Raadvoorstel verordeningen en reglement van orde

Raadsvoorstel Datum raadsvergadering

Datum

12 december 2024

28 november 2024

Zaaknummer

Portefeuillehouder

018467329

Presidium

Onderwerp

Aanpassen verordeningen commissies en reglement van orde gemeenteraad Aan de leden van de raad, Voorgesteld besluit

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Vaststellen van het Reglement van orde gemeenteraad Urk 2025 Vaststellen van de Verordening op de raadscommissies Urk 2025. Vaststellen van de Verordening op de rekenkamer Urk 2025. Vaststellen van de Verordening op de Auditcommissie Urk 2025. Vaststellen van de Verordening rechtspositie Raads- en commissieleden Urk 2025 Financiële gevolgen voor de rekenkamer als autonome verplichting te verwerken in de Kadernota. 7. De agendacommissie en de werkgeverscommissie griffie aanmerken als een bijzondere commissie. 8. Het bijwonen van commissievergaderingen met ingang van 1 januari 2025 aan te merken als vrijwilligersvergoeding, als bedoeld in artikel 2, zesde lid van de Wet op de loonbelasting 1964 juncto artikel 3.96 aanhef en sub c van de Wet inkomstenbelasting 2001

Inleiding

In de vergadering van 04 juli 2024 heeft de gemeenteraad ingestemd met de adviezen van de werkgroep Vergaderstructuur. Deze adviezen moeten verwerkt worden in het reglement van orde en/of de verordening op de raadscommissie. Behalve bovenomschreven wijzigingen is het reglement en de verordening ook op enkele andere punten aangepast aan de praktijk van alledag. In het presidium zijn de verordeningen uitvoerig besproken.

Beoogd resultaat / effect

Reglement van orde en andere verordeningen in lijn brengen met de huidige werkwijze en eerdere besluitvorming verwerken.

Argumenten

Verbetering van de vergaderorde en actualisering van de daarop betrekking hebbende regelgeving.

Reglement van orde gemeenteraad Urk 2025 De belangrijkste wijzigingen zijn o.a.: - Artikelen worden daar waar nodig toegelicht. - De handelswijze ten aanzien van geheime informatie (artikel 8). - De handhaving van vergaderorde is formeel beschreven. - Het aanmelden van spreekrecht is gelijkgetrokken met de aanmelding van spreekrecht in de commissies (v.v.). Dat wordt in beide gevallen 24 uur. - De mogelijkheid van het indienen van technische vragen na de raadscommissie is opgenomen. - Ongeschreven regel van eindtijd commissie nu beschreven (22.30 uur met uitloop van 23.00 uur). Verordening op de raadscommissie Urk 2025 Artikel 82 van de Gemeentewet geeft aan dat de raad een raadscommissie kan instellen. Wel moeten dan de taken, de bevoegdheden en samenstelling etc. geregeld worden. Daar gaat de verordening op in. Met betrekking tot de oude verordening zijn o.a. de volgende wijzigingen aangebracht: - Artikelen worden daar waar nodig toegelicht. - Omdat een verschil van vergaderduur tussen de commissies werd gesignaleerd is door de griffier een analyse uitgevoerd. Dit heeft geleid tot een nieuwe verdeling van onderwerpen onder de commissies. Dit moet leiden tot meer evenwicht. Tegelijkertijd is in de benaming aansluiting gezocht met raadsakkoord, begroting etc. - De raad wil stapsgewijs ervaringen op te doen met de BOB-vergaderstructuur.

