Raadsvoorstel uitbreiding griffie

Raadsvoorstel Datum raadsvergadering

Datum

16 mei 2024

3 mei 2024

Zaaknummer

Portefeuillehouder

018459026

Presidium

Onderwerp

Uitbreiding griffie

Aan de leden van de raad, Voorgesteld besluit

1. Om kwetsbaarheid van de griffie tegen te gaan een extra bedrag van € 40.000 op te nemen voor uitbreiding griffie en deze te dekken uit het begrotingssaldo 2024 en verder. 2. Facilitaire ondersteuning van de uitzending van de commissie-en raadsvergaderingen middels een pool van medewerkers te regelen, die daarvoor een vaste bijdrage krijgen.

Inleiding

In vergelijking met andere raden van vergelijkbare omvang heeft de gemeenteraad van Urk een (te) kleine ondersteuning. Daarmee is de griffie (bijzonder) kwetsbaar. Een toekomstbestendige griffie is dan ook een belangrijk onderwerp binnen de gemeenteraad en is meegenomen in het evaluatieonderzoek van de vergaderstructuur. Het (concept) advies van het Periklesinstituut, dat de raadswerkgroep in het evaluatieonderzoek ondersteunt, is dat de gemeenteraad zich beter moet laten ondersteunen. Dit zal de strategische positie van de raad als volksvertegenwoordiging en als politiek opdrachtgever ten goede komen. Met de benoeming van Andries Brands als nieuwe griffier is een eerste stap gezet. Ook is inmiddels een stelpost voor uitbreiding beschikbaar in de gemeentelijke exploitatie. De werkgeverscommissie griffie is van mening dat een volledige fte raadsadviseur (tevens plv griffier) beschikbaar moet komen. Het beschikbare budget moet daarom opgehoogd worden met € 40.000. Daarnaast moet de facilitaire ondersteuning rond de uitzending van de commissie- en raadsvergaderingen verder formeel vorm gegeven worden, op budgettair neutrale wijze. In het nog op te stellen griffieplan zullen de taken en werkverdeling van de medewerkers binnen de griffie verder uitgewerkt worden.

Beoogd resultaat / effect

Toekomstbestendig maken van de griffie van de gemeente Urk

Argumenten

1. Onafhankelijk onderzoek toont noodzaak van formatie-uitbreiding aan De gemeenteraad heeft een raadswerkgroep opdracht gegeven om de huidige vergaderstructuur te evalueren. In deze opdracht is ook opgenomen hoe een ‘toekomstbestendige griffie’

vormgegeven kan worden. De raadswerkgroep werd daarin ondersteund door het Periklesinstituut. In het concept rapport adviseert het instituut dat de griffie uitgebreid moet worden tot 3 tot 4,5 fte. 2. De uitbreiding van de griffie kan geen verder uitstel dulden en is integraal besproken De kwetsbaarheid van een (te) kleine griffie is in de afgelopen maanden meer dan duidelijk gebleken. De werkgeverscommissie griffie heeft het advies kenbaar gemaakt aan de ‘raadswerkgroep evaluatie vergaderstructuur, die dit advies heeft overgenomen. 3. Facilitaire ondersteuning uitzending vergaderingen formeel regelen Momenteel vindt er facilitaire ondersteuning plaats tijdens de commissie- en raadsvergadering. Hiervoor zijn geen ambtelijke uren vrijgemaakt. De inzet van deze medewerker gaat dus ten koste van de beschikbare reguliere werkuren. Dit is een onwenselijke situatie. Voorgesteld wordt om een pool van medewerkers te creëren die dergelijke ondersteuning kan geven. Zij ontvangen hiervoor een vaste vergoeding (los van de duur van de vergaderingen). Deze vergoeding staat gelijk aan de vergoeding van een commissielid. Deze medewerkers krijgen een aanvulling (addendum) op hun arbeidscontract.

Evaluatie

Door de werkgeverscommissie griffie wordt regelmatig overleg gepleegd met de griffier. Volgens de verordening vergadert de commissie ten minste tweemaal per jaar (artikel 9).

Kosten, baten, dekking

De uitbreiding griffie wordt meegenomen in het begrotingssaldo 2024 en verder. De vergoeding voor de facilitaire ondersteuning kan gedekt worden uit de post ‘commissievergoedingen.

Bijlagen

-

Geen.

Werkgeverscommissie griffie gemeente Urk , J.I Crebas, voorzitter

Raadsbesluit Zaaknummer

018459026 De raad van de gemeente Urk, op voorstel van de werkgeverscommissie griffie van de gemeente Urk d.d. 19 maart 2024 besluit: 1. 2.

Om kwetsbaarheid van de griffie tegen te gaan een extra bedrag van € 40.000 op te nemen voor uitbreiding griffie en deze te dekken uit het begrotingssaldo 2024 en verder. Facilitaire ondersteuning van de uitzending van de commissie-en raadsvergaderingen middels een pool van medewerkers te regelen, die daarvoor een vaste bijdrage krijgen.

Urk, 16 mei 2024, De raad van de gemeente Urk, de griffier,

de voorzitter,