Technische vragen Archiefverordening 2025 incl. beantwoording

Technische vragen agendapunt 4c Archiefverordening 2025 (commissie Organisatie en Leven d.d. 9 september 2025) Fractie SGP

Vraag Welke beleid is er verder betreffende archivering? In welke beleidstukken is dit vastgelegd?

SGP

Op welke manier is de archiefverordening in de werkprocessen geborgd? Bijvoorbeeld: a. Hoe zit het met digitale bestanden waar binnen de gemeente urk mee gewerkt wordt? b. Hoe zit het met de back-up van verzonden en ontvangen e-mails? c. Enz…

Antwoord Op strategisch niveau is er een archiefvisie, deze visie moet in 2026 geactualiseerd worden. Verder is er de beheerregeling en de nota Informatiebeheer, deze beleidsdocumenten zitten in het vaststellingstraject.

a. Gemeente Urk werkt digitaal en zaakgericht waarbij efficiënte, transparantie en klantgerichtheid centraal staan in de dienstverlening. Hierdoor is opslag – en archivering in de zaaksystemen geborgd. b. Er wordt een back-up volgens de Microsoft standaard gewerkt. NEXXT, onze nieuwe leverancier gaat ook een additionele back-up maken. MS heeft een 30 dagen backup en daarna vervalt deze. De additionele backup wordt niet door MS geleverd en kan volgende de backupstrategie ingezet worden.

PVV

In welk beleidstukken wordt de oude wet praktisch ingezet: dus hoelang fysiek bewaard en waar.

Zolang de nieuwe archiefwet nog niet van toepassing is blijft de huidige wetgeving van kracht. In de archiefverordening is deze wet opgenomen. De Archiefwet bepaald hoelang informatie bewaard moet blijven.

PVV

Waar kunnen we de archivaris verslagen over de informatie(opslag) systemen vinden.

PVV

Zal er, sinds er een nieuwe wet wordt aangenomen, opnieuw verslag worden gedaan van de nieuw in te richten of uit te breiden systemen?

Begin van het jaar geeft gemeente Urk informatie over de voortgang aan het IBT en Gemeentearchivaris. In juli van ieder jaar brengt de gemeentearchivaris het jaarverslag uit. In september volgt het verificatiegesprek met het IBT. Hierna volgt de beoordelingsbrief, waarna het college rapporteert over de beoordeling en evt. toezeggingen aan de Raad en Gedeputeerde Staten. De nieuwe archiefwet heeft voor zover wij kunnen inschatten geen invloed op onze huidige systemen.

PVV

In het voorstel wordt benoemd dat aan deze nieuw aan te nemen verordening geen financiële consequenties zijn verbonden. Wij kunnen ons dit niet voorstellen aangezien er extra verantwoordelijkheden bij de gemeente archivaris komen te liggen en dus extra informatie en data opslag. Wordt hier rekening mee gehouden (ravijnjaar)?

De wijziging van de archiefverordening brengt op zichzelf geen financiële gevolgen met zich mee. Het betreft vooral een technische wijziging, zoals het in overeenstemming brengen met de gemeenschappelijke regeling. Het grootste deel van de archieftaken is belegd bij het HFA. Jaarlijks wordt de gemeentelijke begroting bijgesteld, zowel voor de taken die binnen de gemeente vallen als voor die bij het HFA.

PVV

Hoe wordt op dit moment voldaan en gecontroleerd op basis van de GDPRr en nieuwe data regels. Is al onze data opgeslagen op Europese servers? Hoe wordt de verbinding geroute?

We hebben periodieke metingen tot in hoeverre we voldoen aan de GDPR (of AVG, in het Nederlands). Dit zijn cyclussen, we inventariseren elk jaar waar onze aandachtspunten zouden moeten liggen, en maken op basis daarvan een plan van aanpak. Wij hebben de AVG in onze overeenkomsten met dienstleveranciers meegenomen. Bij de intake controleren we of een aanbieder kan voldoen aan deze eis. De gemeente Urk kiest voor oplossingen op Europese bodem om te voldoen aan de GDPR.

PVV

Wordt er ook gekeken met steeds grotere data verantwoordelijkheid en opslag capaciteit en beschikbaarheid en aan de andere kant strenge toegang regels? Of is het juist weer interessant om dit alles in eigen beheer te doen? De prijs van Cloud oplossingen en abonnementen stijgen ook.

De gemeente Urk heeft een cloudstrategie waarbij we SAAS diensten afnemen. Deze strategie behouden we voor de komende jaren. Dit past bij het formaat van de gemeente Urk. Het in eigen beheer houden van een datacenter is zeer kostbaar en verhoogd een hoge mate van expertise en meer formatie.

PVV

Wat staat er in de contracten op moment van hacks / data leaks. Hoe is dit afgedekt? Welke

Dienstleveranciers tekenen een overeenkomst waarin zij aangeven dat ze hun informatiebeveiliging toetsen aan de Baseline informatiebeveiliging voor overheden (BIO), met inachtneming dat wetgeving verscherpt kan worden.

schade kunnen we verhalen op de aanbieder van de Cloud services?

Dienstleveranciers gaan akkoord met het zogenoemde right-to-audit, waarin wij (steekproefsgewijs) kunnen toetsen of ze voldoen aan deze kaders. Of ze leveren een verklaring aan (de zogenoemde TPM-verklaring) van een externe en onafhankelijke auditor. Afhankelijk van de situatie zal nader bekeken worden hoe evt. schade verhaald kan worden.