20220826 Zomersessie adviescommissie.pdf

Zomersessie adviescommissie C&F 2022

26 augustus 2022 FIJ

Ochtendprogramma Tijdsplanning

0. Introductie

9.45- 9.55 uur

1. Basispresentatie

9.55-10.30 uur

2. Brainstormen

10.30-11.30 uur

3. Pauze

11.30-11.40 uur

4. Brainstormen

11.40-12.15 uur

5. Samenvatten en concluderen

tot 12.30 uur

Introductie • Wat is jouw rol en inzet?

Inventarisatie aandachtspunten van adviescommissie (1/2) •

Inzicht (fotomoment) in wat al vastligt en structureel is en wat er verschuift (voorbeeld evenementen).

•

De begroting gaat vaak over “grote brokken”, en sluit niet aan bij het detailniveau waar het in de raad over gaat.

•

Raadsvoorstel over lokale media is een goed voorbeeld van hoe dekking en verschuiving inzichtelijk kan worden gemaakt.

•

Behoefte aan inzicht in de financiële en personele slagkracht, zijn ambities uitvoerbaar?

•

Behoefte aan inzicht in financiële positie met oog op dekkingsvoorstellen en risico-inschatting.

•

Behoefte aan inzicht in de financiële ruimte (welke kosten zijn beïnvloedbaar?)

•

Consistentie tussen programma’s ontbreekt.

•

Programma-indeling met 17 programma’s is net een te hoog aggregatieniveau, behoefte aan net iets meer detail.

•

Passende indicatoren gebruiken om te meten of de doelstellingen gehaald zijn.

•

Beoordeling van kosten (budget) versus baten (doelstelling, activiteit) mogelijk maken.

•

Scenario’s in beeld brengen, zodat politieke keuzes gemaakt kunnen worden.

•

Aandacht voor het detailniveau van de begroting versus de omvang van de begroting.

•

Samenhang tussen beleidscyclus en begrotingscyclus.

•

Doelstellingen SMART formuleren, en effecten beter meten.

•

Vereenvoudiging van het financiële deel van de begroting: begroting moet raad helpen bij haar controlerende taak.

Inventarisatie aandachtspunten van adviescommissie (2/2) •

Bij beleidsproducten meer inzicht geven in de financiële gevolgen. Teveel plannen zonder dekking.

•

Evalueren om te leren: wat is de oorzaak van onderuitputting?

•

Moment van aanbieden zorgvuldig kiezen, voorkom ondersneeuwen bij aanbieden tegelijkertijd met VJN (voorbeeld riolering).

•

Verbeteren MPR: wat moet de raad besluiten, wat is veranderd t.o.v. vorig jaar, inzicht in kosten.

•

Doorpraten over de nieuwe opzet van activiteiten met drie categoriën: wat doe we dit jaar, wat doen we altijd, meerjarige trajecten.

Basis • Sturen en Verantwoorden

Sturing breder dan Begrotingscyclus

Begrotingscyclus • Begrotingscyclus dient optimaal ondersteunend aan effectieve sturing te zijn, • op het niveau van de raad, college en organisatie

Effectieve sturing • Gemeentebreed geen eenduidig beeld van inhoudelijke doelstellingen waarop we sturen • Meerdere sturingsmechanismen naast elkaar, zonder heldere samenhang: • Strategische lange termijn doelstellingen (Gezond Stedelijk Leven voor Iedereen)

• Programmabegroting met programmadoelstellingen • Beleidskaders, visies, nota’s (aard van de documenten onduidelijk, van ambitie tot uitvoeringsplan) • Managementcyclus • Opgavengericht werken • Utrecht sturingsmodel  Dit belemmert de uitvoeringskracht van de organisatie, het college en de raad • Veel vrijheid in beleidsvorming: stapeling van ambities • Hoge werkdruk, ambtelijk en bestuurlijk • Gebrekkig inzicht in resultaten ten opzichte van doelen en dus beperkt leren

Meerdere sturingsmechanismen naast elkaar OO / IRM

OO / IRM

Opgave Opgave

Opgave

OO / IRM

OO / IRM

Opgave

Opgave

Opgave Opgave

Opgave

Opgave

Strategische doelstelling

Programma

Dilemma’s bij huidige opzet begroting • Onevenredige verdeling van budgetten over programma’s (van 16 miljoen tot 290 miljoen euro) • Doelstellingen verdeeld over meerdere programma’s: • Vastgoed (is verdeeld over o.a. de programma’s Vastgoed, Onderwijs, Sport, Cultuur) • Duurzaamheid (onderdeel van diverse programma’s) • Werk en economie (is verdeeld over de programma’s Economie en Werkgelegenheid voor iedereen, en Werk en Inkomen) • Bredere inzet nodig voor realiseren van ambitie binnen een programma: bv. Volksgezondheid en Duurzaamheid • Ruimtelijke Strategie Utrecht 2040 als koers voor de ruimtelijke ontwikkeling, Groeien in balans onderdeel van meerdere programma’s: Openbare ruimte en groen, Samenleven en Sport, Onderwijs, Cultuur, Maatschappelijke voorzieningen, Mobiliteit en Organisatie • Coalitieakkoord met opgaven als kansengelijkheid, levendige en leefbare stad, klimaatcrisis en woningnood zijn onderdeel van meerdere programma’s: Openbare orde en veiligheid, Gezondheid, Onderwijs, Wonen, Vastgoed, Economie. • Rijk wil meer samenhang zien tussen de verschillende onderdelen in het gezondheidsbeleid, sport, bewegen en sociale basis. Kabinet strooit met SPUK’s voor gemeenten (binnenlandsbestuur.nl)

Aspecten verbetering begrotingscyclus documenten Stuurbaarheid • Concrete programmadoelstellingen

Leesbaarheid • Inzicht

• Duidelijke sturingslijn • Effectindicatoren/verplichte BBV indicatoren • Utrechts sturingsmodel • Hoeveel geld geven we uit en hoeveel daarvan is beïnvloedbaar?

