Bijlage 3 - Meerjarenplan VIC 2021 - 2024.pdf

Stuknummer: S2020-09712

Intern Controleplan incl. Verbijzonderde IC (VIC)

(V)IC-plan 2021 t/m 2024 Gemeente Achtkarspelen Gemeente Tytsjerksteradiel GR Werkmaatschappij 8KTD

Concerncontrol: Clustercontrol Bedrijfsvoering: Laatst gewijzigd: Afgestemd met:

Herre de Jong Dirk Minnema 12-11-2020 afrondend/redactioneel eindversie) MT / College

0

Inhoud

Samenvatting ......................................................................................................................................... 2 1.

2.

3.

4.

5.

Inleiding ........................................................................................................................................... 3 1.1

Aanleiding ................................................................................................................................ 3

1.2

Doel van het Intern Controleplan en de VIC ............................................................................ 4

1.3

Doel van (verbijzonderde) interne controle ............................................................................. 5

Kader (verbijzonderde) interne controle ...................................................................................... 7 2.1

Wettelijk kader (wet- en regelgeving) ...................................................................................... 7

2.2

Samenhang (verbijzonderde) interne controle en externe accountantscontrole ..................... 7

Positionering en verantwoordelijkheden ..................................................................................... 8 3.1

Colleges / DB ........................................................................................................................... 8

3.2

Raden (AB) .............................................................................................................................. 8

3.3

Accountant ............................................................................................................................... 8

3.4

Directie ..................................................................................................................................... 8

3.5

Uitvoerders (verbijzonderde) interne controle (V)IC en verantwoordelijkheden ..................... 9

Aanpak (verbijzonderde) interne controle ................................................................................. 11 4.1

Werkprogramma IC per significant bedrijfsproces ................................................................ 11

4.2

Op wat voor criteria wordt getoetst ........................................................................................ 11

4.3

Foutenevaluatie ..................................................................................................................... 13

4.4

Single information Single audit (SiSa) ................................................................................... 13

4.5

Bepaling materialiteit / bepaling significant bedrijfsproces .................................................... 14

4.6

Uitvoeringsplan ...................................................................................................................... 15

4.7

Goedkeuringstolerantie ......................................................................................................... 15

Rapportering ................................................................................................................................. 17 5.1

Hoe wordt gerapporteerd....................................................................................................... 17

5.2

Wanneer en aan wie wordt gerapporteerd ............................................................................ 17

Bijlagen ................................................................................................................................................. 20 Bijlage 1

Normenkader ................................................................................................................. 21

Bijlage 2

Overzicht en controlecyclus significante bedrijfsprocessen .......................................... 22

Bijlage 3

Formats .......................................................................................................................... 23

Bijlage 4

Specifieke (V)IC terminologie ........................................................................................ 25

Bijlage 5

Informatie wetswijziging 2020, BBV, verordeningen ..................................................... 27

Samenvatting Dit (V)IC1-plan 2021 t/m 2024 betreft de inrichting en uitwerking van de (V)IC gericht op de borging van financieel rechtmatig handelen van, en binnen, de ambtelijke organisaties van beide gemeenten en de werkmaatschappij. Het is een controle-leidraad voor de drie organisaties om te waarborgen dat financiële beheershandelingen getrouw en rechtmatig door daartoe bevoegde personen worden uitgevoerd én zichtbaar geregistreerd in de administraties van de organisaties. Bij de inrichting en uitvoeren van de (V)IC worden de goedkeuringstoleranties gevolgd zoals de Raden deze jaarlijks vaststellen voor de jaarrekeningcontrole door de externe accountant. De Raden stellen tevens een verantwoordingsgrens vast. De verantwoordingsgrens is een vastgesteld bedrag waarboven het Collega van B&W de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. Deze grens valt tussen de 0% en 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief dotaties aan reserves. Voor fouten en onduidelijkheden geldt hetzelfde percentage. Fouten en onduidelijkheden worden afzonderlijk gerapporteerd. Wij implementeren vanaf 2021 de “Three lines of defence”. Dit betekent dat de primaire beheersing van risico’s wordt belegd in ‘verdedigingslijn 1’ , de betreffende afdeling welke verantwoordelijk is voor de uitvoering van het proces.

