raadsvoorstel.doc

Riedsútstel Ried Agindapunt Status Program Eardere behandeling Portefúljehâlder Amtner Taheakke

Presintaasje Iepen Poadium Saaknûmer

: : : : : : : :

18 februari 2021 12 BESLUITVORMEND 0 mevr. T. Willemsma

Dirk Minnema

Besluitvormend: Bijlage 1 – Controleprotocol 2021 - 2024 Bijlage 2 – Normenkader 2021 Ter informatie: Bijlage 3 – Meerjarenplan VIC 2021 – 2024 Bijlage 4 – Jaarplan VIC 2021 : Ja, op 11 februari 2021. : Z2020-10384 / S2020-29224

Underwerp Controleprotocol en normenkader Wy stelle jo foar te besluten om: Vast te stellen: 1. Controleprotocol 2021 – 2024 met daarin opgenomen de volgende aspecten: a. Goedkeuringstoleranties accountant: overeenkomstig wettelijk minimum, in lijn met voorgaande jaren en overeenkomstig advies Astrium Accountants op onderstaande normen;

b. Verantwoordingsgrens college rechtmatigheidsverantwoording: conform landelijke richtlijn en advies Astrium Accountants: In lijn met goedkeuringstolerantie op: 1% van de lasten. c. Rapportagegrens geconstateerde onrechtmatigheden in bedrijfsvoeringsparagraaf: overeenkomstig voorgaande jaren en advies Astrium Accountants op: 5% van de verantwoordingsgrens. 2. Normenkader 2021

Koarte gearfetting Vanaf verantwoordingsjaar 2021 dient het college van B&W een rechtmatigheidsverantwoording af te geven. In dit kader zijn op 15 december 2020 aan de accountantscommissie het meerjarenplan VIC 2021 – 2024 en het jaarplan VIC 2021 voorgelegd en toegelicht. Deze zijn u ter informatie aangeboden. Voor het verantwoordingsjaar 2021 verzoeken wij de Raad vast te stellen:  het normenkader 2021: Het normenkader betreft de inventarisatie van de voor de rechtmatigheidsverantwoording relevante regelgeving.  het controleprotocol 2021 -2024: In het controleprotocol worden de goedkeuringstoleranties, verantwoordingsgrens en rapportagegrens benoemd die de accountant en wij voornemens zijn te gaan hanteren voor de verantwoording en controle 2021. Deze grenzen zijn overeenkomstig voorgaande jaren en besproken met de accountant. Foech ried /kolleezje: Het college stelt in 2022 voor het verantwoordingsjaar 2021 een rechtmatigheidsverantwoording op. De accountant toetst deze op getrouwheid. De gemeenteraad dient ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording en de accountantscontrole 2021 het normenkader en het controleprotocol met daarin opgenomen de goedkeuringstoleranties, verantwoordingsgrens en rapportagegrens vast te stellen.

Ynlieding Vanaf verantwoordingsjaar 2021 dient het college van B&W een rechtmatigheidsverantwoording af te geven en op te nemen in de jaarrekening. In dit kader zijn aan u het meerjarenplan VIC 2021 – 2024 en het jaarplan VIC 2021 voorgelegd. Deze plannen zijn besproken in de accountantscommissie van 15 december 2020 en zijn aan u ter informatie aangeboden. Hiernaast dient elk jaar voorafgaand aan het vaststellen van de jaarrekening het normenkader te worden vastgesteld. Het normenkader is een inventarisatie van alle voor de financiële rechtmatigheid van toepassing zijnde externe wetgeving en interne verordeningen die de gemeenteraad heeft vastgesteld. Dit normenkader is door de organisatie geactualiseerd voor 2021. In het controleprotocol 2021 - 2024 worden de goedkeuringstoleranties, verantwoordingsgrens en rapportagegrens benoemd die van belang zijn voor de accountant om een goedkeurende verklaring te kunnen afgeven respectievelijk voor het college van belang zijn voor de rechtmatigheidsverantwoording en het geven van nadere toelichting in de bedrijfsvoeringsparagraaf. Deze toleranties dient de Raad te herbevestigen c.q. vast te stellen. Een aantal begrippen: - Goedkeuringstolerantie: Dit zijn de wettelijke minimum gestelde toleranties ten behoeve van de accountant in haar oordeelsvorming omtrent afgifte van een goedkeurende controleverklaring.

- Verantwoordingsgrens: De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld percentage van totale lasten van de gemeente, waarboven het College van B&W de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.

-

Rapportagegrens: Dit betreft het bedrag waarboven het college geconstateerde onrechtmatigheden en onduidelijkheden in de bedrijfsvoeringsparagraaf rapporteert en toelicht.

