20211108 Rekenkamerbrief Vervolg Regeling risicovolle projecten.pdf

Aan de gemeenteraad en het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Utrecht

Behandeld door

Gerth Molenaar

Datum

8 november 2021

Doorkiesnummer 030 – 286 1391

Ons kenmerk

9433318

E-mail

Onderwerp

Rekenkamerbrief Raadsbrief Regeling Risicovolle Projecten

g.molenaar@utrecht.nl

Bijlagen

Geachte leden van de raad en het college, Op 17 september 2021 ontving u over de Regeling risicovolle projecten (verder RRP) een raadsvoorstel en raadsbrief met diverse startdocumenten en voortgangsrapportages. Deze documenten volgen op de besluitvorming over de RRP in de raad van 17 juni 2021. Wij geven onze zienswijze en richten ons daarbij op de algemene toepassing van de RRP en niet op specifieke inhoudelijke aspecten van de desbetreffende projecten. De voorliggende documenten zien wij als een forse stap in de goede richting, waarbij verdere verbeteringen mogelijk zijn. Onze aanbevelingen over de RRP in de rekenkamerbrief van 11 mei 2021 zijn gedeeltelijk overgenomen door enkele aanpassingen in de bepalingen en/of toelichting bij de RRP.

ENKELE ONDERWERPEN BLIJVEN ONDERBELICHT IN DE RRP Enkele onderwerpen voor de inhoud van een startdocument zijn volgens ons in de RRP onderbelicht gebleven: een verplichte probleemanalyse, een kosten-batenafweging en de koppeling van een project met de begroting. Een probleemanalyse bestaat uit het signaleren van een probleem, het opsporen van de oorzaken, het scheiden van de hoofd- en bijzaken en verbanden leggen tussen verschillende problemen. Bij de afweging van kosten en baten wordt gekeken naar wat een project kost, maar ook wat het oplevert. Voor deze afweging zijn al naar gelang de aard van het project verschillende methoden ontwikkeld. Wij vinden het belangrijk dat bij het begin van het project naast de kosten-batenafweging ook de financiële gevolgen voor de gemeentelijke begroting van zowel de investering als exploitatie duidelijk worden.

1

Aanbeveling: 1.

Besteed aandacht aan de onderwerpen probleemanalyse, afweging van kosten en baten en de koppeling van een project met de begroting. Overweeg deze onderwerpen na een eerste evaluatiemoment alsnog in de RRP op te nemen.

TOETSING DOOR CONCERNCONTROL BELANGRIJK We zijn positief over de rol van concerncontrol bij het toezicht op en advies over de werking van de RRP. Behalve wat hierover staat in de Handleiding projectbeheersing, hebben wij geen inzicht in hoe het controlregime in opzet is vormgegeven. De beoogde goede werking van de RRP in de praktijk zal nog moeten blijken. Het gaat er nu om dat de RRP eenduidig wordt toegepast, dat wordt geleerd van de ervaringen met risicovolle projecten, en dat dit de beheersing van risicovolle projecten bevordert. Het ‘verzwaard controlregime’ van de RRP zou de informatievoorziening aan de raad, en daarmee ook de kaderstellende en controlerende taak van de raad moeten versterken. Aanbeveling: 2. Verzoek om informatie over de invulling van de rol van concerncontrol en de controlorganisatie bij het verzwaard controlregime voor RRP-projecten.

SYSTEMATISCHER RAPPORTEREN OVER RISICO’S Het inzicht in risico’s over het geheel van de projecten kan verder worden verbeterd. Wat opvalt is dat in de documenten op een uiteenlopende manier over risico’s wordt gerapporteerd. Het nut en de kracht van de RRP staat of valt bij de inbedding in het bredere geheel van risicomanagement. Van belang is dat de RRP, de Handleiding projectbeheersing en het beleid voor risicomanagement goed op elkaar aansluiten. Wij pleiten ervoor om op basis van een systematisch overzicht van risico’s (risicomatrix e.d.) te rapporteren en niet alleen over de belangrijkste risico’s of over een top-5 van risico’s. Aanbeveling: 3. Besteed bij het beoordelen van startdocumenten en voortgangsrapportages aandacht aan de wijze waarop over risico’s wordt gerapporteerd. Standaardiseer de wijze van risicobeoordeling en rapporteer over álle risico’s.