Controlewerkzaamheden worden gerapporteerd aan ‘verdedigingslijn 2’, de clustercontrollers. Zij toetsen of de uitkomsten van de primaire controles betrouwbaar zijn. Vervolgens toetst ‘verdedingslijn 3’, concerncontrol of de werkzaamheden volgens afgesproken criteria zijn doorlopen. Het is van belang dat uitgevoerde interne controles uniform worden vastgelegd, en leiden tot gebundelde rapportages. Deze rapportages zijn bedoeld voor gebruik intern, management en colleges/db, en extern voor de accountant. De (V)IC-rapportage geeft informatie over de mate waarin de gemeenten en de GR WM8KTD de meest significante processen beheersen, oftewel ‘in control’ zijn. Dit is een groeiend proces. Voor 2021 sluiten we voor de meest essentiële processen aan bij de processen zoals die in 2019 en 2020 onderdeel vormden van de VIC door de accountant en ligt de focus op rechtmatigheid: vaststellen dat de financiële geldstromen van de meest essentiële processen voldoen aan de wet- en regelgeving. De definitieve scope van de werkzaamheden zal jaarlijks met de externe accountant worden afgestemd. Vanaf 2022 is de ambitie om risicomanagement (waaronder interne beheersing van processen en aandacht voor fraudepreventie) breder te implementeren.

De accountant maakt bij het jaarlijkse controlewerk gebruik van de interne IC en VIC rapportages voor de beoordeling van de financiële rechtmatigheid van de drie organisaties. Vanaf 2021 zal de uit de (V)IC voortvloeiende rapportage de basis zijn voor een jaarlijks door colleges af te geven ‘rechtmatigheidsverantwoording’ (de collegeverklaring) als nieuw onderdeel van de jaarrekening. Dit betekent dat de verantwoordelijkheid voor de rechtmatigheidscontrole verschuift van de externe accountant naar de gemeenten en de werkmaatschappij.

1 Verbijzonderde Interne Controle

2

1. Inleiding 1.1 Aanleiding

Een goed opgezette interne controle is een belangrijke pijler waarop de gemeenten Achtkarspelen, Tytsjerksteradiel en de GR Werkmaatschappij 8KTD in het kader van planning en control op moeten kunnen steunen. Niet alleen voor wat betreft het controleren en signaleren van tekortkomingen in de uitvoering, maar ook voor het kunnen bijstellen van processen indien nodig en het afleggen van verantwoording. Colleges/DB zijn verplicht (cf. art. 212/213 van de Gemeentewet en art. 20 van de Financiële verordening Ak/Td/WM) zorg te dragen voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen2. Om hier invulling aan te geven wordt periodiek een Intern Controle Plan inclusief Verbijzonderde IC (VIC) opgesteld vier jaren. In deze notitie hierna steeds IC en VIC of (V)IC. Van belang is om het onderscheid tussen IC en VIC te herkennen. VIC kan gezien worden als ‘de controle van de controles’, er wordt getoetst of de inrichting van het proces voldoende waarborgen bevat voor een rechtmatige en juiste uitkomst ervan. Het proces en niet zozeer de uitkomst is object van controle, met als voordelen: • • •

Minder inspanning benodigd (efficiënter); Meer inzicht vooraf in de risico’s en beheersing daarvan; Meer inzicht in het proces en daarmee effectievere advisering mogelijk.

Onze organisatie kiest voor de inrichting van de Three lines of defence: 1. IC wordt belegd in de lijn (1e lijn). 2. VIC wordt belegd bij clustercontrollers (2e lijn) 3. Concerncontrol stelt vast dat proces zo heeft gewerkt en kan aanbevelingen doen. Dit is een groeimodel waarbij onze ambitie is om op termijn zoveel mogelijk procesgericht te kunnen controleren. Hierbij gaat het om het aantonen van de drie controle-pijlers: ‘opzet’, ‘bestaan’ en ‘werking’. Kort gezegd is dit toetsing van: • Opzet: is het proces beschreven inclusief risico’s en zichtbare beheersmaatregelen? • Bestaan: wordt in de praktijk gewerkt volgens de opzet? • Werking: levert het werken volgens de beschrijving een juiste/rechtmatige uitkomst op? Het groeimodel richt zich voor nu op de meest essentiële processen met focus op rechtmatigheid met ambitie om vanaf 2022 door te groeien naar procesgerichte controles organisatie breed. Met een toereikend intern controleplan kan structuur aan de uitvoering worden gegeven. Interne controles worden gedurende het controlejaar uitgevoerd waardoor eventuele fouten snel(ler) aan het licht komen en bijsturende maatregelen kunnen worden getroffen. Het leereffect dat van geconstateerde fouten uit zal gaan zal hierdoor worden verstrekt. 2 Een beheershandeling kan een transactie (in- en verkoop), overdracht (subsidie, uitkeringen),

financiering (aantrekken leningen) en vermogensmutaties(effecten reserves en voorzieningen) zijn. Financiële beheershandelingen betreffen activiteiten die in het algemeen leiden tot uitgaven en ontvangsten en/of wijzigingen in de bezittingen en schulden van de gemeente. 3

