20210111 Voorstel aanpak Raadstoets.docx

Voorstel aanpak Raadstoets 2020 Aanleiding Met ingang van de behandeling van de jaarstukken 2018 (mei 2019) vindt jaarlijks een raadstoets plaats waarbij 2 beleidsprogramma’s nader onder de loep worden genomen. Het hoofddoel van de raadstoets is om vooraf tot een oordeel te komen over het behalen van de beleidsdoelen, waardoor het de behandeling van en het debat over de jaarstukken in commissie en raad beter kan worden voorbereid en zo wordt versterkt. Daarna is de raadstoets doorontwikkeld om inhoudelijk meer aan te sluiten bij het Utrechtse dynamische controlemodel. De onderwerpen voor de raadstoetsen de komende jaren zijn reeds eerder vastgesteld in de adviescommissie. Deze zijn opgenomen in bijlage I.

Uit de evaluatie van de afgelopen jaren is naar voren gekomen dat de raadstoets door de rapporteurs

en woordvoerders als zeer nuttig ervaren wordt. Het is wel een uitgebreid proces in een beperkte tijd.

Het is beter om wat eerder te beginnen, bijvoorbeeld op basis van concept jaarstukken en dat doen we nu ook. Bij de raadstoets 2019 hebben we gewerkt met drie (i.p.v. twee) rapporteurs wat ook prettig was. Die lijn zetten we bij voldoende animo van rapporteurs door.

In bijlage II zijn de processtappen opgenomen die horen bij de raadstoets.

Vervolgvragen/voorstel adviescommissie C&F 

Heeft u suggesties voor de raadsrapporteurs?



Vanuit evaluatie raadstoets 2019: o

Hoe bereiken we meer woordvoerders in de raadsinformatiebijeenkomst waarbij de uitkomsten worden gepresenteerd door de rapporteurs?

o

Hoe krijgen we meer aandacht voor de uitkomsten van de raadstoets (o.a. in drukte voor de zomer)? Voorstel voor een afzonderlijke behandeling van de raadstoets in een

commissiebehandeling i.p.v. tijdens de commissiebehandeling van de jaarstukken. Welke rol hebben de rapporteurs in deze commissie?

Bijlage I: Onderwerpen raadstoets Programma

Planning

Jeugd (M&S) en Duurzaamheid (S&R)

Voorjaar 2017

Werk & Inkomen (M&S) en Openbare ruimte en

Najaar 2017

Cultuur (M&S) en Stedelijke Ontwikkeling (S&R)

Voorjaar 2019

Onderwijs (M&S) en Vastgoed (S&R)

Voorjaar 2020

Maatschappelijke ondersteuning (M&S) en

Voorjaar 2021

groen (S&R)

Bereikbaarheid (S&R)

Veiligheid (M&S) en Economie (S&R) Bewoners en Bestuur (M&S) en Volksgezondheid (M&S) en Sport (M&S)

NB: dit schema is vastgesteld in de adviescommissie van 21 februari 2019.

Voorjaar 2022

(tevens verkiezingsjaar) Voorjaar 2023

Bijlage II: Overzicht proces en bijeenkomsten Raadstoets 2020 voorjaar 2021 (per programma) Wat

Toelichting

Bijeenkomst 1:

Uitleg van aanpak en opzet. Uitwerken planning.

onderwerp

aandacht krijgen in de rapportage.

Startbijeenkomst per Rapporteurs analyseren het programma

Bespreken welke (verdiepende) onderwerpen specifiek Rapporteurs bekijken de betreffende programma's en

stellen voor zichzelf eerste observaties en bevindingen op. Rapporteurs bereiden zelf bijeenkomst 2 voor en leveren

Dag Maart/April 2 uur

Aanwezig  Rapporteurs  Analisten

 Woordvoerders

April/ Mei

 Rapporteurs

Mei

 Rapporteurs

2 uur

 Analisten

hun oordeel over het behalen van de gestelde beleidsdoelen.

Bijeenkomst 2: Per onderwerp Opstellen van rapportage over het behalen van de gestelde opstellen van eerste reactie van de rapporteurs op het programma.

beleidsdoelen. Eerste reactie ophalen van de rapporteurs op het programma.

Bespreken met ambtelijke

Het is de bedoeling in de raadstoets niet alleen aandacht

aansturing.

ook nadrukkelijk aan welke wijze waarop de ambtelijke

organisatie van wijze van

2 uur

 Analisten

 Ambtelijke organisatie

te geven aan de doelen en (cijfermatige) indicatoren, maar organisatie (informeel) sturing geeft aan het programma. Om hier zicht op te krijgen wordt de ambtelijke organisatie ook uitgenodigd voor dit gesprek.

Bijeenkomst 3: Per onderwerp Opstellen van rapportage over het behalen van de gestelde opstellen van informatie over beleidsdoelen. Beantwoorden van de vraag of het beleid

het behalen van de doelen en volgens plan verloopt, aandacht verdient of niet volgens opstellen conclusies en aanbevelingen

Mei

2 uur

plan is.

 Rapporteurs  Analisten

 Woordvoerders

Afronden rapportage en opstellen conclusies en aanbevelingen.

Raadsinformatiebijeenkomst

Besloten vergadering met de woordvoerders voor het

commissie

aanbevelingen. Tijdens deze bijeenkomst presenteren de

(besloten): Rapportage aan de bespreken van de bevindingen, conclusies en

Mei

1 uur

rapporteurs de rapportage aan de woordvoerders. Het is

 Rapporteurs  Analisten

 Woordvoerders

de bedoeling dat de volledige raad instemt met de

conclusies en aanbevelingen. Het college is hierbij niet aanwezig. Optioneel: Gesprek met de

Ter vergroting van de effectiviteit van de implementatie

Behandeling van de

Openbare vergadering waarin de rapporteurs de

behandeling Jaarstukken

de portefeuillehouder. De raadsleden kunnen de analyses

portefeuillehouder

 Rapporteurs

van de aanbevelingen.

rapportage tijdens commissie bevindingen, conclusies en aanbevelingen presenteren aan ook betrekken bij de inhoudelijke behandeling van de Jaarstukken.

 Analisten Mei/juni

 Rapporteurs  Analisten

 Woordvoerders