Raadscommunicatieplan
Tekst van het document
Raadscommunicatie plan
1
Inhoud Raadscommunicatieplan 1
Waarom raadscommunicatie? ..................................................................................................3
2
Kaders, doelgroepen en doelstellingen ......................................................................................3
3
Rol van de griffie in de communicatie ........................................................................................4 Communicatie algemeen .............................................................................................................4 Raadsinformatiesysteem .............................................................................................................4 Gemeenteraadsverkiezingen ........................................................................................................4 Wet open overheid (Woo) .............................................................................................................4
4
Communicatie en informatievoorziening ...................................................................................5 Digitaal ........................................................................................................................................5 Raadsnieuwsbrief of podcast .......................................................................................................5 Raadsinformatiesysteem(iBabs) ...................................................................................................5 Notificatiebeleid ..........................................................................................................................5 Urker taol in de raad .....................................................................................................................6 Procesbeschrijvingen ...................................................................................................................6 Website .......................................................................................................................................6 Social media ................................................................................................................................6 Urkerland ....................................................................................................................................6
Persberichten ..............................................................................................................................6 Burgerparticipatie ........................................................................................................................6 Werkbezoeken en informatieavonden ...........................................................................................7
5
Samenwerking..........................................................................................................................7 Interne samenwerking ..................................................................................................................7 Externe samenwerking .................................................................................................................7 Samenwerking met Noordoostpolder (NOP) ..................................................................................8
6
Monitoring, evaluatie en doorontwikkeling .................................................................................8 Feedback en evaluatie .................................................................................................................8 Langetermijndoelen .....................................................................................................................8 Financiën.....................................................................................................................................8
2
1
Waarom raadscommunicatie?
De gemeenteraad van Urk wil zijn zichtbaarheid, toegankelijkheid en betrokkenheid richting inwoners versterken. In de doorontwikkeling naar een strategische griffie werd dit als één van de speerpunten genoemd. Tegelijk is het op basis van wet- en regelgeving noodzakelijk om bepaalde keuzes vast te leggen. In het Griffieplan 2025 is daarom opgenomen dat er een raadscommunicatieplan wordt opgesteld. Dit plan richt zich op gezamenlijke communicatie namens de raad, en dus niet op uitingen van individuele fracties.
2
Kaders, doelgroepen en doelstellingen
Kaders • Objectief – Raadsinformatie wordt feitelijk en neutraal gedeeld, los van politieke kleur. • Herkenbaar – De raad communiceert met een eigen stijl, bijvoorbeeld via een logo, vaste formats en volgens de huisstijl van de gemeente. • Toegankelijk – Informatie over de raad is begrijpelijk, vindbaar en relevant. • Actueel - De gemeenteraad communiceert regelmatig en duidelijk over activiteiten, besluiten en vergaderingen. • Openbaar, tenzij - De Wet open overheid (Woo) verplicht de raad tot een inspanningsverplichting om informatie uit zichzelf te openbaren. Doelgroepen • • •
Inwoners Ambtelijke organisatie Raadsleden
Doelstellingen 1. Het werk van de gemeenteraad is zichtbaar en herkenbaar voor inwoners De gemeenteraad wil beter zichtbaar en herkenbaar zijn. Inwoners moeten weten wie hun raadsleden zijn en wat hun werk inhoudt. Dit draagt bij aan een transparant en toegankelijk lokaal bestuur. En het helpt inwoners om beter te begrijpen hoe zij kunnen meedenken en meepraten. De griffie verzorgt de livestreams van raadsvergaderingen, zodat inwoners deze online kunnen volgen. 2. De gemeenteraad is toegankelijk en inwoners worden actief betrokken Iedereen moet de kans krijgen om mee te denken, vragen te stellen en deel te nemen – fysiek en digitaal. Ook de interne positionering van de gemeenteraad wordt versterkt, zodat de raad duidelijk en herkenbaar is binnen de organisatie. 3. Ambtelijke organisatie - duidelijke en regelmatige interne communicatie voor een goed procesverloop 3
Als hoogste orgaan in de gemeente is goede samenwerking tussen de raad en de ambtelijke organisatie essentieel. Duidelijke afspraken over rollen, verantwoordelijkheden en informatieuitwisseling zijn daarbij belangrijk. Dit gebeurt onder andere via de BOB-structuur (Beeldvorming, Oordeelsvorming, Besluitvorming), zodat het proces helder en effectief verloopt. 4. Informatie is voor raadsleden duidelijk en toegankelijk De gemeenteraad ontvangt veel informatie en documenten. Het Raadsinformatiesysteem (RIS) helpt om deze informatie te ordenen en toegankelijk te maken. Voor elk raadslid moet duidelijk zijn hoe het RIS werkt en hoe het gebruikt kan worden.