Met ingang van het boekjaar 2021 moet het College van B&W een collegeverklaring opnemen in de jaarrekening over de rechtmatigheid van de relevante financiële beheers handelingen. In 2020 geldt hiervoor nog de procedure dat de accountant de rechtmatigheid beoordeeld o.a. op basis van uitgevoerde IC en VIC. Deze IC en VIC is vanaf 2021 ook de basis waarop colleges tot hun rechtmatigheidsverantwoording kunnen komen. In dit (V)IC-plan 2021-2024 houden we hier al rekening mee door op de aanstaande wetswijziging te anticiperen. 1.2 Doel van het Intern Controleplan en de VIC

Het plan geeft een beeld van de financiële beheersing van de gemeentelijke organisaties en de werkmaatschappij. Het is een leidraad voor de drie organisaties om te waarborgen dat financiële beheershandelingen getrouw en rechtmatig door de daartoe bevoegde personen worden uitgevoerd. Het is van belang dat uitgevoerde interne controles zichtbaar (in de vorm van bewijs) worden vastgelegd, en er sprake is van gebundelde rapportage. Deze rapportage is intern voor management/colleges/db én extern voor de accountant. De accountant maakt bij haar controlewerkzaamheden ook gebruik van de verantwoordingsfunctie van het intern controleplan. Vanaf 2021 is het controleplan en de daaruit voortvloeiende rapportage de basis voor de door de colleges/db af te geven ‘rechtmatigheidsverantwoording’ in de jaarrekening.3 De resultaten uit interne controles geven informatie over in hoeverre de gemeenten en de GR WM8KTD beheersing hebben over de bedrijfsvoering, oftewel ‘in control’ zijn. Het oordeel over de mate waarin een organisatie in ‘control’ is, wordt vaak gebaseerd op de volgende pijlers, waar (V)IC een onderdeel van uitmaakt: 1. Heldere kaders (doelstellingen en randvoorwaarden) Hieronder vallen de programmabegroting en de verordeningen ex art.212, 213, 213a gemeentewet; 2.

Goede kwaliteit van tussentijdse informatievoorziening Betrouwbare tussentijdse informatie is essentieel om de (financiële) ontwikkeling naar aanleiding van de uitgevoerde activiteiten van de gemeente tijdig in beeld te krijgen en te spiegelen aan de begroting; 3. Goede opzet en beschrijving van de administratieve organisatie en interne controle (AO/IB) Deze beschrijvingen bevatten in bijzonder de essentiële functiescheidingen en de maatregelen van interne beheersing binnen de processen. Ook valt hieronder de budgethoudersregeling, de mandaatregeling en beheersing van de IT-omgeving; 4. Risicomanagement Hieronder valt de wettelijke verplichte paragraaf weerstandvermogen risicobeheersing zoals opgenomen in de begroting en jaarrekening. 5. Verbijzonderde interne controle (VIC)

3 Een wetswijziging is in voorbereiding om ingaande 2021 een door colleges af te geven

rechtmatigheidsverantwoording (collegeverklaring) in te voeren bij de jaarrekening. 4

en

Het sluitstuk van ‘control’ vormt de verbijzonderde controle, waarbij wordt vastgesteld of: - In opzet sprake is van een goede AO/IB (punt 3); - De processen worden uitgevoerd conform de beschreven opzet; - De interne beheersmaatregelen worden uitgevoerd conform de gestelde kwaliteitseisen. Dit controleplan betreft de inrichting en borging van punten 3 en 5: AO / IB en de (verbijzonderde) interne controle (V)IC en is relevant voor de beoordeling van de financiële rechtmatigheid en de vertaling daarvan naar een eindrapportage als basis voor de door het college af te geven rechtmatigheidsverantwoording. In de bijlagen is een lijst opgenomen van de bedrijfsprocessen die, na afstemming met de accountant, gemarkeerd zijn als significant voor de beoordeling van financiële rechtmatigheid. 1.3 Doel van (verbijzonderde) interne controle

