22 dec 2022 Toelichting bij Verordening Rekenkamer DEF mw.docx

Toelichting bij Verordening rekenkamer gemeente Utrecht Artikelsgewijs Artikel 1 Definities Krachtens artikel 182 van de Gemeentewet onderzoekt de rekenkamer de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. Ter voorkoming van verwarring rond deze begrippen wordt hierbij aangegeven wat hieronder wordt verstaan: • Onderzoek naar de doelmatigheid betreft onderzoek naar de verhouding tussen kosten en de gerealiseerde effecten (hadden de doelstellingen van beleid met minder middelen gerealiseerd kunnen worden c.q. kunnen er meer resultaten behaald worden met dezelfde inzet van middelen?). • Onderzoek naar de doeltreffendheid betreft onderzoek naar de mate waarin de beoogde effecten dankzij het gevoerde beleid worden bereikt. • Onderzoek naar de rechtmatigheid betreft onderzoek naar de mate waarin wordt voldaan aan de wettelijke kaders en regelgeving bij de totstandkoming van de gemeentelijke baten en lasten. Artikel 182 van de Gemeentewet vermeldt nog eens expliciet dat hieronder niet wordt verstaan de controle van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet.

Artikel 2 Rekenkamer De raad kan op grond van de Gemeentewet een rekenkamer instellen. De raad moet bepalen hoeveel leden de rekenkamer zal hebben (artikel 81b). Daarin voorziet het tweede lid.

Artikel 3 Commissie en rekenkamer De commissie Mens en SamenlevingVeiligheid, Bestuur en Financiën onderhoudt namens de raad contact met de rekenkamer. Het jaarplan van de rekenkamer wordt geagendeerd voor het bestuurlijke dagdeel van een vergadering van deze commissie. De adviescommissie Controle en Financiën onderhoudt contact met de rekenkamer uit het oogpunt van optimale benutting van het controle-instrumentarium dat de raad ter beschikking staat. Zij organiseert daartoe tenminste éénmaal per jaar een afstemmingsoverleg met de rekenkamer, de accountant en team audit, waarbij ook het auditprogramma van team audit ter tafel ligt (zie ook artikel 4, lid 2 van de Verordening adviescommissie Controle en Financiën). De Commissie Personeel Raadsorganen (CPR) onderhoudt namens de raad de contacten met de rekenkamer. De CPR voert ten minste jaarlijks een gesprek met de voorzitter, alsmede een gesprek met de voorzitter en de leden van de rekenkamer, waarbij ook de secretaris ter ondersteuning aanwezig is. In principe vinden deze gesprekken plaats in het najaar. Voorts vervult de CPR een rol bij de selectieprocedure voor de voorzitter en de leden van de rekenkamer (zie ook artikel 4).

Artikel 4 Benoeming leden

Het eerste lid van artikel 4 bevat, naast een herhaling van artikel 81c, lid 1 van de Gemeentewet, de bepaling dat de leden van de rekenkamer worden benoemd op voorstel van het presidium dagelijks bestuur van de gemeenteraad. Het voorstel is niet bindend en is louter bedoeld ter voorbereiding van de benoeming door de raad. Op grond van artikel 81e van de wet zullen de kandidaat-leden van de rekenkamer openbaar moeten maken welke andere functies zij vervullen. Artikel 81f van de wet noemt de functies die onverenigbaar zijn met het lidmaatschap van de rekenkamer. Alvorens tot benoeming tot lid van de rekenkamer over te gaan, zal de raad dus zeker moeten stellen dat artikel 81f de benoeming niet in de weg staat. Het presidium dagelijks bestuur van de raad dient de hiervoor benodigde informatie te verschaffen. De kandidaat-leden zullen dus via het presidium dagelijks bestuur de informatie moeten verschaffen die zij op grond van artikel 81e van de wet openbaar moeten maken. Ook zal duidelijk moeten zijn dat een beoogd lid zijn benoeming aanvaardt. Artikel 81c, vijfde lid, van de wet bevat het voorschrift dat voorafgaand aan benoemingen door de raad overleg wordt gevoerd met de rekenkamer. De wet bepaalt niets over de vorm die dat overleg moet hebben. In deze verordening is er voor gekozen dat dit overleg plaats vindt met het presidium dagelijks bestuur (lid 6).