3
Rol van de griffie in de communicatie
Communicatie algemeen De griffie is verantwoordelijk voor de communicatie van de gemeenteraad. De inhoud van de communicatie is feitelijk en neutraal, los van politieke kleur. De griffie houdt de regie op de communicatie en voert de communicatie uit. Zij heeft hier regelmatig afstemming over met team Communicatie. Raadsinformatiesysteem De griffie zorgt voor het actueel bijhouden en de doorontwikkeling van het Raadsinformatiesysteem. Dit is het portaal voor zowel de raadsleden als het publieksportaal voor de burgers. Binnen de ambtelijke organisatie is de griffie applicatiebeheerder. Lange Termijn Agenda De griffie draagt in samenwerking met de ambtelijke organisatie zorg voor een actuele Lange Termijn Agenda. Hierdoor is de gemeenteraad goed geïnformeerd over: • Onderwerpen die op termijn besproken en besloten worden; • Zaken die worden voorbereid binnen de ambtelijke organisatie; Burgerparticipatie De griffie draagt zorg voor alle vormen van burgerparticipatie van de gemeenteraad, zoals inspraak en meedenken door inwoners. Dit doen zij ook voor de gezamenlijke activiteiten van de raad, zoals werkbezoeken en themabijeenkomsten. Dit wordt via verschillende communicatiekanalen gedeeld.
de informatie en formatie.
Gemeenteraadsverkiezingen De afdeling Burgerzaken organiseert de verkiezingen. De griffie blijft neutraal en ondersteunt het proces door het afscheid van de oude raad, de installatie van de nieuwe raad en – indien nodig – de verslaglegging van
De griffie zorgt voor een warme overdracht van de oude naar de nieuwe gemeenteraad. Nieuwe raadsleden krijgen een introductieprogramma en begeleiding, zodat zij goed van start kunnen gaan. Wet open overheid (Woo) De Wet open overheid (Woo) verplicht bestuursorganen, waaronder de gemeenteraad, tot actieve openbaarmaking van informatie. De griffie speelt hierin een belangrijke rol door raadsinformatie toegankelijk te maken voor inwoners, onder andere via de raadswebsite, het publieksportaal van iBabs en andere digitale kanalen. Wanneer informatie niet openbaar kan worden gemaakt, wordt dit gemotiveerd vastgelegd in het geheimhoudingsregister. Over deze uitzonderingen maakt de griffie werkafspraken met het college van B&W. Ingediende Woo-verzoeken worden afgehandeld door de juridische afdeling van de 4
gemeente, maar de griffie bewaakt de transparantie van raadsinformatie en ondersteunt de raad in het naleven van de Woo.
4
Communicatie en informatievoorziening
Digitaal De griffie ontwikkelt en onderhoudt digitale platformen, zoals het publieksportaal van iBabs en sociale media, in regelmatig overleg met team Communicatie. Zo hebben inwoners gemakkelijk toegang tot raadsinformatie en kunnen zij in contact komen met raadsleden. Daarnaast verzorgt de griffie de livestreams van raadsvergaderingen, zodat inwoners deze online kunnen volgen. Raadsnieuwsbrief of podcast Daarnaast kan gedacht wordt aan een raadsnieuwsbrief en een podcast met raadsleden, waarin onderwerpen aan bod komen zoals: Hoe word je raadslid?, Wat doet een raadslid? en andere thema’s die inwoners betrekken bij het werk van de gemeenteraad. Ook willen we korte, informatieve filmpjes ontwikkelen en delen via de sociale media-kanalen van de gemeenteraad, om de zichtbaarheid en toegankelijkheid van de raad te vergroten. De griffie werkt aan de herkenbaarheid en uniformiteit. Dit doet zij als volgt: • Foto’s, namen en contactgegevens van raadsleden op de website; • Gebruik van een eigen logo, zodat inwoners de raad herkennen; • Gebruik van sjablonen voor o.a. social media; • Gebruik van eigen mailadressen; • Gebruik van eigen webpagina van de gemeenteraad met de URL www.urk.nl/gemeenteraad . Raadsinformatiesysteem(iBabs) Raadsleden hebben toegang tot iBabs, het digitale raadsinformatiesysteem waarin alle relevante documenten en informatie rondom de raad worden gepubliceerd.
