25 01 16 Adviescommissie evaluatie Regeling risicovolle projecten Utrecht (1)

Uitkomsten evaluatie Regeling risicovolle projecten Utrecht

16 januari 2025 Agnes Scholte

Inhoud • Achtergrond RRP • • Inhoud RRP • • Effectuering RRP • • Evaluatie RRP : • Doel • Uitkomsten • Aanbevelingen • Voorstel

Achtergrond Regeling risicovolle projecten (1) •

Vastgesteld door de raad 17 juni 2021 Regeling risicovolle projecten gemeente Utrecht (juni 2021)

Aanleiding: • Rapport Rekenkamer nav Uithoflijn Eindrapport Samen sturen Rekenkamer Utrecht en • motie 2018 motie 278 Lessen voor grote en complexe projecten waarin opdracht aan de college een regeling te ontwikkelen • Draagt het college op: • In samenspraak met de raad te komen tot een Utrechtse 'Regeling grote projecten'; • Hierbij ook de uitkomsten van de nu lopende audit en de voorbeelden en ervaringen bij het Rijk en andere gemeenten te betrekken; • De raad voor het verzenden van de VJN 2019 een voorstel voor deze regeling te doen en hierin de inbreng van de raad nadrukkelijk mee te nemen.

• •

•

Achtergrond RRP (2) Doel Regeling:

De controlerende en kaderstellende rol van de raad ten

aanzien van risicovolle projecten versterken, door • tijdens de ontwerp en uitvoering van een risicovol project risico’s en gewijzigde omstandigheden ten aanzien van de kaders te kunnen signaleren, • het verloop en de uitvoering van de projecten te monitoren en op basis daarvan de dialoog over sturing en beheersing ervan te voeren. • Waar nodig leidt dit tot bijsturing door een wijziging van de kaders van een risicovol project vast te stellen. •

Inhoud regeling risicovolle projecten Wanneer is een project een risicovol project volgens regime RRP Afwegingskader IJking en herijking op diverse aspecten. Afweging door ambtelijk Opdrachtgever, Projectmanager, Businesscontroller, Concerncontroller, voorstel college aan raad. Wat betekent het om risicovol project te zijn • Startdocument, waarin vastgestelde kaders opgenomen • Voortgangsrapportages bij bestuursrapportages • Verzwaard control regime en benoemde projectcontroller • Volgens handleiding projectbeheersing (governance, opdrachtvastlegging en voortgangsbewaking)

Effectuering RRP (1) Actueel: 6 risicovolle projecten: • Cultuurcluster Berlijnplein • Utrecht Overvecht aardgasvrij • Programma Werven • Merwede • Programma Informatie op orde • Mobiliteitshub XL

• •

Effectuering RRP (2) (Her)ijking: voortdurend Voorbeelden van projecten die geijkt zijn, maar niet zodanig risicovol zijn dat de regeling van toepassing is: • Magazijn de Zon • Internationale school Utrecht • Modernisering sekswerk • Invoering omgevingswet • •

Evaluatie RRP: doel Doel evaluatie: Een evaluatie uit te voeren over de regeling risicovolle projecten om op basis daarvan afhankelijk van de uitkomst te komen tot een vervolg op het werken met de RRP, bijvoorbeeld door middel van een verbeterde versie en werking van de regeling en van de dialoog tussen raad en college over de uitvoering van risicovolle projecten in de gemeente Utrecht. Opdrachtgever: wethouder control (bestuurlijk), concerncontroller (ambtelijk) Projectteam: concerncontrol met advisering van de griffie Werkwijze: vragenlijst en interview raadsleden, projectmanagers, projectbeheersers, opdrachtgevers, portefeuillehouders, controllers Resultaat: aanbevelingen voor verbeterde versie en werking Regeling, raadsvoorstel februari

Evaluatie RRP: uitkomsten • Uitkomsten: • Over het algemeen tevredenheid over de werking van de regeling, zowel bij ambtenaren als raadsleden

• • Verbeterpunten: • Bekendheid regeling kan beter (nu 60% van de respondenten) • Verduidelijking nodig op welke projecten de RRP wel/niet van toepassing is (ijkingskader) • Voor raadsleden meer transparantie nodig op uitkomsten ijkingen • Voor ambtenaren soms onduidelijk of raad voldoende aandacht heeft voor de risico’s in projecten

•

Evaluatie RRP: aanbevelingen • Bekendheid RRP vergroten: Ø Technische sessie bij aanbieding VGR’s Ø Opnemen van de RRP in de kennismakingsprogramma’s raad + ambtelijk • • Behouden gebundelde aanbieding van de diverse project rapportages Ø Juist vanwege zicht op overkoepelende risico’s voor projecten • • Toelichting en informatie over de ijkingen verbeteren Ø Werking puntensysteem als hulpmiddel en inzicht in geijkte projecten vergroten • • Frequenties van de VGR’s aanpassen naar een keer per jaar (nu 2 keer), Ø Focus op echt veranderingen. Gecombineerd met meer gebruik van tussenrapportages. • Optie in de RRP opnemen om de toepassing van de regeling tijdelijk niet van toepassing te verklaren. Ø Om infowaarde van de VGR’s te behouden. Obv VGR en onderbouwd voorstel besluit de raad tot pauze of beeindiging toepassing RRP. Eindrapportage volgt.

Evaluatie RRP: voorstel • Aanpassing frequentie VGR’s naar een keer per jaar (oktober) • Toevoegen van de optie tot pauzeren toepassing regeling op een project • Behouden moment eindrapportage obv het besluit toepassing RRP te beëindigen. • Toevoeging bijlage bij VGR’s met ijkingen en status van project • • Daarnaast: • organiseren we een technische sessies bij aanbieding VGR’s • nemen we de RRP op in introprogramma zowel voor de raad als ambtelijk

Vragen aan de adviescommissie • • Eens met voorstellen: • Een keer per jaar VGR • Invoeren pauzeknop ? • • Draagvlak om, vooruitlopend op de besluitvorming rond aanpassingen van de RRP, volgende VGR najaar 2025 (ipv voorjaar 2025)? • •

Vervolg: • Aanpassing voorstel obv adviescommissie • Raadvoorstel medio februari.