20210623 Jaarplan 2021-2022 Rekenkamer Utrecht.pdf

JAARPLAN 2021-2022

1

JAARPLAN 2021-2022

UTRECHT, 23 JUNI 2021

2

REKENKAMER UTRECHT LEDEN ▪

Paul Venhoeven (voorzitter)

▪

Carolien de Boer

▪

Sjoerd Keulen

MEDEWERKERS ▪ ▪

Marissa Bultman Naomi Meys

▪

Johan Snoei

▪ ▪

Gert Jan de Vries Gerth Molenaar (secretaris)

CONTACTGEGEVENS 030 - 286 1391 rekenkamer@utrecht.nl utrecht.nl/rekenkamer Postbus 16200, 3500 CE Utrecht

3

VOORWOORD De Rekenkamer Utrecht is een onafhankelijk bestuursorgaan van de gemeente Utrecht, met een grondslag in de gemeentewet (artikel 81a). De rekenkamer onderzoekt de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur (gemeentewet, artikel 182). Met onderzoek wil de rekenkamer inzicht verschaffen en bijdragen aan het verbeteren van het functioneren van de gemeente Utrecht. Met haar werk beoogt de rekenkamer de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad te ondersteunen. En zo het belang van de samenleving te dienen. De rekenkamer is onafhankelijk in de keuze van onderwerpen, de aanpak en planning van onderzoek, en de oordeelsvorming. Dat uitgangspunt houden wij hoog in het vaandel. Die onafhankelijkheid betekent niet dat wij ‘op afstand’ ons werk doen, integendeel. Voor een goede onderzoeksprogrammering is van belang dat de rekenkamer goed contact heeft met de raad en betrokken is bij wat er in de gemeentelijke organisatie en in de stad gebeurt. In maart 2021 hebben we ons Jaarverslag 2020 gepubliceerd, waarin we terugblikken op het uitgevoerde en lopende onderzoek in 2020, doorlopend in 2021. Voor u ligt het Jaarplan 2021-2022 met een looptijd van 1,5 jaar. Voor het opstellen van dit jaarplan hebben we een ander traject gevolgd dan gebruikelijk.

De aanpassing van de planning en de doorlooptijd van voorliggend jaarplan houdt verband met het doorlopende onderzoek in 2021 en met de komst van de nieuwe voorzitter per 1 januari 2021. Ook menen wij dat een jaarplan voor 2021-2022 praktische voordelen heeft, gelet op het aantreden van een nieuwe raad na de verkiezingen in maart 2022. Wij hebben in februari 2021 bij de fracties een uitvraag om onderwerpsuggesties gedaan en hierover ook gesproken in de kennismakingsgesprekken van Paul Venhoeven als nieuwe voorzitter. Hiermee hadden we veel waardevolle input vanuit de raad en hebben we op basis van de ontvangen reacties voorliggend jaarplan opgesteld. Wij willen de daarbij gemaakte keuzes en onderbouwing van het jaarplan graag in een technische bijeenkomst aan de raad toelichten.

Paul Venhoeven, voorzitter

Gerth Molenaar, secretaris

Carolien de Boer, lid Sjoerd Keulen, lid

4

INHOUDSOPGAVE JAARPLAN 2021-2022 IN ÉÉN OOGOPSLAG .................................................................................................. 6 1

TAAK, MISSIE EN STRATEGIE ............................................................................................................ 8

1.1

TAAK ...................................................................................................................................................... 8

1.2

MISSIE EN STRATEGIE ....................................................................................................................... 8

1.3

RELEVANTE ONTWIKKELINGEN EN STRATEGISCHE NOTIES ...................................................... 9

2

PROGRAMMERING EN UITVOERING ...............................................................................................12

2.1

SELECTIECRITERIA ONDERZOEKSPROGRAMMERING ...............................................................12

2.2

TYPEN ONDERZOEK EN SPREIDING ..............................................................................................13

2.3

FINANCIËN EN CAPACITEIT .............................................................................................................14

3

LOPEND ONDERZOEK.......................................................................................................................18

3.1

ENERGIETRANSITIE ..........................................................................................................................18

3.2

ECONOMISCH BELEID ......................................................................................................................19

3.3

NVRR DOE MEE-ONDERZOEK WOB ...............................................................................................19

4

PROGRAMMERING 2021-2022 ..........................................................................................................22

BIJLAGE 1 SPREIDING ONDERZOEK 2011-2021 ..........................................................................................28 BIJLAGE 2 GROSLIJST ...................................................................................................................................29

5

JAARPLAN 2021-2022 IN ÉÉN OOGOPSLAG Taak, missie en strategie ▪

Lopend onderzoek

Taak: onderzoek naar doelmatigheid, doeltreffendheid en de rechtmatigheid

▪

van het door het gemeentebestuur ▪

gevoerde bestuur Missie: het verbeteren van het gemeentelijk bestuur en het versterken van de publieke verantwoording

▪

▪

Strategie: onafhankelijk onderzoek in het teken van bijdragen aan leren en

▪

Stad: groei van de stad en veranderende relatie tussen gemeente

▪

Projecten Zon op dak en Stimuleren

o

particuliere woningeigenaren Uitvoering en resultaten

o

Perspectief van de burger

Economisch beleid o Mate van effectiviteit economisch o

o ▪

Sturing door de gemeente(raad)

NVVR Doe mee-onderzoek Wet openbaarheid van bestuur (WOB) o Uitvoering afhandeling van Wob-

en inwoners/ondernemers. Gemeente: nieuwe vormen van

o

samenwerking, sturing en

verzoeken (rechtmatigheid) Verantwoording aan volksvertegenwoordiging en samenleving

verantwoording, en versterken bedrijfsvoering. ▪

Benutting hulpbronnen uit de stad en de regio voor doelen gemeentelijk programma Economie & Werkgelegenheid voor Iedereen