Via het dashboard op de raadswebsite is overzichtelijk te zien welke stukken zijn toegevoegd of gewijzigd. Raadsleden ontvangen notificaties bij belangrijke updates in het RIS (zowel via de telefoon als via de mail). Notificatiebeleid Om te voorkomen dat raadsleden dagelijks worden overstelpt met meldingen, is er een onderscheid gemaakt in het type notificaties. Wel notificatie bij: • Nieuwe of gewijzigde agenda’s van vergaderingen. • Afwikkeling van moties, toezeggingen en (schriftelijke) vragen. • Nieuwe raadsinformatie. Geen notificatie, maar wel zichtbaar in RIS: • Ingekomen stukken (worden ook geagendeerd voor de raadsvergadering). • Uitnodigingen (worden eveneens opgenomen in de raadsagenda). Eigen instellingen en gebruiksgemak Raadsleden kunnen in iBabs zelf instellen hoe en hoe vaak zij notificaties willen ontvangen. Dit biedt flexibiliteit en voorkomt informatie-overload. Daarnaast is er een iBabs-app beschikbaar. In deze app 5
zijn ongelezen stukken duidelijk gemarkeerd, zodat raadsleden snel kunnen zien welke documenten nieuw zijn toegevoegd. Urker taol in de raad Om als gemeenteraad uit te dragen dat we groos zijn op onze eigen Urker taol, willen we dit actief ondersteunen. Eén keer per jaar vindt de rondvraag plaats in het Urker dialect. Ook krijgt de raadsvergadering voorafgaand aan de traditionele Urkerdag een Urker tintje. Aan deze momenten besteden we extra aandacht via onze communicatiekanalen, om de verbondenheid met de Urker identiteit te onderstrepen. Procesbeschrijvingen De griffie werkt samen met de ambtelijke organisatie aan het in kaart brengen van de processen tussen raad en organisatie. Deze processen worden visueel en inhoudelijk uitgewerkt in beschrijvingen en infographics, waarin ook de verschillende instrumenten van de raad worden toegelicht. Dit draagt bij aan een betere communicatie en een soepel verloop van de samenwerking en informatie-uitwisseling tussen de raad en de ambtelijke organisatie.
Figuur 1 Voorbeeld procesbeschrijving Motie
Website De gemeenteraad heeft op de website www.urk.nl een eigen pagina: www.urk.nl/gemeenteraad. Op deze pagina is ruimte voor de gemeenteraad om nieuws te delen, de raadsleden voor te stellen en het is de poort naar het raadsinformatiesysteem. De pagina heeft een eigen look en feel, passend binnen de huisstijl van de gemeente. Social media We maken gebruik van social media om inwoners te informeren, maar ook om op te roepen om bijvoorbeeld naar de vergaderingen te komen, hun mening te geven via bijvoorbeeld polls. Naast een account op Instagram en LinkedIn gaan we ook een Facebook account aanmaken en onderhouden van gemeenteraad. Urkerland Het Urkerland is de plaatselijke krant op Urk. De gemeenteraad maakt hier regelmatig gebruik van om inwoners te informeren en bijvoorbeeld uit te nodigen voor raadsvergaderingen en bijeenkomsten. Persberichten De gemeenteraad maakt gebruik van persberichten op het moment dat er belangrijke informatie is om te delen, waarbij de reguliere media onvoldoende is. Bijvoorbeeld bij de benoeming van een nieuwe gemeenteraad. Burgerparticipatie Stimuleren van burgerparticipatie door middel van verschillende initiatieven: 6
•
•
•
•
•
Politieke uurtje: Eenmaal per maand komen de fractievoorzitters van de raad in informele sfeer samen om met inwoners te sparren. Inwoners kunnen zich hiervoor aanmelden bij de griffie. Spreekrecht burgers: Burgers hebben het recht om tijdens commissievergaderingen en raadsvergaderingen in te spreken over onderwerpen die op de agenda staan. Dit biedt een laagdrempelige manier om invloed uit te oefenen op het besluitvormingsproces. Burgers kunnen zich vooraf aanmelden bij de griffie en krijgen een vaste spreektijd om hun standpunt toe te lichten. Cursus Politiek Actief: De gratis cursus Politiek Actief is een goed voorbeeld van burgerparticipatie. Deze cursus wordt door de griffie aangeboden aan inwoners van Urk. Tijdens de cursus leren deelnemers hoe de Nederlandse overheid is opgebouwd en hoe je zelf actief kunt worden in de lokale politiek, bijvoorbeeld als raadslid. Ondersteunen van adviesraden: In samenwerking met DURF en Caritas wordt een jongerenadviesraad opgericht. Dit initiatief biedt jongeren een platform om hun stem te laten horen en mee te denken over beleid dat hen raakt. Het proces is in ontwikkeling en er volgt een informatienota vanuit DURF over de totstandkoming en verdere uitwerking. Laagdrempelige bijeenkomsten: Om de betrokkenheid van inwoners te vergroten, is het van groot belang dat bijeenkomsten en vergaderingen duidelijk en tijdig worden gecommuniceerd.
