22 aug 2022 Verordening op de ambtelijke bijstand + toelichting in DROP DEF.docx
Tekst van het document
Verordening ambtelijke bijstand gemeente Utrecht De raad van de gemeente Utrecht; Gelezen het voorstel van het Presidium d.d. 10 oktober 2022 Gelet op: Artikel 33 Gemeentewet besluit vast te stellen de volgende Verordening ambtelijke bijstand gemeente Utrecht
Artikel 1 Definities Deze verordening verstaat onder: -
Ambtenaar: de onder het gezag van het college vallende ambtenaar
Ambtelijke bijstand: het door (een) ambtena(a)r(en) verzamelen en verwerken van
informatie, het verlenen van ondersteuning bij en advisering over het opstellen van initiatiefvoorstellen, amendementen, moties of andere met het raadswerk
-
samenhangende vragen van een raadslid.
College: het college van burgemeester en wethouders.
Gemeentesecretaris: de op grond van artikel 102 Gemeentewet door het college aangewezen functionaris.
-
Griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad aangewezen
-
Portefeuillehouder: het collegelid dat conform de portefeuilleverdeling van het
-
functionaris.
college is belast met het onderwerp waarop de vraag om feitelijke informatie of ambtelijke bestand betrekking heeft.
Raadslid: één of meerdere leden van de gemeenteraad.
Artikel 2 Technische vragen en feitelijke informatie
1.
2.
Een raadslid of commissielid die technische vragen heeft of feitelijke informatie of inzage in of afschriften van openbare stukken wenst, kan zich daarvoor rechtstreeks wenden tot de behandelend ambtenaar.
De ambtenaren melden de aan hen gestelde vragen en de gegeven antwoorden bij de portefeuillehouder.
Artikel 3 Ambtelijke bijstand
Een raadslid kan bij de griffier een verzoek indienen om ambtelijke bijstand. Het
verzoek omvat een omschrijving van de gevraagde expertise en een inschatting van de benodigde tijd om aan het verzoek te voldoen. Daarnaast moet uit het verzoek blijken dat de gevraagde bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad. De
griffier zet de vraag uit bij de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris zorgt voor de organisatie van de ambtelijke bijstand, indien nodig in overleg met de griffier, en geeft zo spoedig mogelijk aan de griffier door welke ambtenaar de verzochte ambtelijke bijstand zal leveren.
Artikel 4 Verlenen ambtelijke bijstand 1.
2.
De gemeentesecretaris kan een verzoek om ambtelijke bijstand slechts weigeren als a.
het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft
b.
de gevraagde expertise binnen de organisatie niet aanwezig of niet
c.
dit het belang van de gemeente kan schaden;
op de werkzaamheden van de raad; beschikbaar is;
Indien sprake is van de situatie als bedoeld in lid 1 onder b, treedt de
gemeentesecretaris in overleg met het raadslid over de mogelijkheid tot inhuur
van capaciteit op de gevraagde expertise. De griffier wordt geïnformeerd over de uitkomst van dit overleg. 3.
Indien het verzoek om ambtelijke bijstand door de gemeentesecretaris wordt
geweigerd, deelt hij dit met reden omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de gemeentesecretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.
Artikel 5 Verantwoording Voor zover en zolang de ambtenaar werkzaamheden verricht in het kader van het
verlenen van ambtelijke bijstand aan de raad, valt deze onder de verantwoordelijkheid
van de griffier en legt de ambtenaar over deze werkzaamheden slechts verantwoording af aan de griffier.
Artikel 6 Vertrouwelijkheid informatie 1.
Alle informatie die de ambtenaar en het raadslid en de griffier met elkaar delen in
2.
Wanneer een andere ambtenaar betrokken dient te worden bij de uitvoering van
het kader van het verlenen van ambtelijke bijstand is vertrouwelijk.
de ambtelijke bijstand, is de toestemming van het betreffende raadslid benodigd.
In dat geval zijn de bepalingen van deze verordening eveneens van toepassing op 3.
deze ambtenaar.
Als het college of een of meer leden van het college informatie wenst over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke
bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot de griffier. De griffier overlegt
het verzoek met het betrokken raadslid en informeert verzoeker over de uitkomst.
Artikel 7 Evaluatie 1.
Na afronding van de werkzaamheden evalueren raadslid en ambtenaar het proces
2.
Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand,
3.
rondom de gevraagde en verleende ambtelijke bijstand.
kan hij de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de gemeentesecretaris.
Indien overleg met de gemeentesecretaris niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en
de gemeentesecretaris, en zo nodig het raadslid, in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.
Artikel 8 Intrekking De Verordening op de ambtelijke bijstand 2009, vastgesteld bij raadsbesluit van 17
september 2009 (Gemeenteblad 2009, nr. 45), wordt ingetrokken met ingang van de datum waarop deze verordening in werking treedt.
Artikel 9 Slotbepaling Deze verordening treedt in werking vijf weken na bekendmaking in het Gemeenteblad.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van ………………………….
