualiteiten of het bespreken van vraagstukken uit het burgerberaad met het eigen netwerk.

Een (belastingvrije) vrijwilligersvergoeding voor jongeren onder de 21 jaar kan op basis van de verwachte voorbereidingstijd en deelname aan het burgerberaad niet hoger zijn dan € 192,50. We hebben te maken met verplichte regelgeving van de Belastingdienst waarin is bepaald dat er een maximum vrijwilligersvergoeding voor mensen jonger dan 21 jaar is. Deelnemers jonger dan 21 jaar geven we de keuze voor een bruto vergoeding van € 350,- waarover zij inkomstenbelasting moeten betalen of een (belastingvrije) vrijwilligersvergoeding van €192,50. Zodat jongere deelnemers ook een gelijke vergoeding kunnen ontvangen als 21+ deelnemers, als hun persoonlijke situatie dat toelaat. Jongeren die een uitkering ontvangen kunnen bijvoorbeeld kiezen voor een vrijwilligersvergoeding. Wij helpen deelnemers jonger dan 21 jaar die dat willen bij het maken van deze keuze. Als jongere deelnemers kiezen voor een bruto vergoeding geven wij het betalen van deze vergoeding altijd door aan de Belastingdienst (Uitbetaling aan derden). De belastingdruk is afhankelijk van de persoonlijke situatie, maar voor deze doelgroep kan de belastingafdracht nihil of heel gering zijn. Het blijft elke deelnemer toegestaan om de vergoeding te weigeren zonder reden op te geven.

10

Aanpak representativiteit Een burgerberaad als participatie-instrument kan veel voordelen opleveren. Het is namelijk een vorm waarbij Utrechters genoeg tijd krijgen om met elkaar kennis op te doen over het onderwerp en onderling hierover te spreken. De gespreksvorm is een dialoog, waarbij verschillende perspectieven aan bod komen en voldoende ruimte krijgen om deze te bespreken. Daarbij is het belangrijk dat de deelnemers aan het burgerberaad met elkaar een goede afspiegeling vormen van de Utrechtse samenleving. De Utrechters die deelnemen aan het burgerberaad krijgen immers (op basis van amendement 2023/29) een politiek-bestuurlijk mandaat van de gemeenteraad om te komen tot een zwaarwegend advies. Met een loting wordt deze afspiegeling gemaakt. Elke Utrechter heeft daardoor kans om ingeloot te worden. Daarnaast zorgt dit voor een eerlijk en transparant proces. Conform amendement A29 ‘Burgerberaad- een goede start is het hele werk’ wordt in dit document toegelicht hoe de loting wordt vormgegeven en op welke kenmerken de representativiteit wordt gecontroleerd. Ook dilemma’s en keuzes worden inzichtelijk gemaakt.

Uitgangspunten Bij het opstellen en uitvoeren van deze lotings- en selectieaanpak hanteren wij een aantal onderliggende waarden en uitgangspunten. Deze zijn onderstaand benoemd: - Voor de loting wordt op basis van de Basisregistratie Personen (BRP) een steekproeftrekking gedaan. De steekproeftrekking is daardoor grotendeels afhankelijk van de beschikbare kenmerken in de BRP. Ook zijn referentiecijfers nodig om representativiteit te borgen. - Disproportioneel uitnodigen om tot een representatieve groep te komen. Dit betekent dat Utrechters uit bepaalde subwijken, die vaak ondervertegenwoordigd zijn in (Utrechtse) responscijfers, een grotere kans hebben op het ontvangen van een uitnodiging. Hiermee verwachten wij een meer representatieve groep te bereiken voor deelname aan het burgerberaad. - Transparantie over wijze van loting en selectie. De wijze waarop de loting en selectie plaatsvindt, zullen wij transparant communiceren naar de stad. Dit zal ook voor iedereen die een uitnodiging ontvangt uitgelegd worden in de uitnodigingsbrief. - Een uitlegbaar verhaal richting de stad (ethische verantwoording). Het college vindt het belangrijk dat de dilemma’s wat betreft de loting en selectie inzichtelijk zijn gemaakt. - Voldoet aan juridische richtlijnen. - Leren van de ervaringen: De loting en selectie voert de gemeente zelf uit, omdat ook hier een leeraspect aan vast zit.

