Adviesnota raadswerkgroep

Adviesnota Onderwerp

Evaluatie vergaderstructuur gemeenteraad Datum

Aan

17 juni 2024

Gemeenteraad

Zaaknummer

Van

Raadswerkgroep evaluatie vergaderstructuur Inleiding

In zijn vergadering van 15 december 2022 heeft de gemeenteraad ingestemd met het instellen van een raadswerkgroep evaluatie vergaderstructuur (EVA). Het doel van het instellen van deze werkgroep was: 1. Het evalueren van de huidige vergaderstructuur en zo nodig met aanbevelingen komen voor verdere optimalisering van het politieke proces van besluitvorming. 2. Het adviseren hoe de griffie toekomstbestendig kan worden ingericht. 3. Aanbevelingen doen voor het inrichten van een rekenkamer. Hoewel beoogd werd om uiterlijk 1 oktober 2023 met een voorstel te komen is dit niet gehaald. In de raadsvergadering van 8 februari 2024 is de termijn verlengd tot 30 augustus 2024. In de raadswerkgroep nemen de volgende leden zitting: J. de Borst (SGP), J.I. Crebas (CDA – tevens voorzitter), L. Gnodde (HVU), A. Pasterkamp (CU), J.W. de Boer (GB), J. Hakvoort (KU) en J. Wakker (PVV). Tot plaatsvervangend lid zijn benoemd: G. Meun (SGP), J. van de Berg (CDA), J. Koffeman (HVU), M. Bakker (CU), H. Hakvoort (GB), D. Hoekstra (KU) en H. Wakker (PVV). Het Periklesinstituut ondersteunde het proces wat o.a. moest leiden dat: • Er efficiënt met de (schaarse) tijd van raadsleden wordt omgegaan • Beeldvorming, meningsvorming en besluitvorming herkenbaar in het proces zijn te onderscheiden.

• Het werken op hoofdlijnen wordt versterkt (kaderstellende functie) • De positie van de raad als volksvertegenwoordiger wordt versterkt • De positie van de raad als controleur wordt versterkt • De communicatie met de burger wordt versterkt, zodat het politieke proces transparanter wordt. Het opgeleverde (concept) rapport van het Periklesinstituut voldeed spijtig genoeg niet (geheel) aan de verwachtingen. Vooruitlopend op dit tweede concept besloot de raadswerkgroep een kleine comité in te stellen die, samen met de aanbevelingen van het Periklesinstituut, concrete aanbevelingen moest formuleren. Een eerste concept discussienota is samen met de aangepaste rapportage van het Periklesinstituut besproken in de raadswerkgroep van 22 april 2024. De richtinggevende voorstellen zijn hier en daar aangepast. De richtinggevende voorstellen zijn hier en daar aangepast en als een adviesnota voorgelegd aan het presidium (d.d. 25 april 2024). Het advies werd met enkele aanvullingen geaccordeerd. In de informatieve raadsvergadering van 30 mei 2024 zijn de adviezen gedeeld met de gemeenteraad. De adviezen, zoals hieronder uiteengezet, komen overeen met de adviezen zoals het Periklesinstituut in zijn definitieve plan beschrijven. Dit zijn: • Vergroot de ondersteuning en advisering van de raad • Verscherp de fasering in de besluitvorming

• • •

Versterk de oordeelvorming Geef beleidsvorming een plaats in de vergaderstructuur Stel een participatieve agenda op (volgende periode)