Relevante ontwikkelingen Landelijk: houdbaarheid gemeentefinanciën en decentralisaties.

o

beleid gemeente Utrecht sinds 2018

verbeteren

▪

Energietransitie

o

Actieve openbaarmaking

Rekenkamer: opvolging adviezen visitatie en doorontwikkeling producten

Nieuwe onderwerpen

6

▪

Wonen o Functioneren woningmarkt o Groot onderwerp, veel aspecten o Focus op taak en beleid gemeente

▪

Burgerparticipatie o Actieprogramma Samen Stad Maken op de Utrechtse manier o Perspectief van burgers en bewoners op uitvoering o Enkele concrete voorbeelden van participatietrajecten

▪

Informatieveiligheid o Vervolgonderzoek o Uitvoering raadsbesluit

Fotograaf: Rebecca Brockbernd 7

1

TAAK, MISSIE EN STRATEGIE

In dit hoofdstuk gaan wij in op de taak, missie en strategie van de rekenkamer. Hierbij benoemen we ook een aantal ontwikkelingen en strategische noties, die van belang zijn voor onze werkwijze bij het programmeren van onderzoek. In hoofdstuk 2 gaan we daar uitgebreider op in.

1.1

TAAK

De rekenkamer is ingesteld op grond van de Gemeentewet (artikel 81 en 182-185) en heeft taken en bevoegdheden op een bij wet duidelijk afgebakend terrein. Volgens artikel 182 Gemeentewet onderzoekt de rekenkamer de doelmatigheid, doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. Een door de rekenkamer ingesteld onderzoek naar de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur bevat daarbij geen controle van de jaarrekening aangezien dat het werkterrein is van de accountant. De gemeenteraad heeft binnen de kaders van de wet voor Rekenkamer Utrecht het juridisch kader nader vastgelegd in een verordening. De Verordening Rekenkamer Utrecht is begin 2021 geactualiseerd (Gemeenteblad nr. 23412, 26 januari 2021). Wet en verordening laten de rekenkamer ruimte om te bepalen welke invulling zij wil geven aan haar taak en werkwijze. Daarom hebben wij in een missie en strategie geformuleerd wat de rekenkamer wil bereiken en hoe zij dat doet.

1.2

MISSIE EN STRATEGIE

Missie Rekenkamer Utrecht draagt bij aan het verbeteren van het gemeentelijk bestuur en het versterken van de publieke verantwoording. De kernactiviteit bij deze missie is het doen van onafhankelijk onderzoek naar het gevoerde bestuur en beleid, het beheer en de organisatie van de gemeente Utrecht en van de instellingen waarvan de activiteiten geheel of gedeeltelijk door de gemeente Utrecht worden bekostigd. Strategie De rekenkamer bereikt haar missie door onafhankelijk onderzoek uit te voeren en hierover te rapporteren. Het doen van onderzoek is onze kernactiviteit, maar niet als doel op zich. Het doen van onderzoek staat in het teken van bijdragen aan leren en verbeteren. Wij maken inzichtelijk wat er goed en fout gaat, en doen aanbevelingen over hoe het beter kan. Daarbij hoort ook dat wij nagaan welke opvolging is gegeven aan raadsbesluiten over aanbevelingen van de rekenkamer en de doorwerking daarvan. De rekenkamer richt zich met haar publicaties in de eerste plaats tot de Utrechtse gemeenteraad, het college en de gemeentelijke organisatie. Daarnaast brengt zij de publicaties onder de aandacht van de Utrechtse samenleving door deze actief bekend te maken. Daarmee ondersteunen we de

8

kaderstellende en controlerende taak van de gemeenteraad en maken tegelijkertijd voor de Utrechtse samenleving zichtbaar wat er terechtkomt van beleidsvoornemens van de gemeente.

1.3

RELEVANTE ONTWIKKELINGEN EN STRATEGISCHE NOTIES

Bij haar strategische oriëntatie houdt de rekenkamer rekening met actuele ontwikkelingen in het openbaar bestuur en de samenleving. De ontwikkelingen vinden op verschillende niveaus plaats: landelijk, in de stad en binnen de gemeentelijke organisatie (zie figuur 1). Figuur 1. Relevante ontwikkelingen op verschillende schaalniveaus

Op landelijk niveau is zichtbaar dat de houdbaarheid van de gemeentefinanciën onder druk staat. Decentralisaties – in 2015 in het sociaal domein en met de Omgevingswet op termijn ook in het ruimtelijk domein – zorgen voor een groeiend takenpakket. Veelal is daarbij sprake van taakstellingen, waardoor gemeenten middelen tekort komen om de nieuwe taken uit te kunnen voeren. Ook voor verschillende corona-steunmaatregelen is de uitvoering bij gemeenten belegd.

9

Ook gemeenteraden krijgen daarmee een breder pakket aan onderwerpen om kaders voor te stellen en de controlerende taak uit te oefenen. In de stad zien we met de groei en verdere verdichting veel uitdagingen op ruimtelijk gebied. De gemeente beschrijft in de ruimtelijke strategie Utrecht 2040 hoe zij de stad op de langere termijn wil inrichten. Ook de veranderende relatie tussen de gemeente en haar inwoners en ondernemers is een belangrijke ontwikkeling die onder andere tot uitdrukking komt door de toename van bewonersparticipatie. Een aandachtspunt is de vergroting van de kansenongelijkheid die door de coronacrisis nog verder is toegenomen. Binnen de gemeentelijke organisatie zien we dat het opgavegericht werken, netwerksturing, de samenwerking in regionale verbanden en het Utrechts model van sturen en verantwoorden steeds meer vorm krijgen. Daarnaast wordt ingezet op de versterking van de bedrijfsvoering met trajecten als werken 3.0 en ambtenaar 3.0 en de extra inzet op risicobeheersing en gegevensbescherming. Bij en naast de geschetste ontwikkelingen op verschillende niveaus zien we enkele strategische noties, die relevant zijn voor de keuzes in het jaarplan. We streven ernaar om hiermee focus aan te brengen in onze onderzoeksprogrammering en bij de verdere uitwerking van de onderzoeken. Deze noties zijn: ▪ Focus op de grote opgaven.

