Participatievisie Urk

Participatievisie Urk Datum: Oktober 2023 Versie: V-1 Status: Concept

Inhoudsopgave

Cover: Omwonenden denken mee over de invulling van de oude brandweerkazernelocatie.

Inleiding

3

Algemene visie op participatie

5

Doelstellingen

7

Afwegingskader

9

Werkwijze burgerparticipatie

11

Wie doet wat?

13

Uitvoeringsprogramma

16

Evaluatie en monitoring

18

Inleiding Op Urk wordt door inwoners, het bedrijfsleven en maatschappelijke organisaties al jaren geparticipeerd. Kenmerkend voor Urk zijn dan ook de korte lijnen, het omzien naar elkaar, de betrokkenheid en het warme hart dat wij ons dorp en onze omgeving toedragen. Het is dan ook niet vreemd dat de gemeente Urk (hierna: wij) de laatste jaren een trend ziet dat inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties steeds meer actief een bijdrage leveren aan hun leefomgeving. Zo praat de Urker jeugd voortvarend mee over veilig uitgaan, komen ondernemers gezamenlijk met een toekomstvisie en nieuwe invulling voor het oude centrum van Urk en wordt via Productief Partnerschap in het sociaal domein nagedacht over kansengelijkheid voor jongeren. Maar een eenduidige visie op participatie is er tot nu toe nog niet. Met deze visie willen we als gemeente ervoor zorgen dat participatie transparant en op een uniforme wijze wordt uitgevoerd. Uniform betekent hier niet dat alle participatieprojecten altijd op dezelfde manier gedaan worden. Participatie is namelijk altijd maatwerk. Waar het wel om gaat is uniformiteit in het proces van participeren. Dat betekent dat er voor in- en externe participatieprocessen steeds dezelfde taal en methodiek gebruikt wordt. Dit zorgt ervoor dat het proces herkenbaar verloopt en het eenvoudiger wordt om een eigen participatieproces vorm te geven.

Deze visie is dan niet alleen bedoeld voor ons als gemeente, maar voor iedereen die op Urk participeert of een participatieproces faciliteert.

Inleiding

Algemene visie op participatie

Doelstellingen

Afwegingskader

Werkwijze burgerparticipatie

Wie doet wat?

Uitvoeringsprogramma

Evaluatie en monitoring

3

Aanleiding Wij nemen als gemeente beslissingen die impact hebben op het leven en de leefomgeving van de inwoners. Daarom mogen inwoners op Urk in veel gevallen al participeren bij projecten en beleidsvorming. Daarnaast hebben inwoners ideeën om hun eigen leefomgeving te verbeteren, waarbij ze hulp van ons kunnen krijgen. Deze vormen van participatie worden nu ook op landelijk niveau steeds verder geregeld. Zo treedt per 1 januari 2024 de Omgevingswet in werking. Deze wet heeft als doel om inwoners in een vroeg stadium te betrekken bij (ruimtelijke) initiatieven. Ook ligt er een (concept) wetsvoorstel ‘versterking participatie op decentraal niveau’, die inwoners meer invloed moet geven in de voorbereiding en uitvoering van beleid. Met het oog op het feit dat participatie steeds belangrijker wordt, is in het coalitieakkoord een passage opgenomen over het “stimuleren en waarderen van burger- en overheidsparticipatie”. Door de kwaliteit van de participatieprocessen en de besluitvorming te verbeteren, verbetert ook de kwaliteit van het gevoerde beleid en wordt de gemeente Urk toegankelijker. Daarmee wordt de afstand tussen de overheid en samenleving kleiner.

Leeswijzer Deze visie beschrijft eerst de aanleiding voor het maken van een nieuwe Urker participatievisie. Daarna volgen een korte introductie van het begrip participatie en een hoofdstuk hoe er betere gesprekken tussen ons en onze inwoners, ons bedrijfsleven en onze partners kunnen worden gevoerd. De visie eindigt met wie welke rol heeft bij participatie, hoe de visie wordt geïmplementeerd en hoe de uitvoering ervan wordt gemonitord. Maar met deze visie zijn we er nog niet. De visie moet verder vorm krijgen door deze toe te passen en hierop te evalueren. We blijven leren van de trajecten uit het verleden en in de toekomst. Op deze manier verfijnen en verbeteren we de visie waar en wanneer nodig.