Histoarje Op 15 december 2020 heeft de clustercontroller Bedrijfsvoering samen met Astrium Accountants in de accountantscommissie een presentatie gegeven over het meerjarenplan VIC 2021-2024 en het jaarplan 2021 welke de praktische invulling weergeven van de rechtmatigheidscontroles. Te berikken effekt Wij verzoeken de Raad vast te stellen: - Normenkader 2021; - Controleprotocol 2021 – 2024 inclusief daarin opgenomen grenspercentages; In het controleplan zijn de goedkeuringstoleranties voor de accountant en de verantwoordingsgrens voor het college ten behoeve van de rechtmatigheid opgenomen. Wij bevelen aan deze vast te stellen op genoemde percentages. Deze goedkeuringstoleranties zijn overeenkomstig voorgaande jaren, landelijke adviezen, advies Astrium Accountants en zijn overeenkomstig de percentages waarop de accountant haar offerte heeft gebaseerd. Arguminten 1. Wij willen voor de goedkeuringstoleranties de ingezette lijn van voorgaande jaren continueren. Deze goedkeuringstoleranties zijn gesteld op het wettelijk minimum als in de wet Bado artikel 2 opgenomen en overeenkomstig de criteria op grond waarvan Astrium haar werkzaamheden heeft gepland en geoffreerd. Deze grenzen betreffen:

2. Wij willen voor de verantwoordingsgrens aansluiten bij de goedkeuringstolerantie van de accountant en deze op 1% van de lasten inclusief dotaties aan reserves vaststellen. Bevindingen boven deze vastgestelde verantwoordingsgrens worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Het lager vaststellen van deze grens maakt de controle voor zowel de eigen organisatie als de accountant intensiever, omdat de rechtmatigheidsverantwoording valt onder de controle van de accountant en de accountant dus moet vaststellen dat die bedragen getrouw zijn. Desalniettemin zal het college in de Bedrijfsvoeringsparagraaf bij de jaarrekening 2021 vanuit haar informatieplicht de raad informeren over onrechtmatigheden die lager zijn dan de verantwoordingsgrens. U wordt geïnformeerd over: - Alle geconstateerde onrechtmatigheden en onduidelijkheden vanaf de door de raad vastgestelde rapportagegrens van 5% van de verantwoordingsgrens. Dit overeenkomstig de grens zoals deze gold voor de accountant tot en met 2020 voor rapportering in haar rapport van bevindingen (zie paragraaf 3.3. Notitie rechtmatigheid Cie. BBV); Dit wordt voorzien van een toelichting van de oorzaken van de geconstateerde onrechtmatigheden.

Ter illustratie: Jaarlijkse last:

Verantwoordingsgrens 1% t.b.v. rechtmatigheidsverantwoording:

€ 80 miljoen

€ 800.000

Rapportagegrens 5% van verantwoordingsgrens t.b.v. toelichting: € 40.000

3. Het normenkader dient uiterlijk voor de aanvang van de jaarrekeningcontrole te zijn vastgesteld. Wij starten onze rechtmatigheidscontroles al in de loop van 2021. Overeenkomstig de kadernota rechtmatigheid is het normenkader rechtmatigheid een inventarisatie van de voor de rechtmatigheidscontrole relevante regelgeving. Er heeft een actualisatie plaatsgevonden voor 2021 aan de hand van de recente landelijke richtlijnen. Deze actualisatie heeft geleid tot meerdere aanpassingen ten opzichte van de vorige versie: - de risicoinschatting is niet meer opgenomen in het normenkader. De basis voor risicoinschatting vindt niet plaats vanuit het normenkader, maar vanuit processen / verstrekkingen. In het jaarplan VIC zijn de risicovolle processen aangegeven welke in afstemming met Astrium Accountants zijn geïnventariseerd overeenkomstig voorgaande jaren. Van deze processen wordt rechtmatigheid getoetst aan de hand van de relevante wet- en regelgeving; - het normenkader bevat conform landelijke aanbevelingen de relevante Europese, landelijke wetgeving en de door de Raad vastgestelde verordeningen. Collegebesluiten vallen in basis niet onder de rechtmatigheidsverantwoording; - Wet- en regelgeving en verordeningen zijn toegevoegd of verwijderd afhankelijk van de geldigheid hiervan in betrokken jaar. Wanneer in de loop van 2021 wijzigingen optreden, zal hierover gerapporteerd worden.