Dit betreft – onder meer – de groei van de stad, vraagstukken van ongelijkheid, de data- en informatiesamenleving, en ‘gezond stedelijk leven’ in vele facetten. ▪ Focus op het burgerperspectief. In het kader van dit perspectief kan bijvoorbeeld gelet worden op kwetsbare groepen, bewonersparticipatie, inclusiviteit en diversiteit, de relatie overheid – samenleving – burger, en de dienstverlening en (mate van) zelfredzaamheid. ▪ Focus op sturing en verantwoording. Dit raakt aan een kerntaak van de rekenkamer, namelijk door in het onderzoek te letten op de kwaliteit van beleidsvoorbereiding en -uitvoering, het ingezette instrumentarium, en monitoring en evaluatie. De rekenkamer wil in meer algemene zin beoordelen hoe het systeem van sturen en verantwoorden bij de gemeente is geregeld. ▪ Focus op de bijdrage aan het versterken van de kaderstellende en controlerende taak van de raad. Deze focus raak ook aan sturing en verantwoording, maar betreft meer specifiek de rol van de rekenkamer ten behoeve van de raad. Daarbij gaat het onder meer om de kwaliteit van de informatievoorziening (volledig, juist, tijdig etc.) en om het beoordelen van de mate waarin met de beschikbare informatie een aannemelijk inzicht in doelbereiking en doeltreffendheid kan worden gegeven.

Deze ontwikkelingen en strategische noties zijn voor de rekenkamer zelf van betekenis voor de programmering en inrichting van het onderzoek, het gebruik van onderzoeksbevoegdheden bij partijen waarmee de gemeente een bestuurlijke en/of financiële relatie heeft, en voor eventuele samenwerking met andere rekenkamers. Daarnaast speelt mee dat de visitatie van de rekenkamer in 2020 (zie ook Jaarverslag 2020, p.18-19) een vervolg heeft gekregen in het implementeren van adviezen voor de doorontwikkeling van de werkwijze en producten van de rekenkamer. In de volgende hoofdstukken zullen we zichtbaar maken hoe deze ontwikkelingen meewegen in gemaakte keuzes voor dit jaarplan.

10

Fotograaf: Gerrit Serne

11

2

PROGRAMMERING EN UITVOERING

In dit hoofdstuk gaan wij in op de onderzoeksprogrammering en uitvoering van het jaarplan. Daarbij behandelen we eerst de criteria om tot een selectie van onderwerpen te komen. Vervolgens wordt aangegeven welke typen onderzoek we onderscheiden. Tenslotte besteden we aandacht aan de beschikbare financiën en capaciteit.

2.1

SELECTIECRITERIA ONDERZOEKSPROGRAMMERING

De Rekenkamer bepaalt zelf welke onderwerpen zij onderzoekt, wanneer zij dat doet en hoe zij het onderzoek aanpakt. Voor de keuze van de onderwerpen raadplegen wij de raad en maken wij ook gebruik van suggesties van de Utrechtse bevolking. Vanuit de raadsfracties zijn in reactie op de uitvraag en de gevoerde gesprekken in het eerste kwartaal 2021 veel onderwerpen aangedragen. De groslijst (zie bijlage 2) is met al deze inbreng geactualiseerd. Gelet op de veelheid van onderwerpen is een strakke selectie nodig om tot een uitvoerbaar onderzoeksprogramma te komen. Bovendien is de gemeente op veel terreinen actief, hetgeen sowieso betekent dat keuzes nodig zijn. Bij de onderwerpselectie spelen verschillende criteria een rol (figuur 2). Figuur 2. Criteria voor onderwerpselectie

Beleidsterrein gemeente

Het onderwerp betreft een beleidsterrein waarop de gemeente invloed heeft en waarbij sprake is van een politiek-bestuurlijke verantwoordelijkheid.

Maatschappelijk of

Het onderwerp heeft een groot maatschappelijk en/of

financieel belang

financieel belang.

Raakt burgers

Het onderwerp raakt de positie en belangen van burgers.

Risico’s

Toegevoegde waarde

Het onderwerp draagt risico's van ondoelmatigheid, ondoeltreffendheid of onrechtmatigheid in zich. Het onderzoek levert informatie op waarover de raad nog niet beschikt en bij het onderzoek is de unieke positie van de rekenkamer qua mogelijkheden en bevoegdheden van belang. Spreiding over beleidsterreinen: opeenvolgende onderzoeken

Spreiding

vinden zo min mogelijk op hetzelfde beleidsterrein of bij hetzelfde organisatieonderdeel plaats.

12

Voor het programmeren van een rekenkameronderzoek is het belangrijk om goed te bepalen welke invalshoek en vraagstelling op welk moment nuttig kunnen zijn. We letten hierbij op de relevante trends en strategische noties die we in hoofdstuk 1 hebben benoemd. Om dubbel werk te voorkomen gaan we ook na welke onderwerpen door Concernaudit worden geprogrammeerd, in het bijzonder voor wat betreft het 213a-onderzoek. Hierover vindt afstemming plaats.

