24 juli 2019 Conceptnotitie vormgeving adviesrol accountant DEF.pdf

Visie en spelregels Adviesrol accountant/’Twee-partnermodel’ Versie 24 juli 2019

Van: Rein-Aart van Vugt (Deloitte) en Florien Bouts/Edwin de Boer (griffie) Inleiding

De gemeenteraad is de opdrachtgever van de accountant. Onlangs heeft de gemeente een aanbestedingsprocedure doorlopen voor het uitvoeren van de accountantscontrole 2019-2022 en deze opdracht gegund aan Deloitte. Onderdeel van de opdracht aan de accountant is werken met het zogenaamde twee-partnermodel. In dit model is de rol van de accountant breder dan uitsluitend te

kijken naar of de jaarrekening overeenkomstig de regels is opgesteld en of de (financiële) informatie bruikbaar is om een goed politiek verantwoordingsdebat te voeren. Een partner is het eerste

aanspreekpunt en adviseur van de gemeenteraad (Rein-Aart van Vugt), een andere partner is de eerste verantwoordelijke voor de controle van de jaarrekening (Niels Fritz). Voor Deloitte is dit een beproefd concept, onder meer bij de gemeenten Almere, Eindhoven en Tilburg.

In dit document worden de voordelen en de voorgestelde invulling van de adviesrol van de accountant beschreven. Daarnaast komt aan de orde welke spelregels daarbij worden gehanteerd. Voordelen adviesrol

Door te werken met het twee-partnermodel kan de positie van de raad en de autonome adviesrol van de Subcommissie Controle en Financiën verder worden versterkt. De voordelen van het invullen en benutten van de adviesrol van de accountant kunnen verder zijn:   

Verhoging kwaliteit van de bestuurlijk-politieke besluitvorming

Direct aanspreekpunt voor de raad om vragen te stellen en te klankborden Verscherping en verdieping in de besprekingen van de Subcommissie Controle en Financiën



Versterking kwaliteit van moties/amendementen



Aanwezigheid van specialistische financiële expertise op specifieke onderwerpen (bijv. sociaal domein, grondexploitaties, financiële positie, cybersecurity) waarbij de raad

minder

afhankelijk is van beantwoording/toelevering vanuit het orgaan dat hij geacht wordt te

controleren Inhoud adviesrol

De adviesrol van de accountant richting de gemeenteraad en de subcommissie kenmerkt zich door de

woorden ‘onafhankelijk’ en ‘kritisch’. Kern bij de advisering is dat de strategisch financiële belangen en ambities van de Subcommissie Controle en Financiën/de gemeenteraad altijd centraal behoren te staan.

De invulling van de adviesrol van de accountant vindt met name plaats op onderwerpen die één of meer van de volgende kenmerken bevatten: • • •

Materiële financiële consequenties

Substantiële impact op de gemeentelijke organisatie Maatschappelijk actueel thema

•

Naleving specifieke wet- en regelgeving

•

(door subcommissie benoemd) speerpunt van de accountantscontrole

Invulling van de adviesrol

Hieronder wordt een beschrijving gegeven van de verschillende wijzen waarop de accountant invulling kan geven aan zijn adviesrol. Alle vragen, antwoorden, informatie en advies lopen altijd via de

raadsadviseur Financiën, die zelf ook over een financiële achtergrond beschikt. Hiermee is zowel optimale invulling van de zogeheten ‘linking pin rol’ als versteviging van de financiële kennis bij de griffie geborgd. Daarnaast kan de accountant indien gewenst ook eens per 1,5 jaar de fracties

1

afzonderlijk bezoeken (met de raadsadviseur van de griffie) om met elkaar te bespreken wat er speelt en waar behoefte aan is.