De informatiebijeenkomsten worden hiervoor als een soort pilot benut. Deze informatiebijeenkomsten zijn daarom beschreven in de verordening. - Fracties mogen twee vragen stellen in vragenuur (was één). - Ongeschreven regel van eindtijd commissie nu beschreven (22.30 uur met uitloop van 23.00 uur). Verordening op de Rekenkamer Urk 2025 Op grond van artikel 81a van de Gemeentewet moet de raad moet een onafhankelijke rekenkamer instellen. Deze was tot op heden niet actief en wordt met deze verordening ingesteld. In het presidium is over de instelling gesproken en zijn de uitgangspunten verwoord in de verordening. Naast de vergoeding voor de leden van de Rekenkamer wordt een onderzoeksbudget van €30.000 jaarlijks beschikbaar gesteld. Verordening op de Auditcommissie Urk 2025 De wijzigingen zijn vanuit de Auditcommissie zelfstandig aangebracht. Een enkele technische wijziging en de vergaderfrequentie (artikel 8) is toegevoegd. Verordening rechtspositie raads- en commissieleden Urk 2025 In deze verordening zijn bepalingen opgenomen inzake de rechtspositie van raadsleden en leden van gemeentelijke commissies zover die niet dwingend geregeld zijn in hogere wet- en regelgeving. Het rijk past jaarlijks het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers en de Regeling rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers aan.

Met name om de bedragen te indexeren, maar aan het begin van 2023 zijn in verband met een wijziging van de Gemeentewet diverse bepalingen gewijzigd. -

Bepaling dat informatie- en communicatievoorzieningen overgenomen kunnen worden bij aftreden of ontslag; Verduidelijking dat bij het declareren van onkosten geen bewijsstukken nodig zijn als het bij de vergoeding om een forfaitair bedrag gaat;

-

Regeling voor de vergoeding van reiskosten voor dienstreizen buiten de gemeente Aanpassing van het bedrag van de maximale toelage voor een lid van een bijzondere raadscommissie met ingang van 1 januari 2024; toekennen van een hogere vergoeding voor het bijwonen van de vergaderingen van een raadscommissie.

Vanuit de modelverordening wordt geen gebruik gemaakt van: - de mogelijkheid om een deel van de raadsvergoeding voor de werkzaamheden uit te keren als presentiegeld. - de mogelijkheid tot een vergoeding voor de kosten op een loopbaan oriëntatie raadsleden. Deze is niet overgenomen. - Vergoeding voor ziektekosten, arbeidsongeschiktheid en overlijden. Commissies aanmerken als een bijzondere commissie Het werk van een raads- en/of commissielid is veelomvattend en vraagt veel tijd. Toch zijn er ook commissies die van raadsleden extra meerwerk en belasting vragen naast het reguliere lidmaatschap van de gemeenteraad. Voor lidmaatschap van een dergelijke bijzondere commissie kan een gemaximeerde toelage per maand worden verstrekt ( op grond van artikel 3.14 Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers). Deze mogelijkheid is verwerkt in Verordening rechtspositie raads- en commissieleden. De Nederlandse Vereniging voor Raadsleden heeft overigens ook een formeel verzoek aan het ministerie heeft gedaan om het lidmaatschap van de werkgeverscommissie standaard te kwalificeren als een zware commissie in de zin van het rechtspositiebesluit Presentiegelden of vrijwilligersvergoeding commissieleden Commissieleden ontvangen op grond van artikel 82, 83 of 84 van de Gemeentewet per bijgewoonde vergadering presentiegeld.

De hoogte ervan is bepaald in artikel 3.4.1 en 3.4.2 van het rechtspositiebesluit. De vrijwilligersregeling is een fiscale maatregel en bepaalt niets over de hoogte van de vergoeding of de wijze waarop deze wordt toegekend. De fiscus beoordeelt op basis van deze vrijwilligersregeling uitsluitend of het door (in dit geval) het overheidsorgaan toegekende bedrag van de vergoeding(en) onder bepaalde maxima valt. Als dat bedrag onder die maxima valt, wordt het aangemerkt als een vrijwilligersvergoeding en dat betekent dat de vergoeding dan onbelast verstrekt kan worden. Méér wil de vrijwilligersregeling niet zeggen. De in 2024 geldende presentiegelden voor het bijwonen van een commissie is € 96,21 per vergadering. Uitgaande van 10 commissievergaderingen betekent dit € 962,10. De maximale vrijwilligersvergoeding is € 210 per maand en € 2.100 per jaar. Dat betekent dat de commissievergoeding ook als een onbelaste vrijwilligersvergoeding verstrekt kan worden, zoals deze onder het fiscale maximumbedrag voor vrijwilligersvergoeding. Het ministerie beantwoordde de vraag of commissieleden achteraf in de problemen kunnen komen, omdat de betalingen van de vergoedingen niet synchroon lopen met de vergaderingen. Het gaat erom dat het bedrag per maand niet de € 210 overschrijdt en dat er in het gehele kalenderjaar niet meer wordt betaald dan € 2.100.