2.2

TYPEN ONDERZOEK EN SPREIDING

Bij de programmering brengen we ook variatie aan in type onderzoek en producten. We onderscheiden, kort samengevat, drie typen onderzoek (figuur 3). Figuur 3. Variatie in typen onderzoek al naar gelang de aard van het onderzoek

Beschrijvend/ inventariserend

Zonder oordeel (bijvoorbeeld de rekenkamerbrief Meldingen Openbare Ruimte) Hoe is de uitvoering geweest ten opzichte van een

Beoordelend

beoordelingskader met normen (de meeste rekenkameronderzoeken en -rapporten) Een advies over de normen zelf (bijvoorbeeld de

Normstellend

rekenkamerbrieven over de Regeling Risicovolle Projecten)

We streven naar spreiding van ons onderzoek over verschillende beleidsprogramma’s van de gemeente Utrecht. Figuur 4 laat voor drie domeinen zien welke onderwerpen de rekenkamer heeft onderzocht sinds 2011 en welke brieven en/of rapporten dat heeft opgeleverd. Hieruit blijkt dat vanaf 2014 de decentralisaties in het sociaal domein in het werk van de rekenkamer veel aandacht hebben gekregen. Tevens wordt opgemerkt dat de laatste jaren de spreiding over de drie domeinen meer in balans is gebracht door ook meer onderzoek op de andere domeinen te doen. Bijlage 1 bevat het complete overzicht van de spreiding van rekenkamerrapporten en -brieven over de beleidsprogramma’s en beleidsvelden.

13

Figuur 4. Spreiding van rekenkameronderzoek (brieven en rapporten) over drie domeinen, 2011-2021

Mens en samenleving

Bestuur / informatie / bedrijfsvoering

Stad en Ruimte

▪

2021: Educatie basisvaardigheden

▪

2021: Meldingen openbare ruimte

▪

2021: Regeling risicovolle projecten

▪

2021: Regie op veiligheid

▪

2021: Energietransitie

▪

2021: Geheimhouding

en handhaving 2020: Participatiewet (2x)

▪ ▪

2020: Stationsgebied 2016: Meldingen

▪

▪

2020: Regeling risicovolle projecten

▪ ▪

2020: Daklozenopvang 2019: Toegankelijkheid

openbare ruimte

▪

2017: Informatievoorziening sociaal domein

stemlokalen 2019: Participatiewet

▪

2013: Wet HOF

▪ ▪

2019: VN-verdrag

▪

Handicap 2018: Daklozenopvang

▪

2020: Gemeentelijk

▪

2021: Informatieveilig-

▪ ▪

2017: Participatiewet 2016: Klachtbehandeling

▪

vastgoed 2018: Uithoflijn

▪

heid 2020: Doorwerkings-

▪

2015: TivoliVredenburg

▪ ▪

2012: Openbare ruimte 2011: Onderwijs

▪

2013: Organisatievernieuwing

▪

2011: Luchtkwaliteit

▪

2013: Subsidies leefbaarheidsbudget

onderzoek

▪

2020: Educatie

▪

basisvaardigheden 2020: Regie op veiligheid

▪

en handhaving 2019: Participatiewet

▪

2018: Participatiewet

▪ ▪

2018: Daklozenopvang 2017: Wmo: Langer thuis

▪ ▪

2016: Wmo: HbH 2015: TivoliVredenburg

= Brief

▪ ▪

2014: Jeugdwet 2014: Klachtbehandeling

= Rapport

2.3

FINANCIËN EN CAPACITEIT

Begroting 2021 In het Jaarverslag 2020 (maart 2021, p.25) is een overzicht van de begroting en realisatie over 2020 en de begroting voor 2021 gepresenteerd en toegelicht. De begroting 2021 bedraagt in totaal €628.000. Figuur 5 toont hoe dit budget is verdeeld over verschillende onderdelen. Het grootste deel hiervan betreft de personele lasten.

14

Figuur 5. Verdeling van het budget van de rekenkamer

€ 501.000

Personeelskosten staf

Honorering bestuursleden

€ 45.000

Uitbesteed werk

€ 51.000

Bureaukosten

€ 31.000

Capaciteit De rekenkamer heeft een staf van vijf medewerkers (4,78 fte). Voor het berekenen van de beschikbare capaciteit is uitgegaan van de VNG-norm van 1360 uur direct-productief per fte per jaar. Bij deze norm zijn geraamde uren voor vakantie, verlof, verzuim, opleidingen en indirecte uren voor overleg e.d. buiten beschouwing gelaten. Toegepast op de beschikbare capaciteit staf geeft dat op hoofdlijnen het volgende beeld. Op jaarbasis beschikt de rekenkamer over 6500 uur. Voor de looptijd van dit jaarplan (juli 2021 – december 2022) is dat 9750 uur (omgerekend 1354 dagen). Variatie in omvang onderzoeken De inzet van de beschikbare capaciteit voor het werkprogramma vergt ook een inschatting van de omvang van een project. Als vuistregel hanteren we de volgende onderverdeling om de omvang van een onderzoek te duiden: ▪ Klein project, minder dan 100 dagen ▪ Middelgroot project, 100 - 200 dagen ▪ Groot project, meer dan 200 dagen We wisselen grote en kleinere onderzoeken af. Naast de grotere en diepgaandere onderzoeken zoals we die de afgelopen jaren vaak hebben gedaan, willen we vaker ook kleinere onderzoeken uitvoeren. Bijvoorbeeld door in kort tijdsbestek onderzoek met een beperkte scope uit te voeren dat leidt tot een beknopt rapport of brief, door in te haken op urgente actuele ontwikkelingen, waarbij ook een verzoek van de raad aan de orde kan zijn.

We merken hierbij op dat qua tijdbeslag ook meespeelt of sprake is van een eigenstandig onderzoek of een onderzoek in samenwerking met andere rekenkamers (zoals in G4 of regionaal verband).

