Archiefverordening 2025

Verordening Wetstechnische informatie Gegevens van de regeling Overheidsorganisatie

Gemeente Urk

Officiële naam regeling

Archiefverordening 2025

Citeertitel

Archiefverordening

Besloten door

de raad van de gemeente Urk

Geldig tot

N.v.t.

Onderwerp

Informatie- en archiefbeheer

Opmerkingen m.b.t. de regeling Grondslagen 1.

Archiefwet 1995, artikel 30 lid 1

2.

Archiefwet 1995, artikel 32 lid 2

3.

Archiefregeling

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving) 1.

Beheerregeling Gemeente Urk 2025

2.

Beleidsnota Informatiebeheer 2025

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen Datum inwerkingtreding

24 april 2025

Terugwerkende kracht

1 januari 2025

Betreft

Actualisatie archiefverordening 2018

Ontstaansbron

www.overheid.nl datum publicatie: oktober 2025

Datum ondertekening verordening

02 oktober 202

Voorstel gemeenteraad

018470621

Intitulé Archiefverordening Gemeente Urk 2025 De raad van de gemeente Urk, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 05 juni 2025. Overwegende dat: -

In het kader van de uitvoering van gemeentelijke taken informatie wordt verwerkt; Deze informatie valt binnen het domein van de Archiefwet 1995; Deze informatie maatschappelijke, bestuurlijke, juridische, economische, administratieve, privacy en historische belangen betreft; Deze informatie op toetsbare wijze aan wettelijke kwaliteiten moet voldoen; De betrouwbaarheid, bruikbaarheid, vindbaarheid en het voortbestaan van de informatie zolang zij bestaat op aantoonbare wijze te garanderen is

Gelet op het bepaalde in artikel 149 van de Gemeentewet, artikel 30 lid 1 en Artikel 32 lid 2 van de Archiefwet 1995 en de Archiefregeling Gezien het advies van Commissie Organisatie & Leven

Besluit:

Vast te stellen de volgende verordening:

‘Archiefverordening Gemeente Urk 2025’

Begripsomschrijvingen Artikel 1: a. De wet: de Archiefwet 1995; b. Het besluit: het Archiefbesluit 1995; c. De regeling: de Archiefregeling; d. Gemeentearchivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de Archiefwet 1995 benoemde functionaris; e. Archiefbescheiden: alle informatie die valt binnen de termen van de wet. f.

Archiefbewaarplaats: een overeenkomstig artikel 31 van de Archiefwet 1995 aangewezen bewaarplaats;

g. Archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte h. Digitale bewaarplaats: geheel van apparatuur en programmatuur op aantoonbare wijze bedoeld voor het voortbestaan, gebruik en hergebruik van voor bepaalde of onbepaalde tijd te bewaren digitale archiefbescheiden overeenkomstig de van toepassing zijnde wettelijke regelingen. i.

Informatie: gegevens met betekenis opgemaakt of ontvangen in de goede vorm.

j.

Informatieobject: een als Iogische eenheid te onderscheiden hoeveelheid informatie;

k. Informatiesysteem: een samenhangend geheel van gegevensverzamelingen, en de daarbij behorende personen, procedures, processen en programmatuur alsmede de voor het informatiesysteem getroffen voorzieningen voor opslag, verwerking en communicatie; l.

m.

Informatievoorziening: het geheel van handelingen, samenhangend met de inrichting en het beheer van informatiesystemen; Informatiebeheer: het geheel aan maatregelen om de informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn zodanig dat de authenticiteit ervan kan worden aangetoond en de informatie volledig, actueel en betrouwbaar, in leesbare en interpreteerbare vorm, beschikbaar kan worden gesteld;

n. Organisatie-eenheid: de in artikel 1 lid a van het Organisatiebesluit Gemeente Urk 2015 genoemde eenheden; o. Verantwoordelijke: het hoofd van het organisatieonderdeel; p. Overdracht: tijdelijke of permanente overdracht van informatie niet zijnde vervreemding als bedoeld in artikel 8 van de wet; q. Overbrengen: overbrengen op grond van artikel 2 van de wet; r. Selectielijst: een op grond van artikel 5 van de wet in de Staatscourant gepubliceerde lijst van categorieën te vernietigen of permanent te bewaren archiefbescheiden;

s. Verwerken van informatie: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot informatie, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van informatie;

Zorg voor het beheer van de informatie

Artikel 2 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het verwerken van informatie zodanig dat het voortbestaan van de informatie met behoud van ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn is gewaarborgd en de authenticiteit van de informatie kan worden aangetoond.

Artikel 3 De artikelen 14-20 van de regeling zijn overeenkomstig van toepassing op de op grond van de geldende selectielijst te vernietigen archiefbescheiden.

Artikel 4 Burgemeester en wethouders stellen, gehoord de gemeentearchivaris, een kwaliteitssysteem overeenkomstig artikel 16 van de regeling vast.

Artikel 5 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de informatie.

Artikel 6 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de informatie.

Artikel 7 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het vaststellen van voorschriften voor het beheer van de informatie.

Artikel 8 Burgemeester en wethouders bevorderen, dat bij deelname door de gemeente in andere rechtspersonen dan regelingen op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen, die taken namens het college uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersonen geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet.

Artikel 9 Burgemeester en wethouders wijzen, gehoord de gemeentearchivaris, een archiefbewaarplaats aan.

Artikel 10 Burgemeester en wethouders wijzen, gehoord de gemeentearchivaris, een digitale bewaarplaats aan.

Artikel 11 Burgemeester en wethouders wijzen taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de informatie die niet is overgebracht toe aan de verantwoordelijke.

Artikel 12 Burgemeester en wethouders stellen voorschriften vast voor de taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de informatie die is overgebracht dan wel op andere (rechts)titel bij de archiefbewaarplaats in beheer is genomen.

Toezicht en verantwoording

Artikel 13 De gemeentearchivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de informatie die niet is overgebracht.

Artikel 14 De gemeentearchivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht opdragen aan voldoende, deskundige medewerkers. Artikel 15 De verantwoordelijke verstrekt aan de gemeentearchivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling. Artikel 16 De gemeentearchivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de informatie, tot de ruimten en tot de apparatuur en programmatuur waarin de informatie zich bevindt en met behulp waarvan de informatie wordt verwerkt, met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van informatie.

Artikel 17 De gemeentearchivaris brengt de verantwoordelijke in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de gemeentearchivaris tevens burgemeester en wethouders hiervan in kennis. De gemeentearchivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 18 De gemeentearchivaris brengt eenmaal in de twee jaar aan burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de informatie die niet is overgebracht alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer.

Artikel 19 De gemeentearchivaris en de verantwoordelijke voor de archiefbewaarplaats leggen jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan burgemeester en wethouders betreffende het beheer van de informatie die is overgebracht dan wel op andere (rechts)titel in beheer is genomen.

Artikel 20 Burgemeester en wethouders doen tenminste eenmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de gemeentearchivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht.

Slotbepaling

Artikel 21: Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Gemeente Urk 2025

Artikel 22: Inwerkingtreding 1. Deze verordening treedt na bekendmaking met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2025 2. Ingetrokken wordt de Archiefverordening 2018 Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 02 oktober 2025 De raad van de gemeente Urk, De griffier

de voorzitter