Het normenkader is voorgelegd aan Astrium Accountants. Alternativen Goedkeuringstoleranties: Het lager, d.w.z. strenger definiëren van de goedkeuringstoleranties leidt tot een nauwkeuriger beeld van de mate van beheersing van de risico’s. De keerzijde van deze medaille is dat dit een (forse) uitbreiding van controlewerkzaamheden vraagt door zowel de eigen organisaties als door de accountant, wat zal leiden tot (fors) hogere controlekosten. Hiernaast wordt de kans op een nietgoedkeurende controleverklaring groter, terwijl deze op basis van de wettelijk minimaal gestelde normen wel goedkeurend zou kunnen zijn. In de praktijk komt een lagere (lees: strengere) vaststelling dan de wettelijke normen derhalve ook niet vaak voor. Verantwoordingsgrens: Dit is met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording een nieuw aspect. De gemeenteraad kan kiezen voor een grens tussen de 0% - 3%. Als een gemeente kiest voor een lage verantwoordingsgrens van bijvoorbeeld 0%, moet de gemeente elke rechtmatigheidsfout melden en dus van elke euro weten of die rechtmatig is uitgegeven. Dit is in de praktijk niet haalbaar, omdat het leidt tot onevenredig veel controlewerkzaamheden. Bij de keuze voor een hoge verantwoordingsgrens van bijvoorbeeld 3% krijgt de raad minder inzicht in het rechtmatig handelen binnen de gemeente dan in de voorgestelde situatie. Het lager, d.w.z.

strenger definiëren van de verantwoordingsgrens leidt dus een (forse) uitbreiding van controle- en verantwoordingswerkzaamheden door zowel de eigen organisaties als door de accountant, wat zal leiden tot (fors) hogere kosten. Rapportagegrens: Het geadviseerde percentage van 5% is overeenkomstig de huidige werkwijze van de accountant. Een hoger percentage leidt tot minder gedetailleerde informatie in de

bedrijfsvoeringsparagraaf. Een lager percentage leidt tot meer gedetailleerde informatie, echter zal een fors grotere investering vragen van de organisatie. Normenkader: Het normenkader 2021 bevat de voor de VIC relevante regelgeving van hogere overheden en de gemeentelijke verordeningen en raadsbesluiten die relevant zijn voor financiële beheershandelingen. Hiermee sluiten wij aan bij de landelijke adviezen (VNG, Commissie Bado, BBV) en advies Astrium Accountants. Kanttekenings / risiko’s Zie bovenstaand. Finânsjes N.v.t. Ynwenners- en oerheidspartisipaasje N.v.t. Kommunikaasje N.v.t. Yntegraliteit Controles worden uitgevoerd door meerdere teams in onze organisatie. Zij zijn op de hoogte van het in eigen beheer uitvoeren van Verbijzonderde Interne Controles (zie Meerjarenplan en Jaarplan). Bij een afwijking van de gestelde grenzen en uitbreiding van het normenkader, zal dit extra inspanning vragen van de teams. Previnsje N.v.t. Gearwurking Overeenkomstig raadsvoorstel wordt voorgelegd aan de gemeenteraad van de gemeente Achtkarspelen en is tevens van toepassing voor de werkmaatschappij. Tijdens de uitvoering van rechtmatigheidscontroles zal de organisatie afstemming zoeken met Astrium Accountants. Ferfolchtrajekt De raad wordt geïnformeerd over de eerste bevindingen van de rechtmatigheidscontroles na kwartaal 2.

Evaluaasje De raad wordt geïnformeerd over de eerste bevindingen van de rechtmatigheidscontroles na kwartaal 2. Burgum, 19 januari 2021,

Het college van burgemeester en wethouders van Tytsjerksteradiel, secretaris burgemeester

mw. H.M. van Gils

dhr. drs. L.J. Gebben

Riedsbeslút De raad van de gemeente Tytsjerksteradiel; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 19 januari 2021, punt nummer: 12; Beslút: Vast te stellen: 1. Controleprotocol 2021 – 2024 met daarin opgenomen de volgende aspecten: a. Goedkeuringstoleranties accountant: overeenkomstig wettelijk minimum, in lijn met voorgaande jaren en overeenkomstig advies Astrium Accountants op onderstaande normen;

b. Verantwoordingsgrens college rechtmatigheidsverantwoording: conform landelijke richtlijn en advies Astrium Accountants: In lijn met goedkeuringstolerantie op: 1% van de lasten. c. Rapportagegrens geconstateerde onrechtmatigheden in bedrijfsvoeringsparagraaf: overeenkomstig voorgaande jaren en advies Astrium Accountants op: 5% van de verantwoordingsgrens. 2. Normenkader 2021 Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Tytsjerksteradiel van 18 februari 2021

de griffier

de voorzitter

dhr. O.E. de Vries

dhr. drs. L.J. Gebben