UNIFORMITEIT VAN DOCUMENTEN BEVORDERT VERGELIJKBAARHEID Met de voorliggende documenten zet het college een eerste stap bij het toepassen van de RRP op verschillende concrete projecten. Dit leidt tot een verbetering van de informatievoorziening aan de raad over risicovolle projecten. Inhoudelijk wordt in de documenten ingegaan op de onderwerpen die in de RRP zijn benoemd, waarbij de

2

aangegeven structuur wordt gevolgd. Dit is bevorderlijk voor de navolgbaarheid. Het spreekt voor zich dat de documenten van elkaar verschillen in omvang, detaillering en mate van diepgang al naar gelang de aard van het project en de fase waarin het project zich bevindt. Wat wel opvalt is dat de documenten qua vorm, redactie en vormgeving op onderdelen van elkaar verschillen. Dit doet afbreuk aan de vergelijkbaarheid. Een verdere uniformering helpt hierbij. Aanbevelingen: 4. Vraag om een verdere doorontwikkeling en uniformering van de wijze van rapporteren in de startdocumenten en voortgangsrapportages.

ACTUEEL OVERZICHT VAN GETOETSTE PROJECTEN GEWENST Bij raadsbehandeling op 17 juni 2021 maakte een raadsbrief met daarin onder meer een overzicht van alle getoetste projecten deel uit van de bespreekstukken. Wij vinden het raadzaam om dat overzicht actueel te houden en mee te blijven sturen op rapportagemomenten. Immers, de raad is volgens de RRP bevoegd om ook zelf voorstellen te doen om projecten onder de RRP te brengen. In dat geval is het logisch als de raad kan motiveren waarom een project onder de RRP gebracht zou moeten worden. Aanbevelingen: 5. Voeg steeds een actueel overzicht van alle getoetste projecten toe aan de rapportagemomenten in het kader van de Regeling risicovolle projecten.

AFWEGINGSKADER PROJECTSELECTIE MOGELIJK ONEVENWICHTIG Eerder plaatsten wij kanttekeningen bij het afwegingskader. Doordat selectiecriteria overlappen, krijgen samenwerkingsprojecten sneller een hoger puntenaantal dan projecten die de gemeente zelfstandig in één domein uitvoert (zoals ICT-projecten). Hierdoor wegen de criteria budget, financiële risico’s en impact op de samenleving minder zwaar mee. Dat kan ertoe leiden dat bepaalde projecten niet voor de RRP worden geselecteerd, terwijl de risico’s daartoe wel aanleiding kunnen geven. Wij vinden dat het ingeschatte risicoprofiel (met onder andere een risicoanalyse in termen van kans x impact) (mede)bepalend moeten zijn voor de keuze om een project onder de RRP te brengen. Aanbevelingen: 6. Beoordeel of de toepassing van het afwegingskader leidt tot de gewenste selectie van projecten voor de RRP. Betrek het risicoprofiel bij het afwegingskader voor de RRP.

3

TEN SLOTTE We verwachten dat de toepassing van de RRP zal bijdragen aan versterking van de projectbeheersing en aan verbetering van de informatiepositie van de Raad. De rekenkamer blijft de werking van de RRP in de praktijk volgen. Met vriendelijke groet,

Drs. P.W.D. Venhoeven Voorzitter Rekenkamer Utrecht Stadhuisbrug 1 Utrecht Postbus 16200, 3500CE Utrecht 030-286 13 91 | utrecht.nl/rekenkamer

4