Interne Controle vormt de “first line of defence” in het beheersingsproces en heeft als doel om onvolkomenheden in de procesbeheersing en de uitvoering tijdig op te sporen en te corrigeren. Hiermee wordt de primaire interne beheersing (interne controle) in de lijn geborgd in het verlengde van de primaire verantwoordelijkheid voor de te controleren processen. Wanneer de procesbeheersing in de lijn goed op orde en inzichtelijk is, voorkomt dit veel onnodig controlewerk achteraf en kan voor het vervolg worden volstaan met verbijzonderde interne controle. Vroegtijdige constatering van manco’s in processen helpt bij het vooraf corrigeren van processen indien nodig. Reparatie achteraf kost meer tijd en levert meer risico op dan een goede beheersing vooraf. Verbijzonderde interne controle (VIC) vormt de “second line of defence” en is het buiten de eerste lijn van procesverantwoordelijke teams vaststellen of de beheersing binnen de processen correct is uitgevoerd en voldoende hebben gewerkt. Door middel van de VIC wordt een objectief oordeel gegeven over de opzet, het bestaan en de werking van de interne controles en beheersmaatregelen, die in de lijn uitgevoerd worden. De focus ligt op de processen met de grootste financiële (en maatschappelijke) risico’s.

De uitvoering van de VIC is belegd bij de clustercontrollers (gepositioneerd in het team financiën) als 2e lijn en Concerncontrol als 3e lijn. De clustercontrollers rapporteren aan de clustermanager en teamleiders. De clustercontroller Bedrijfsvoering voegt de rapportages samen en communiceert naar de Concerncontrol als “Third line of defence”. De (verbijzonderde) interne controle wordt uitgevoerd om: • te waarborgen dat onze organisatie rechtmatig werkt volgens de wet en/of onze eigen verordeningen; • te waarborgen dat de in de administratie/jaarrekening opgenomen gegevens juist, tijdig en volledig zijn verantwoord; • te waarborgen dat de baten en lasten en de balansmutaties die in de administratie/jaarrekening worden verantwoord in overeenstemming met wetten en overige regels tot stand zijn gekomen; 5

• • • • • •

te waarborgen dat wij onze processen beheersen en financiële risico’s voldoende zijn afgedekt door adequate beheersmaatregelen; te waarborgen dat de interne beheersmaatregelen werken; te waarborgen dat we onze financiële middelen beheersen; aanbevelingen te kunnen geven voor het verbeteren van de kwaliteit van de processen; de colleges/DB te kunnen informeren over de mate waarin de organisatie ‘in control’ is – en om daarmee vanaf 2021 een rechtmatigheidsverklaring te kunnen vaststellen; de externe accountantscontrole voor te bereiden c.q. te ondersteunen.

6

2.

Kader (verbijzonderde) interne controle 2.1 Wettelijk kader (wet- en regelgeving)

Het wettelijk kader voor de interne controle is geregeld in: • Externe kaders: o Gemeentewet o Besluit Accountantscontrole Decentrale overheden (BADO) o Besluit begroting en verantwoording (BBV) • Kadernota rechtmatigheid (commissie BBV)Externe wetgeving: o Overige externe wetgeving zoals EU-aanbestedingsvoorschriften, Jeugdwet, Wet Maatschappelijke ondersteuning etc. zoals benoemd in het normenkader. • Interne kaders: o Normenkader; jaarlijks vast te stellen • Interne wet- en regelgeving 2.2 Samenhang (verbijzonderde) interne controle en externe accountantscontrole

Een doelstelling van het controleplan is een maximale aansluiting te realiseren tussen de uitgevoerde (verbijzonderde) interne controlewerkzaamheden en de door de accountant te verrichten (externe) controlewerkzaamheden. Daarom is het belangrijk om de accountant als adviseur zowel bij beleidsontwikkeling als uitvoering van (V)IC te betrekken, waarbij de colleges/DB wel hun eigen verantwoordelijkheid blijven houden. Volgens de Nadere voorschriften Controle- en Overige Standaarden (ook wel NV COS genoemd) toetst de accountant jaarlijks de kwaliteit van de opzet, de invoering (het bestaan), en de werking van de belangrijkste interne controlemaatregelen voor alle significante financiële bedrijfsprocessen. Hier maakt de accountant gebruik van de intern uitgevoerde en vastgelegde verbijzonderde interne controles.4

4 Vanaf 2021 wordt dit vervangen door de rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel jaarrekening

(zie ook eerdere voetnoten). 7

3.