Hoewel er op Urk in veel gevallen al wordt geparticipeerd, ziet de gemeente ruimte voor verbetering. Lopende en al afgeronde trajecten hebben ons veel geleerd over wat goed ging en wat soms ook niet. Deze visie geeft antwoord op de vraag hoe wij willen samenwerken met inwoners, bedrijven en organisaties. Met deze visie geven wij participatie een structurele plaats in interne en externe initiatieven en beleid.

Inleiding

Algemene visie op participatie

Doelstellingen

Afwegingskader

Werkwijze burgerparticipatie

Wie doet wat?

Uitvoeringsprogramma

Evaluatie en monitoring

4

Algemene visie op participatie In deze Urker visie gaat het om ‘participatie’. Maar wat wordt daarmee bedoeld? Participatie gaat over de betrokkenheid van inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties bij initiatieven en beleidsvorming. Dit kan in de vorm van burgerparticipatie (burger is participant), initiatiefnemersparticipatie of inspraak. Maar deze visie gaat ook over de betrokkenheid van de gemeente bij maatschappelijke initiatieven, wat ook wel overheidsparticipatie (gemeente is participant) wordt genoemd.

Inleiding

Algemene visie op participatie

Burgerparticipatie en inspraak Al jaren nodigen we inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties uit om mee te praten over initiatieven of beleid dat hen raakt (burgerparticipatie). Daarnaast hebben inwoners en organisaties het recht tot inspraak bij wet of bij besluit van B&W. Dit kan bijvoorbeeld tijdens een raadsvergadering zijn of tijdens de terinzagelegging van een besluit (zoals een bestemmingsplan of omgevingsvergunning). Deze vormen van inspraak vinden veelal plaats wanneer de formele procedure en besluitvorming al zijn gestart. De kern van burgerparticipatie en inspraak is dat inwoners in een vroeg stadium mee kunnen praten over initiatieven die hen raken. We nodigen dan de inwoner uit om mee te denken, of mee te werken aan het beleid of de uitvoering ervan. De mate van betrokkenheid kan variëren van informeren en raadplegen (laagste niveaus) tot coproductie en meebeslissen (hoogste niveaus). Deze verschillende niveaus worden aangeduid als de participatieladder, waarbij de intensiteit van de betrokkenheid van laag naar hoog toeneemt.

Doelstellingen

Afwegingskader

Om te zorgen dat onze samenleving vroegtijdig betrokken wordt bij ontwikkelingen in hun omgeving, zijn wij niet de enige die een gesprek met de samenleving kunnen organiseren. Zodra (georganiseerde) inwoners, publieke organisaties, of private partijen een initiatief hebben dat invloed heeft op de (leef)omgeving van de Urkers, dan zijn zij zelf verantwoordelijk voor het betrekken van de omgeving bij hun initiatief. Zij staan dan ook vaak dichter bij de situatie en hebben meer beeld bij de wensen en bedenkingen van de betrokkenen. Bij het betrekken van de samenleving bij initiatieven vanuit de samenleving wordt er gesproken over externe burgerparticipatie (ook wel initiatiefnemersparticipatie genoemd). Het betrekken van de samenleving bij gemeentelijke initiatieven of beleidsvorming wordt interne burgerparticipatie genoemd. Wij streven ernaar en stimuleren initiatiefnemers om vroegtijdig, voor de formele mogelijkheden tot inspraak, een ieder te betrekken op wie hun initiatief impact heeft. Hoe wij initiatiefnemers faciliteren bij het komen tot een goede participatieaanpak en uitvoer is uitgewerkt in de leidraad initiatiefnemersparticipatie (leidraad participatie).

Werkwijze burgerparticipatie

Wie doet wat?

Overheidsparticipatie Daarnaast gaat deze visie ook over overheidsparticipatie. Hierbij heeft bijvoorbeeld een groep inwoners of een maatschappelijke organisatie ideeën die bijdragen aan het verbeteren van de leefomgeving, of de leefbaarheid op Urk. Deze groep kan dan vragen om (financiële) ondersteuning van de gemeente Urk bij het realiseren van dit initiatief. Wij, als gemeente, hebben bij overheidsparticipatie dus een ondersteunende of faciliterende rol, waarbij de samenleving het initiatief draagt. Deze mogelijkheden bestonden al, maar om overheidsparticipatie voor de samenleving toegankelijker te maken zullen deze processen verder worden geformaliseerd.