De ervaring vanuit andere gemeente leert dat de invulling van de adviesrol drieledig is. Genoemde voorbeelden zijn niet limitatief:

A. Rol bij de subcommissie Controle en Financiën 

Aanwezig bij de vergaderingen van de subcommissie Controle en Financiën



Actieve inbreng tijdens deze vergadering



Bestuderen van de financiële stukken die geagendeerd staan en waar nodig de stafnotitie van de griffie aanvullen met de visie van de accountant



Proactief inbrengen van actuele onderwerpen



Voornoemde werkzaamheden vallen binnen de reguliere werkzaamheden van de accountantscontrole

B. Inhoudelijke financiële vragen van een raadslid, fractie(s), een commissie(lid), de bijvoorbeeld: 

raad over

De financiële aspecten, voordelen, nadelen, alternatieven en validiteit van Raadsbrieven/ Raadsvoorstellen met financiële consequenties



De mogelijkheden van dekking van richtinggevende moties waarbij raadsleden het complex vinden om zelf dekking te vinden dan wel raadsleden niet weten waar dekking gevonden kan worden



De financiële paragraaf bij een initiatiefvoorstel



De begroting en jaarrekening en andere planning & control documenten



De formulering van technische financiële vragen

C. Zelfstandig advies met betrekking tot financieel gerelateerde onderwerpen, bijvoorbeeld ten aanzien van: 

Financiële positie (bijv. weerstandsvermogen, andere financiële ratio’s)



Optimalisaties ten aanzien van Planning en Control cyclus (bijv. vorm en inhoud P&C documenten, (on)wenselijkheid

van

afwegingsmomenten) 

Ontwikkeling

van

ad-hoc

het

financiële

financieel

besluitvorming

instrumentarium

(nota

in

relatie

tot

de

integrale

weerstandsvermogen,

nota

kapitaalgoederen, etc.) 

Advies over de financiële aspecten en consequenties inzake gemeentelijke plannen, projecten en activiteiten



Financiële risico’s met betrekking tot de gemeentelijke primaire beleidstaken



Informatievoorziening over risicovolle projecten (ter uitvoering van de Regeling Risicovolle Projecten)



Sturingsrelatie van verbonden partijen



Financiële mogelijkheden en risico’s van de grondexploitaties



Risicomanagement en frauderisico’s



Rechtmatigheidsverantwoording

Themabijeenkomsten

Naast invulling van de adviesrol kan Deloitte ook themabijeenkomsten organiseren, bijvoorbeeld in het kader van actuele ontwikkelingen op het gebied van wet- en regelgeving of andere relevante thema’s. Dit kunnen financiële thema’s zijn zoals: de financiële positie, grondexploitaties, sturingsrelatie en risico’s verbonden partijen, reserves en voorzieningen, investeren en afschrijven en de kosten van riolering in de begroting en de relatie met de tarieven. Ook kunnen dit andere, minder financiële

onderwerpen zijn zoals Smart Cities, Social Impact Bonds, Parkeerbeleid encybersecurity Ook is een 2

Dag van de Jaarrekening voor de subcommissie mogelijk, waarbij heel gericht met name de financiële aspecten van de jaarrekening worden beoordeeld en daarover een advies aan de gemeenteraad wordt gegeven . De themabijeenkomsten worden in onderling overleg gefaciliteerd en georganiseerd. Spelregels 

De accountant is accountant van de raad, niet van een afzonderlijk raadslid;



De raadsadviseur Financiën functioneert als linking pin tussen de accountant en de raad: vragen en



Wanneer een raadslid, een fractie of een commissielid rechtstreeks contact opneemt met de

antwoorden, informatie en adviezen, lopen altijd via de raadsadviseur Financiën;

accountant zal de accountant de raadsadviseur financiën hiervan op de hoogte stellen; 

Bij

alle

accountantsadviezen

dient

rekening

gehouden

te

worden

met

de

geldende

onafhankelijkheidsvoorschriften, zodat geen conflict tussen controle en advieswerkzaamheden ontstaat. 

Politieke vragen worden niet beantwoord



Als de accountant geconsulteerd is, wordt dit vermeld in de stukken die onderwerp zijn van bespreking in de desbetreffende (sub)commissie/raad



Het college/de ambtelijke organisatie wordt geïnformeerd over een door de accountant uitgebracht schriftelijk zelfstandig (ongevraagd) schriftelijk advies aan een (sub)commissie of de raad.

3