Positionering en verantwoordelijkheden 3.1 Colleges / DB

Colleges en DB zijn verplicht (cf art.212/213 van de gemeentewet) zorg te dragen voor de interne toetsing van de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening, en voor het daaraan ten grondslag liggende (financiële) beheer. De colleges leggen verantwoording af aan de Raden en het DB aan het AB over de uitvoering en adequate vastlegging hiervan. Colleges/DB dienen zodanige maatregelen te treffen dat de rechtmatigheid van de algehele uitvoering gewaarborgd is. Een van die maatregelen is het laten opstellen van een (verbijzonderd) intern controleplan (VIC). Colleges/DB geven vanaf 2021 invulling aan de verplichting aan een rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening5. Dit onderdeel maakt een onderdeel uit van het oordeel van de accountant. 3.2 Raden (AB)

De opdrachtverstrekking aan de accountant met betrekking tot de controle van de jaarstukken vindt plaats door de Raden. In het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) is vastgelegd wat deze controle minimaal behelst. De Raden stellen in het controleprotocol het normenkader en de goedkeurings- en rapportagetoleranties vast. De Raden stellen de jaarrekening vast. Daarbij hebben de Raden de mogelijkheid om met betrekking tot bepaalde onrechtmatigheden een indemniteitsprocedure te starten. Indien onrechtmatigheden voortkomen uit eigen regelgeving hebben de Raden de bevoegdheid om bij voldoende uitleg omtrent deze onrechtmatige handelingen achteraf decharge te verlenen aan college/DB. Indien de regel goed is maar de naleving onvoldoende, dan zijn de Raden verantwoordelijk om colleges op te dragen maatregelen te nemen die een adequate naleving verzekeren. 3.3 Accountant

De accountant controleert de jaarrekening en verstrekt een verklaring waarin hij een oordeel geeft over het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarstukken inclusief de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording. De accountant is verantwoordelijk voor een degelijke en begrijpelijke onderbouwing van zijn oordeel in het verslag van bevindingen. Daarnaast rapporteert de accountant zijn constateringen aan de colleges/DB in een Managementletter en aan de raden een Rapport van Bevindingen. De accountant maakt hiervoor mede gebruik van het (V)IC-plan en de uitgevoerde (V)IC. 3.4 Directie

De directie is verantwoordelijk voor de uitvoering van het VIC. Een samenvatting van alle bevindingen over het voorgaande boekjaar wordt 1 maal per jaar (februari/maart) aan de directie aangeboden die vervolgens rapporteert aan colleges/DB (zie voetnoot 3). De ambtelijke eindverantwoordelijkheid voor (Verbijzonderde) Interne Controle ligt bij de directie van de drie organisaties. De gemandateerde verantwoordelijkheid voor uitvoering van IC en VIC is belegd bij: - clustermanagers en teamleiders in de eerste lijn voor uitvoering van IC voor de eigen processen; 5 Afhankelijk van tijdige goedkeuring van parlement over wetswijziging.

8

-

-

-

Clustercontroller Bedrijfsvoering binnen het team Financiën voor advies van uitvoerende IC in 1e lijn en bundeling/voorbereiding gebundelde rapportages in 2e en 3e lijn; Clustercontrollers vanuit team Financiën; voor het uitzetten van de steekproef, de 2e lijns VIC op de uitgevoerde controles van de clusters, het opstellen van deelrapportages inclusief het schrijven en monitoren van eventuele aanbevelingen; Concerncontrol als 3e lijn voor een check op het geheel aan VIC onderzoeken en rapportages en de opstelling van een eindrapportage van bevindingen incl. aanbevelingen (en collegevoorstel m.b.t. rechtmatigheidsverantwoording – zie voetnoot 2).

3.5 Uitvoerders (verbijzonderde) interne controle (V)IC en verantwoordelijkheden

Er worden drie typen controles onderkend die een eventuele onrechtmatigheid moeten voorkomen dan wel signaleren met als sluitstuk de accountantscontrole: Verdedigingslijn

Omschrijving

1e lijns controle

Deelwaarneming na uitvoering op willekeurig geselecteerde dossiers

2e lijns controle

Controle op de beheersing van de 1e lijnscontrole middels procescontrole en deelwaarneming 10% + fouten uit 1e lijnscontrole: De ‘Verbijzonderde Interne Control’ (VIC).