Via de raadswebsite, sociale media en lokale nieuwsvoorzieningen worden inwoners geïnformeerd over wanneer en hoe zij bijeenkomsten en vergaderingen van de gemeenteraad kunnen bijwonen. Ook wordt er actief verwezen naar het raadsinformatiesysteem (iBabs), waar alle relevante informatie beschikbaar is.
Werkbezoeken en informatieavonden De griffie organiseert werkbezoeken voor alle raads- en commissieleden. Daarnaast verzorgt zij informatiemarkten over uiteenlopende onderwerpen, zoals subsidies en gemeenschappelijke regelingen (GR), om leden goed te informeren en ondersteunen in hun rol.
5
Samenwerking
Interne samenwerking Een goede samenwerking tussen de griffie, de ambtelijke organisatie, de communicatieafdeling en andere betrokkenen is belangrijk. De communicatieafdeling stelt de griffie bijv. direct op de hoogte van belangrijke persberichten. Hierdoor kunnen raadsleden eerst geïnformeerd worden, voordat het bericht in de media verschijnt. Dit zorgt voor duidelijkheid en voorkomt verrassingen. Daarnaast mag de griffie, in overleg met communicatie, gebruikmaken van beschikbare middelen zoals camera’s, microfoons en een autocue. Dit helpt bij het maken van duidelijke en professionele communicatie richting de raad en inwoners. De griffier heeft maandelijks overleg met de senior communicatieadviseur. Externe samenwerking De griffie werkt samen met externe partijen zoals lokale media, maatschappelijke organisaties en inwoners om de zichtbaarheid en betrokkenheid van de gemeenteraad te vergroten. Er zijn duidelijke 7
afspraken gemaakt over de communicatie: de griffie verstuurt persberichten naar pers@urk.nl, waarna de afdeling Communicatie zorgt voor tijdige verspreiding naar de media. Daarnaast wordt actief samengewerkt met maatschappelijke organisaties en inwoners bij het organiseren van bijeenkomsten, werkbezoeken en participatieactiviteiten. Samenwerking met Noordoostpolder (NOP) In het kader van de jaarlijkse NOP-Urk-dag wordt samengewerkt met de gemeenteraad van Noordoostpolder. Deze dag biedt ruimte voor ontmoeting, kennisdeling en het bespreken van gezamenlijke thema’s. De griffie ondersteunt bij de organisatie en communicatie rondom deze dag, en werkt aan het versterken van de onderlinge samenwerking tussen beide raden
6
Monitoring, evaluatie en doorontwikkeling
Feedback en evaluatie De griffie verzamelt regelmatig feedback van inwoners en raadsleden. Zo wordt duidelijk hoe zij de communicatie en toegankelijkheid van de gemeenteraad ervaren. Deze reacties helpen om te zien wat goed gaat en wat beter kan. Op basis van de feedback kijkt de griffie waar verbeteringen nodig zijn. Deze verbeterpunten worden vervolgens opgepakt. Zo blijft de gemeenteraad goed zichtbaar en toegankelijk voor iedereen. Langetermijndoelen In de doorontwikkeling naar een strategische griffie (en daarmee in de ondersteuning richting gemeenteraad) wordt gewerkt met langetermijndoelen. Deze doelen staan beschreven in het Griffieplan 2025. In dat plan wordt uitgelegd wat de raad en de griffie de komende jaren willen bereiken. Financiën Het raadscommunicatieplan wordt vormgegeven binnen de bestaande budgetten van de griffie. Indien nodig kan aanvullend budget worden bijgeraamd, afhankelijk van de uitvoering en ambities van het plan.
8