20230907 Rekenkamerbrief_Plan van aanpak herijking Samen stad maken
Tekst van het document
Aan de gemeenteraad en het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Utrecht
Behandeld door
Johan Snoei & Vince van Houten
Datum
7 september 2023
Doorkiesnummer
06 – 34 61 22 80
Ons kenmerk
10596853
j.snoei@utrecht.nl
Onderwerp
Bijlagen
Tabellen oordeel aanpak per raadsbesluit en verwerking
Rekenkamerbrief Plan van aanpak herijking Samen stad maken
toezeggingen
Geachte leden van de raad en het college, Op 13 juni ontving u de raadsbrief Plan van Aanpak herijking Samen stad maken. Het college biedt met het plan van aanpak ook inzicht in de verdere implementatie van het raadsbesluit over het rekenkamerrapport Horen, zien en samen door. Wij spreken onze waardering uit voor de tijdige aanlevering van het plan van aanpak. Met deze brief delen wij graag onze visie op de inhoud van dit plan van aanpak met u.
PLAN BIEDT WEINIG INZICHT IN AANPAK RAADSBESLUITEN De raadsbrief is gecentreerd rond de herijking van Samen stad maken en is daardoor voornamelijk gericht op het proces dat doorlopen zal worden om tot die herijking te komen. In het planningsoverzicht zijn de zes aanbevelingen uit het rekenkameronderzoek bij de vijf nader uit te werken sporen ondergebracht. In het plan van aanpak wordt echter niet geconcretiseerd hoe het college binnen deze sporen uitvoering gaat geven aan de aanbevelingen. Bij de aanbevelingen 2, 4 en 5 wordt ook niet duidelijk wanneer dit gebeurt. De aanpak blijft daardoor vaak impliciet. In tabel 1 in de bijlage geven we per raadsbesluit een inhoudelijk oordeel over de voorgestelde aanpak. Op basis van deze analyse komen wij tot de conclusie dat het plan van aanpak voor de meeste aanbevelingen niet of nauwelijks inzicht biedt in de manier waarop ze door het college worden opgepakt. Het wordt daardoor voor de raad pas in de eerste helft van 2024 duidelijk hoe de zes aanbevelingen worden uitgevoerd.
1
TOEZEGGINGEN COMMISSIEDEBAT NOG NIET GECONCRETISEERD Tijdens het debat in de commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën op 18 april over het rekenkamerrapport en de raadsbrief Focus en koers herijking Samen stad maken heeft het college een aantal toezeggingen gedaan. Wij hebben de opvolging van die toezeggingen in het plan van aanpak getoetst. Ze staan hieronder als bijlage 2. Daaruit blijkt dat de meeste toezeggingen (nog) niet zijn opgepakt of geconcretiseerd.
TEN SLOTTE Zoals in Samen stad maken: participatie al werd geformuleerd levert participatie een maatschappelijke meerwaarde op door vergroting van de betrokkenheid van belanghebbenden, verbetering van de kwaliteit van beleid en meer cohesie en gemeenschapszin. Het is wat ons betreft daarom essentieel dat het college concretiseert hoe de raadsbesluiten bij de doorontwikkeling van Samen stad maken worden geïmplementeerd. Wij zullen de voortgang van de voorgestelde aanpak dan ook met belangstelling blijven volgen.
Met vriendelijke groet,
Drs. P.W.D. Venhoeven Voorzitter Rekenkamer Utrecht Stadhuisbrug 1 Utrecht Postbus 16200, 3500CE Utrecht 030-286 13 91 | utrecht.nl/bestuur-en-organisatie/rekenkamer
2
BIJLAGEN Tabel B1.1 Nr.
