20251204_Adviescommissie_Controle_en_Financiën__1_

VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN

4 december 2025, 18.00-19.30 uur Burgemeesterskamer Stadhuis

Adviescommissie: Ruud Maas (voorzitter), Gert Dijkstra, Joost Vasters, Charlotte Passier, Rick van der Zweth, Bina Chirino, Magreet Ramaker Overige deelnemers: Jurjen Bakker (strategisch adviseur financiën), Rachid Sagrahaoui (directeur concerncontrol), Rein-Aart van Vugt (accountant), Bob Leeuwenkamp (accountant), Jasmin Grundauer (manager concernaudit), Sioux van Dijk (teammanager financiën), Johan Dorst (griffier) Afwezigen: David Bosch, Paul Venhoeven, Johan Snoei, Fred Claasen, Gert Dijkstra, Sjaak van Bemmel, Daniëlle Rijnders

1a. Opening en mededelingen De voorzitter heet allen welkom en opent de vergadering om 18.15 uur en heet iedereen welkom. Sioux van Dijk is vanavond nieuw aanwezig. Hij komt hier als kwartiermaker de financiële functie versterken en heeft eerder gewerkt bij het ministerie van Financiën. Er zijn verder geen mededelingen.

1b. Vaststelling agenda De agenda wordt vastgesteld.

2. Vaststellen verslag vorige bijeenkomst (16-10-2025) Het verslag van de vorige bijeenkomst wordt vastgesteld.

3. Ingekomen stukken (Raadsbrief voortgang versterken financiële functie) Geen opmerkingen. De brief wordt in de volgende commissie besproken.

4. Halfjaarverslag concernaudit Jasmin vertelt over het halfjaarverslag concernaudit en de externe kwaliteitstoetsing van Concernaudit. Het eindgesprek over de toetsing is 18 december maar zij kan nu al vertellen dat Concernaudit (net als ook eerder de gemeenten Den Haag en Amsterdam) geslaagd is voor de externe kwaliteitstoetsing en hiermee een door de IIA gecertificeerde interne audit afdeling is. Ook wat betreft het medewerkerstevredenheidsonderzoek scoort de het team goed. Met ingang van januari 2025 zijn er nieuwe beroepsstandaarden voor interne auditors waarbij het belangrijk is om doelstellingen te benoemen. Concernaudit heeft daarom haar strategie aangepast.

Het halfjaarverslag is besproken met de concerndirectie en is op 25 november ook gedeeld met het college. De concerndirectie heeft er ditmaal geen oplegnotitie aan toegevoegd. Risicoanalyse is een aandachtspunt, evenals de bescherming van data c.q. persoonsgegevens. Er is gevraagd naar de wpg-audit met betrekking tot de rechten van betrokkenen. Voor dit onderwerp geldt een zwaar audit regime bestaande uit interne en externe audits. Er is een robuust follow-up proces: iedere bevinding heeft een eigenaar en een due date. Op dit moment zijn er zeven bevindingen met een hoog risicoprofiel. Jasmin heeft er vertrouwen in dat die afgerond en opgelost worden. In antwoord op een vraag naar de audit met betrekking tot het risicomanagement zegt Jasmin dat de afdeling Ruimte hierin verder is dan andere onderdelen van de organisatie.

5. Board letter van de accountant Rein-Aart van Vugt zegt dat de tussentijdse accountantscontrole over 2025 is afgerond. Daarbij wordt vooral gekeken naar het functioneren en de organisatie van de financiële processen. Er zijn drie doelstellingen, die voor de komende jaren worden vastgehouden: 1) betere concernsturing, 2) snellere accountantscontrole, en 3) het versterken van de kaderstellende en controlerende rol van de raad en de adviescommissie Controle & Financiën. De kern van de bevindingen is dat de financiële processen overall op orde zijn. Wat betreft het versterken van de financiële functie zijn er binnen de afdeling Financiën in 2025 grote stappen gezet. Een belangrijke stap is ook de implementatie van SAP, al is die nog wel voor verbetering vatbaar. Ook de processen rond subsidieverstrekkingen, risicomanagement, parkeeropbrengsten en fraudebestrijding zijn versterkt. De drie belangrijkste aandachtspunten zijn het versterken van de financiële functie in brede zin, grip op investeringen en grip op reserves. Bij het eerste punt gaat het om concernsturing en monitoring, centralisatie van de controlefunctie en hygiëne van de administratie. Door het decentrale karakter van de administratie laat de sluiting van de boekhouding vaak te wensen over. Hier moet tijdig voor gezorgd worden, liefst tussentijds, ook vanuit het oogpunt van concernsturing en monitoring.

