Raadsvoorstel - Inkoop- en aanbesteden - lokaal inkopen

Riedsútstel

Ried Agindapunt Status Program

: : : :

Eardere behandeling Portefúljehâlder Amtner Taheakke

: : : :

Saak- en stiknûmer

:

23 februari 2023 4 Opiniërend Raadsprogramma 2022-2026, onderdeel Bestuur en Ondersteuning Presintaasje Iepen Poadium 16 februari 2023 Mevr. C. M. De Pee Dhr. F. Rozendal 1. Overzicht aanbevelingen lokaal aanbesteden 2. Kadernota inkoop en aanbesteden 2018 3. Evaluatie kadernota Inkoop en Aanbesteden Z2023-00038 / S2023-00124

Underwerp Inkoop- en aanbesteden: lokaal inkopen Koarte ynhâld De raad heeft in het raadsprogramma 2022-2026 opgenomen dat de raad inzicht wil in de (on)mogelijkheden om in het inkoop- en aanbestedingsbeleid meer ruimte te bieden voor lokale ondernemers. Het college heeft de opdracht gekregen de raad dit inzicht te bieden zodat de raad dit uiteindelijk opiniërend (richtinggevend) kan bespreken. Met dit opiniërend raadsvoorstel wordt inzicht gegeven. De raad wordt gevraagd om richting te geven dan wel de huidige kaders te bevestigen. Foech fan de ried / kolleezje De raad stelt de kaders voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente. Hiertoe is begin 2018 de Kadernota Inkoop en Aanbesteden 2018 vastgesteld (zie bijlage 2). In de nota zijn de kaders voor de gemeentelijke inkopen en aanbestedingen opgenomen. Denk hierbij aan kaders op het gebied van maatschappelijk verantwoord inkopen en economische beleidsdoelstellingen die onder andere via inkoop kunnen worden bereikt. Daarnaast geldt uiteraard het wettelijk kader dat is vervat in de Aanbestedingswet en de zogenaamde Gids proportionaliteit. Het college voert uit en is bevoegd tot het sluiten van (inkoop)overeenkomsten die voortvloeien uit de inkooptrajecten die de gemeente doet.

Fraag oan de ried Bent u het met het college eens dat de inzet van het college voor het lokaal ondernemerschap als het gaat om inkoop en aanbesteden voldoende is of wenst u koerswijzigingen? Taljochting Lokaal en regionaal inkopen is sinds het vaststellen van het eerste gemeentelijke inkoopbeleid een belangrijk speerpunt geweest. Ook de huidige kadernota inkoop en aanbesteden die in 2018 is vastgesteld heeft regionaal inkopen als belangrijke beleidsdoelstelling.

Ried Punt Side

: : :

23 februari 2023 4 2

Eerst wordt in dit voorstel het huidig kader geschetst. Ook wordt er inzicht verschaft in de wijze waarop de gemeente op dit moment uitvoering geeft aan het beleidsuitgangspunt om waar mogelijk lokale en regionale ondernemers een goede kans te geven op een opdracht van de gemeente. Huidig kader De gemeente en de werkmaatschappij 8KTD heeft oog voor de regionale economie en het MKB zonder dat dit tot discriminatie van ondernemers leidt. Voldoen aan de wettelijke kaders is hierbij rand voorwaardelijk. Uitgangspunt is dat ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. Dit kan door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onder aanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van onnodig zware selectie- en gunningscriteria bij openbare aanbestedingen. Daarbij is het van belang dat we een geschikte leverancier contracteren en ook oog hebben voor doelmatigheid en de juiste prijs-kwaliteit verhouding. Borging van voldoende mededinging is belangrijk voor een goede marktwerking. In gevallen waar een enkelvoudige inkoop of een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure volgens de aanbestedingsregels is toegestaan, wordt rekening gehouden met de regionale economie en regionale ondernemers.

Dit doen de gemeenten en de werkmaatschappij door bij iedere onderhandse aanbesteding minimaal één ondernemer uit de regio uit te nodigen. Onder regio wordt in dit beleid verstaan de bij het ANNO-verband aangesloten gemeenten: Achtkarspelen, Dantumadiel, Noordeast Fryslân en Tytsjerksteradiel. Dit is als zodanig vastgelegd in de Kadernota inkoop en aanbesteden 2018. Evaluatie inkoopbeleid Eind 2021 is het huidige inkoopbeleid van de gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel en hun gezamenlijke Werkmaatschappij geëvalueerd (zie bijlage 3). Ondernemersvereniging Industriële club Tytsjerksteradiel is geconsulteerd bij de evaluatie van de kadernota in 2021. Om meer inzicht te krijgen in de resultaten van de doelstelling om waar mogelijk zoveel mogelijk regionaal in te kopen is destijds een analyse gemaakt van de inkoopacties in de periode van maart 2018 tot en met juni 2021. Regionale bedrijven uitnodigen is mogelijk bij meervoudige en enkelvoudige inkoopprocedures, ook kan het zijn dat er een regionale partij een opdracht verwerft via een openbare procedure. Daar waar niet regionaal uitgenodigd wordt is er sprake van een diensten en leveringen waarvoor in de regio geen ondernemer beschikbaar is. Voor de in totaal 107 geregistreerde inkoopacties geldt dat bij bijna 70 procent van de inkoopacties een regionale partij wordt uitgenodigd een offerte in te dienen.