Dit traject zal inzichten bieden wat goed ging en wat nog beter kan. Wel vragen wij advies aan experts en andere gemeenten met ervaring op dit thema. Bovendien stellen wij een procesverslag op, waarin wij de volgende vragen beantwoorden: o In hoeverre is de vooraf opgestelde procedure om de loting en selectie uit te voeren volgens deze aanpak uit te voeren? o Wat ging daarin goed en minder goed? - Er is onafhankelijk toezicht op de loting door een notaris. De notaris waarborgt het eerlijke proces van de loting. - De loting en deelname aan een burgerberaad houden wij als gemeente anoniem. Dit houdt in dat elke deelnemer van het burgerberaad recht heeft op anonimiteit. Als gemeente zullen wij daarom niet openbaar maken wie uiteindelijk deelneemt. Hier wordt bijvoorbeeld rekening mee gehouden in het persbeleid. Uiteraard hebben deelnemers zelf de vrijheid om bekend te maken dat zij deelnemer zijn van een burgerberaad.

11

De loting en selectie in vijf stappen De lotings- en selectieaanpak bestaat uit vijf stappen: 1. Steekproeftrekking van alle Utrechters met oversampling op subwijkniveau 2. Uitnodiging en aanmelding 3. Analyse op groep Utrechters die zich hebben aangemeld 4. Aanvullende steekproeftrekking: waar nodig groepen die ondervertegenwoordigd zijn extra en gericht uitnodigen 5. Selectie: definitieve samenstelling van het burgerberaad Zowel de derde als de vijfde stap wordt uitgevoerd door een algoritme. Dit algoritme is gebaseerd op toeval en is niet zelflerend. Het gebruik van een algoritme zorgt ervoor dat er minder handmatig werk aan te pas komt. Dit betekent dat de loting en selectie sneller uitgevoerd kan worden. Ook is het gebruik van een algoritme een transparante werkwijze. Stap 1. Steekproeftrekking Door middel van een steekproeftrekking worden circa 10.500 mensen die woonachtig zijn in Utrecht (en in de BRP geregistreerd staan) geselecteerd om een uitnodiging voor het burgerberaad te ontvangen. In de berekening wordt een verwachte respons van 4% gehanteerd (gebaseerd op ervaringen bij andere burgerberaden). Vanuit de responspercentages bij de inwonersenquête blijkt dat bepaalde subwijken minder goed responderen dan andere subwijken.

Daarom is de eerste steekproeftrekking niet proportioneel over de verschillende subwijken, maar is deze verhouding afgestemd op basis van de respons op de inwonersenquête. De responspercentages zijn terug te vinden in bijlage 1. Gender (man/vrouw) en leeftijd wordt evenredig geselecteerd in deze steekproeftrekking naar het aantal in de populatie. Dit is gebaseerd op het responspercentage bij het burgerberaad over de jaarwisseling in Zeist. Opleiding en gender ‘anders’ staan niet in de BRP en kan om die reden niet worden meegenomen in de overweging voor oversampling bij deze streekproeftrekking. Stap 2. Uitnodiging en aanmelding Wij zullen een uitnodiging sturen naar alle mensen die uit de steekproeftrekking zijn gekomen. De afzender hiervan zal de gemeente Utrecht zijn. De vormgeving van de envelop zal echter afwijken van de gebruikelijke vormgeving. Het doel is om een enthousiasmerende en heldere uitnodiging te sturen. Deze uitnodiging roept een speciaal gevoel op dat diegene is geselecteerd. De vormgeving moet hiermee corresponderen. Deze uitnodigingsbrief bevat de volgende aspecten:  Toelichting over wat een burgerberaad inhoudt en wat het onderwerp en de vraagstelling is. Dit gebeurt zowel op een tekstuele als een beeldende manier.

 Toelichting op wat de rol is van de deelnemers van het burgerberaad (adviezen worden door raad overgenomen als ze praktisch, juridisch en financieel uitvoerbaar zijn, maar ook dat de adviezen geen formele inspraak- of bezwaarprocedure kennen);  Toelichting dat iedereen mee kan doen (er is geen voorkennis nodig, je hoeft geen oud & nieuw te vieren etc.)  Vergoeding voor deelname ;  Toelichting op de mogelijkheid voor een onkostenvergoeding (bv voor het inhuren van een eigen oppas);  Uitleg op basis waarvan de uiteindelijke groep geselecteerd zal worden en welke maatregelen worden getroffen om het toegankelijk te maken voor iedereen (zoals tolk, kinderopvang, etc.);  Toelichting over welke bewoners uitgesloten worden van deelname;  Toelichting dat deelname aan het burgerberaad ervoor zorgt dat je niet meer ingeroepen kan worden als expert of belanghebbende;

12

     