15

Inzet beschikbare capaciteit De beschikbare capaciteit voor de looptijd van dit jaarplan (i.c. 9750 uur c.q. 1354 dagen = 100 procent) is als volgt toebedeeld (figuur 6). Figuur 6. Toedeling inzet beschikbare capaciteit

Onderzoekswerkzaamheden

66%

Verkenning, nazorg en opvolging

10%

Flexibel inzetbaar

5%

Stafwerkzaamheden

19%

Ter toelichting bij de onderscheiden categorieën: ▪ Onderzoek: alle relevante activiteiten van voorbereiding, uitvoering tot en met rapportage, publicatie, behandeling en evaluatie; ▪ Verkenning, nazorg en opvolging: dit betreft de volgonderwerpen, maar ook activiteiten die verband houden met de doorwerking van afgerond onderzoek en kunnen leiden tot rekenkamerbrieven; ▪ Flexibel inzetbaar: vrije ruimte, in te zetten op basis van actualiteit; ▪ Stafwerkzaamheden: activiteiten ten behoeve van het functioneren van de rekenkamer in het algemeen, waaronder voor het bestuur en voor de bureau-aangelegenheden (piofah).

16

Fotograaf: Rebecca Brockbernd 17

3

LOPEND ONDERZOEK

In dit hoofdstuk wordt het lopend onderzoek kort behandeld. Het betreft onderzoek dat is gestart in 2020 en doorloopt in 2021. De onderzoeksplannen van lopend onderzoek staan op onze website: www.utrecht.nl/rekenkamer.

3.1

ENERGIETRANSITIE

Het thema energietransitie is actueel en zal ook de komende jaren op de agenda staan. Uit eerder overleg met de woordvoerders uit de raad bleek interesse in een onderzoek naar projecten uit het programma Energietransitie. Daarbij is de wens geuit naar onderzoek gericht op de positie van de raad bij de besluitvorming over energietransitie, de doelmatig- en doeltreffendheid van projecten, en het perspectief van de burger bij besluiten over energietransitie en uitvoering van het beleid. De rekenkamer heeft de wensen van de raad meegenomen in de uitwerking van het onderzoeksplan. Het onderzoek bestaat uit drie delen, met ieder een eigen publicatie, en gaat over de volgende onderwerpen: ▪ Deel 1: De informatievoorziening van het programma Energietransitie. De centrale vraag hierbij is: Hoe toereikend is de informatievoorziening van het programma Energietransitie om als gemeenteraad de resultaten van het programma op hoofdlijnen te kunnen beoordelen? De rekenkamerbrief hierover is op 1 februari 2021 gepubliceerd. ▪ Deel 2: Nadere bestudering van twee projecten: Zon op Dak en het Stimuleren van particuliere woningeigenaren. De centrale vraag is: Hoe verliep de uitvoering van deze projecten en wat zijn de behaalde resultaten? Het perspectief van de burger komt hierbij ook aan de orde. Dit onderzoek is in uitvoering en qua omvang middelgroot.

▪ Deel 3: Verduurzaming van gemeentelijk vastgoed. Dit onderdeel is nog niet gestart. We streven ernaar om van deel 3 een klein onderzoek te maken. Publicatie onderzoeksplan

5 oktober 2020

Looptijd van het onderzoek

3 kwartaal 2020 – 4 kwartaal 2021

e

e

Het onderzoek is opgedeeld in drie onderdelen, waarover separaat zal worden gerapporteerd. De publicatie over het eerste deel is afgerond. In het onderzoeksplan is de doorlooptijd voor de delen 2 en 3 onder het voorbehoud van verdere uitwerking en afbakening aangegeven. Deel 1: februari 2021 (rekenkamerbrief) Publicatie onderzoek

e

Deel 2: 4 kwartaal 2021 Deel 3: 1e kwartaal 2022

18

3.2

ECONOMISCH BELEID

Ook het economisch beleid is door de gemeenteraad in november 2019 aangedragen voor het onderzoeksprogramma van 2020. Wij hebben het onderwerp nader verkend in het eerste kwartaal van 2021. Een notitie met de hoofdlijnen van het onderzoek is gedeeld met de gemeenteraad zodat suggesties konden worden gedaan voor de verdere uitwerking in een onderzoeksplan. Het onderzoeksplan is op 7 mei 2021 gepubliceerd. We geven antwoord op de volgende centrale vraag: “In welke mate is het economisch beleid van de gemeente Utrecht sinds 2018 effectief geweest, zijn de hulpbronnen uit de stad en de regio door de gemeente benut om de doelen van het programma Economie & Werkgelegenheid voor Iedereen te behalen, en hoe heeft de gemeente(raad) daarop (bij)gestuurd?” Daarbij kijken we naar de structurele instrumenten die gericht zijn op het ondernemingsklimaat en variabele instrumenten gericht op de groeisectoren en op de werklocaties. Voor de verdere uitwerking van de onderzoeksvragen, de afbakening en de planning verwijzen wij u naar het onderzoeksplan. Met oog op onze eigen inzet – naast de inzet van externe deskundigheid – ramen we dit als een middelgroot onderzoek. Publicatie onderzoeksplan

7 mei 2021

Looptijd van het onderzoek

2 kwartaal 2021 – 1 kwartaal 2022

Doel

e

e

Inzicht in de effectiviteit van het economisch beleid en mate van sturing door de gemeente(raad)

Plan van aanpak Documentstudie

Interviews stakeholders Enquête ondernemers

Interviews gemeente Data-analyse ▪ Interviews stakeholders Publicatie onderzoek

3.3

Analyse en rapportage

1e kwartaal 2022

NVRR DOE MEE-ONDERZOEK WOB

In een NVRR Doe Mee-Onderzoek doet een groot aantal rekenkamers en rekenkamercommissies op initiatief en onder leiding van de NVRR gezamenlijk onderzoek naar een vraagstuk. Voor 2021 is de praktijk van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) als onderwerp gekozen. Rekenkamer Utrecht doet ook mee aan dit onderzoek, samen met een groot aantal andere rekenkamers en rekenkamercommissies. De hoofdvraag van het onderzoek is: Hoe geven de deelnemende decentrale overheden vorm aan de afhandeling van Wob-verzoeken, in hoeverre gebeurt dit rechtmatig, hoe wordt

19

hierover verantwoording afgelegd aan volksvertegenwoordiging en samenleving, hoe is actieve openbaarmaking geregeld en hoe verhoudt zich dat tot de eisen die de Wet open overheid (Woo) straks gaat stellen? De NVRR en onderzoeksbureau Pro Facto verwachten het onderzoek in het najaar 2021 op te leveren. Vervolgens kan de rekenkamer op basis daarvan een specifieke rapportage voor Utrecht opstellen. Op dit moment is, mede vanwege de inrichting van het wederhoor, nog niet aan te geven wanneer publicatie hiervan is voorzien. Met oog op onze eigen inzet beschouwen we dit als een klein onderzoek.

