20250213 in gesprek over het versterken van de Financiele Functie

In gesprek over versterken van de financiële functie

13 februari 2025 Rob Sijm, Wim Kouwenhoven

Doel vandaag in gesprek is tweeledig 1. Informeren over de activiteiten van de afgelopen periode 2. Informeren over de beoogde activiteiten in de komende periode

De afgelopen periode is het nodige gebeurd en in gang gezet om te stutten en te stabiliseren binnen financiën Overzicht van interventies

•

Versterking proces Voorjaarsnota (werk met werk) • Rolverdeling verduidelijkt • 4-ogen principe verder versterkt • Regie en coördinatie op het proces en de kwaliteit van de inhoud versterkt • 5 thema’s extra aandacht om juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid te borgen onder meer door vastleggen van de werkwijze, dossiervorming en kwaliteitssysteem

•

Versterking concernsturing door opschonen/herijken interne financiële spelregels

•

Verdere vastlegging en inrichting van financiële werkprocessen inclusief interne beheersing

•

Interventies in personele bezetting

De afgelopen periode is het nodige gebeurd en in gang gezet om te stutten en te stabiliseren binnen financiën Overzicht van interventies

•

Implementatie en gebruik SAP (update financieel systeem)

•

Sessies met teams binnen concern financiën georganiseerd t.a.v. werkdruk, samenwerking, houding/gedrag en ondersteuning/supportstructuur

•

Start met actualisatie van het handboek Financiën

•

Ontwikkeling gestandaardiseerd dashboard Financiën en HR voor managementinformatie (intern gebruik)

•

Basis voor functiehuis Financiën opgesteld

•

Vervolgstappen in het versterken van de capaciteit en kwaliteit van het personeel bij concern financiën en Ruimte

Ook inzicht gegeven dat de versterking van de gemeentebrede financiële functie complex is

Going concern

Verandering

Kiezen

Delen

Duurzame beweging

Snelle interventies

Planbaar

Organisch

Nu de stap doorzetten van stutten en stabiliseren naar structureel verbeteren, te presteren en te leren

Werkwijze om structureel te verbeteren, presteren en verbeteren • In kaart brengen van het geheel en oppakken en verbeteren van delen in het huidige werk • Aandacht voor procesmatige en organisatorische aspecten en voor kennis, kunde en gedrag • Inzet op versterken kennis en kunde van medewerkers, en op gedragspatronen die helpend of belemmerend kunnen zijn

• De veranderaanpak bevat enerzijds een “blauwe” insteek met planning en plan, anderzijds vormt een organische, ontwikkelgerichte aanpak de kern om tot structurele verbeteringen te komen. • (Elementen van) systemisch werken en het Verandermodel van Ten Have bieden handvaten die bij de veranderopgave een plek krijgen.

• Elk half jaar stil wordt stil gestaan bij de gerealiseerde resultaten, wat er goed ging en beter kan, wat input geeft voor de periode die volgt.

Daarmee draagt de werkwijze bij aan verschillende doelen 

Vertrouwen in de organisatie: creëert goed inzicht in de behaalde resultaten en de te verwachten prestaties waaronder door betere kwaliteit van de prognoses



Grip op en inzicht in de bedrijfs-/doelmatigheid de organisatie: het management ontvangt die informatie waarmee beslissingen genomen kunnen worden en wordt in staat gesteld snel bij te sturen, bijv. door inzicht in doelmatigheid van beleid



Levert tijd op: legt focus op activiteiten die belangrijk zijn, zorgt ervoor dat onnodige activiteiten achterwege blijven, vergroot daarmee de interne efficiency/effectiviteit



Plezier: het maakt de werkzaamheden leuker, makkelijker en meer van toegevoegde waarde voor de betrokkenen

Zo we lb g (fin em inne anc een n F iële te b &I a kol ree ls om d en lijn ) Versterken samenwerking en ontwikkelen van het gewenst gedrag waaronder werken conform DRA

Beoogde resultaten

Organisatie en besturing

Gezamenlijke visie op de financiële functie incl. dienstverleningsconcept

Inrichting toekomstige financiële functie vastgesteld

(Functionele) sturing versterkt

Structuur en interne beheersing

Heldere taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden

Duidelijke kaders incl. toetsing en handhaving van de kaders

Werkend intern beheersing raamwerk – interne controle – 3 lijnen

Processen

Financiële kern- en ketenprocessen op orde

Inkomende en uitgaande geldstromen op orde

Werkende P&C cyclus incl. betrouwbare ramingsfunctie

Informatievoorziening en systemen

Implementatie, gebruik en doorontwikkeling SAP

Inzet technologische (hulp)middelen waar zinvol en mogelijk

Eenduidige (financiële) management informatie met passende analyse

Medewerkers

Opleiding, ontwikkeling en competenties in kaart en versterkt

Functiehuis eenduidig en vereenvoudigd

Werving en strategische personeelsplanning op orde

9

Tenslotte 

Welke vragen zijn nog te stellen



Welke aandachtspunten worden mee gegeven

Bijlagen

Beoogde resultaten tot het zomerreces De volgende resultaten worden in de eerste fase gerealiseerd:  Juiste, volledige en tijdige oplevering van de Jaarstukken en Voorjaarsnota  Voorbereiding om te komen tot een juiste, volledige en tijdige begroting 2026  Verdiepend inzicht in patronen binnen de samenwerking  Teamontwikkeling doorgezet – onder meer binnen het MT Financiën en de F-teams. Organisatie en besturing  Eindbeeld 2025 en eindbeeld 2028 gereed, waarmee scherper is waar naartoe wordt gewerkt  Gezamenlijk visie op financiën geconcretiseerd waarin naar voren komt waar Financiën voor staat en gaat Structuur en interne beheersing  Hoofdlijnen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden vastgesteld en uitwerking van de drie lijnen rondom interne beheersing en risicomanagement  Actualisatie handboek Financiën verder gevuld, waarbij nadruk ligt op materieel omvangrijke geldstromen

12

Beoogde resultaten tot het zomerreces (2) Processen  Verder overzicht kern- en keten processen, oppakken verbetering van een aantal - meest risicovolle - processen en eenduidig in kaart brengen van een aantal processen en werken conform datgene wat in kaart is gebracht. Informatievoorziening en systemen  SAP geïmplementeerd en in gebruik, doorontwikkeling gestart – waarbij doorontwikkeling plaatsvindt met kerngebruikers  Opzet/ format van eerste gestandaardiseerde financiële (management)rapportages gereed – waardoor op iets gezamenlijk gestuurd kan worden, wat focus en richting bevorderd  Inrichting MS-Teams / Intranet Financiële functie in opzet gereed rondom ontsluiting informatie – waardoor makkelijker actuele informatie gevonden kan worden door stakeholders. Medewerkers  Inzicht in lopend aanbod van training, opleiding en on-boarding rondom de financiële functie – zodat eventueel gezamenlijk opgetrokken kan worden rondom leerlijnen  Huidige functies, wie zit waar en wie doet wat - verder in kaart gebracht – waarmee we elkaar makkelijker weten te vinden, kennis kunnen delen en de samenwerking kunnen versterken  Kennisontwikkeling en ondersteuningsstructuur op kwetsbare processen – om de (eerste) risico’s verder te verkleinen, naast alle bovenstaande elementen die de risico’s verkleinen. 13