A. Advies met betrekking tot rekenkamer 1. De raadswerkgroep realiseert zich dat de instelling van een Rekenkamer achterloopt en dat hier met voortvarendheid aan gewerkt moet worden. 2. Kijkend naar de samenwerkingsagenda NOP-Urk bezien of samenwerking tussen Rekenkamers mogelijk is. Dat betekent concreet dat Rekenkamer Urk zelfstandig opereert, maar dat leden in beide Rekenkamers kunnen zitten. 3. Wanneer het onder 2 genoemde niet mogelijk is, dan extern vacatures openzetten. 4. Het presidium als klankbordgroep van de Rekenkamer aan te wijzen. 5. Budgettaire consequenties mee te nemen in de Tussenrapportage 2024 en begroting 2025. Per 1 januari 2023 is de Wet versterking decentrale rekenkamers (Wvdr) in werking getreden. Het doel van deze wet is het creëren van een sluitend wettelijk stelsel voor gedegen en onafhankelijk rekenkameronderzoek, om de controlerende rol van gemeenteraden te ondersteunen. De wetgever acht het van groot belang dat bij alle decentrale overheden dit gedegen en onafhankelijk rekenkameronderzoek plaatsvindt, en stelt daarom de wettelijke regeling voor de rekenkamer voor alle gemeenten verplicht, inclusief de wettelijke waarborgen die daarbij horen. Daarmee is per 1 januari 2023 de mogelijkheid voor gemeenten om een rekenkamercommissie (rekenkamerfunctie) te hebben komen te vervallen.

Bij die vorm van rekenkameronderzoek kon de gemeenteraad bij verordening regels stellen omtrent – en zo zelf invloed uitoefenen op – de (wijze van) uitoefening van de rekenkamerfunctie. Om te waarborgen dat rekenkamers een sterke en onafhankelijke positie innemen, heeft de wetgever die mogelijkheid afgeschaft. Gemeenten zijn na een overgangstermijn van een jaar verplicht om uiterlijk op 1 januari 2024 een onafhankelijke rekenkamer ingesteld te hebben. Op Urk is op dit moment nog sprake van een rekenkamerfunctie. De gemeenteraad dient daarom, met terugwerkende kracht, vóór 1 januari 2024 een nieuwe verordening vast te stellen waarmee een rekenkamer wordt ingesteld en vervolgens de leden van deze rekenkamer te benoemen. Het gaat daarbij om een volledig nieuwe juridische entiteit: er is sprake van een strikte scheiding tussen de ‘oude’ rekenkamercommissie en de ‘nieuwe’ rekenkamer. De raadswerkgroep wil een zelfstandige rekenkamer. Wel wordt de optie onderzocht om de samenwerking te zoeken met de Rekenkamer NOP. Vanuit de modelverordening is er een mogelijkheid om een klankbordgroep in te stellen. Een klankbordgroep bestaande uit raadsleden kan het contact en de (samenwerkings)relatie tussen rekenkamer en de gemeenteraad bevorderen en vergemakkelijken.

Zeker nu de rekenkamer door de wetswijziging enigszins verder van de raad af komt staan, kan worden gezegd dat de behoefte aan goed contact tussen raad en rekenkamer alleen maar toeneemt. Aan de klankbordgroep worden een aantal taken opgedragen zoals: • Advies en aanbeveling bij benoeming en herbenoeming van de leden van de rekenkamer • Het voorbereiden van verzoeken tot onderzoek en het doen van suggesties • Klankborden en overleggen met de rekenkamer • Monitoring van aanbevelingen aan de raad

B. Advies toekomstbestendige griffie 1. De instructie raadsgriffier (van 2002) te actualiseren naar de nieuwe situatie. 2. Een griffieplan op te laten stellen als sturingsmiddel voor de raad met een beeld van de prestaties die de griffie moet leveren, en tevens als een sturingsmiddel voor de raadsgriffier en een leidraad voor de griffie: wat mag de raad van de griffie verwachten. In dit kader moet ook de toekomstige griffieformatie een plek gegeven worden. 3. De uitwerking van dit alles in handen te leggen van de WGC. In vergelijking met andere raden van vergelijkbare omvang, heeft de gemeenteraad van Urk een kleine ondersteuning. De facto is er één fte beschikbaar. De kwetsbaarheid van deze ondersteuning is met het ziekteverlof van de vorige griffier de afgelopen maanden al gebleken. In de vorige en huidige raadsperiode is de werkgeverscommissie griffie (WGC) om redenen nooit bij elkaar geweest. De leden van de WGC geven vanuit een nieuwe impuls aan dat zij hun taak naar behoren willen uitvoeren. In de gemeenteraadsvergadering van 8 februari 2024 is de nieuwe samenstelling van de WGC bekrachtigd. Een toekomstbestendige griffie is dan ook een belangrijk onderwerp binnen de WGC. Het advies van het Periklesinstituut is dat de gemeenteraad zich beter moet laten ondersteunen.