20

Fotograaf: Rebecca Brockbernd

21

4

PROGRAMMERING 2021-2022

In dit hoofdstuk gaan we nader in op de programmering van de rekenkamer. Vanuit de taak, missie en strategie en de beoogde producten en beschikbare capaciteit van de rekenkamer (zie hoofdstuk 1 en 2) vullen wij – naast het lopende onderzoek (hoofdstuk 3) – het onderzoeksprogramma weloverwogen in.

4.1

ONDERZOEKEN

Naast het lopende onderzoek zijn enkele nieuwe onderwerpen geprogrammeerd. Bij de nadere verkenning en voorbereiding van het onderzoek naar deze onderwerpen zullen we ook de woordvoerders uit de raad betrekken. Wonen Het functioneren van de woningmarkt staat vanwege verschillende vraagstukken al geruime tijd onder grote druk. Genoemd kunnen worden: stijgende huizenprijzen (zowel koop als huur), schaarste in alle segmenten (meer vraag dan aanbod), wachtlijsten voor specifieke doelgroepen woningzoekenden, te weinig doorstroming, achterblijvend tempo bij de bouw van nieuwe woningen en het ontwikkelen van nieuwe plannen. Bij veel fracties bestaat voor dit brede onderwerp veel interesse. Diverse aandachtspunten zijn daarbij genoemd: de prestatieafspraken met de woningcorporaties, de rol van marktpartijen, het vraagstuk van de betaalbaarheid van woningen (zowel voor kopen als huren), kwaliteitsvraagstukken (energie-labels, onderhoud), de programmering van de woningbouw, specifieke doelgroepen, en de bepaling van de woningaantallen (productie). Dit thema is in het najaar 2019 door de rekenkamer verkend. In concept zijn daarbij twee onderzoeksvoorstellen uitgewerkt, gericht op respectievelijk de instrumenten voor het woonbeleid en op de regierol van de gemeente.

De verdere uitwerking is destijds aangehouden, nadat bleek dat de raad voor de invulling van het jaarplan 2020 de voorkeur gaf aan het thema energietransitie. We zullen bij de voorbereiding van dit onderzoek ook de genoemde aandachtspunten betrekken. Van belang hierbij is afstemming met Concernaudit, dat het 213a-onderzoek ‘Opgave Woningmarkt in balans’ heeft geprogrammeerd. Onze inschatting is dat dit onderzoek qua omvang (middel)groot zal zijn. Participatie van burgers en bewoners De gemeente Utrecht hecht veel belang aan participatie en initiatief vanuit de samenleving, stedelijk maar vooral ook in wijken en buurten. Bij de opzet en uitvoering van veel beleid, plannen en projecten zijn burgers en bewoners vaak belanghebbend. Dat is vooral het geval wanneer uitvoering en realisatie van plannen en maatregelen direct van invloed zijn op de leefsituatie in de directe woonomgeving en de belangen van betrokkenen.

22

Met het vaststellen van het Actieprogramma Samen Stad Maken op de Utrechtse Manier (21 november 2019) heeft de raad een vernieuwende impuls gegeven aan de participatie, gericht op inclusiviteit, betrokkenheid en samen wijzer worden. De gemeente hanteert verschillende instrumenten en aanpakken voor de participatie van betrokkenen bij de voorbereiding, planvorming en uitvoering van beleid en te zetten stappen en te nemen maatregelen. Het perspectief van burgers en bewoners is daarom van belang: hoe wordt het gevoerde beleid ervaren en hoe pakt de uitvoering ervan uit in de praktijk? De raad hecht ook veel belang aan de relatie met de stad en de inwoners. Informatie in rekenkameronderzoeken over de opvattingen en ervaringen van doelgroepen van beleid wordt in de regel door de raad zeer op prijs gesteld en gewaardeerd. Participatie is een breed onderwerp. In de verkenning ter voorbereiding op het onderzoek zullen we dit scherp afbakenen. Soms ontvangt de rekenkamer ook mails van inwoners waarin aandacht wordt gevraagd voor concrete vraagstukken op dit vlak. Onze eerste gedachte is om aan de hand van het onderzoeken van enkele concrete situaties in de praktijk na te gaan hoe de participatietrajecten zijn verlopen. Ons staat een klein tot middelgroot onderzoek voor ogen.

Informatieveiligheid (vervolgonderzoek) Bij de presentatie en raadsbehandeling van het rapport Zo sterk als de zwakste schakel (april 2021) heeft de rekenkamer aangegeven vervolgonderzoek te zullen doen. Waarschijnlijk zal dat onderzoek in 2022 worden uitgevoerd. In dit onderzoek zal de stand van de informatieveiligheid en het beleid worden onderzocht in het kader van de uitvoering van het plan van aanpak van het college in reactie op het raadsbesluit over het rekenkamerrapport. Met oog op de inzet van externe deskundigheid beschouwen we dit voor onze eigen inzet als een klein onderzoek.