Bij deze geregistreerde inkoopacties zitten ook enkele openbare aanbestedingen waarbij het uitgangspunt is dat er geen onnodige zware eisen worden gesteld en geschikte regionale partijen een goede kans maken. Ongeveer 50 procent van de opdrachten worden uiteindelijk aan een regionale partij gegund. Bij de Werkmaatschappij is dit percentage aanmerkelijk lager, namelijk 14 procent regionaal uitgenodigd en 9 procent regionaal gegund. Bij de Werkmaatschappij zijn in de referentieperiode 43 inkoopacties geregistreerd. Dat de Werkmaatschappij in verhouding minder opdrachten regionaal gunt en ook niet regionaal uitnodigt is logisch verklaarbaar. Daar waar de beide gemeenten vooral vanuit de afdelingen Beheer onderhandse civiele opdrachten voor Werken gunnen aan regionale partijen heeft de

Ried Punt Side

: : :

23 februari 2023 4 3

werkmaatschappij veelal te maken met (Europees) aanbestedingsplichtige opdrachten voor diensten en leveringen. Ondernemers die dergelijke specifieke producten leveren en diensten verlenen zijn in de regio niet altijd voorhanden. Denk bijvoorbeeld aan software, verzekeringen en energieleveranciers, maar ook zeker de inhuur van personeel. Opgemerkt moet worden dat de zorgcontracten van het sociaal domein niet in het overzicht zijn meegenomen. Het specifieke karakter van dat inkoopsegment heeft tot gevolg dat er vele aanbieders zijn en de grote zorgaanbieders uit de provincie het merendeel van die opdrachten uitvoert. Deze zijn vooral gevestigd in Drachten, Heerenveen en Leeuwarden, maar ook versnipperd over diverse plaatsen in NoordNederland. Dit zijn volgens onze definitie geen ondernemers uit de ‘regio’. Hierbij dient in ogenschouw te worden dat inwoners van onze gemeenten werkzaam zijn bij deze aanbieders. Meer sturing op het volgens onze definitie van regionaal inkopen is in de systematiek en de behoeftestelling (indicatie bepaalt zorg) van het sociaal domein niet opportuun. Tenslotte dient opgemerkt te worden dat de analyse is gebaseerd op de inkoopmeldingen bij team advies in een bepaalde periode. Incidentele bestellingen en leveringen zijn hierin niet meegenomen. Ook kan het zijn dat er sprake is van een langdurig contract dat niet in deze periode is aanbesteed/ingekocht.

Samengevat kan het volgende worden geconcludeerd: • Bij enkelvoudig onderhandse aanbestedingen (1 op 1 inkoop) geeft de gemeente de voorkeur aan een lokale/regionale ondernemer. Is er geen lokale aanbieder die kan leveren wat nodig is? Dan nodigt de inkoper de beste partij uit die uit een markverkenning, marktconsulatie en/of marktkennis naar voren is gekomen. • Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen wordt er minimaal één ondernemer uit de regio uitgenodigd. Meer mag, dit gebeurt in de praktijk ook. • Bij nationaal openbare en Europese aanbestedingen houdt de inkoper rekening met (lokale) mkb-ondernemers door niet onnodig hoge eisen te stellen en niet te clusteren. Hoe simpeler en laagdrempeliger de aanbesteding in de markt wordt gezet, hoe groter de kansen voor het mkb/ lokale ondernemers. • Er wordt bij bouwtechnische en civiele projecten bewust niet gekozen voor het clusteren van projecten, maar er wordt per locatie gekeken en planmatig gewerkt. Dit leidt tot meervoudig onderhandse aanbestedingen waarbij minimaal één, maar vaak meerdere regionale partijen worden uitgenodigd om te in te schrijven. Standaardisatie van bestekken zorgt voor efficiency voor zowel de gemeente als de ondernemers, dit zorgt voor lage transactie kosten en een betere verdeling van de opdrachten die gemeente in de markt zet. Het advies is om niet te veel focus te leggen op alleen lokaal inkopen.

Neveneffecten kunnen optreden waardoor de markt te eng wordt en de mededinging wordt geschaad. Wel is het goed om in het inkoopbeleid een ondergrens als richting vast te leggen zoals nu al opgenomen in de kadernota inkoop en aanbesteden. De gemeentelijke inkooporganisatie moet de juiste balans bewaken tussen het contracteren van lokale/regionale ondernemers en niet-lokale ondernemers. In het algemeen geldt dat het concept van lokaal aanbesteden op gespannen voet staat met het concept van aanbesteden. Aanbesteden betekent open concurrentie organiseren. Verdergaande beperking om alleen lokaal aan te besteden beperkt die concurrentie juist. De gedachte dat een lokale economie sterker zou worden van lokaal aanbesteden kan in potentie een negatief effect hebben. De bedrijven van een lokale economie worden in hun ontwikkeling belemmerd als naburige lokale economieën allemaal lokaal

Ried Punt Side

: : :

23 februari 2023 4 4

aanbesteden; zij krijgen dan geen of weinig kans. Mogelijk dat lokale ondernemers tijdelijk kunnen profiteren van lokaal aanbesteden, maar dat is veelal een kortetermijneffect. Kortom: zoek en bewaak de balans. In de bijlage is een overzicht van de ‘doen’ en ‘niet doen’ opgenomen als het gaat om lokaal inkopen en aanbesteden. Hierbij is aangegeven wat de gemeente al doet en waar eventueel nog optimalisatie en/of doorontwikkeling mogelijk is. Dit overzicht kan worden gebruikt als onderlegger voor de opiniërende behandeling in de raad. Burgum, 24 januari 2023 Het college van burgemeester en wethouders van Tytsjerksteradiel, secretaris,

burgemeester,

mevr. H.M. van Gils

dhr. drs. L.J. Gebben