De leden van de rekenkamer vervullen ook samen met de CPR een rol in de selectieprocedure van nieuwe leden van de rekenkamer. Op grond van artikel 81c, tweede lid, van de wet benoemt de raad de voorzitter van de rekenkamer in functie. Lid 9 geeft in aanvulling daarop een regeling voor de vervulling van het voorzitterschap als de voorzitter zelf (tijdelijk) niet meer in de gelegenheid is deze functie te vervullen (ontslag of non-actiefstelling). Het voorzitterschap wordt in dat geval ingevuld op een andere manier dan door de door de rekenkamer uit zijn midden aangewezen plaatsvervangend voorzitter. Artikel 81c, eerste lid, bepaalt dat leden van de rekenkamer voor de duur van zes jaar worden benoemd. Om de continuïteit van de rekenkamer te waarborgen en te voorkomen dat meerdere leden van de rekenkamer tegelijkertijd zullen aftreden, stelt de voorzitter in samenspraak met de andere leden een schema van aftreden op en actualiseert dit schema telkens, wederom in afstemming met de andere leden, indien daartoe aanleiding is. In artikel 81c, vierde lid, is bepaald dat de raad een lid kan herbenoemen. De wet geeft niet aan hoe vaak herbenoeming mogelijk is. In deze verordening is gekozen voor een eenmalige herbenoeming.

Artikel 5 Ontslag en non-activiteit Dit artikel handelt over het ontslag van de leden en over de mogelijkheid (of soms verplichting) hen op non-actief te stellen in bepaalde situaties. In de verordening is ervoor gekozen het presidium hierin een initiërende rol te laten vervullen.

Artikel 6 Budget De rekenkamer is zelfstandig verantwoordelijk voor de besteding van het aan haar ter beschikking gestelde budget dat noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taak. Deze zelfstandigheid van de rekenkamer ten opzichte van de gemeenteraad is een waarborg voor een onafhankelijke uitvoering van haar taak. De rekenkamer is voor de besteding van het budget wel achteraf verantwoording verschuldigd aan de gemeenteraad.

Artikel 7 Vergoeding voor de werkzaamheden van de leden van de rekenkamer Op grond van artikel 81k van de Gemeentewet stelt de raad de vergoeding voor de werkzaamheden en een tegemoetkoming in de kosten van de leden van de rekenkamer vast.

Artikel 8 Arbeidsovereenkomst en management ambtenaren van de rekenkamer De ambtenaren in dienst van de rekenkamer vallen onder de werking van de Cao Gemeenten en het Handboek Utrechts Personeel. De voorzitter van de rekenkamer sluit namens het College arbeidsovereenkomsten af met de ambtenaren van de rekenkamer. Een en ander is verankerd in de Mandaatregeling B&W en burgemeester gemeente Utrecht. De secretaris van de rekenkamer geeft leiding aan de ambtenaren van de rekenkamer en uitvoering aan het werkgeverschap op basis van ondermandatering.

Artikel 10 Verzoek De onafhankelijkheid van de rekenkamer blijkt onder andere uit het feit dat zij zelfstandig bepaalt welke onderzoeken er worden ingesteld. De rekenkamer kan op verzoek van de raad een onderzoek instellen, maar is niet verplicht het verzoek van de raad in te willigen. Het verzoek van de raad wordt in artikel 182, tweede lid van de Gemeentewet expliciet genoemd. Omdat deze mogelijkheid uitdrukkelijk in de wet is genoemd, wordt er een bepaald gewicht toegekend aan het verzoek van de raad. Indien de rekenkamer niet of gedeeltelijk voldoet aan een gemotiveerd verzoek van de raad zal zij daarvoor goede gronden aanvoeren.

Artikel 11 Rapportage, terugkoppeling en behandeling De rekenkamer waarborgt de juistheid van haar bevindingen door de onderzochte partijen in de gelegenheid te stellen onjuistheden in het concept-rapport aan te geven. Dit is de procedure van feitelijk hoor en wederhoor. Meestal zijn de onderzochte partijen een organisatieonderdeel van de gemeente. Ingeval van partijen buiten de gemeente wordt beoordeeld of en op welke wijze deze partijen een reactie op het conceptrapport kunnen geven. De rekenkamer bepaalt zelf hoe zij de opmerkingen uit het feitelijk hoor en wederhoor verwerkt. Na verwerking van de opmerkingen rondt de rekenkamer het onderzoeksrapport af en stelt conclusies en aanbevelingen op. Een bestuurlijk rapport met conclusies en aanbevelingen, inclusief het onderzoeksrapport, wordt aan het college voorgelegd voor een bestuurlijke reactie. Dit is de procedure van bestuurlijk hoor en wederhoor. Het eindrapport, inclusief bestuurlijke reactie van het college en een nawoord van de rekenkamer, wordt aangeboden aan de gemeenteraad. De rekenkamer legt haar aanbevelingen ter besluitvorming voor aan de gemeenteraad in een raadsvoorstel. De rekenkamer maakt het rapport en andere relevante documenten openbaar via de eigen website. De behandeling van rekenkamerrapporten en -brieven is uitgewerkt in een spelregel, die is vastgesteld door het presidium van de raad..