Raadsvoorstel Archiefverordening 2025

Raadsvoorstel Datum raadsvergadering

Datum

Zaaknummer

Portefeuillehouder

2 oktober 2025 018470621

5 juni 2025 F. Brouwer

Onderwerp

Vaststellen Archiefverordening 2025 Aan de leden van de raad, Voorgesteld besluit 1. De Archiefverordening 2025 vast te stellen Inleiding De Archiefverordening 2018 is 7 artikelen groot en volgt het sjabloon dat de VNG aanbiedt voor archiefverordeningen. De verantwoordelijkheden en rechten van de gemeente zijn in deze basale archiefverordening beperkend gebleken. Bijvoorbeeld in de eisen voor verbonden partijen van de gemeente. Het College en de toezichthouders (Team Informatie en de gemeentearchivaris) hebben belang bij een duidelijkere en uitgebreidere archiefverordening. Gemeente Urk brengt de basis op orde. Eén van de onderdelen is het rechttrekken van het informatiebeheer. Het Informatiebeleidsplan 2020-2024 geeft het thema Basis op orde/Grip op de zaak. De Basis op Orde betekent dat de gegevens van Gemeente Urk in goede, geordende en toegankelijke staat komen. Deze staat is alleen bereikbaar als Gemeente Urk goed informatiebeleid heeft. De nieuwe archiefverordening is hiervan de deksteen. Beoogd resultaat / effect Een archiefverordening is een wettelijke verplichting voor de gemeente. Conform art. 30, lid 1 en art. 32 lid 2 van de Archiefwet 1995, met nadere specificatie in de Archiefregeling.

De Archiefwet 1995 verplicht gemeenten om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. De Archiefverordening is de eerste uitwerking, op het hoogste niveau, van de plichten die Gemeente Urk zichzelf stelt. In de Archiefverordening staan de volgende verantwoordelijkheden vermeld: Deel 1: invulling van het zorgdragerschap door het College van B&W; Deel 2: inrichting van het toezicht en de verantwoording aan de Raad.

Argumenten

1.1.

1.2.

De Archiefverordening 2025 geeft duidelijkere regels voor een goede informatiehuishouding dan de Archiefverordening 2018 Onder andere met de nieuwe archiefverordening brengt Gemeente Urk de eigen informatiehuishouding op orde en krijgt grip op de zaak. Een goede informatiehuishouding ondersteunt een betrouwbare overheid en maakt het eenvoudiger om (persoons)gegevens transparant en goed te beheren. Zoals de wetgeving van de gemeente eist. De Archiefverordening 2025 stelt ook eisen aan de verbonden partijen van Gemeente Urk De Archiefverordening 2018 had geen bepalingen voor verbonden partijen. Uw College kon niet vooraf aan de samenwerking eigen eisen stellen aan verbonden partijen om informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden. Dit verandert met artikel 8 in deze nieuwe archiefverordening.

Kanttekeningen 1.1 Een verordening vraagt om een regelmatige evaluatie en zo nodig een bijstelling van de verordening. In artikel 4 van de Archiefverordening 2025 stelt u een kwaliteitssysteem verplicht. Het kwaliteitssysteem zorgt voor evaluatie en bijstelling door de toezichthouders. 1.2 De aanstaande nieuwe archiefwet brengt wijzigingen voor de Archiefverordening. De nieuwe archiefwet treedt naar verwachting in januari 2027 in werking. Inderdaad leidt de nieuwe archiefwet al relatief snel tot technische wijzigingen in de Archiefverordening. De structuur, rolverdeling en eisen wijzigen niet. Ook andere gemeenten actualiseren zo vlak voor de nieuwe Archiefwet hun archiefverordening. Juridisch kader Een archiefverordening is een wettelijke verplichting aan de gemeente. Conform art. 30, lid 1 en art. 32 lid 2 van de Archiefwet 1995, met nadere specificatie in de Archiefregeling. Evaluatie Deze archiefverordening eist dat een kwaliteitssysteem wordt vastgesteld door het college. Het kwaliteitssysteem evalueert voortdurend de informatiehuishouding en stelt die informatiehuishouding bij. Een nieuwe archiefwet komt er waarschijnlijk aan (verwachte start: 1 januari 2027). Dit zal leiden tot wijzigingen in de Archiefverordening. Kosten, baten, dekking Het vaststellen van deze verordening heeft geen financiële consequenties Bijlage Bijlage 1: Archiefverordening 2025

Burgemeester en Wethouders van Urk, B. Jaspers Faijer, burgemeester Th. Stroo, (wnd.) gemeentesecretaris

Raadsbesluit Zaaknummer 018470621

De raad van de gemeente Urk, op voorstel van het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Urk d.d. 5 juni 2025 gezien het advies van commissie Organisatie & Leven d.d. 9 september 2025 besluit: 1. de Archiefverordening 2025 vast te stellen 2. de Archiefverordening 2018 in te trekken

Urk, 2 oktober 2025, De raad van de gemeente Urk, de griffier,

de voorzitter,