Evaluatie proces gebiedsvisie Burgum West (geanonimiseerd)

Evaluatie “De Nieuwe Route” Burgum-West d.d. 1 februari 2024 Aanwezig:

Input vanuit ambtelijke projectgroep:

Onderwerp: tussentijdse evaluatie van het proces “De Nieuwe Route” om te komen tot een gebiedsvisie voor Burgum-West “De Warren” Evaluatie onderwerpen: 1. Het proces om tot de gebiedsvisie te komen. 2. Samenwerking tussen DatisHelder en de gemeente. 3. Opbrengst van het proces. 4. Conclusie

Inleiding De gebiedsvisie is hoog over en we hebben behoefte aan een concrete uitvoeringsagenda. Hierdoor is de projectgroep van de gemeente erg druk met het opstellen van een raadsvoorstel voor de uitvoeringsagenda. Een uitgebreide evaluatie van de pilot met alle partijen zien we voor ons wanneer de uitvoeringsagenda is vastgesteld. Het voorstel is om de stap naar de uitvoeringsagenda ook met de mienskip te zetten via het proces van “De Nieuwe Route”. De leerpunten tussen de gemeente als opdrachtgever en DatisHelder als opdrachtnemer willen we graag meenemen in het vervolgproces. Dit is de reden om kort na de plandag met alleen de input vanuit de ambtelijke projectgroep en de inbreng van de procesbegeleiders, de portefeuillehouder en de projectleider van de gemeente de evaluatie te doen.

1 Hoe kijk je terug op het proces om tot de gebiedsvisie te komen? Wat ging goed: Aan de voorkant is alles uit de kast gehaald om zowel ambtelijk, als ook maatschappelijk, iedereen erbij te betrekken en de methode en de processtappen te verduidelijken en de gemeente daarin mee te nemen. Dit is zeer zorgvuldig is gedaan. De methode van “De Nieuwe Route” is een gedegen aanpak. Vernieuwen geeft energie. Het proces heeft een breed gedragen visie opgeleverd. Het is uiteindelijk gelukt om iedereen bij elkaar te krijgen en er op de plandag samen uit te komen. De deelnemers voelen zich eigenaar van de visie. De plandag ging uitstekend. Sterk optreden op het podium en goede begeleiders. Zeer goede sprekers geregeld op de plandag. Deze gaven energie. Hierdoor voelde het niet als een lange zit en bleef de energie in de groep. De energie nam eigenlijk alleen maar toe. Wat kon beter: Optrommelbijeenkomst had steviger neergezet moeten worden. Nu kwam de olievlekwerking later dan verwacht. Vanwege het nieuwe proces ontstond bij de projectgroep van de gemeente onzekerheid. Veel focus op het proces en minder op de inhoud. Achteraf is het jammer dat we de beelden en verwachtingen niet nog meer scherp gesteld hebben.

2 Hoe heb je de samenwerking ervaren? Wat ging goed: De samenwerking was goed. De interne overleggen die we met elkaar hebben gehad, zijn als positief ervaren. De wekelijkse terugkoppeling was erg prettig. Open, constructief en ook waardenvrij, in lijn met de gekozen methode. Op de plandag zelf was er veel positieve energie en dit was mede te danken aan de opzet en organisatie van deze plandag. Wat kon beter: We zijn gestart met een grote ambtelijke projectgroep met de portefeuillehouder op wat afstand. Tot eind september was het proces door de kwestie en de kaders meer intern gericht. Na het vaststellen van de kaders zijn de procesbegeleiders gestart met de voorbereidende gesprekken en het voorbereiden van de plandag, hierdoor werd het voor hen een meer extern gericht proces.

De procesbegeleiders hadden veel oog voor het externe proces en de potentiële deelnemers. De gemeente had zorg bij de interne en politieke betrokkenheid. In de maanden september en oktober zijn we hierdoor wat uit elkaar gegroeid. De samenwerking koste in deze periode best wat energie (hardwerken). Na een goed gesprek hebben we dit bijgestuurd. De gemeente had in de fase na het vaststellen van de kaders verwacht dat ze meer inhoudelijk meegenomen zou worden. De ondersteuning zou door de gemeente opgepakt worden. Door een hoge werkdruk en daardoor capaciteitsgebrek heeft de gemeente intern in moeten grijpen. Halverwege het proces is de ondersteuning uitbesteed.

3 Opbrengst van het proces Wat ging goed: Hoge opkomst tijdens de plandag op 20 januari. Vooraf zijn alle ‘groepen’ goed in beeld gebracht (en actief benaderd) en daarnaast is er voldoende aandacht voor dit proces geweest (ook in de pers), zodat iedereen in ieder geval de kans heeft gehad om bij dit proces betrokken te zijn. Voorbereidende gesprekken zijn goed geweest. Eigenaarschap van de deelnemers op de breed gedragen gebiedsvisie. Uiteindelijk blijkt dat de Mienskip op deze dag niet verder kon komen dan de breed gedragen visie. Naast de visie heeft de plandag veel ideeën en initiatieven opgeleverd. Deze zijn echter niet gezamenlijk besproken en gewogen. Veel energie om na de visie door te gaan en concreter te worden. Zeer fijne locatie met verschillende overleg ruimtes. Goede sfeer gedurende de dag. Begeleiding van de dag was ook erg goed. Voorzieningen en catering ook goed geregeld. Raadsleden aanwezig bij de start van de dag en bij het in ontvangstnemen van de visie. Wat kon beter: Weinig projectteamleden van de gemeente aanwezig. Hierdoor niet de beleving en sfeer van de dag meegemaakt. Vooraf hadden we mogelijk meer moeten sturen op het gewenste eindresultaat. Toch hebben we het beeld dat we het maximale uit de dag hebben gehaald.

Conclusie Belangrijke leerpunten voor proces om te komen tot een uitvoeringsagenda: -

De verwachtingen van de uitkomst vooraf beter afstemmen; De gemeente goed meenemen door de procesbegeleiders; De ondersteuning moet vooraf goed geregeld zijn; Compacte kerngroep formeren die alles kan overzien en ook direct knopen kan doorhakken.