Het is ook nodig om de jaarrekening eerder af te kunnen ronden. Rachid Sagrahaoui zegt dat je in dezen beter kunt voorkomen dan genezen.

Het tweede punt dat hier sterk mee samenhangt is de grip op investeren. Ook dit moet op concernniveau gemonitord worden. Daarbij gaat het zowel om autorisatie van investeringen vanuit de Raad als om de financiële vertaling van de investeringsagenda naar de begroting. Overprogrammering is ook iets wat je moet vermijden. Verder is er een grote behoefte aan een concrete planning voor de Raad en de adviescommissie. Rein-Aart van Vugt ziet in dezen van 2023 tot nu geen progressie. Ook de grip op reserves hangt samen met de concernsturing en de monitoring. En ook hier moet de planning inzichtelijk worden gemaakt. De MPR is op beleidsniveau een goed document met een integrale visie op de openbare ruimte maar de vertaling naar concrete investeringen laat te wensen over. Rachid Sagrahaoui

vraagt op welk informatieniveau de Raad de MPR zou willen hebben. Bij de bespreking van de voorjaarsnota ging het niet over de MPR, terwijl daar tientallen miljoenen in gaan zitten. Charlotte Passier is heel blij met de MPR. Volgens haar is het probleem dat die niet te linken is aan de financiële bijlage. De Raad raakt zo de weg kwijt in zijn autorisatie-instrument. Volgens Rachid Sagrahaoui raakt dit aan het budgetrecht. Het is belangrijk dat de planning meer inzichtelijk wordt, maar volgens Rein-Aart van Vugt is grip op investeren breder dan de MPR. Hij zegt dat het wel een paar jaar zal kosten om de genoemde punten op orde te krijgen.

6. Raadsvoorstel normenkader rechtmatigheid Er zijn geen vragen over het normenkader. Ruud Maas complimenteert de organisatie. Er wordt voorgesteld om dit als A-punt door te geleiden naar de commissie VBF. Iedereen stemt hiermee in.

7. Voorstel derde technische begrotingswijzer Ook dit voorstel wordt als A-punt doorgeleid naar de commissie VBF.

8. Evaluatie Sturen en verantwoorden Richard Vernooij en Kirsten van Loo komen in de vergadering. Richard geeft een korte samenvatting van de conceptrapportage. De aanleiding was het evalueren van de standaard voor de beleidscyclus zoals die in juni 2023 is vastgesteld. Als de commissie hierop gereageerd heeft, kan het rapport daarna met een begeleidende brief naar de gemeenteraad. Er is een enquête uitgevoerd onder de raadsleden en er is een documentanalyse gedaan van raadstoetsen van de afgelopen periode (sport, wonen, veilige stad, EZ). Daarin zat ook een aantal aanbevelingen op het vlak van de beleidsstandaard. Er is ook input opgehaald over hoe de standaard ambtelijk werkt. Het algemene beeld is dat de standaard helpt bij de kaderstellende rol, bij het nemen van besluiten over het beleid en bij de koppeling van beleid en begroting. Daarmee wordt de kwaliteit van de sturing en het gesprek tussen het College en de Raad verbeterd. Uit de enquête komt ook naar voren dat de een beter is dan de ander. Het grootste verbeterpunt is de monitoring: doe je als gemeente wat je hebt beloofd en hoe meet je dat? Dit is ook te zien bij financiële helderheid, in de koppeling tussen beleid en geld. Het maken van beleid is een complex traject.

Daarin kan de gemeente nog scherper zijn op de vraag: wie doet wat en wie helpt zo’n beleidsmaker? Het laatste punt: ruimte is niet gelijk aan sociaal. Met de komst van de omgevingswet worden er veel meer eisen gesteld aan de documentatie rond de besluitvorming. De algemene conclusie van de rapportage is dat de standaard werkt, de beleidscyclus versterkt en de kaderstellende rol bevordert. Verdere rolontwikkeling is nog wel nodig. De kern van de aanbevelingen is: versterken op de indicatoren voor de monitoring en de evaluatie. De beleidsevaluaties zijn ook voor verbetering vatbaar. De financiële koppeling met P&C kan verder verscherpt en verbeterd worden (gedekt versus ongedekt beleid). De uniformiteit van de voortgangsrapportages kan eveneens beter evenals de