Uitvoeringsprogramma

Evaluatie en monitoring

5

Gemeente Urk

Externe participatie Eventueel samen met gemeente

Interne participatie

Overheids participatie

Samenleving (inwoners, organisaties, ondernemers)

Externe participatie Initiatiefnemersparticipatie

Een succesvol initiatief vanuit inwoners: de inrichting van het plantsoen aan de Noord.

Inleiding

Algemene visie op participatie

Doelstellingen

Afwegingskader

Werkwijze burgerparticipatie

Wie doet wat?

Uitvoeringsprogramma

Evaluatie en monitoring

6

Doelstellingen Wij ambiëren met deze participatievisie het doel om de kwaliteit van de participatie en/ of de kwaliteit van een beleid of project te vergroten. Dat helpt met het verkleinen van de afstand tussen samenleving en overheid, iets waar op Urk naar onze mening dan ook de kracht ligt.

Vergroten kwaliteit participatie Het eerste doel is het verbeteren van de kwaliteit van de participatieprocessen. Door te gaan werken met een algemene werkwijze, tools en handvatten aan te bieden, helpen we interne- en externe initiatiefnemers om het gesprek met hun omgeving goed te kunnen voeren.

Vergroten kwaliteit beleid/project Door het verbeteren van de participatieprocessen zoals hier boven omschreven streven we ook naar het vergroten van de kwaliteit van de inhoud van een beleid of project. Dit geldt zowel voor interne- als externe initiatieven. Door de omgeving in een vroeg stadium en op een goede manier te betrekken, kunnen besluitvormers beter aansluiten op de wensen en behoeften van de samenleving.

In het kader van Veilig Uitgaan gaat de burgemeester het gesprek aan met jongeren.

Eén van de manieren om de afstand tussen overheid en samenleving te verkleinen is door opnieuw te bepalen waar het eigenaarschap voor het betrekken van de omgeving bij initiatieven neergelegd moet worden. Deze verantwoordelijkheid ligt niet alleen bij de gemeente Urk, maar kan ook bij inwoners of organisaties uit de samenleving liggen. Op basis van onderling vertrouwen kan de verantwoordelijkheid voor het betrekken van de omgeving bij initiatieven op een juiste manier verdeeld worden. Zo kunnen de personen en organisaties die er het dichtste bijstaan de autonomie krijgen om zelf hun omgeving te betrekken bij participatievraagstukken. Zij beschikken immers veelal over de juiste informatie.

Verkleinen afstand samenleving en overheid Door het vergroten van de kwaliteit van de participatie en daarmee beter aan te sluiten op de behoeften uit de samenleving, stellen wij ons verder doel om de afstand tussen de gemeente en onze inwoners te verkleinen. Ook een constructieve houding voor hulp bij initiatieven vanuit de Urkers kan bijdragen aan het vergroten van de verbinding en het verkleinen van deze afstand. Deze hulp bieden wij met deze eenduidige werkwijze en tools om zorgvuldig een eigen participatieproces op te zetten.

Inleiding

Algemene visie op participatie

Doelstellingen

Afwegingskader

Draagvlak verkrijgen is geen doel Belangrijk om te benoemen is dat het verkrijgen van draagvlak voor beleid en initiatieven geen participatiedoel is in de Urker participatievisie. Op het moment dat een participatieproces goed wordt doorlopen, kan dit wel bijdragen aan draagvlak voor een initiatief of beleid.

Werkwijze burgerparticipatie

Wie doet wat?

Uitvoeringsprogramma

Evaluatie en monitoring

7

Kernwaarden Om participatie bij te laten dragen aan de bovenstaande doelen gaan we werken volgens een eenduidige taal en werkwijze. Hierin staan drie kernwaarden centraal:

Inleiding

Verbinding  De verbinding tussen de Urkers en hun gemeente staat centraal. Wij zoeken actief de verbinding op met onze inwoners in participatietrajecten. Daarnaast staan wij open om mee te denken en mee te werken aan inwonersinitiatieven.

