Raadsvoorstel - Ontwerp wijzigingsbesluit GR WM 8KTD

Riedsútstel

Ried Agindapunt Status Program Eardere behandeling Portefúljehâlder Amtner Taheakke Saak- en stiknûmer

: : : : : : : : :

17 oktober 2024 10 Besluitvormend Programma 0 – Bestuur en ondersteuning N.v.t. Mevr. T. Willemsma Mevr. T.B. Rienks-De Bos 1. Ontwerpwijzigingsbesluit GR WM 8KTD Z2023-00356 / S2024-15450

Underwerp Ontwerp wijzigingsbesluit GR WM 8KTD Wy stelle jo foar te besluten om: Geen zienswijze in te dienen op het ontwerp wijzigingsbesluit van de Gemeenschappelijke Regeling Werkmaatschappij 8KTD. Koarte gearfetting Per 1 januari 2025 worden in het kader van de ontvlechting taken, personeel en middelen ontvlochten naar de deelnemende gemeenten. Omdat op het gebied van ICT de ontvlechting van de samenwerking per 1 januari 2025 niet realistisch is, wordt voorgesteld de samenwerking op dit onderdeel vooralsnog voort te zetten in een bedrijfsvoeringsorganisatie ICT. Dit vraagt van de beide gemeenten de komende jaren een voortdurende betrokkenheid en (financiële) inspanning om de ICT-dienstverlening op peil te houden. Deze waarborgen vragen ook commitment van beide raden en is niet vrijblijvend. De gemeenschappelijke regeling (GR) werkmaatschappij 8KTD moet hiervoor worden gewijzigd. De werkmaatschappij wordt van een openbaar lichaam omgevormd tot een bedrijfsvoeringsorganisatie. Voortzetting van de samenwerking op het gebied van ICT biedt beide gemeenten gelegenheid en tijd te onderzoeken hoe de ICT naar de toekomst toe ingericht moet worden. De nieuwe organisatie heeft in principe een tijdelijk karakter, vooralsnog tot 11-2028, maar onderzoek naar de toekomstige inrichting van de ICT van beide gemeenten kan tot bijstelling van dit uitgangspunt leiden.

Op 1 juli 2022 zijn de wijzigingen van de Wet gemeenschappelijke regelingen in werking getreden. De gemeenschappelijke regeling wordt hier nu ook op aangepast. Foech ried/kolleezje De raad is bevoegd om een zienswijze in te dienen. Artikel 1, lid 3 van de Wgr stelt: “De raden van de deelnemende gemeenten kunnen bij de colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters van hun gemeente

Ried Punt Side

: : :

17 oktober 2024 10 2

binnen acht weken na ontvangst van het ontwerp hun zienswijze over het onderwerp van de regeling naar voren brengen.” Ynlieding Door de colleges, vertegenwoordigd in de stuurgroep ontvlechting, is besloten om – hoewel twee eigenstandige gemeentelijke organisaties worden ingericht - een aantal taken op het gebied van ICT vanaf 1 januari 2025 gezamenlijk te blijven uitvoeren voor beide gemeenten. Deze taken worden ondergebracht in een gezamenlijke (bedrijfsvoerings)organisatie. De taakverdeling en besturing van de toekomstige tijdelijke samenwerking van de uit te voeren taken op het gebied van ICT per 1 januari 2025 landen in een inrichtingsplan. Het vaststellen van dit plan is de verantwoordelijkheid van het college. Dit plan wordt begin oktober ter besluitvorming voor een voorgenomen besluit aan ons college voorgelegd. De WOR-bestuurder vraagt vervolgens advies over het inrichtingsplan aan de OR. Het construct wat hiervoor wordt gebruikt is een zogenaamde lichte GR. Deze regeling mag alleen worden getroffen “ter behartiging van de sturing en beheersing van ondersteunende processen en van uitvoeringstaken van de deelnemers” en de bestuursstructuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie is een enkelvoudig bestuur. Dit betekent dat de huidige GR WM8KTD van een openbaar lichaam (OL) wordt omgevormd tot een bedrijfsvoeringsorganisatie (BVO).

Daarnaast is de Wet gemeenschappelijke regelingen (hierna: Wgr) gewijzigd als gevolg van een aantal nieuwe wetten. De gemeenschappelijke regeling werkmaatschappij 8KTD moet worden aangepast als gevolg van hiervoor genoemde ontwikkelingen. Hiervoor ligt het bijgevoegde ontwerp wijzigingsbesluit voor. Histoarje De werkmaatschappij 8KTD, met als rechtsvorm een gemeenschappelijke regeling, bestaat sinds 1 januari 2014 en is sinds 2015 operationeel. Op 22 juni 2023 hebben de gemeenteraden zich uitgesproken over de koers van de samenwerking. Een meerderheid van de gemeenteraden van Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel heeft daarbij aangegeven zelfstandig te willen blijven en te stoppen met de samenwerking. Te berikken effekt Het voorzetten van de samenwerking op het gebied van ICT moet goed worden vastgelegd. En er wordt voldaan aan de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). Wat zijn de argumenten 1.1. De bedrijfsvoeringsorganisatie (BVO) voldoet als enige aan alle relevante randvoorwaarden. De Wet gemeenschappelijke regeling (hierna: Wgr) biedt de mogelijkheid tot verschillende samenwerkingsvarianten, waarbij de varianten verschillen in zwaarte van samenwerking. De huidige Gemeenschappelijke Regeling WM 8KTD is een zogeheten ‘Openbaar lichaam’. Een openbaar lichaam heeft rechtspersoonlijkheid en kent een algemeen- en een dagelijks bestuur.

