Beantwoording technische vragen vaststelling gewijzigde tekst GR HFA

Technische vragen agendapunt 4d vaststelling gewijzigde tekst GR Flevolands Archief (commissie Organisatie en Leven d.d. 21 april 2026) Vraag Antwoord Het Rijk heeft echter toegezegd nog wel een Nee, de huidige GR regelt in artikel 36.2 de afbouw van kosten. Dit artikel luidt: financiële bijdrage te blijven leveren. Is deze bijdrage hetzelfde bedrag als wat Het Rijk eerst “Art. 36.2: De uittreedsom wordt als volgt bepaald: de uittredende deelnemer bijdroeg? En tot wanneer willen ze deze betaalt over het eerste kalenderjaar na de uittreding 100% van de jaarlijkse bijdrage blijven leveren? bijdrage, over het tweede jaar 80%, over het derde jaar 60%, over het vierde jaar 40% en over het vijfde jaar 20% van de laatste jaarlijkse bijdrage vóór uittreding.”

1

Fractie GB

2

GB

Kan het college toelichten waar de data fysiek wordt opgeslagen? Is dit binnen Nederland of in ieder geval binnen de EU?

HFA beheert momenteel alleen het ‘papieren’ archief, dat ligt deels (met uitzondering van de bouwdossiers) in Lelystad en deels in Urk. Digitaal archief is operationeel nog niet ondergebracht bij HFA, dat zal worden gerealiseerd in de koppeling met het eDepot. Zie ook beantwoording van vraag 8.

3

GB

Welke gegevens worden in het e-depot opgenomen en betreft dit ook privacygevoelige dossiers?

In het geval het eDepot voor de Gemeente Urk operationeel is, zal dit geschieden volgens de standaard methodiek voor metadatering (MDTO). Over welke het gegevens het exact zal gaan, is nu nog niet bekend.

4

GB

Hoe is de toegang geregeld en hebben gemeenten uitsluitend toegang tot hun eigen archieven?

De toegang is nu nog niet geregeld. Als dit geregeld is heeft Urk uitsluitend toegang tot dit archief. Mits het openbaar is gemaakt.

5

GB

Hoe is de rolverdeling geregeld tussen gemeente, Het Flevolands Archief, Docbyte en eventuele onderliggende cloud- of hostingpartijen?

De Gemeente is deelnemer in de GR, net als Het Flevolands Archief. Deze laatste beheert afspraken met onderliggende leveranciers van (cloud) diensten, waaronder Docbyte. Gemeente Urk heeft geen rechtstreekse afspraken met Docbyte.

6

GB

Is er voor dit e-depot een DPIA uitgevoerd en wordt deze periodiek herijkt?

Nee, deze is er nog niet. Uitvoeren van een DPIA is de verantwoordelijkheid van HFA. Wij beoordelen nog, met de onze Privacy Officer, of dit nodig is en zo ja, op welke manier.

7

GB

⁠En verandert deze wijziging nog iets aan de huidige situatie, of is dit e-depot al operationeel en worden archieven al op deze wijze beheerd?

Nee, dit is nog niet het geval.

8

GB

9

GB

Is dit e-depot al operationeel voor Urk, of moet dit nog worden ingevoerd? (mogelijke vervolg vraag: Kan het college toelichten hoe de implementatie van het e-depot eruitziet, wat de planning is en wat dit betekent voor de overgang van bestaande archieven? In de financiële bijlage staat dat gemeenten jaarlijks bijdragen aan het e-depot, dat deze per inwoner wordt berekend en dat deze kan worden verhoogd bij toekomstige ontwikkelingen.

Nee, dit moet nog worden ingevoerd. Hoe dit zal geschieden zal uitgewerkt worden in een projectopdracht. Over planning en inhoud van archieven kan concreet nog niets worden gezegd. Dit zal onderdeel zijn van de projectopdracht en het besluit daarover. De bijdrage aan het e-Depot wordt jaarlijks berekend per inwoner. Deze bijdrage is de afgelopen jaren gelijk gebleven en alleen aangepast bij veranderingen in het inwonertal. Het algemeen bestuur heeft aangegeven dat een verhoging van € 1,10 naar € 1,35 per inwoner mogelijk nodig is door nieuwe ontwikkelingen en hogere eisen aan digitale archivering. Een wijziging vindt alleen plaats na bestuurlijke besluitvorming en via de gemeentelijke begroting. Digitale archivering is een wettelijke taak. Bij de uitvoering wordt steeds afgewogen welke taken worden uitgevoerd en welke kosten daarbij horen. Om dit goed en efficiënt te doen, is de taak ondergebracht in een gezamenlijke regeling met andere gemeenten, de provincie en het waterschap. De kosten en keuzes worden jaarlijks besproken en zichtbaar gemaakt via de reguliere planning- en control cyclus.

10

GB

Kan het college toelichten wat dit concreet betekent voor onze gemeente en hoe wordt voorkomen dat de kosten voor digitale archivering in de toekomst structureel oplopen?

De manier waarop met kosten zal worden omgegaan, inclusief een (eventuele) omslag naar inwoners en kostenbeheersing zal onderdeel worden van de projectopdracht.