Laagdrempeligheid

Transparantie

Iedereen moet mee kunnen doen/praten, moet een initiatief kunnen nemen en wordt daarbij gefaciliteerd door de gemeente. De manier waarop de gemeente dit doet staat beschreven in de leidraad participatie.

Om te weten wat je aan elkaar hebt, moet het in een vroeg stadium duidelijk zijn waar wel en niet over meegepraat kan worden, wat het doel van het project of beleid en het participatietraject is en wat er met de uitkomsten gebeurd. Daarnaast moet duidelijk zijn waar kansrijke initiatieven aan moeten voldoen.

Algemene visie op participatie

Doelstellingen

Afwegingskader

Een grote opkomst bij de Durf Bijeenkomst, waarbij gesproken werd over een positieve, gezonde, veilige en kansrijke leefomgeving voor de Urker jongeren.

Werkwijze burgerparticipatie

Wie doet wat?

Uitvoeringsprogramma

Evaluatie en monitoring

8

Afwegingskader

Impactmatrix

Elk project is anders. Participatie moet daarbij passend zijn bij het initiatief. Daarom is het uitgangspunt van deze visie dat de maatschappelijke impact van een initiatief de mate van participatie bepaalt. Het is dus belangrijk vooraf de impact die het initiatief heeft op de omgeving in te schatten. Over het algemeen geldt het principe: hoe meer er verandert door een initiatief in de leefomgeving, hoe belangrijker het is om belanghebbenden te betrekken en te laten participeren.

Werken met impact Door consequent met dit afwegingskader te werken, weten belanghebbenden dat ze betrokken worden bij initiatieven die hen aangaan en raken. Dit draagt bij aan het opbouwen van een duurzame relatie tussen inwoner en overheid.

Maatschappelijke impact project

Level 1. Weinig

Level 2. Matig

Level 3. Veel

Participatieroute

Route 1. Beperkt

Route 2. Gemiddeld

Route 3. Intensief

Direct belanghebbenden betrekken

Direct belanghebbenden / omgeving betrekken

Direct belanghebbenden / ruime omgeving / raad betrekken

2-3 maanden

3-6 maanden

6-12 maanden

Benodigde tijd

Inleiding

Algemene visie op participatie

Doelstellingen

Afwegingskader

Werkwijze burgerparticipatie

Wie doet wat?

Uitvoeringsprogramma

Evaluatie en monitoring

9

De impact wordt bepaald aan de hand van 4 indicatoren:

1)

Op basis van deze indicatoren worden de initiatieven ingedeeld in 3 niveaus waaraan een participatieroute verbonden wordt:

Aard en omvang van het initiatief

Hoe groter een initiatief is, hoe meer impact deze heeft. De bouw van een woontoren heeft meer impact dan de uitbouw van een huis.

2)

Maatschappelijke en politieke aandacht voor het initiatief

Hier gaat het om de aandacht die het onderwerp geniet in de samenleving en de media en dus binnen de politiek.

3)

Mate van hinder van het initiatief

Hoeveel hinder ervaren inwoners voor, tijdens en na de realisatie van het initiatief?

4)

Maatschappelijk belang van het initiatief

Impact initiatief

Weinig impact

Matige impact

Veel impact

Route

Participatieroute 1

Participatieroute 2

Participatieroute 3

Dit is het afwegingskader voor participatieprocessen die worden georganiseerd door de gemeente Urk maar ook voor externe initiatiefnemers. Daarnaast heeft de gemeenteraad een lijst met bindend participatieadvies en verplichte onderwerpen aangewezen waar altijd moet worden geparticipeerd. Dit is verder uitgewerkt in de leidraad voor initiatiefnemers.

Als wij beleid voorbereiden of uitvoeren kan dat veel impact hebben. Wanneer het in groot belang is van een groot deel van de gemeenschap, kan het nodig zijn om omwonenden binnen strengere kaders te betrekken.

Inleiding

Algemene visie op participatie

Doelstellingen

Afwegingskader

Werkwijze burgerparticipatie

Wie doet wat?