Daarmee voldoet deze niet aan de randvoorwaarde van zo min mogelijk bestuurlijk drukte. De lichtere Wgr-varianten als het gemeenschappelijk orgaan, de lichte regeling (publiekrechtelijk convenant) en de centrumgemeenteconstructie hebben geen rechtspersoonlijkheid, hetgeen een vereiste is voor bijvoorbeeld het aangaan van overeenkomsten. De BVO heeft rechtspersoonlijkheid. Omvorming van het huidige openbaar lichaam naar een bedrijfsvoeringsorganisatie heeft

Ried Punt Side

: : :

17 oktober 2024 10 3

de minste gevolgen. Volgens art. 8 van de Wgr ‘kan een BVO worden ingesteld in het geval de regeling uitsluitend wordt getroffen ter behartiging van de sturing en beheersing van ondersteunende processen en van uitvoeringstaken van de deelnemers.’ Dit sluit dus precies aan bij het doel van de BVO. Voor de omvorming naar de mogelijke privaatrechtelijke rechtspersonen (BV, NV, stichting of vereniging) moet de gehele financiële administratie afgebroken worden en weer opnieuw opgebouwd worden. Daarom is deze mogelijkheid buiten beschouwing gebleven. 1.2 Omvorming naar een BVO is het meest efficiënt. De bestaande gemeenschappelijke regeling behoeft enkel gewijzigd te worden. Dat betekent onder meer dat niet de gehele financiële administratie afgebroken behoeft te worden. Een omzetting van de WM 8KTD van een openbaar lichaam naar een bedrijfsvoeringsorganisatie heeft bovendien geen directe gevolgen voor de lopende overeenkomsten, omdat geen sprake is van oprichting van een nieuwe rechtspersoon; de rechtsvorm wordt gewijzigd, maar de rechtspersoon (die de drager is van rechten en verplichtingen die de werkmaatschappij is aangegaan) blijft gelijk. De werknaam wordt vooralsnog de BVO-ICT. 1.3 De BVO is een collegeregeling.

Omvorming van het openbaar lichaam WM8KTD naar een bedrijfsvoeringsorganisatie overeenkomstig artikel 8, derde lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen kan enkel wanneer de burgemeesters als bestuursorgaan uit de regeling treden. Aan de bedrijfsvoeringsorganisatie kan immers enkel door colleges worden deelgenomen. 1.4 De bedrijfsvoeringsorganisatie heeft een enkelvoudig bestuur. De bedrijfsvoeringsorganisatie heeft één bestuur, een algemeen bestuur bestaat niet in deze constructie. Dat zorgt voor minder bestuurlijke drukte en een slagvaardigere organisatie. Het bestuur wordt ondersteund door de manager van de organisatie. De gemeentesecretarissen van de deelnemende gemeenten adviseren hun vertegenwoordiger in het bestuur. Iedere deelnemer wijst een lid in het bestuur aan en een plaatsvervanger. 2.1 Het nieuwe takenpakket is beschreven in de wijziging van de gemeenschappelijke regeling. De colleges wordt voorgesteld de ICT taken onder te brengen in de bedrijfsvoeringsorganisatie. Het uitgangspunt hiervoor is het takenpakket zoals beschreven in de gewijzigde regeling. De taakverdeling en besturing van de toekomstige tijdelijke samenwerking van de uit te voeren taken op het gebied van ICT per 1 januari 2025 landen in een inrichtingsplan. Dit plan wordt begin oktober ter besluitvorming voor een voorgenomen besluit aan het college voorgelegd.

De WOR-bestuurder vraagt vervolgens advies over het inrichtingsplan aan de OR. 2.2 Noodzakelijke wijzigingen op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen zijn verwerkt. In de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen is een aantal bepalingen opgenomen die iets zeggen over de inhoud van de gemeenschappelijke regeling. De GR WM 8KTD moest hiervoor uiterlijk 1 juli 2024 zijn aangepast. Vanwege de aanstaande ontvlechting is ervoor gekozen hier vooralsnog mee te wachten, totdat duidelijk was of de GR WM 8KTD zou worden ontbonden of niet. Nu wordt voorgesteld om de GR tijdelijk te laten voorbestaan, worden die wijzigingen alsnog gedaan. Daarom zijn de bepalingen over wijziging, opheffing, toetreding en de voorwaarden waaronder kan worden uitgetreden, nader uitgewerkt. Verder zijn bepalingen toegevoegd over de inlichtingenen verantwoordingsplicht van bestuurders en over evaluatie van de regeling.