De wijze waarop genodigden zich kunnen aanmelden: mogelijkheid tot zowel digitale aanmelding middels een QR-code en/of link als telefonisch of bij het wijkbureau Korte vragenlijst waarin de selectiekenmerken worden uitgevraagd; Q&A, waar wordt ingegaan op verwachte vragen; Doorverwijzing voor meer informatie over het burgerberaad. Beschikbaar in meerdere talen: Engels, Arabisch, Turks en Tigrinya; Deadline voor aanmelding wordt helder gecommuniceerd; evenals wanneer ze horen of de gaan meedoen Data van de bijeenkomsten van het burgerberaad en vriendelijk verzoek dat als ze zich aanmelden, dan ook die data vrij te houden.

Utrechters die een uitnodiging ontvangen kunnen zich aanmelden voor deelname aan het burgerberaad. Bij aanmelding wordt gevraagd om de zogenaamde ‘selectiecriteria’ voor henzelf in te vullen. Hierdoor is voor elke aanmelder helder welke criteria wij zullen meenemen in het selectieproces. Er wordt duidelijk gecommuniceerd dat er op basis van de groep die zich aanmeldt nog een selectie zal plaatsvinden. Deelname aan het burgerberaad is bij aanmelding dus nog niet definitief. Daarnaast vragen wij bij aanmelding om contactgegevens (telefoonnummer en emailadres), zodat wij hen later kunnen bellen (zie stap 5). Stap 3. Analyse op groep Utrechters die zich hebben aangemeld Het resultaat van stap 2 is dat een groep Utrechters zich heeft aangemeld voor het burgerberaad. De verwachting is dat hieruit nog geen representatieve groep gevormd kan worden. We zien dat de keuze van ingelote bewoners om wel/niet mee te doen vaak niet automatisch leidt tot een goede afspiegeling. In deze stap wordt op basis van bepaalde kenmerken deelnemers geanalyseerd in hoeverre de aangemelde groep een representatief burgerberaad kan vormen. Dat doen wij op basis van de volgende kenmerken: 1. Opleiding en gender ‘anders’ 2. Wijk 3. Leeftijd 4. Gender (man/vrouw) Deze kenmerken worden later in het document verder toegelicht en uitgewerkt.

Deze analyse wordt gedaan door een gestratificeerde loting uitgevoerd door de afdeling Onderzoek van de gemeente Utrecht. Zij maken hiervoor gebruik van een toevalsalgoritme. Dit wordt gedaan door de groep voor het burgerberaad als het ware al samen te stellen. De kenmerken waarvan wij verwachten dat zij het slechtst verdeeld zullen zijn binnen de aangemelde groep zullen wij als eerste selecteren. Wij hanteren daarvoor bovenstaande volgorde. We kiezen specifiek voor opleiding en gender ‘anders’ als eerste, omdat dit kenmerk niet beschikbaar is in ons BRP. Dat betekent dat hierop niet kan worden bijgeloot (in stap 4 uitgelegd). Later in dit document worden deze kenmerken toegelicht en waarom deze gekozen zijn. Stap 4. Aanvullende steekproeftrekking: waar nodig groepen die ondervertegenwoordigd zijn extra en gericht uitnodigen Het resultaat van de derde stap is dat er een eerste groep is samengesteld voor het burgerberaad. De afdeling Onderzoek heeft bekeken of de groep op basis van de eerdergenoemde kenmerken een goede afspiegeling vormt van Utrecht. Voor elk selectiekenmerk hanteren wij dat de representativiteit wordt getoetst op de stedelijke verdeling. Dit gebeurt niet per wijk, omdat het niet mogelijk is om met een groep van 100 deelnemers hierin representativiteit te krijgen.

Als de geselecteerde groep onvoldoende representatief is, zullen wij een extra (gestratificeerde) loting doen op de ondervertegenwoordigde kenmerken binnen de gehele gemeente. Dit betekent dat er in dat geval nieuwe uitnodigingen verstuurd worden. Let op: dit kan enkel op het moment dat gender 13

(man/vrouw), leeftijd of wijken ondervertegenwoordigd zijn, aangezien deze gegevens in de BRP bekend zijn. Ondervertegenwoordiging op basis van opleiding en gender ‘anders’ kan op deze manier niet worden bijgestuurd, omdat het kenmerk opleiding en gender ‘anders’ niet in de BRP zit. Bij deze aanvullende steekproeftrekking is het responspercentage uit de eerste steekproeftrekking leidend. Stap 5: Selectie: samenstelling definitieve groep De beoogde samenstelling van de definitieve groep bestaat uit 100 deelnemers. Aangezien de verwachting is dat nog een aanzienlijk deel van de aangemelde Utrechters afhaakt na aanmelding, worden 130 deelnemers toegelaten tot het burgerberaad. Dit is gebaseerd op ervaringen van andere gemeenten rondom burgerberaden. Deze groep zal samengesteld worden door middel van gestratificeerde loting met behulp van een algoritme gebaseerd op toeval. Deze deelnemers zullen allemaal gebeld worden. Hierdoor kunnen wij checken of zij daadwerkelijk bij alle bijeenkomsten aanwezig kunnen zijn. Dit is immers een voorwaarde.