Dit zal de strategische positie van de raad als volksvertegenwoordiging en als politiek opdrachtgever ten goede komen. Het advies van het instituut is dat de griffie hiervoor moet worden uitgebreid tot 3 tot 4,5 fte. Met de benoeming van Andries Brands als nieuwe griffier is een eerste stap gezet. Ook is inmiddels een stelpost voor uitbreiding beschikbaar in de gemeentelijke exploitatie. De WGC en raadswerkgroep evaluatie vergaderstructuur zijn van mening dat een volledige fte Raadsadviseur (tevens plv griffier) beschikbaar moet komen. Dit is inmiddels, vooruitlopend op dit advies, geeffectueerd in de raadsvergadering van 16 mei 2024. In de raadsvergadering van 4 juli 2024 zal de raadsadviseur formeel beëdigd worden. C. Advies optimalisering vergaderstructuur Uit het onderzoek van het Periklesinstituut komt naar voren dat de raadsleden de huidige samenwerking als prettig, positief en constructief ervaren. Tegelijkertijd is de gemeenteraad van mening dat men zich meer kan ontwikkelen in het voeren van het politieke debat. De huidige invulling van het commissiemodel biedt minder goed ruimte voor politieke oordeelsvorming anders dan in de voorbereiding door de fracties. De raad wil meer mogelijkheden krijgen om zelf meer grip op zijn agenda te krijgen. De BOB-vergaderstructuur wordt daarbij als een mogelijk instrument gezien.

Dit vraagt echter niet alleen iets van de gemeenteraad, maar ook van de ambtelijke organisatie en van de griffie. Het goede behouden en zorgvuldige stappen zetten in de verdere ontwikkeling is daarom het devies. De adviezen zijn als volgt: 1. In 2024 technische verbeteringen door te voeren in Ibabs, zodat de gemeenteraad actueel inzage kan krijgen in o.a.: a. Stand van zaken moties / toezeggingen b. Lange Termijn Agenda c. Informatienota’s d. Rondvraag

2. In 2024 een eigen website van de gemeenteraad te ontwikkelen. Moties, schriftelijke vragen, toezeggingen, besluitenlijsten, ingekomen stukken, raadsmemo’s en de info over de Rekenkamer moet meer en beter openbaar toegankelijk gemaakt worden, mede op basis van de Wet open overheid (Woo). 3. Fracties vanaf medio 2024 het vrijblijvende aanbod geven scholing te krijgen in diverse onderwerpen, zoals: Hoe lees ik een begroting? Hoe schrijf ik een motie? Werking iBabs? 4. Ieder kwartaal technische begrotingswijzigingen ter kennisname naar de gemeenteraad te sturen. Zo kan de raad inzage krijgen in de actuele begroting. 5. Vanaf september 2024 de informatieve raadsvergaderingen in de openbaarheid te houden en zoveel als mogelijk ‘beeldvormend’ in te vullen. Dus in aanloop naar nog vast te stellen beleid. Mogelijke ‘informatieve bijpraatsessies’ worden in handen gegeven van de agendacommissie, die al naar gelang de beschikbare ruimte op de commissieagenda kunnen plaatsen. 6. De invoering van de BOB-structuur vraagt nogal wat van de ambtelijke organisatie en het team griffie, zo blijkt uit ervaringen die in andere gemeenten zijn opgedaan. Vandaar dat we voorstellen om in 2025 ervaring op te doen met de BOB-structuur. In de resterende tijd van deze bestuursperiode kunnen we zo een begin maken met de ontwikkeling van het politieke debat in de commissies. Dit betekent o.a.

