30605 Presentatie managementletter 2023

Managementletter 2023 Gemeente Utrecht, 30 november 2023 Rein-Aart van Vugt en Niels Fritz

Kernboodschap

Kernboodschap

In aanloop naar de jaarrekeningcontrole signaleren wij dat uw beschikbare capaciteit en ambities verder uit balans raken (zie bijvoorbeeld de ambities ten aanzien van: grondexploitatie, uw investeringsagenda en toenemende (aanvragen van) specifieke uitkeringen). Ons beeld is dat de organisatieonderdelen op basis van hun integrale verantwoordelijkheid op dit moment te weinig expliciet en zichtbaar de (eind)verantwoordelijkheid (kunnen) nemen voor hun (aan)deel in het opstel- en controleproces van de jaarrekening. De informatievoorziening van decentraal naar centraal is op onderdelen ontoereikend om centraal te kunnen monitoren en tijdig beslissingen te nemen.

Kernboodschap Om concrete stappen te zetten bij deze constatering en aanbeveling geven wij met name het college en de ambtelijke organisatie de volgende benaderingen ter overweging: • Benader de opgaven vanuit de capaciteit van de organisatie; stuur primair op capaciteit. • Zet voornamelijk in op actie en uitvoering; maak uitvoering belangrijk naast de beleidsinhoudelijke werkzaamheden. • Zet in op (nog meer) innovatie. • Structureer en borg de kennis in en van processen. • Versterk de sturende, monitorende en normerende rol van het concern en de directieraad. • Versterk de integraliteit door bij bijvoorbeeld de investeringsopgaven ook de benodigde capaciteit van en samenwerking met andere organisatieonderdelen en overheadtaken te betrekken. Voor de gehele gemeente (raad, college en ambtelijke organisatie) geldt daarnaast dat het belangrijk is om keuzes te durven maken. Met andere woorden: stel prioriteiten, parkeer onderwerpen, breng volgorde aan bij de onderwerpen. Ook dit helpt om de (stapeling aan) opgaven dichter bij de realistische uitvoeringskracht te brengen.

Aandachtspunten jaarrekening

Aandachtspunten jaarrekening

• Rechtmatigheidsverantwoording • Gewijzigde kadernota rechtmatigheid en actualisatie financiële verordening (2024 naar raad) • VIC-plannen op orde, inclusief risico-analyse en controleplan / Uitvoering VIC’s tot medio februari 2024 • Regelmatig sparren wij met uw organisatie over de inhoud en vastlegging • Aandacht voor onderwerpen begrotingsrechtmatigheid en EU aanbesteden • Toenemende aantal SiSa-regelingen/SPUK’s • Robuuste posten Leidsche Rijn • Opstelproces jaarrekening geëvalueerd: aandacht voor afsluitende journaalboekingen en ‘vinger aan de pols’ belangrijke thema’s d.m.v. Regiegroep

Overige aandachtspunten

Overige aandachtspunten

• Geïnvesteerd in risicomanagement, aandacht voor aanpassen nota Risicomanagement en weerstandsvermogen • Jeugdzorg en Wmo: Definitieve afrekening met zorgaanbieders vervroegen • IT: verbeteringen doorgevoerd op het gebied van logische toegangsbeveiliging en wijzigingsbeheer / aandacht voor implementatie SAP4HANA per 01-01-2025