Uitvoeringsprogramma

Evaluatie en monitoring

10

Werkwijze participatie Om inwoners op een laagdrempelige en transparante manier te betrekken, werken interne- en externe initiatiefnemers op Urk met een eenduidige werkwijze. Volgens deze werkwijze wordt er eerst een participatieaanpak gemaakt, die vervolgens wordt uitgevoerd. Deze manier van werken draagt bij aan het behalen van de participatiedoelen van deze visie. Zo zal de kwaliteit van de participatie worden verhoogd omdat er van te voren goed nagedacht wordt over wie en waarover mee kan en mag denken (verwachtingsmanagement). Door consequent volgens deze werkwijze te werken, draagt dit bij aan het verkleinen van de afstand tussen inwoners en de gemeente Urk. Op Urk wordt gewerkt met de methodiek Relevant Gesprek®. Op onderstaande illustratie staat de kern van de methodiek afgebeeld. Op basis van de maatschappelijk impact wordt een bij het initiatief passende participatieaanpak gemaakt. Op pagina 13 staat beschreven met welke partijen een rol hebben bij het opstellen en het uitvoeren van een participatieplan. Dit is de kern voor een succesvol participatieproces. Hieronder lichten we de methodiek op hoofdlijnen toe.

Inleiding

Algemene visie op participatie

Doelstellingen

Participatievraagstuk

Waarom in gesprek? (doel)

6

Waarover in gesprek?

5

(onderwerp)

Duiden resultaten

Participatiegesprekken organiseren

Met wie in gesprek? (publiek en afzender)

7

Terugkoppeling en luisteren

Hoe in gesprek? 4

(vorm)

Inrichten contactbeheer en monitoring

Participatieaanpak

1

Goedkeuring activiteitenoverzicht en planning

Afwegingskader

3

2

Inrichten communicatiestructuur

8

Verantwoording participatieproces

Opleveren eindresultaat

10

Besluitvorming

Inrichten organisatiestructuur

Werkwijze burgerparticipatie

Succesvol participatieproces

9

Wie doet wat?

Uitvoeringsprogramma

Evaluatie en monitoring

11

Inleiding

Maken aanpak

Uitvoering

Omdat participatie maatwerk is, vraagt elk participatievraagstuk om een unieke aanpak. Hierbij worden voor ieder initiatief opeenvolgend 4 vragen beantwoord:

Participatie vraagt om zorgvuldigheid. Het is dus belangrijk om voor de uitvoering het participatieplan te vertalen naar een aanpak voor de uitvoer. Het voeren van de participatiegesprekken is slechts 1 van 10 stappen in de uitvoering van de aanpak. Van tevoren moet de interne organisatie en rolverdeling op orde zijn. Vervolgens worden betrokkenen helder en laagdrempelig geïnformeerd voordat de participatiegesprekken plaatsvinden. Na ieder gesprek is het belangrijk dat de deelnemers te horen krijgen wat er met hun inbreng wordt gedaan. Door deze transparante houding wordt deelname voor hen zinvol en de verbinding tussen overheid en maatschappij sterker.

Waarom in gesprek?

Je bepaalt wat het doel en resultaat is van je project, in welke fase het project zit, wat je wil bereiken met participatie en wat de ruimte is voor inbreng.

Waarover in gesprek?

Je bepaalt de participatievraag en welke kaders je hierbij meegeeft.

Wie met wie in gesprek?

Je bepaalt met welke publieksgroepen je in gesprek gaat en wat hun betrokkenheid is.

Hoe in gesprek?

Je bepaalt de gespreksvorm.

Algemene visie op participatie

Doelstellingen

Afwegingskader

Werkwijze burgerparticipatie

Wie doet wat?

Uitvoeringsprogramma

Evaluatie en monitoring

12

Wie doet wat? In zowel overheids- als inwonersparticipatie onderscheiden we vier spelers: Samenleving, ambtelijke organisatie, College van B&W en de raad. De mate van impact van een initiatief, zoals omschreven bij het hoofdstuk over het afwegingskader, heeft invloed op de rollen en taken van de verschillende spelers. Hieronder lichten we dit kort toe.

Samenleving

Ambtelijke organisatie

Bij externe initiatieven1 is de initiatiefnemer zowel bij weinig, matig als veel impact verantwoordelijk voor het maken van het participatieplan als de uitvoering hiervan. Bij initiatieven met gemiddelde of veel impact kan de initiatiefnemer worden ondersteund door middelen, tools en menskracht zoals uitgewerkt in de participatieleidraad.

