230126 Ppt Adviescie beleidscyclus en MPR (002).pdf

Beleidscyclus: kader voor beleidsdocumenten Doorontwikkeling MPR

Adviescommissie Controle en Financiën 26 januari 2023

Agenda 1. Terugblik en vooruitblik

10 minuten

o Context en diagnose o Waar werken we aan 2. Versterking beleidscyclus

30 minuten

o Toelichting o Bespreekpunten 3. Doorontwikkeling MPR o Toelichting

20 minuten

Terugblik en vooruitblik

Terugblik Zomersessie augustus 2022 en adviescommissie november jl.: • Verdieping verbetermogelijkheden begroting • Inzicht in relatie verbeteringen begroting met versterking beleidscyclus Afspraak vervolg: • Verdieping versterking beleidscyclus en doorontwikkeling MPR: vandaag • “Vervolg zomersessie" over aanpassingen Programmabegroting 2024: 3 februari • Raadsvoorstel: eind april / begin mei Toegevoegd: tussenstap met voltallige raad met uitgangspuntenbrief: begin februari

Bredere context o Moties / wens van de raad t.a.v. toegankelijker en leesbaarder maken van de begroting en jaarstukken o Complexiteit opgaven vraagt om heldere sturing en verantwoording (Rekenkamer) o Coalitieakkoord over sturen en verantwoorden: […] doelstellingen zijn leidend. Dit principe willen we sterker verankeren in de wijze van sturen en verantwoording […]. Bij de vaststelling van (nieuw) beleid geven wij de raad handvatten voor effectievere sturing door afspraken over de verantwoording vast te leggen. o In de organisatie: belang van steviger focus op de realisatie van ambities (visitatierapport)

Waarom? Welke problemen zien we nu? •

Veel vrijheid in beleidsvorming: stapeling van ambities. Uitvoering onder druk

•

Beleidsstukken onvoldoende concreet voor sturing en monitoring

•

Ondoorzichtige relatie beleid en financiën; inzicht beïnvloedbaarheid beperkt

•

Gebrekkig inzicht in resultaten ten opzichte van doelen en dus beperkt leren

•

Begroting overladen met informatie

•

Achteraf bijsturen in plaats van vooraf sturen

•

Hoge werkdruk, ambtelijk en bestuurlijk

Diagnose: oplossing in diverse samenhangende stappen Voorstellen moeten kaderstellende en controlerende rol van de raad versterken en sturing op realisatie bevorderen. In de begrotingscyclus sturing van het geheel. In de beleidscyclus sturing van een onderdeel Scherpe kaderstelling en navolgbare realisatie, incl. financiën:

Leesbare en stuurbare begroting:

Versterking beleidscyclus

Verbeteringen begrotingscyclus

• Beleidsnota staat centraal in kaderstelling • Minimale eisen inhoud beleidsnota • Aandacht voor verantwoording en bijsturing resultaten • Beleidsnota basis voor aanpassingen in de begrotingscyclus • Aard van de documenten helder • Aansluiten bij rollen raad en college

• Kortere programmateksten • Herkenbare aansluiting op beleidsstukken • Doelstellingen en indicatoren aansluitend op beleid • Inzicht in beïnvloedbaarheid van doelstellingen en financiën • Verbetering van financiële tabellen en toelichtingen • Duurzame, logische indeling • Verbetering paragrafen

Versterking beleidscyclus

Raamwerk sturen & verantwoorden: samenhang cycli

Versterken beleidscyclus: kader voor beleidsdocumenten Kern: • Beleidsnota staat centraal = hét instrument voor inhoudelijke én financiële kaderstelling; de link naar de begroting • Afspraken maken over minimale elementen van een beleidsnota: m.n. looptijd, financiën, doelen, indicatoren, wijze monitoring en link begroting • Naast de beleidsnota kennen we als beleidsdocumenten ook visies of uitvoeringsplannen. Afhankelijk van de inhoud (doen wat nodig is): o t.b.v. uitvoering kan uit een beleidsnota een uitvoeringsplan voortvloeien o soms is een visie met vooraf gesteld (lange termijn) ambities nodig om een beleidsnota te kunnen maken • Voorstel in voorbereiding om kaders voor beleidscyclus door de raad te laten vaststellen.