Aanvullende maatregelen representativiteit Om ervoor te zorgen dat een zo representatief mogelijke groep deelneemt aan het burgerberaad nemen wij aanvullend aan deze loting- en selectieaanpak een aantal extra maatregelen. Als wij deelname zo laagdrempelig en toegankelijk mogelijk maken, vergroot dat de representativiteit van de groep deelnemers. In het startdocument is hiervoor al een aantal acties benoemd zoals extra ondersteuning op het moment dat deelnemers dat nodig hebben. Denk hierbij aan tolk, kinderopvang of andere vormen van extra ondersteuning. Hiernaast worden extra acties ondernomen om de representativiteit voor het burgerberaad te stimuleren. In de communicatie wordt benadrukt dat het burgerberaad voor íedereen is. In de uitnodiging wordt benadrukt dat het niet uitmaakt wat je achtergrond is, of je oud & nieuw viert en of je verstand hebt van het onderwerp. Elke Utrechter is welkom en kan een goede bijdrage leveren. De aanmelding kan zowel digitaal als schriftelijk gedaan worden. De uitnodiging is zo helder en kort mogelijk en op taalniveau B1. Online zal de uitnodiging ook in meerdere talen te lezen zijn. Tijdens de periode dat de uitnodigingen worden verspreid, worden extra acties uitgevoerd om het burgerberaad onder de aandacht te brengen.

In de eventuele tweede batch, waarin inwoners die nog onvoldoende zijn vertegenwoordigd extra worden benaderd, zullen we bij de inwoners uit deze batch steekproefsgewijs aanbellen om een gesprek te voeren over de uitnodiging voor het burgerberaad en mogelijke bezwaren voor deelname weg te nemen. Daarnaast zullen we brede communicatie inzetten om de bekendheid van het burgerberaad te vergroten. Zo wordt er in samenwerking met de werkgroep burgerberaad en de bibliotheek gewerkt aan toegankelijke manieren om met Utrechters in gesprek te gaan over het burgerberaad. Ook is er contact met het platform Sleutelpersonen, die het burgerberaad in hun netwerk onder de aandacht zullen brengen.

Toelichting keuzes en dilemma’s selectiekenmerken Zoals hierboven beschreven, zullen wij selecteren op basis van een aantal kenmerken. Dit zijn met name sociaal-demografische kenmerken, waarvan veelal gebruik wordt gemaakt. Om representativiteit te borgen, kan enkel gebruik worden gemaakt van kenmerken waarvan duidelijk is hoe deze verhoudingen in de gehele stad terug te vinden zijn.

14

Opleidingsniveau Bij veel vormen van participatie zien wij een oververtegenwoordiging van theoretisch opgeleiden. Door opleiding mee te nemen in de selectie van het burgerberaad hopen wij een goede mix aan zowel praktisch als theoretisch opgeleiden vertegenwoordigd te zien in het burgerberaad. Hiervoor wordt de CBS-methode gebruikt. Dit betekent dat alle verschillende opleidingen worden uitgevraagd en aan de achterkant samengevoegd tot de volgende drie categorieën: geen startkwalificatie, havo/vwo/mbo, hbo/wo. Alle kinderen onder de 15 jaar worden als laagopgeleid geteld, aangezien zij nog geen diploma hebben. De opleiding van 75-plussers zijn onbekend. Wijk We vinden het belangrijk dat de deelnemers van het burgerberaad verspreid over de stad wonen. In elke wijk of buurt zijn andere tradities of vieringen rondom de jaarwisselingen denkbaar. Ook is het belangrijk om bij het opstellen van stedelijke adviezen na te denken over hoe dit zal uitpakken voor specifieke wijken. Daarom willen wij een proportionele verdeling op basis van wijken. Onderstaand is de huidige verdeling. Let op: de steekproeftrekking gebeurt op subwijkniveau, aangezien binnen wijken grote verschillen zijn in responspercentages. Bij de uiteindelijke selectie is het niet mogelijk om dit op subwijkniveau te doen. Daarom wordt bij de selectie wijkniveau gebruikt.