De ambtelijke organisatie staat in dienst van het college van B&W en voert de taken in hun naam uit. De ambtelijke organisatie heeft bij interne initiatieven1 in eerste instantie de taak om de participatieaanpak te maken. Vervolgens zal deze, afhankelijk van de mate van impact, goedgekeurd moeten worden door directie, college van B&W of de raad. Daarna is het ook aan de ambtenaren om de participatieaanpak uit te voeren volgens de in het vorige hoofdstuk benoemde principes.

Bij overheidsparticipatie heeft een groep inwoners een idee om hun eigen leefomgeving aan te pakken of een evenement te organiseren ter bevordering van de sociale cohesie in de buurt of wijk. Hierbij kan de gemeente ondersteunen. In eerste instantie fungeren de wijkbeheerders van de gemeente als aanspreekpunt voor inwoners met ideeën over de leefomgeving. Dit wordt nu geformaliseerd en vervolgens duidelijk gecommuniceerd. De verdere invulling van overheidsparticipatie blijft maatwerk.

Bij externe initiatieven1 kunnen ambtenaren afhankelijk van het initiatief een ondersteunende rol hebben (zie voor mogelijkheden de participatieleidraad).

Bij zowel overheidsparticipatie als inwonersparticipatie kan de samenleving de rol van participant hebben. In het participatieplan staat de mate van invloed van de participatie omschreven.

1

De rollen van de verschillende actoren en de werkwijze bij interne- en externe initiatieven staan

beschreven in de leidraad initiatiefnemersparticipatie.

Inleiding

Algemene visie op participatie

Doelstellingen

Afwegingskader

Werkwijze burgerparticipatie

Wie doet wat?

Uitvoeringsprogramma

Evaluatie en monitoring

13

College van B&W De taak van het college van B&W bij interne- en externe1 participatieprocessen kan wisselen per participatieroute. Bij projecten waar zij verantwoordelijk voor zijn (zie participatiematrix p. 8), is het belangrijk dat zij zich committeren aan het participatieplan en op de hoogte blijven van de uitvoering. Indien nodig en relevant informeert de portefeuillehouder het gehele college en eventueel de raad. Bij overheidsparticipatie is het belangrijk dat de verantwoordelijke portefeuillehouder op de hoogte blijft van de ontwikkelingen. Ook hier is het aan de portefeuillehouder om het college dan wel de raad te informeren.

De gemeenteraad De taak van de gemeenteraad kan bij participatie wisselen per participatieroute. Bij projecten waar de raad besluitvormend is, geeft deze van te voren commitment op de participatieaanpak. Bij deze projecten kan de gemeenteraad kaders meegeven waar het participatietraject bij het beoordelen van de aanpak aan moet voldoen.

Inwoners praten mee over het cultureel erfgoed van Urk.

Als een initiatief (intern of extern1) niet binnen de bestaande plannen past, dus buitenplans is, is participatie verplicht. In dit geval geeft de gemeenteraad kaders mee voor participatie, beoordeelt deze de participatieaanpak en besluit deze uiteindelijk ook over het initiatief. Bij overheidsparticipatie wordt de raad bij grotere initiatieven geïnformeerd door het college van B&W.

1

De rollen van de verschillende actoren en de werkwijze bij interne- en externe initiatieven staan beschreven in de leidraad initiatiefnemersparticipatie.

Inleiding

Algemene visie op participatie

Doelstellingen

Afwegingskader

Werkwijze burgerparticipatie

Wie doet wat?

Uitvoeringsprogramma

Evaluatie en monitoring

14

Handreiking rollen bij participatie Zoals beschreven in het afwegingskader worden de rollen bij participatie mede bepaald door de impact van het initiatief. Initiatieven worden ingedeeld in 3 participatieroutes. Om duidelijkheid en structuur te bieden, wordt bij iedere participatieroute vastgelegd wat de rol van de samenleving, gemeente, inclusief college en gemeenteraad, is. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen interne- en externe initiatieven.