Beleidscyclus: 2 hoofdelementen Beleidsnota centraal met kaders voor inhoud • Juiste abstractieniveau beleidsvorming (concreetheid) • Beter faciliteren gesprek tussen college en raad over kaderstelling • Duidelijkheid financiële dekking • Concrete basis voor monitoring realisatie (controlerende taak) en basis voor doelen en indicatoren in de begroting

Onderscheid visie, beleidsnota en uitvoeringsprogramma • Geen onnodige visies en stapeling ambities, sneller focus op concrete acties en uitvoering • Bewustere keuze tussen toevoegen of actualiseren van beleid: minder werkdruk • Heldere rollen en verantwoordelijkheden raad en college

Sturen op beleid: hoe gaat het werken? De beleidsnota staat centraal in de sturing en verantwoording in de beleidscyclus: • Dit is hét instrument voor de kaderstellende en concrete basis voor controlerende rol van de raad • In de beleidsnota stelt de raad de doelstellingen vast, die je (deels) terugziet in de begrotingsprogramma’s. • Wat doen we, waarom en hoe gaan we monitoren (mogelijkheden en onmogelijkheden effectmeting) ligt hier vast, rekening houdend met beïnvloedbaarheid door de gemeente. • De beleidsnota maakt duidelijk hoe de doelstellingen tot uitvoering komen; de maatregelen die bijdragen aan de realisatie worden in beeld gebracht. Als niet alle maatregelen binnen de beschikbare begrotingsruimte passen, maakt de nota inzichtelijk welke activiteiten worden uitgevoerd en welke niet. De raad kan deze afweging amenderen. • Wijzigingen in de begroting vinden hun basis in het beleid. Dat betekent dat nog niet uitvoerbare activiteiten uit beleidsnota’s worden afgewogen als wensen in de voorjaarsnota. • Een beleidsnota kent eigen rapportage- en verantwoordingsmomenten en/of via de begroting. De wijze waarop wordt vastgelegd in de beleidsnota.

• Een beleidsnota heeft soms een visie nodig (vaststelling door de raad) • Indien nodig vindt verdere uitwerking plaats in een uitvoeringsplan, dat door het college wordt vastgesteld en eventueel ter informatie naar de raad wordt gestuurd

Het oerwoud nu…

Tijd om orde te scheppen

...wordt visie

...wordt beleidsnota

...wordt uitvoeringsplan

Vragen en reflectie beleidscyclus Reacties vanuit de adviescommissie

Doorontwikkeling MPR

Het MPR in de beleidscyclus MPR nu: • • • • •

Analyse van stand van zaken ten opzichte van het beleid (monitor RSU) Stand van zaken in de uitvoering van projecten (lopen we nog op schema, welke aanpassingen in tempo, resultaten) Actualisatie grondexploitaties Het MPR is input voor afweging van nieuwe/bijstelling van reeds genomen investeringsbeslissingen Vastlegging van de gemaakte afweging en de uitkomst hiervan in de vorm van benodigde investeringen: planning in de tijd, financiële begroting, incl. inzet en verloop reserves • Onderlegger voor financiële besluiten in de voorjaarsnota • Vaststelling door de raad

Duiding in het licht van de standaard: • MPR heeft 2 functies: • Monitor stand van zaken beleid en uitvoering; input voor bijstelling beleid, maar formuleert geen nieuw beleid (geen beleidsnota) • Uitvoeringsplan • Vaststelling door college; ter informatie naar de raad • Financiële bijstelling door raad in VJN; Bijstelling beleid door raad in betreffende beleidsnota’s

Het MPR en de voorjaarsnota Doorontwikkeling MPR: • Betere leesbaarheid

Voorjaarsnota Vaststelling kaders voor gehele begroting (incl. Groei in balans), obv integrale afweging

• Meer visualisatie van informatie • Scherper onderscheid tussen verantwoordelijkheden raad en college Hiernaast:

Hoofdstuk Groei in balans • Inzicht in beschikbare dekking GiB (incl. besluitvorming over toevoegingen en onttrekkingen reserves) • Bijsturings- en investeringsvoorstel GiB (voor zo ver het college daartoe niet bevoegd is) • E.e.a. incl. beknopte toelichting

H1: inleiding H2: integrale afweging en bijsturing Bijsturingsbesluit door college over herprogrammering binnen eerder door de raad vastgestelde kaders (zoals herprogrammering in MPB)

H2: beslispunten voor gemeenteraad

Op 26 januari: Vaststelling door gemeenteraad

H5: actualisatie financieel beeld en programmering, incl.: • Groei in balans, • MPB, • grondexploitaties, • erfpacht, • kostenverhaal bovenwijks, • inkomsten parkeren

met uitzondering van de beslispunten die voor de raad in het MPR zijn opgenomen. Deze beslispunten kunnen eventueel ook in de voorjaarsnota worden opgenomen.

H3: Ruimtelijke opgaven, per thema (stand van zaken) H4: Opgaven per gebied, gezonde gebiedsontwikkeling, (stand van zaken)

Relatie VJN en MPR op hoofdlijnen.

Presentatie eerste opzet MPR nieuwe stijl

Vaststelling door college van B en W,

MPR

H5: beslispunten voor gemeenteraad

Bespreekpunten MPR Bijlage: voorblad doorontwikkeling MPR 2023 • Is de geschetste doorontwikkeling behulpzaam bij de monitoring en de besluitvorming over het MPR? • Relatie MPR-beleid • Relatie MPR-begroting • Maakt de nieuwe opzet (sneak preview) het MPR beter leesbaar?