Het kan dus best dat de betaling ter zake van een vergadering in een andere maand wordt uitbetaald, maar de hoogte van het in die maand betaalde bedrag mag echt niet meer zijn dan € 210. Dat de fiscus voor de vrijwilligersvergoeding rekent met maandbedragen is geen argument om commissieleden een vaste maandelijkse vergoeding toe te kennen. Het rechtspositiebesluit bepaalt de hoogte van de

commissievergoeding, de vrijwilligersregeling geeft aan of over die vergoeding al dan niet belasting moet worden geheven. Voorbeeld: Stel er is een commissievergadering op 31 januari en op 15 februari, dan krijgt het aanwezige commissielid normaal gesproken in de maand februari € 192,42 toegekend (= 2 x € 96,21). Neemt dat commissielid tevens in een commissievergadering van 16 februari een andere persoon waar, dan vervalt - indien in februari € 288,,63 wordt toegekend (= 3 x € 96,21) - de gehele vrijwilligersregeling voor dat ene commissielid voor dat kalenderjaar. Het heeft geen meerwaarde dit vast te leggen in een verordening. De vrijwilligersvergoeding betreft namelijk de uitvoering van fiscale regelgeving. Als blijkt dat niet wordt voldaan aan de fiscale voorwaarden, is er geen sprake van een vrijwilligersvergoeding. De fiscus cumuleert bijvoorbeeld alle ontvangen vrijwilligersvergoedingen. De gemeente kan wel betrokkenen melden dat het ernaar streeft om gebruik te maken van de vrijwilligersregeling maar of aan de fiscale voorwaarden is voldaan, kan pas achteraf worden bekeken op basis van het aantal vergaderingen en de daaraan gekoppelde presentievergoedingen.

Evaluatie

Niet van toepassing

Kosten, baten, dekking

Voor wat betreft de instelling van de wettelijk verplichte Rekenkamer moet naast de vergoeding voor de leden van de Rekenkamer een onderzoeksbudget beschikbaar gesteld worden. Het presidium wil als onderzoeksbudget € 30.000 als autonome verplichting meenemen in de Kadernota. Daarmee houdt het een bedrag van ongeveer € 1,30 per inwoner aan, dat landelijk gezien wordt als budget om taken effectief uit te kunnen voeren.

Bijlage

Presidium gemeente Urk B. Jaspers Faijer, burgemeester A.J. Brands, griffier

Raadsbesluit Zaaknummer

De raad van de gemeente Urk, op voorstel van het presidium d.d. 28 november 2024 besluit: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Vast te stellen het Reglement van orde gemeenteraad Urk 2025 Vast te stellen de Verordening op de raadscommissies Urk 2025. Vast te stellen de Verordening op de rekenkamer Urk 2025. Vast te stellen de Verordening op de Auditcommissie Urk 2025. Vast te stellen de Verordening rechtspositie Raads- en commissieleden Urk 2025 Financiële gevolgen voor de rekenkamer als autonome verplichting te verwerken in de Kadernota. 7. De agendacommissie en de werkgeverscommissie griffie aan te merken als een bijzondere commissie. 8. Het bijwonen van commissievergaderingen met ingang van 1 januari 2025 aan te merken als vrijwilligersvergoeding, als bedoeld in artikel 2, zesde lid van de Wet op de loonbelasting 1964 juncto artikel 3.96 aanhef en sub c van de Wet inkomstenbelasting 2001 Urk, 12 december 2024, De raad van de gemeente Urk, de griffier,

de voorzitter,