3e lijns controle

Controle op de beheersing van de 2e lijns controles

Accountant

Controle van getrouwe weergave en rechtmatige totstandkoming jaarrekening

De teamleiders van de teams waarbinnen de geselecteerde processen plaatsvinden en de daadwerkelijke uitvoering zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de 1e lijnscontrole. Gegeven de noodzakelijke functiescheiding mag de IC in de 1e lijn niet het karakter hebben van zelfcontrole of controle door identieke parallelle functionaris (de controle moet worden uitgevoerd door medewerkers die niet zelf een rol hebben binnen het te controleren proces). De coördinatie en aansturing van de (verbijzonderde) interne controle 2e lijn door de clustercontrollers valt onder de verantwoordelijkheid van teamleider financiën. De clustercontroller Bedrijfsvoering zet per kwartaal de steekproef uit richting de clustercontrollers van de geselecteerde processen. De clustercontrollers voeren de 2e lijnscontrole uit en rapporteren aan de clustermanager.

9

Concerncontrol (staffunctie als 3e lijn) draagt zorg voor een check op de totaalrapportage en voor aanbieding van de eindrapportage VIC aan management en directie en een concept voor de rechtmatigheidsverantwoording van colleges/DB. Hiermee wordt de onafhankelijke positie ten aanzien van de uitvoering van VIC gewaarborgd.

10

4.

Aanpak (verbijzonderde) interne controle 4.1 Werkprogramma IC per significant bedrijfsproces

Per significant bedrijfsproces is een werkprogramma opgesteld met checklists (key controls) die basis zijn voor de (verbijzonderde) interne controles. Deze werkprogramma’s en key controls dienen jaarlijks zichtbaar te worden geëvalueerd. Dit is een groeiproces. Voor 2021 maken wij gebruik van de werkprogramma’s en checklisten zoals deze door de accountant in het voorgaande jaar zijn gehanteerd. Een indeling van het rapportageformat is opgenomen in de bijlage. Een bedrijfsproces is een afgebakend geheel van eenduidige maatregelen van administratieve organisatie en interne controle. Een bedrijfsproces kan dus op verschillende teams betrekking hebben. Voor de beoordeling van de rechtmatigheid zijn de in bijlage 2 aangegeven processen, afgestemd met de accountant, als relevant voor de VIC benoemd. De controle van deze processen vormt de basis voor de rechtmatigheidsverantwoording. Het toetsen (VIC) van de significante bedrijfsprocessen op kwaliteit van opzet, bestaan en werking van de IC zijn vooralsnog gegevensgerichte controles. Hierbij wordt aan de hand van documentatie en financiële administratie vastgesteld of de gecontroleerde euro of post getrouw en/of rechtmatig is. Bij een gegevensgerichte controle worden dus de resultaten en producten van een proces getoetst en niet zozeer de totstandkoming (het procesverloop) zelf.

Onze ambitie is om dit procesgericht controleren nader te ontwikkelen en hierbij gebruik te maken van een combinatie van controle-instrumenten als data-analyse en IT-controles. 4.2 Op wat voor criteria wordt getoetst

Voor de interne controles worden onderstaande criteria betrokken. De criteria 1 t/m 6 hebben naast rechtmatigheid ook betrekking op getrouwheid. De criteria 7 t/m 9 zijn aanvullende criteria die alleen betrekking hebben op de rechtmatigheid.

1

Criteria Calculatiecriterium

2

Valuteringscriterium

3

Leveringscriterium

4

Adresseringscriterium

5

Volledigheidscriterium

Omschrijving De vastgestelde bedragen zijn juist berekend Het tijdstip van betaling en de verantwoording van verplichtingen is juist Juistheid van ontvangen goederen en/of diensten De persoon of organisatie waar een financiële stroom naar toe is gegaan, is juist (rechthebbende) Alle opbrengsten die verantwoord zouden 11

Voorbeeld Legesbedragen, facturen Aangaan en verantwoording van contracten en verplichtingen Inkoop van goederen en/of diensten Betalingsverkeer