1
Oordeel aanpak per raadsbesluit
Raadsbesluit
Gekozen
Aanpak college B&W
Horen, zien en samen door (2022)
spoor
Plan van aanpak herijking Samen stad maken (2023)
Voorafgaand aan een participatietraject aan inwoners,
1. Kompas over zeggenschap
Uit het plan van aanpak wordt niet duidelijk hoe het kompas gaat bijdragen aan het
raadsleden en andere
voorafgaand aan een traject duidelijk maken
belanghebbenden duidelijk maken hoe het traject eruitziet,
hoe het traject eruitziet, waar het inhoudelijk om gaat, welke beïnvloedingsruimte
waar het inhoudelijk om gaat, welke beïnvloedingsruimte
deelnemers hebben en op welke manier hun inbreng van invloed kan zijn op de
deelnemers hebben en op welke manier hun inbreng van invloed
uiteindelijke besluitvorming. Er is met name aandacht voor het proces dat doorlopen zal
kan zijn op de uiteindelijk
worden om tot een definitief kompas te
besluitvorming.
komen. Wij zijn positief dat het openbaar maken van participatieplannen onder spoor 5 Interne werkwijze en formats wordt gestimuleerd. Wij benadrukken het belang om een participatieplan voorafgaand aan een traject altijd openbaar toegankelijk te maken voor alle belanghebbenden. Zo is voor inwoners en raadsleden vooraf duidelijk wat zij van het traject kunnen verwachten.
2
Per project analyseren welke
5. Interne
Wellicht dat de analyse en
doelgroepen betrokken moeten
werkwijze en
doelgroepgerichte aanpak worden opgepakt
worden en een doelgroepgerichte aanpak
formats
bij de verbetering van het format voor participatieplannen, maar dat wordt in het
hanteren om meer verschillende Utrechters te bereiken.
plan van aanpak niet expliciet gemaakt. Wij memoreren dat moeilijk bereikbare doelgroepen juist baat hebben bij een activerende aanpak.
3
Een transparante werkwijze
1. Kompas over
In het plan van aanpak wordt niet expliciet
hanteren zodat deelnemers aan participatietrajecten zich gezien
zeggenschap 5. Interne
gemaakt hoe het college tot een transparante werkwijze bij
en gehoord voelen.
werkwijze en
participatietrajecten gaat komen.
formats 4
Tussentijds en achteraf duidelijk
5. Interne
Over het tussentijds en achteraf duidelijk
aan inwoners en raadsleden terugkoppelen wat er met de
werkwijze en formats
terugkoppelen lezen we in het plan van aanpak niets terug. Wellicht dat het achteraf
inbreng van belanghebbenden is
terugkoppelen deels wordt opgepakt bij de
gedaan. En daarbij ook beargumenteerd uitleggen
verbetering van het format voor participatieverslagen, maar dat wordt niet
waarom de inbreng wel of niet tot
expliciet gemaakt.
3
wijzigingen in het eindproduct heeft geleid. 5
De inspanningen en resultaten
3. Samenwer-
In het plan van aanpak wordt aangegeven
van participatietrajecten vanuit verschillende perspectieven in
kende en lerende
dat het college ‘systematisch leren’ zal ontwikkelen. Maar wat dat precies betekent,
beeld brengen, zodat hiervan geleerd kan worden bij andere
organisatie
en of daarmee de inspanningen en resultaten per participatietraject vanuit
trajecten. 6
verschillende perspectieven in beeld worden gebracht wordt niet expliciet gemaakt.
De doelen, rollen en taken in het
1. Kompas over
Bij de toetsing van het kompas in
actieprogramma Samen stad maken: participatie in
zeggenschap
conceptvorm wordt opgehaald welke leidende principes voor houding en gedrag
samenspraak met de gemeenteraad concreter maken
voor ambtenaren, wethouders en raadsleden nodig zijn om het kompas ook in
zodat deze beter toepasbaar zijn
de uitvoering de beoogde impact te laten
bij de gemeentelijke inzet bij participatietrajecten.
hebben. Over het afstemmen van doelen, rollen en taken in het actieprogramma (en in welke mate dat in samenspraak met de gemeenteraad gebeurt) lezen we in het plan van aanpak niets terug.
Tabel B1.2 Nr.