Ried Punt Side

: : :

17 oktober 2024 10 4

Alternativen Kanttekenings/risiko’s 2.2. De Wet gemeenschappelijke regeling is al per 1 juli 2022 gewijzigd. De wet kent echter een overgangsperiode van twee jaar, waarin de gemeenschappelijke regelingen op de wijzigingen in de wet moeten zijn aangepast. De nu voorgestelde wijzigingen zijn echter te laat zoals eerder genoemd. Wordt nog later besloten over de wijzigingen dan kan de provincie ingrijpen. Finânsjes De overgang van de GR WM8KTD naar de BVO-ICT betekent dat de financiële middelen voor ICT en de betreffende medewerkers in eerste instantie achterblijven in de BVO-ICT en niet meelopen in de ontvlechting van de WM8KTD. Van de onderdelen van ICT die achterblijven in de BVO-ICT vormen ook deze personeelskosten onderdeel van de begroting vanaf 2025. Op deze manier wordt anders dan voorheen inzichtelijk wat de ICT-dienstverlening de gemeenten kost. Met het inrichten van de bedrijfsvoeringsorganisatie ICT hebben de gemeenten een verplichting om de ICT-ondersteuning op peil te houden en de daarbij behorende budgetten te blijven verstrekken. Voor de BVO-ICT doorlopen we dezelfde P&C cyclus als we gewend waren voor de WM8KTD. Uiteraard met aangepaste besluitvorming in verband met het gewijzigde bestuursmodel. Hierdoor lopen de hiervoor benodigde beslismomenten zoveel mogelijk synchroon met die van beide gemeenten.

Bij de behandeling van de begroting 2025-2028 in beide raden wordt eveneens een voorstel voor begrotingswijziging voor de GR WM8KTD en de BVO-ICT gedaan. Voor de ondersteuning van de PIOFACH-taken van de BVO -ICT door de gemeentelijke organisaties worden nadere afspraken gemaakt en DVO’s opgesteld. Gaandeweg zullen steeds meer contracten worden gesplitst over beide gemeenten. Dit zal telkens tijdig via de P&C cyclus worden verwerkt in de begroting van beide gemeenten. Inmiddels zijn de werkzaamheden rondom de ontvlechting van de ICTomgeving begonnen en komen de eerste offertes van de leveranciers binnen voor het splitsen van de software en hardware. Een eerste beeld is dat de geoffreerde bedragen gemiddeld hoger zijn. Bij de Kaderbrief/Kadernota 2025-2028 is al aangegeven dat we met de kennis van nu verwachten dat de kosten uiteindelijk € 750.000 per gemeente hoger zullen zijn. Ynwenners- en oerheidspartisipaasje Participatie is bij dit raadsvoorstel niet aan de orde. Kommunikaasje De medewerkers die in de omgevormde regeling achter blijven, zijn nauw betrokken bij dit proces en worden voortdurend bijgepraat over de stand van zaken. De OR is actief betrokken in dit proces. Yntegraliteit In de voorbereiding van dit voorstel zijn afdelingen Juridische Zaken, Financiën, ICT, HR en concerncontroller betrokken.

Ried Punt Side

: : :

17 oktober 2024 10 5

Previnsje Preventie is bij dit raadsvoorstel niet aan de orde. Gearwurking Dit besluit vloeit voort uit het stopzetten van de samenwerking in de werkmaatschappij 8KTD tussen beide gemeenten. Ferfolchtrajekt Nadat de raden van beide gemeenten hun visie hebben gegeven, leggen de colleges (de eventueel aangepaste versie van) de wijziging van de gemeenschappelijke regeling nog voor toestemming voor aan de gemeenteraad voordat zij een definitief besluit nemen. De toestemming kan slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang. Na het besluit tot wijziging wordt een bericht gezonden aan de deelnemers en Gedeputeerde Staten. Begin oktober wordt het inrichtingsplan met de taakverdeling en besturing van de bedrijfsvoeringsorganisatie voorgelegd aan het college. Het inrichtingsplan wordt ter informatie met de raad gedeeld. Ten aanzien van het inrichtingsplan wordt na het voorgenomen besluit advies ingewonnen bij de OR. Vervolgens wordt het inrichtingsplan definitief vastgesteld. Wij stellen u voor om in het Iepen Poadium van 10 oktober een toelichting te geven over de voorgenomen inrichting en besturing van de organisatie. Evaluaasje Evaluatie is bij dit raadsvoorstel niet aan de orde. Burgum, 17 september 2024 Het college van burgemeester en wethouders van Tytsjerksteradiel, secretaris,

burgemeester,

dhr. drs. J. Krul

dhr. drs. L.J. Gebben

Riedsbeslút De raad van de gemeente Tytsjerksteradiel; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 17 september 2024, punt nummer: 10; Beslút: Geen zienswijze in te dienen op het ontwerp wijzigingsbesluit van de Gemeenschappelijke Regeling Werkmaatschappij 8KTD. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Tytsjerksteradiel van 17 oktober 2024.

De griffier,

De voorzitter,

Mevr. mr. A. Dam

Dhr. drs. L.J. Gebben