• Uniformiteit • Informatie op hoofdlijnen • Verdieping in beleidscyclus • Visualisatie • Voorkomen van dubbelingen

Verbetering stuurbaarheid We werken tegenwoordig veel samen met externe partijen, bv bij de wooncrisis, de klimaattransitie, de problematiek in de jeugdzorg, de ondermijning en inburgering. Hierdoor: Volstaat het niet meer om vanuit het eigen organisatieperspectief te handelen, daarom sturen we de laatste jaren steeds meer op opgaven, gevolg is dat we onze onderliggende sturingsmechanismen moeten aanpassen en leren dat meer informatie niet per definitie leidt tot betere sturing

Verbetering leesbaarheid (1/2) Bij de programmabegroting 2023 gaan we uit van: (raadsbrief 5 juli 2022) Uniforme structuur voor alle programma’s op basis van onderstaande indeling • Ambitie • Wat willen we bereiken? • Samenvoeging van de verschillende niveaus doelstellingen in 2022 tot één niveau in 2023. • Wat gaan we daarvoor doen?, onderverdeeld naar • Wat doen we dit jaar • Wat doen we altijd • Meerjarige trajecten • Wat mag dat kosten? • Overig • Overzicht van risico’s en beheersmaatregelen per programma (toegelicht in adviescommissie d.d. 3 september 2021)

Verbetering leesbaarheid (2/2) Bij de programmabegroting 2023 zijn de volgende wijzigingen doorgevoerd in het hoofdstuk Paragrafen: • Samenvoeging van de onderdelen Weerbaarheid en Wendbaarheid en Weerstandsvermogen en Risico’s tot één nieuw onderdeel Financiële positie. (wijziging toegelicht in adviescommissie d.d. 3 september 2021) • Toevoeging van een risicoprofiel per partij bij het onderdeel Verbonden partijen. • Verbetering van de leesbaarheid van het onderdeel Investeringen.

Illustratie (1/2) Beleidscyclus

Documenten

Visie

• Koersdocument Ruimtelijke strategie Utrecht 2040

• Koersdocument Leefbare stad en maatschappelijke voorzieningen

Nota

• Mobiliteitsplan Utrecht 2040 • Woonvisie Utrecht beter in balans

• Nota Grenzen Stellen Perspectief Bieden

Uitvoeringsplan

• Meerjaren Perspectief Ruimte

• Uitvoeringsprogramma Integraal veiligheidsplan

Illustratie: Nota Grenzen stellen, perspectief bieden Beleid

Begroting

Illustratie (2/2) Begrotingscyclus:

<Sneak preview BEGROTING 2023>

Brainstormen • Film Inleiding Tom Overmans (adviescommissie 2021)

1. Welke financiële informatie is wenselijk in de begroting (detailniveau)? • Detailniveau MO (4 thema’s) en W&I passend, maar sluit niet goed aan op de opgaven zoals die in de raad worden besproken. Bijvoorbeeld schuldenaanpak, werk naar werk. • Detailniveau veiligheid is te hoog. • Informatie op productniveau staat in de begroting op de website, maar niet in de pdf versie van de begroting (te gedetailleerd). • Voorgaande jaren moeten beter vindbaar zijn. • Budgetten niet persé koppelen aan doelstellingen (aan activiteiten?)/ doelstellingen anders formuleren.

2. Wat hoeft niet meer in de begroting? Voorkom lange teksten • Samenvatting per programma weglaten • Samenvatting van visie weglaten, verwijzing volstaat • Toelichting op plannen, hoort in beleidscyclus

Verdere suggesties • Doelstelling in één zin, bedrag koppelen aan doelstelling • Minder programma’s? • Relatie tussen indicatoren en budget • Inzicht in onderscheid: wat is er anders, wat is wettelijk…

3. Wat is nodig om meer zicht te krijgen op de uitvoeringskracht? • Begin met SMART geformuleerde doelstellingen. • Voer een (beknopte) uitvoeringstoets uit (naar het voorbeeld van het rijk): • financieel, juridisch, personeel, externe factoren, • raad informeren als uitkomst uitvoeringstoets “negatief” is. • Leg scenario’s voor, met aandacht voor invloed van externe factoren. • Aandachtspunt: uitvoeringsplannen worden niet voorgelegd aan de raad, daarom behoefte aan meer informatie tbv besluitvorming over visies. • In raadsvoorstellen explicieter maken wat de raad beslist als zij instemmen met een visie.

Samenvatten en concluderen