1
Oordeel verwerking toezeggingen
Toezeggingen college B&W
Aanpak college B&W
Commissiedebat VBF 18 april 2023 (regelnummer van de toezegging in het verslag)
Plan van aanpak herijking Samen stad maken (2023)
Voor de zomer 2023 komt het college met een brief
Met de verzending van het plan van aanpak
aan de raad over het plan van aanpak: hoe het college tot het kompas komt en de leidende
is aan deze toezegging voldaan.
principes met de raad en met de stad (1122). 2
3
Het college wil alle suggesties die de raad op tafel
De suggesties van de raad om meer
legt om meer doelgroepgericht te werken
doelgroepgericht te werken zullen aan bod
meenemen in de uitwerking. Ook bij de tekentafel zal uitgebreid worden stilgestaan: wanneer kan dat
komen wanneer het kompas in conceptvorm wordt getoetst. Dit geldt ook
wel en niet, wat zijn de voor- en nadelen (1142).
voor de tekentafel.
Het resultaat van participatie zal zichtbaar worden
In het plan van aanpak wordt niet benoemd
gemaakt in het participatieverslag. Dat zal niet altijd
hoe in participatieverslagen de opbrengsten
procesmatig gebeuren. Het gaat er juist om de opbrengst menselijker en inzichtelijker te maken. Dit
van participatie menselijker en inzichtelijker gemaakt worden.
wordt meegenomen in de uitwerking van de aanbeveling (1160). 4
Het breder betrekken van sleutelpersonen zal
In het plan van aanpak staat dat
terugkomen in het plan van aanpak bij de participatiegroep over zeggenschap (1171).
sleutelpersonen worden betrokken bij de ontwikkeling van het kompas.
4
5
Met het kompas wordt richting en invulling gegeven aan aanbeveling 1: helderheid, de kaders en
Uit het plan van aanpak wordt niet duidelijk hoe het kompas gaat bijdragen aan
randvoorwaarden bij participatie. In het plan van aanpak wordt beschreven hoe daar uitvoering aan
helderheid, de kaders en randvoorwaarden bij participatie. Er is met name aandacht
gegeven zal worden (1184).
voor het proces dat doorlopen zal worden om tot een definitief kompas te komen.
6
Mensen uit de stad zullen worden betrokken bij
Binnen het derde spoor Samenwerkende
trainingen (1210).
en lerende organisatie worden de reguliere activiteiten, waaronder trainingen, voortgezet. Het is onduidelijk of en hoe mensen uit de stad bij deze trainingen betrokken worden.
7
Het versterken van buurt- en burgerorganisaties zal worden verankerd. Dat komt in het plan van aanpak
In het plan van aanpak worden buurt- en burgerorganisaties niet benoemd.
terug (1250). 8
Inclusie bij participatie wordt in de uitwerking van het plan van aanpak expliciet meegenomen (1317).
In het plan van aanpak worden inclusie of inclusief participeren niet benoemd.
9
Het college maakt een analyse op inhuur van
Het college zal nader onderzoeken wat de
expertise bij participatietrajecten versus investeren in het eigen (interne) vakmanschap. Wordt er niet te
mogelijkheden zijn om kennis en expertise meer binnen de organisatie te borgen. Bij
snel gekozen om voor inkoop te gaan in plaats van voor vakmanschap te kiezen? Het college neemt
dit onderzoek worden ook de financiële mogelijkheden betrokken (zoals
dat mee in het plan van aanpak voor de zomer.
inhuurbudgetten inzetten voor de
Wanneer dat niet zal lukken, informeert de wethouder de raad daarover (1344).
ontwikkeling van het eigen vakmanschap).
In het plan van aanpak wordt teruggekomen op het verzoek om participatieplannen voortaan
Het college wil het format voor het participatieplan minder vrijblijvend maken.
voorafgaand aan het participatietraject openbaar te
Binnen de organisatie zal het openbaar
maken (1435).
maken van participatieplannen nu al zoveel mogelijk gestimuleerd worden. Het is echter
10
onduidelijk hoe dat moet gebeuren. Het is ook onduidelijk of na de herijking het openbaar maken van participatieplannen verplicht wordt, of dat dit slechts bij het stimuleren daarvan blijft.
5