24 04 18 adviescommissie evaluatie RRP

Evaluatie Regeling risicovolle projecten Utrecht

18 april 2024 Agnes Scholte

Inhoud • Achtergrond RRP • Inhoud RRP • Effectuering RRP • Voorstel voor evaluatie RRP

Achtergrond Regeling risicovolle projecten (1) Vastgesteld door de raad 17 juni 2021 Regeling risicovolle projecten gemeente Utrecht (juni 2021)

Aanleiding: • Rapport Rekenkamer nav Uithoflijn Eindrapport Samen sturen Rekenkamer Utrecht en • motie 2018 motie 278 Lessen voor grote en complexe projecten waarin opdracht aan de college een regeling te ontwikkelen Draagt het college op: • In samenspraak met de raad te komen tot een Utrechtse 'Regeling grote projecten'; • Hierbij ook de uitkomsten van de nu lopende audit en de voorbeelden en ervaringen bij het Rijk en andere gemeenten te betrekken; • De raad voor het verzenden van de VJN 2019 een voorstel voor deze regeling te doen en hierin de inbreng van de raad nadrukkelijk mee te nemen.

Achtergrond RRP (2) Doel Regeling: De controlerende en kaderstellende rol van de raad ten

aanzien van risicovolle projecten versterken, door • tijdens de ontwerp en uitvoering van een risicovol project risico’s en gewijzigde omstandigheden ten aanzien van de kaders te kunnen signaleren, • het verloop en de uitvoering van de projecten te monitoren en op basis daarvan de dialoog over sturing en beheersing ervan te voeren. • Waar nodig leidt dit tot bijsturing door een wijziging van de kaders van een risicovol project vast te stellen.

Inhoud regeling risicovolle projecten Wanneer is een project een risicovol project volgens regime RRP Afwegingskader IJking en herijking op diverse aspecten. Afweging door ambtelijk Opdrachtgever, Projectmanager, Businesscontroller, Concerncontroller, voorstel college aan raad. Wat betekent het om risicovol project te zijn • Startdocument, waarin vastgestelde kaders opgenomen • Voortgangsrapportages bij bestuursrapportages • Verzwaard control regime en benoemde projectcontroller • Volgens handleiding projectbeheersing (governance, opdrachtvastlegging en voortgangsbewaking)

Effectuering RRP (1) Actueel: 7 risicovolle projecten: • Restauratie Domtoren • Cultuurcluster Berlijnplein • Noordelijke Rondweg Utrecht • Utrecht Overvecht aardgasvrij • Programma Werven • Merwede • Programma Informatie op orde

Effectuering RRP (2) (Her)ijking: voortdurend Voorbeelden van projecten die geijkt zijn, maar niet zodanig risicovol zijn dat de regeling van toepassing is: • Magazijn de Zon • Internationale school Utrecht • Modernisering sekswerk • Mobiliteitshub XL • Invoering omgevingswet

Voorstel voor evaluatie RRP (1): Doel evaluatie: Een evaluatie uit te voeren over de regeling risicovolle projecten om op basis daarvan afhankelijk van de uitkomst te komen tot een vervolg op het werken met de RRP, bijvoorbeeld door middel van een verbeterde versie en werking van de regeling en van de dialoog tussen raad en college over de uitvoering van risicovolle projecten in de gemeente Utrecht. Opdrachtgever: wethouder control (bestuurlijk), concerncontroller (ambtelijk) Projectteam: concerncontrol en griffie Werkwijze: vragenlijst en interview raadsleden, projectmanagers, projectbeheersers, opdrachtgevers, portefeuillehouders, controllers Periode: vragenlijst in mei, interviews in september Resultaat: aanbevelingen voor verbeterde versie en werking Regeling, raadsvoorstel november

Voorstel voor evaluatie (2) • Vragen? • Suggesties?