manier waarop de omgevingswet zich verhoudt tot deze standaard. Daarover komt in januari een raadsbrief. De bereikbaarheid van de Raad (jargon) is ook een aandachtspunt. Richard is benieuwd naar vragen en opmerkingen hierover vanuit de adviescommissie. Wat vindt zij van voorwoorden van portefeuillehouders bij beleidsnota’s? Wat vindt zij van afwijkingen die niet in de mal van de standaard passen? Hoe staat zij tegenover ongedekt beleid? Als je dat wilt ondervangen, heeft dat consequenties voor de uitvoerbaarheid en de werkdruk. Joost Vasters heeft een vraag over het proces. Volgens hem is de respons tegengevallen. Naar aanleiding van de vraag over het afwijken van de standaard zegt hij dat je daarin pragmatisch moet zijn en niet te dogmatisch aan principes moet vasthouden. De financiële bijlage zou meer een stramien moeten bieden.

Charlotte Passier vraagt of Richard wat meer kan vertellen over hoe de hele organisatie wordt meegenomen. Het gaat om een paar duizend mensen. Zij heeft geen moeite met voorwoorden van portefeuillehouders. Ook zij is voor een pragmatische aanpak, mits goed beargumenteerd. In de beleidsnota Wonen zag zij veel ongedekt beleid. Daarin werd echter wel duidelijk aangegeven wat de gemeente ging doen en wat er afviel, waardoor misschien voor een andere prioritering gekozen kan worden. Om zo’n keuze te kunnen maken moet je volgens Rachid Sagrahaoui wel een lijstje hebben met de ongedekte ambities. Bina zegt dat je een hele nota kunt slopen als je niets gaat doen wat ongedekt is. Rein-Aart van Vugt zegt dat het idee was om ongedekte beleidsvoorstellen mee te nemen naar een integrale afweging. Volgens hem gebeurt dat te weinig. Rachid zegt dat in de voorjaarsnota wel wordt aangegeven wat ongedekt beleid is. Johan Dorst merkt op dat dit alles bedoeld is voor de Utrechter, die op deze wijze het beleid niet kan volgen.

Margreet Ramaker vindt de evaluatie mooi en waardevol. Volgens haar is het voor raadsleden heel lastig om financieel te sturen, zeker als ze in de oppositie zitten. Voorwoorden van portefeuillehouders bij beleidsnota’s leest zij nooit. Zij vindt het geen probleem als van de standaard wordt afgeweken indien dat goed wordt onderbouwd. Ruud Maas is het hiermee eens. Volgens Margreet is afgesproken dat de Raad wel periodiek controlemomenten heeft.

Bina Chirino ervaart de voorwoorden van portefeuillehouders niet als storend. Zij kan zich wel vinden in de punten van de evaluatie. Ze zou afwijken van de standaard willen voorkomen, maar wil het niet verhinderen als het eenmaal gebeurt. Bina herkent zich niet in de opvatting dat er veel ongedekt beleid zou zijn. Wat zou je gezamenlijk kunnen doen om dat te voorkomen? Joost Vasters zegt dat dit om een wat bredere discussie vraagt. Bina vindt dit daarvoor een betere plek dan de raadszaal. Rachid Sagrahaoui zegt dat de adviescommissie duidelijk en eenduidig moet zijn in wat zij meegeeft, vooral in een tijd van krapte (zowel financieel als qua mensuren). Je moet de vraag stellen of iets überhaupt uitgevoerd kan worden. Johan Dorst zegt dat bijna nergens de beleidscyclus en de financiële cyclus zo goed aan elkaar gekoppeld zijn als in Utrecht.

9. Vooruitblik volgende vergadering De volgende vergadering is op 15 januari 2026. Dan is ook de overdracht naar de volgende commissie. De leden worden verzocht om voor 11 december de evaluatie in te vullen.

9. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 19.30 u.

Actie- en besluitenlijst Actiepunt

Actiehouder

1

Het raadsvoorstel normenkader rechtmatigheid wordt als A-punt doorgeleid naar de commissie VBF.

Adviescommissie

2

Het voorstel derde technische

Adviescommissie

begrotingswijzer wordt als A-punt doorgeleid naar de commissie VBF. 3

Het onderwerp ‘ongedekt beleid’ moet in een volgende vergadering terugkomen.

Adviescommissie

4

De leden van de commissie moeten voor 11 december de evaluatie invullen.

Adviescommissie

Deadline