Inleiding

Algemene visie op participatie

Doelstellingen

Participatieroute 1

Participatieroute 2

Participatieroute 3

Intern initiatief

Intern initiatief

Intern initiatief

Maakt participatieaanpak en voert het proces uit

Maakt participatieaanpak en voert het proces uit

Maakt participatieaanpak en voert het proces uit

Extern initiatief

Extern initiatief

Extern initiatief

Boordeling participatie traject

Advisering bij het maken participatieplan en uitvoeren participatietraject

Advisering en indien nodig begeleiding bij het maken participatieplan en uitvoeren participatietraject (participatiecoach)

College (inen extern initiatief)

Geen rol voor college

Afstemming met portefeuillehouder over participatieplan en -proces, die vervolgens het college informeert.

Afstemming met de portefeuillehouder over participatieplan en -proces. Het college stemt in met de participatieaanpak.

Gemeenteraad (in- en extern initiatief)

Geen rol voor raad

Raad wordt geïnformeerd door het college over het participatieplan en -proces

Bewaker van de kwaliteit van het proces Bepaalt mede kaders voor proces en inhoud Stelt vast /besluit

Bewoners, organisatie, ondernemers

Intern initiatief

Intern initiatief

Intern

Focus op direct betrokkenen rondom initiatief

Focus op bredere groep belanghebbenden rondom initiatief

Focus op brede omgeving rondom initiatief

Extern initiatief

Extern initiatief

Extern initiatief

Maakt participatieaanpak en voert het proces uit

Maakt participatieaanpak en voert het proces uit

Maakt participatieaanpak en voert het proces uit

Ambtenaren

Afwegingskader

Werkwijze burgerparticipatie

Wie doet wat?

Uitvoeringsprogramma

Evaluatie en monitoring

15

Uitvoeringsprogramma Deze wijze van het betrekken van de omgeving bij initiatieven betekent ook dat participatie goed geborgd moet worden binnen de organisatie.

Borgingshuis Participatie

Participatievisie als startpunt

Organisatieniveau

Deze participatievisie is het startpunt van het borgen van participatie. Hierin staan de richtinggevende principes hoe participatie op Urk wordt vormgegeven. De volgende stap is het ontwikkelen van een eenduidige werkwijze voor participatie op Urk,. De laatste stap is het borgen van deze richting en de werkwijze in de gemeentelijke organisatie.

Richten

Participatiebeleid

door gemeenteraad

Eenduidige werkwijze Budget & Capaciteit Eigenaarschap

Inrichten

Rollen & Taken

door college/MT

Vraagstukniveau

Werkprocessen

Inleiding

Algemene visie op participatie

Doelstellingen

Afwegingskader

Werkwijze burgerparticipatie

Opleidingsplan / instrumenten

Verrichten door ambtenaren en samenleving

Wie doet wat?

Trainen

Doen

Uitvoeringsprogramma

Evalueren

Evaluatie en monitoring

16

Borging op organisatieniveau

Borging op vraagstukniveau

Op organisatieniveau wordt kennis over participatie geborgd onder ambtenaren, college van B&W en raadsleden. Dit is belangrijk zodat zij invulling kunnen geven aan hun rol bij verschillende soorten participatieprocessen. Hiervoor volgen verschillende communicatiemedewerkers, beleidsmedewerkers en beleidsadviseurs het basisprogramma in de Relevant Gesprek® Academie. Daarnaast zal deze kennis verder geborgd worden in de ambtelijke organisatie door het vormen van een participatieteam. Deze zullen een uitgebreidere opleiding volgen, waardoor zij in staat zijn collega’s te adviseren over en ondersteunen bij participatievraagstukken. Daarnaast wordt de training over de invulling van hun rol bij participatieprocessen onderdeel van het inwerkprogramma voor college- en gemeenteraadsleden en ambtenaren.

Op vraagstukniveau worden informatie en hulpmiddelen beschikbaar gesteld voor het betrekken van de omgeving bij een initiatief. Deze informatie is zowel beschikbaar voor interne- als externe initiatiefnemers. De initiatiefnemers krijgen hier handvatten voor aangereikt omdat zij begeleid moeten worden in het betrekken van de omgeving bij hun initiatief. Zo moeten initiatiefnemers een aanspreekpunt hebben waar ze met vragen terecht kunnen. Dit wordt verder uitgewerkt in de leidraad voor initiatiefnemers.