4.2

THEMA’S EN ONDERWERPEN OM TE VOLGEN

Naast de bovengenoemde onderwerpen zijn er ook verschillende thema’s en onderwerpen naar voren gekomen die we actief willen volgen. Daarbij willen we een beter beeld krijgen van wat er speelt. Het betreft de volgende onderwerpen op het domein mens en samenleving: ▪ Thematiek ‘toeslagen’, informatievoorziening en algoritmes ▪ Corona: gevolgen, beleid en maatregelen ▪ Gezondheid, gezond gedrag en sport (combinatie in context van ‘gezond stedelijk leven’) ▪ Zorg, jeugdzorg, maatschappelijke ondersteuning ▪ Participatiewet, bijstand en armoederegelingen

23

Het betreft de volgende onderwerpen op domein stad en ruimte: ▪ Groei van de stad en stedelijke ontwikkeling ▪ Gebruik van openbare ruimte; beleid en onderhoud van openbaar groen en bomen Het betreft de volgende onderwerpen op het domein bestuur, controle en financiën: ▪ Samenwerkingsverbanden en verbonden partijen ▪ Stelsel van sturing en verantwoording ▪ Beheersing grote en risicovolle projecten

4.3

ONDERZOEK IN G4-VERBAND

Rekenkamer Utrecht maakt deel uit van de kring van G4-rekenkamers. Daarbij wordt soms ook in gezamenlijkheid onderzoek geprogrammeerd. Op basis van een gemeenschappelijke probleemstelling doen de rekenkamers vervolgens ieder voor de eigen stad een onderzoek. Bij de presentatie van de resultaten wordt nadrukkelijk ook gestreefd naar een gemeenschappelijke G4-boodschap voor de gemeenteraden en – waar nuttig – voor de Tweede Kamer. Zo is eerder onderzoek gedaan naar de luchtkwaliteit (2010-2011), de decentralisatie van de jeugdzorg (2014) en de opvang van daklozen (2017-2018). Begin 2021 is over het onderwerp ‘geheimhouding’ gepubliceerd. Een nieuw gemeenschappelijk onderwerp voor de komende periode is nog niet bepaald. Wel biedt het lopende NVRR Doe Mee onderzoek naar de praktijk van de Wob hiervoor aanknopingspunten (zie paragraaf 3.3). Aan dit onderzoek doen enkele tientallen rekenkamers mee, waaronder alle G4-rekenkamers. Afhankelijk van de uitkomsten, die in het najaar verwacht worden, kunnen de G4-rekenkamers in overleg vervolgens bepalen of hieraan een gemeenschappelijk vervolg gegeven kan worden.

4.4

OVERIGE ACTIVITEITEN

Netwerken Vanuit de rekenkamer wordt actief geparticipeerd in aanwezige netwerken van rekenkamers. Dat betreft vooral de kring van G4-rekenkamers en de NVRR. Bureau- en stafaangelegenheden Naast de uitvoering van de onderzoeken en de werkzaamheden voor het bestuur van de rekenkamer vragen ook andere activiteiten om aandacht en tijd. Dat betreft bijvoorbeeld de (digitale) archivering, de doorontwikkeling van de website, het ontwikkelen van andere publicatie- en presentatievormen, en (bij)scholing gericht op innovatieve methoden en werkwijzen op ons werkveld.

24

Visitatie en evaluatie De Rekenkamer Utrecht heeft het Kwaliteitshandvest voor rekenkamers ondertekend. Dit handvest bevat richtlijnen en beoordelingscriteria ter bevordering van de kwaliteit van de rekenkamer. Onderdeel hiervan is een periodieke interne visitatie in een vorm van intercollegiale toetsing aan de hand van het Kwaliteitshandvest, mede gericht op het identificeren van leer- en ontwikkelpunten. Deze visitatie is in 2020 uitgevoerd voor Rekenkamer Utrecht. In het Jaarverslag 2020 (p.18-19) is op de uitkomsten van deze visitatie ingegaan. De visitatiecommissie geeft aan een heel positief beeld te hebben gekregen van het functioneren van de rekenkamer en de positie die zij heeft binnen de gemeentelijke organisatie. De adviezen van de visitatiecommissie dragen bij aan de verdere ontwikkeling van de rekenkamer. De rekenkamer heeft eind 2020 een implementatieplan voor de uitvoering hiervan opgesteld.

Onderdelen van het implementatieplan betreffen: ▪ het versterken van de rolverdeling tussen bestuur, secretaris en staf; ▪ het beter sturen op de omvang van de onderzoeken en op de projectbeheersing; ▪ het meer sturen op het daadwerkelijk volgen van opleiding en training, onder meer gericht op verdere ontwikkeling van competenties en vaardigheden; ▪ het (door)ontwikkelen van rapporten, brieven en andere producten met meer toegankelijk taalgebruik, meer gebruikmaking van visuele elementen en beeldtaal; ▪ het versterken van de zichtbaarheid naar buiten, een actievere betrokkenheid van burgers / inwoners bij de onderzoeken en ruimere bekendmaking van de onderzoeken, onder meer via de social media; ▪

▪

het versterken van de aandacht voor de overdracht van onze conclusies en aanbevelingen aan de ambtelijke organisatie vanuit het standpunt dat een rapport of brief niet zozeer een eindpunt is, maar eerder onderdeel van een breder traject gericht op leren en verbeteren; het versterken en (door)ontwikkelen van het relatiebeheer met alle relevante betrokkenen – politiek, bestuurlijk en ambtelijk – binnen de gemeentelijke organisatie, maar ook daarbuiten in de stad met de lokale samenleving.