De griffier, Merel van Hall
De burgemeester, Sharon A.M. Dijksma
Toelichting bij Verordening ambtelijke bijstand gemeente Utrecht
Algemeen De wet geeft ieder raadslid het recht op ambtelijke bijstand (artikel 33 Gemeentewet). De raad moet daarover in een verordening nadere regels stellen. Dit recht op
ambtelijke bijstand strekt zich nadrukkelijk uit tot de gewone ambtelijke organisatie. De raad stelt actief kaders op en ontwikkelt op eigen initiatief beleid. Ook controleert de raad het college. Deze opstelling van de raad brengt een behoefte aan
ondersteuning met zich mee. Het is dan ook belangrijk dat de raad over voldoende
middelen beschikt om zijn volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende functies goed te kunnen vervullen. De raad moet zich onafhankelijk van het college
kunnen opstellen. Uiteraard beschikt de raad over een griffier met griffie die bijstand kan verlenen, maar de griffie heeft geen zware inhoudelijke rol en is beperkt van omvang. De reguliere ambtelijke organisatie ondersteunt in haar dagelijkse
werkzaamheden weliswaar het college, maar ondersteunt daarnaast dus ook de raad en individuele raadsleden op inhoud indien daar om wordt gevraagd.
De verordening biedt, naast regels over de aanvraag en verlening van ambtelijke
bijstand, ook regels die moeten voorkomen dat ambtenaren die, vanwege eventuele dubbele loyaliteit, mogelijk in een lastige positie komen te verkeren.
Het DB presidium kan in spelregels nader beschrijven hoe het instrument van
ambtelijke bijstand voor zowel raadsleden als ambtenaren in de praktijk werkt.
Artikelsgewijs Artikel 2 Technische vragen en feitelijke informatie In de praktijk zal de ondersteuning veelal betrekking hebben op eenvoudige verzoeken om feitelijke (technische) informatie. Deze vragen kunnen door een raadslid
rechtstreeks worden gesteld aan een (behandelend) ambtenaar. Een formeel verzoek om ambtelijke bijstand is hiervoor niet nodig.
De naam van de behandelend ambtenaar staat veelal bovenaan de brief van het college aan de raad of de commissie. Het raadslid dat informatie wil en niet weet bij wie hij/zij
moet zijn, kan de griffie of het Stafbureau Gemeentesecretaris vragen hierbij te helpen. De ambtenaar aan wie de feitelijke vraag is gesteld stelt zijn portefeuillehouder hiervan op de hoogte. Ook stelt hij de portefeuillehouder in kennis van het gegeven antwoord. Als de ambtenaar van mening is dat er sprake is van een politieke vraag, dan verwijst hij het raadslid door naar de portefeuillehouder. De ambtenaar informeert de
portefeuillehouder daarover. Bij twijfel kan de ambtenaar altijd met zijn afdelingshoofd of directeur overleggen.
Artikel 4 Verlenen ambtelijke bijstand Ambtelijke bijstand wordt door het raadslid via de griffier bij de gemeentesecretaris
aangevraagd. De gemeentesecretaris beoordeelt de gevraagde expertise en benodigde capaciteit. Het verzoek kan slechts worden geweigerd indien er sprake is van een van de in artikel 4 genoemde weigeringsgronden. De beoordeling hiervan ligt bij de
gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris zal zich maximaal inspannen om de
gevraagde bijstand te leveren. In het geval de gemeentesecretaris moet constateren dat de ambtelijke organisatie de gevraagde expertise niet in huis heeft of deze niet
beschikbaar is, overlegt de gemeentesecretaris met het raadslid dat om de bijstand
heeft verzocht of inhuur door de organisatie van de gevraagde expertise een optie is. Indien er sprake is van een conflictsituatie over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand, voert de burgemeester, als voorzitter van de raad en het college, hierover
overleg met de gemeentesecretaris en de griffier en indien nodig ook het betrokken raadslid.
Artikel 5 Verantwoording en Artikel 6 Vertrouwelijke informatie De ambtenaren worden voor de tijd dat ze ambtelijke bijstand verrichten voor de raad, onttrokken aan de verantwoordelijkheid van het college. Zij vallen rechtstreeks onder verantwoordelijkheid van de griffier, die hen aanstuurt als ware hij opdrachtgever.
Rechtspositioneel blijft de ambtenaar wel onder het college vallen en blijft hij werken in een hiërarchische verhouding met zijn leidinggevende en uiteindelijk de gemeentesecretaris.
Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat
de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het
college. Alle informatie die wordt gedeeld tussen ambtenaar en raadslid is
vertrouwelijk. Wanneer een portefeuillehouder informatie zou willen hebben over de
(inhoud van) verleende ambtelijke bijstand, mag hij de betreffende ambtenaar hier niet op bevragen, maar richt de portefeuillehouder zich tot de griffier. Artikel 7 Evaluatie De burgemeester kan ook een bemiddelende rol spelen als een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie verleende
ambtelijke bijstand (lid 3). De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer.