Aanbiedingsbrief conceptverordening complexe projecten gemeente Utrecht.pdf

Gemeenteraad Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl/gemeenteraad

Het college van B&W Behandeld door

G.L.H. Corten

Doorkiesnummer

Datum

20 mei 2020

Ons kenmerk

E-mail

gijs.corten@utrecht.nl

Bijlage(n)

1, concept-Verordening complexe projecten gemeente Utrecht

Onderwerp

Concept-verordening complexe projecten gemeente Utrecht

Uw kenmerk

Verzonden

20 mei 2020

Uw brief van

Bij antwoord datum, kenmerk en onderwerp vermelden

Geacht College, Als onderdeel van de uitvoering van de motie 2018/278 heeft het college 10 februari jl. een concept voor een Utrechtse ‘Regeling grote projecten’ aan de werkgroep voorgelegd voor consultatie. Op 20 februari heeft de werkgroep van raadsleden zijn advies in een brief, volledigheidshalve bijgevoegd, aan het college aangeboden. In de navolgende weken heeft ambtelijk overleg over de interpretatie en opvolging van het advies plaatsgevonden. Om helderheid te bieden over het advies, bieden de raadsleden uit de werkgroep bij deze brief aangehecht een voorzet voor een ‘verordening complexe projecten’ aan. Dit is in het eerdere advies van de werkgroep al voorgesteld en leek in de contacten een scherper beeld te geven van de vertaling van de drie adviezen in een aangepaste verordening. De verordening regelt de informatievoorziening van het college aan de raad en, met die juiste, volledige en tijdige informatie, de sturing door de raad ten aanzien van complexe projecten. Dat dekt slechts ten dele de uitvoering van de motie 2018/278. De werkgroep hecht aan een goed ontwikkelde ambtelijke- en bestuurlijke control onder de verantwoordelijkheid van het college. Hoe het college binnen de organisatie uitvoering geeft aan de control, kan gepresenteerd worden in een raadsbrief bij het aan te bieden raadsvoorstel.

Hierbij mag ook het Beheerkader, waar de Adviescommissie Controle en Financiën en de Rekenkamer reeds om vroegen in hun advies, uiteraard niet ontbreken. Door een scheiding aan te brengen tussen een vast te stellen verordening met daarin de bestuurlijke rolverdeling tussen college en raad en een informatieve brief ten aanzien van de ambtelijke- en bestuurlijke control door het college, wordt recht gedaan aan de taken en verantwoordelijkheden van de beide bestuursorganen. De Adviescommissie Controle en Financiën heeft gesuggereerd om, voor verzending aan de raad ter besluitvorming, de verordening voor te leggen aan een externe met seniore expertise op het terrein van risicomanagement, in het bijzonder voor wat betreft de wijze waarop risicomanagement in de interne organisatie rond het project is georganiseerd. Het doel is om een vers perspectief te krijgen op de uitgangspunten en de implementatie van bijvoorbeeld het scheiden tussen procescontrol en businesscontrol. De Adviescommissie Controle en Financiën geeft hierbij mee dat in de vraagstelling richting de externe expert rekening gehouden kan worden met aspecten zoals een bevorderlijke cultuur rond risicobeheersing en de organisatie van de formele verantwoordingslijnen richting ambtelijke en bestuurlijk opdrachtgevers.

Tevens zou het waardevol zijn als de vergelijking met de risicobeheersing van andere grote (overheids)organisaties gemaakt kan worden. De adviescommissie hoopt dat het advies van de externe deskundige reeds verwerkt is in het te ontvangen raadsvoorstel, zoals ook eerder door hen aangegeven.

Gemeenteraad Datum Ons kenmerk

20 mei 2020

Ten aanzien van de planning van de voortgangsrapportages is in de voorzet voor de verordening uitgegaan van een raadsbehandeling gelijktijdig met de Jaarstukken. De werkgroep heeft aangegeven hier nog advies over te vragen bij de accountant. Mocht deze van mening zijn dat een ander moment in het jaar beter schikt, dan volgt daar uiteraard nog nader bericht over. De raadsleden uit de werkgroep wensen het college veel succes bij een spoedige afronding van dit traject en kijken uit naar de raadsbehandeling.

Met vriendelijke groet, De werkgroep Grote Projecten bestaande uit de leden Van Corler, Gilissen, Isik, Schilderman, Van Waveren en Wijmenga en, namens de griffie, Corten en Van Hall.

Een afschrift van deze brief wordt aan de Adviescommissie Controle en Financiën en de Rekenkamer gezonden.

2/2