Met de uitvoering van het implementatieplan is begin 2021 gestart met de bedoeling dit gedurende 2021 uit te voeren en te verankeren in onze werkwijze. In een strategiebijeenkomst (mei 2021) hebben we de tussenstand besproken, enkele onderdelen nader uitgewerkt, de richting voor het vervolg vastgelegd en hierover afspraken gemaakt. In dit verband is het volgende vermeldenswaard. In het kader van de uitvoering van het landelijke wetgevingstraject Versterking decentrale rekenkamers worden gemeenten en lokale rekenkamers onder meer zogenoemde inspiratiekaders (2 november 2020) aangeboden voor de effectieve invulling van de lokale rekenkamer. Wij willen onze werkwijze als Rekenkamer Utrecht spiegelen aan deze inspiratiekaders (en de praktische tips hierbij) om hiermee ons voordeel te doen bij de uitvoering van ons werk.

25

Punten ter overweging zijn bijvoorbeeld: ▪ het actief vragen om onderwerpsuggesties van burgers via de website, social media of de lokale krant of het raadplegen van een panel hiervoor; ▪ meer intervisie en/of samenwerking in regionaal verband (provincie Utrecht, U10, U16 e.d.); ▪ meer interactie met de raad bij informele momenten; ▪ een gesprek met het college, bijvoorbeeld jaarlijks in relatie tot het jaarverslag/jaarplan; ▪ het uitbrengen van een periodieke nieuwsbrief voor de raad met daarin updates over lopende en aankomende onderzoeken en bijvoorbeeld nieuwtjes van de NVRR.

26

27 Fotograaf: Marnix Schmidt

BIJLAGE 1 SPREIDING ONDERZOEK 2011-2021 Dit overzicht toont welke programma’s en beleidsvelden de rekenkamer heeft onderzocht sinds 2011. Daarbij is uitgegaan van het jaar van publicatie, waarbij het volgende onderscheid is gehanteerd: ▪ R = rapport ▪ V = vervolgonderzoek ▪ B = brief Voor 2021 zijn de inmiddels verschenen publicaties opgenomen. Domein / Programma

Beleidsveld - Onderzoeksthema

2011

2012

2013

2014

2015

2016

2017

2018

2019

2020

2021

Mens / Samenleving Bewoners en Bestuur

Klachtbehandeling

R

Jeugd

Toegankelijkheid stemlokalen Jeugdwet / MO - Veiligheid, Jeugdhulp

R

B B

Wmo / MO - Hulp bij huishouden

R

Gezondheid / VG Werk en Inkomen Cultuur Maatsch. Ondersteuning

Participatiewet / WenI - Beleid, focusonderzoeken Cultuur / CZ - Exploitatie TiVr

BR

R

BRB

BB

R

Maatsch. Opvang / div. - Opvang daklozen Wonen - Langer zelfstandig thuis wonen VN-verdrag Handicap

RB

B

R B

Onderwijs Volksgezondheid

Educatie basisvaardigheden

R

B

Veiligheid

Regie veiligheid en handhaving

R

B

2020

2021

Sport Stad / Ruimte

Beleidsveld - Onderzoeksthema

Stedelijke Ontwikkeling

Ruimte - Stationsgebied

Vastgoed

Vastgoedproject - TivoliVredenburg Gemeentelijk vastgoed - Doelen, beleidsinformatie Onderwijs - Onderwijshuisvesting

Bereikbaarheid

Mobiliteit - Uithoflijn

Openbare ruimte, Groen

Openbare Ruimte, Meldingen

Duurzaamheid

Luchtkwaliteit

2011

2012

2013

2014

2015

2016

2017

2018

2019

B R R

B

R R R

R

B

R

Energietransitie

B

Economie Bestuur / Informatie / Bedrijfsvoering / Financiën / Controle

Beleidsveld - Onderzoeksthema

Bestuur

Geheimhouding

Informatie

Informatievoorziening Sociaal domein

Bedrijfsvoering

Organisatievernieuwing

2011

2012

2013

2014

2015

2016

2017

2018

2019

2020

B R

Informatieveiligheid Financiën

2021 B

R

Subsidies leefbaarheidsbudget

V

Wet HOF

B

Treasury Controle

Grote projecten

B

Doorwerkingsonderzoeken

R

28

B

BIJLAGE 2 GROSLIJST De groslijst met onderwerpsuggesties voor rekenkameronderzoek is geactualiseerd in vervolg op de uitvraag (februari 2021) aan de raadsfracties voor onderwerpen voor het jaarplan 2021-2022. In deze lijst zijn alleen de onderwerpen opgenomen of gehandhaafd, die niet eerder zijn vermeld in dit plan onder de noemer onderzoeken of volgonderwerpen. DOMEIN MENS EN SAMENLEVING ▪ Buurtteams ▪ Inburgering ▪ Veilig Thuis / SAVE DOMEIN STAD EN RUIMTE ▪ Biodiversiteit ▪ Klimaatadaptatie en duurzaamheid ▪ Mobiliteitsvraagstukken ▪ Omgevingswet ▪ Plannen en investeringen ▪ Ruimte voor maatschappelijke initiatieven ▪ Samen Overvecht ▪ Verkeersveiligheid ▪ Wijkontwikkelingsmaatschappij ▪ Zoönose DOMEIN BESTUUR, CONTROLE EN FINANCIËN ▪ Begroting (tijdreeksen, onderbesteding, investeringen) ▪ ‘Compliance’ (naleving ICT, AVG, archivering e.d.) ▪ Fraude ▪ Functioneren budgetrecht van de raad ▪ Inhuur externen ▪ Leges publieke dienstverlening ▪ Realisatie coalitieakkoord ▪ Second opinions bij plannen ▪ Subsidiebeleid (doeltreffendheid)

29

REKENKAMER UTRECHT wil bijdragen aan het verbeteren van het gemeentelijke bestuur en het versterken van de controlerende rol van de gemeenteraad. Dat doet de Rekenkamer via het doen van onafhankelijk onderzoek naar de doeltreffendheid en doelmatigheid van het gevoerde beleid en bestuur. Voor de inwoners van de gemeente Utrecht wil de Rekenkamer zichtbaar maken hoe publiek geld wordt besteed en wat er terecht komt van de voornemens van de gemeente.

30