WIJKEN WEST NOORDWEST OVERVECHT NOORDOOST OOST BINNENSTAD ZUID ZUIDWEST LEIDSCHE RIJN VLEUTEN-DE MEERN

% INWONERS 7,9% 12,2% 9,5% 11,0% 8,9% 5,4% 7,6% 10,8% 12,8% 13,9%

15

Leeftijd Een spreiding qua leeftijd in het burgerberaad vinden wij belangrijk voor de herkenbaarheid en de inbreng van diverse perspectieven. De viering van de jaarwisseling is een onderwerp dat alle Utrechters raakt: van jong tot oud. Vanwege het onderwerp vinden wij het passend om Utrechters vanaf 14 jaar deel te laten nemen aan het burgerberaad. Kinderen van 14 en 15 jaar mogen wij als gemeente niet rechtstreeks aanschrijven. Dit betekent dat de ouders/verzorgers aan worden geschreven. Hiermee wordt expliciet toestemming gevraagd voor de deelname van hun kind. Aan de achterkant wordt leeftijd gebundeld in drie categorieën: 14 t/m 17 jaar, 18 t/m 29 jaar, 30 t/m 59 jaar en ouder dan 60 jaar. Gender Als laatste kenmerk zullen wij kijken naar gender (man/vrouw/anders). De categorie ‘anders’ omvat bijvoorbeeld non-binaire personen. Deze gegevens zijn bekend vanuit de inwonersenquête. Bovenstaand zijn zowel leeftijd als gender weergegeven in een figuur. Geen andere kenmerken Er is gekozen om te selecteren op basis van 4 kenmerken. Binnen een groep van 130 burgers is het niet mogelijk om representativiteit te krijgen op meer kenmerken. Dat betekent dat wij bepaalde kenmerken niet mee kunnen nemen in de lotings- en selectieaanpak. Dat geldt bijvoorbeeld voor de vraag of deelnemers gestemd hebben bij de afgelopen gemeenteraadsverkiezingen.

We vinden dit geen kenmerk op basis waarvan het essentieel is om vooraf te selecteren. Hetzelfde geldt voor selectie op basis van de houding ten opzichte van het onderwerp (in dit geval de jaarwisseling). Om te voorkomen dat wij vooraf polariseren, zouden wij een dergelijke vraag zo feitelijk mogelijk willen houden. Een geschikte vraag waarvan betrouwbare referentiecijfers beschikbaar zijn, hebben wij echter niet tot onze beschikking. Ook migratieachtergrond nemen wij niet mee. Uit overleg met anti-discriminatiebureau Art. 1 is gebleken dit niet als selectiekenmerk gehanteerd mag worden. Enkel voorkeursbeleid bij gelijke gevallen is mogelijk. Dit is praktisch en technisch niet haalbaar in deze lotings- en selectieaanpak. Uitsluiting van deelname Zoals in het startdocument al is benoemd, worden raadsleden, college en ambtenaren uitgesloten voor deelname aan het burgerberaad. Ook mag er slechts 1 persoon per huishouden deelnemen. Daar voegen wij aan toe dat de werkgroep burgerberaad (= groep betrokken bewoners), waarmee wij intensief samenwerken in de voorbereiding, wordt uitgesloten van deelname. Het is mogelijk voor belanghebbenden, experts of ervaringsdeskundige zelf om deel te nemen aan het burgerberaad op het moment dat zij door middel van de loting hiervoor een uitnodiging hebben ontvangen.

Dit heeft echter tot gevolg dat zij niet meer als belanghebbenden, expert of ervaringsdeskundige mogen worden opgeroepen door het burgerberaad. Dit voorkomt een dubbelrol. Daarnaast nemen we, zoals gebruikelijk bij onderzoek, mensen met een bijzonder adres niet mee in de steekproef. Hier vallen onder andere verzorgingstehuizen en penitentiaire inrichtingen onder. Het is onwenselijk om aan deze adressen uitnodigingen te versturen, omdat deze mensen niet kunnen deelnemen. Ook zou opname in de steekproef de representativiteit in de wijken verstoren. Datzelfde geldt ook voor mensen zonder

16

woonadres en alleen een postadres. Om de representativiteit zo goed mogelijk te borgen, laten we hen uit de steekproef.

17

Bijlage 1 Steekproeftrekking gebaseerd op responspercentages inwonersenquête

18