het volgende: a. Presidium en college dragen in onderlinge afstemming een aantal onderwerpen aan vanuit het College uitvoeringsprogramma, die als een ‘BOB-project’ kunnen worden behandeld. b. Het volledige besluitvormende proces kan bestaan uit de volgende stappen: I - Kaderstelling in een Beeldvormende Vergadering. Aan de hand van vooraf geformuleerde vragen en/of een korte presentatie wordt aan de raad/commissie gevraagd om kaders aan het college mee te geven. II - Na uitwerking van het beleidsstuk worden de resultaten in een Beeldvormende Vergadering gepresenteerd en kan de raad/commissie alle vragen stellen die men nodig heeft voor een inhoudelijke discussie en behandeling. Dit is ook het belangrijkste moment om (vooraf) technische vragen te stellen. De raad/commissie is in de gelegenheid het gepresenteerde bij te stellen en/of aan te vullen. III - Het daarna definitief gemaakte beleidsstuk wordt door de fracties opiniërend besproken in een Oordeelsvormende vergadering. IV - Besluitvorming vindt plaats in de raadsvergadering in een Besluitvormende vergadering. Het is overigens lang niet altijd zo dat beleidstukken de hele cyclus moeten volgen. Als er geen kaders gesteld hoeven te worden (bijvoorbeeld de wettelijke wijzingen van een Gemeenschappelijke Regeling) dan kun je stap I en zelfs stap II overslaan. c.

We vragen aan de directie om een verandering door te voeren in de ambtelijke organisatie (beeldvorming met startnotitie op de onder a. aangedragen onderwerpen). Op het sjabloon van raadsvoorstel moet komen te staan of het beeldvormend voorgelegd wordt. d. Technische vragen worden altijd vooraf ingediend. De voorzitter stuurt er op dat technische discussies vermeden worden tijdens de behandeling in de commissie. Voorafgaande aan de commissie is er vanaf 18.30 uur een vragenhalfuur voor commissie-/raadsleden waarbij de ambtelijke dienst aanwezig is. Dit moet wel ruim vooraf gemeld worden, zodat de ambtelijke dienst aanwezig kan zijn. e. Er wordt door de griffie naar afstemming van de agenda met Noordoostpolder gezocht. Daar waar mogelijk worden op bovenlokale thema’s gezamenlijke beeldvormende vergaderingen belegd. 7. Te onderzoeken hoe de werkbelasting van de commissies meer in balans gebracht kan worden, met als uitgangspunt de indeling van de thema’s in het coalitieakkoord: Basis op orde, Wonen, Werken, Leven. De agendacommissie krijgt de mogelijkheid om waar nodig met onderwerpen te schuiven.

8. De vergadering van de commissies en de gemeenteraad vanaf 2025 in een maandelijkse cyclus te organiseren. De huidige frequentie van reguliere raadsvergaderingen is 7. Dit worden er 9. 9. In de raadsvergadering een scheiding door te voeren van de functie ‘voorzitter van de raad’ en de portefeuillehouder (burgemeester). Op die manier kan er beter inhoudelijk gediscussieerd worden. Dat betekent dat op het moment dat in de raadsvergadering vragen zijn over de portefeuille van de burgemeester, de vicevoorzitter de voorzittershamer overneemt. Hier wordt in de agendering rekening mee gehouden. Zijn er meerdere raadsleden die deze functie willen bekleden, dan zal stemming plaatsvinden. Wanneer kandidaten zich niet aandienen, zal de griffier een raadslid benaderen. 10. De relevante verordeningen in 2024 aan te passen. D. Meer zaken die aandacht verdienen De raadswerkgroep evaluatie vergaderstructuur is zich ervan bewust, dat meer (technische) zaken de aandacht verdienen (zoals mailadres, Teams, devices etc). In een later stadium zal dit verder worden opgepakt. E. Hoe nu verder?

Wie

Wat

Datum

Werkgeverscommissie Griffie Griffie Gemeenteraad Griffie Presidium College Directie

Uitwerking besluitvorming Toekomstbestendige griffie Verbeteringen iBabs Verordening rekenkamer besluitvorming rekenkamer Aanpassingen verordeningen o.b.v. besluitvorming 04-07-2024 Aandragen BOB-agendapunten 2025 Aandragen BOB-agendapunten 2025 Ambtelijk project BOB 2025 opstarten

Q3 en Q4 2024 Q4 2024 sep-24 3-10-2024 Q4 2024 19-9-2024 17-9-2024 Q3 en Q4 2024