Presentatie - Ontsluiting gemeentelijk archief

Vraagstuk: Hoe zorgen we voor een toekomstbestendig archief?

7 december 2023

1

Openbaar Archief Tytsjerksteradiel ALS gemeente Tytsjerksteradiel WILLEN WIJ werken aan duurzame analoge en digitale toegankelijkheid van ons openbaar archief ZODAT belangstellenden binnen en buiten onze gemeente toegang hebben en houden tot openbare informatie. 7 december 2023

2

Archief Tytsjerksteradiel Beeld rond 2012

• Beleid Fryslân: ook private archieven naar gemeenten • Actieve werving in Tytsjerksteradiel

Archief T-diel 2018 - 2022 Reorganisatie 1. Harmoniseren werkzaamheden 8K en TD 2. Van generalistische naar specialistische functies 3. Werving nieuwe medewerkers 4. toegenomen schaarste op de arbeidsmarkt 1. bureaus voor werving & selectie zien onvoldoende mogelijkheden om medewerkers te werven 2. Eén bureau ingezet, heeft geleid tot invulling van 2 van 6 vacatures

Na reorganisatie 1. 2. 3. 4.

Vertrek medewerkers Niet in kunnen vullen van openstaande vacatures Leidt tot onderbezetting DIV Minder afwisseling en uitdaging in het werk

Archief T-diel 2023 Vraagstuk: Hoe zorgen we voor een toekomstbestendig archief 1. Onderzoek naar wat nodig is om een toekomstbestendig archief te realiseren 2. Beeldvormende gesprekken met medewerkers over het effect van de reorganisatie -> niet gebracht wat werd verwacht 3. Inzet externe inhuur t.b.v. uitvoeren werkzaamheden (deels weer vertrokken) 4. Opstellen eigentijdse functieprofielen; diversiteit aan invulling van o.a. functie recordbeheerder en medewerker semi-statisch & openbaar archief 5. Vacatures invullen in de schaarse markt Bovendien: • In 2024 vertrek medewerker wegens pensioen • Gaan we ontvlechten

Archief T-diel 2023 en verder Doelen

• Uit deze kwetsbare situatie raken en blijven t.b.v. een toekomstbestendig archief • Vinden, boeien en binden van medewerkers ->Pilot met Tresoar

Pilot Tresoar Openbaar Archief Waarom een pilot 1. 2. 3. 4. 5.

Invulling vacatures moeilijk Eén medewerker voor Openbaar Archief is kwetsbaar Locatie dient aan arbo-technische eisen/de archiefwet te voldoen Tresoar kan helpen bij digitaliseren Tresoar heeft geen winstoogmerk

Studieruimte Tytsjerksteradiel

8

Studiezaal Tresoar

9

Wat houdt de Pilot met Tresoar in Opzet - Overeenkomst maken - Logistiek proces in kaart brengen - Uitproberen proces - Bekend met ons archief (binnen de gemeente) - Niet bekend met ons archief (buiten de gemeente) - Vervolmaken en beschrijven proces

Ervaringen - Logistiek proces voldoet - Tresoar prettige onderzoeksruimte - Prettig om niet op meerdere locaties onderzoek te hoeven doen - Verder reizen voor inwoners Burgum (niet voor alle inwoners van T-diel)

Vervolg - Puntjes op de i v.w.b. beschrijven proces - Tot juni tenminste 2x evalueren - Maandelijks contact met Tresoar - Vervolg plan van aanpak maken m.b.t. toegankelijkheid archief

Zo komen we tot een toekomstbestendig archief

7 december 2023

11