Het betrekken van de omgeving wordt in de werkprocessen opgenomen. Voor het betrekken van de omgeving moet er voor ieder vraagstuk budget, capaciteit en expertise beschikbaar zijn. Dit wordt in de werkprocessen vastgelegd. Daarnaast betekent dit dat er structureel geïnvesteerd moeten worden in het beschikbaar hebben van capaciteit en expertise op het gebied van participatie. Deze kan op vraagstukniveau ingezet worden.

Inleiding

Algemene visie op participatie

Doelstellingen

Afwegingskader

Tenslotte worden de juiste gereedschappen en/of instrumenten ingericht waar initiatiefnemers gebruik van kunnen maken. Zoals een online impactmeter waarmee de impact van een initiatief bepaald kan worden. Op basis van de impactmeter kan vervolgens bepaald worden welke participatieroute de initiatiefnemer moet kiezen. Ook worden de al eerder benoemde online publieksanalyse en online participatie box voor initiatiefnemers beschikbaar gesteld. Daarnaast willen we een webpagina met tools inrichten, om inwoners op een toegankelijke manier bij participatievraagstukken te betrekken.

Werkwijze burgerparticipatie

Wie doet wat?

Uitvoeringsprogramma

Evaluatie en monitoring

17

Evaluatie en monitoring Het evalueren van de werkwijze rondom participatietrajecten is een belangrijke stap om te kijken of dit bijdraagt aan het behalen van de ambities in deze visie. Daarnaast helpt het evalueren om te bepalen welke stappen er eventueel moeten worden genomen om de werkprocessen aan te scherpen.

Evaluatie op organisatieniveau Om te kijken of de Urker werkwijze goed werkt en dus bijdraagt aan het behalen van de participatiedoelen in deze visie, wordt deze na anderhalf jaar geëvalueerd door het participatieteam. Daarbij doorlopen we onderstaande stappen.

Monitoring op projectniveau Evaluatie als doorlopend proces is monitoring. Na elk project waar participatie is ingezet, worden enkele vragen beantwoord tijdens de projectevaluatie. Dit heeft als doel om te kijken of de werkwijze op de juiste wijze is uitgevoerd. Dus om te monitoren of participatie op de juiste manier is toegepast en of het goed is ontvangen. Zonodig kan dan tussentijds bijgestuurd worden op de werkwijze in deze visie als de omstandigheden daarom vragen. Door doorlopend aandacht te besteden aan het behalen van de doelstellingen in deze visie, krijgt participatie een passende en blijvende rol in de gemeentelijke organisatie en de Urker samenleving.

1. Doelen bepalen

4. Meet de impact

Met het schrijven van deze participatievisie zijn er duidelijke doelen geformuleerd. Deze doelen vormen de basis voor de evaluatie. Het kan zijn dat deze doelen over tijd veranderen.

We meten de impact van de participatie-inspanningen. Hebben de inspanningen bijgedragen aan de gewenste relatie met de inwoners?

5. Identificeer verbeterpunten

2. Data verzamelen Door op projectniveau te evalueren en hiervan de resultaten bij te houden, hebben wij de relevante gegevens en informatie die verband houden met de gestelde doelen paraat. Daarnaast kan ondersteunend vragenlijstonderzoek onder inwoners, of interviews met betrokken ambtenaren worden gedaan.

3. Data-analyse We evalueren de verzamelde gegevens om te zien of de doelen in de participatievisie worden bereikt. We vergelijken de resultaten met de oorspronkelijke doelstellingen en beoordeel de mate van succes.

Inleiding

Algemene visie op participatie

Doelstellingen

Afwegingskader

Werkwijze burgerparticipatie

We gebruiken de evaluatieresultaten om te identificeren wat goed werkt en wat verbeterd kan worden. Stel mogelijke aanpassingen voor om de participatie inspanningen in de toekomst meer zin te geven.

6. Herzie de participatievisie indien nodig Op basis van de evaluatie en de identificatie van verbeterpunten, wordt de participatievisie geactualiseerd. We zorgen ervoor dat het doel en de strategieën in lijn zijn met de behoeften en doelstellingen binnen onze gemeente.

Wie doet wat?

Uitvoeringsprogramma

Evaluatie en monitoring

18