Legesopbrengsten, onroerende zaakbelastingen, rioolheffingen,

6

Aanvaardbaarheidscriterium

7

Begrotingscriterium

8

Voorwaardencriterium

9

Misbruik en Oneigenlijk gebruik criterium

moeten zijn, zijn ook verantwoord De financiële beheershandeling past bij de activiteiten van de gemeente en in relatie tot de kosten is een aanvaardbare tegenprestatie overeengekomen Financiële handelingen moeten passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting. Het totaal moet passen binnen het opgestelde en geautoriseerde programma. Nadere eisen die worden gesteld bij de uitvoering van financiële beheershandelingen De interne toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt bij het gebruik van overheidsregelingen (=misbruik). De interne toetsing of derden bij het gebruik van overheidsregelingen geen (rechts)handelingen hebben verricht die in strijd zijn met het doel of de strekking van de regeling (=oneigenlijk gebruik)

afvalstoffenheffing, grondverkopen Inkoop van goederen en/of diensten, verstrekken van subsidie

Overschrijding van een programma

Subsidievoorwaarden, aanbesteding, belastingwetgeving Subsidieregelingen, kwijtscheldingen, uitkeringen.

Bij de grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening geeft het college reeds aan dat de jaarrekening in overeenstemming met het BBV is opgesteld. De accountant verklaart dat de jaarrekening een getrouwe weergave is van de baten en lasten, als de activa en passiva. Blijven over de laatste drie criteria: begrotingscriterium, voorwaardencriterium, misbruik & oneigenlijk gebruik criterium.

12

4.3 Foutenevaluatie

Als er fouten worden geconstateerd dient eerst te worden vastgesteld of het financiële fouten of niet-financiële fouten betreffen. Niet financiële fouten zijn wel aandachtpunten voor de AO/IB en worden gerapporteerd maar worden niet meegenomen in de foutenevaluatie. Geconstateerde financiële fouten kunnen in de volgende categorieën worden ingedeeld: Structurele fouten; dit zijn fouten waarvan de oorzaak bekend is zodat de structurele financiële gevolgen zijn door te rekenen en te herstellen. Nader onderzoek moet uitwijzen in welke mate deze fout vaker voorkomt. Valt deze toe te wijzen aan een bepaalde handeling? Een bepaalde medewerker? Een bepaald object? Extrapolatie van de geconstateerde fout dient plaats te vinden over de massa waarbinnen deze fout mogelijk vaker aan de orde is. Als de fout hersteld kan worden is er geen sprake meer van een financieel meetellende fout. Incidentele fouten; deze fouten zijn van dien aard dat ze verder niet in de massa voorkomen en die zich eenmalig (incidenteel) voordoen. Aangetoond moet worden dat de oorzaak van de fout zodanig van aard is dat deze ook daadwerkelijk verder niet meer voorkomt. Extrapolatie is niet nodig. Als de fout hersteld kan worden is er geen sprake meer van een financieel meetellende fout. Nader onderzoek en extrapolatie vindt plaats in overleg met de 2e lijn (clustercontroller).

Geconstateerde onrechtmatigheden kunnen, wanneer het een afwijking van interne regelgeving betreft, worden hersteld door de gemeenteraad of het college. De volgende methodes zijn beschikbaar: • De gemeenteraad is bevoegd een voorwaarde buitenwerking te stellen. Deze voorwaarde heeft dan geen interne en externe werking en leidt dan niet tot een rechtmatigheidsfout. • De gemeenteraad is bevoegd een werkwijze goed te keuren. Bijvoorbeeld indien subsidieaanvragen niet tijdig zijn ingediend maar toch zijn behandeld, kan de gemeenteraad besluiten dat dit rechtmatig is. Deze procedure heet de indemniteitsprocedure. • Op basis van een hardheidsclausule kan het college/DB bevoegd zijn per geval een onrechtmatigheid goed te keuren. Het college/DB kan dit alleen voor specifieke gevallen en mag niet een gehele massa goedkeuren, dit recht is voorbehouden aan de raad. De clustercontroller Bedrijfsvoering stelt aan de hand van de verkregen deelrapportages een foutentabel op. 4.4 Single information Single audit (SiSa)

In de jaarrekening wordt een zogenaamde SiSA bijlage toegevoegd waarin verantwoording wordt gedaan van de SiSa uitkeringen. SiSa uitkeringen zijn specifieke doeluitkeringen die wij als gemeente ontvangen van rijk of provincies. 13

De van belang zijnde Sisa regelingen worden jaarlijks geactualiseerd. Voorbeelden van SiSaregelingen zijn (op basis van jaarrekening 2018): • D9 Onderwijsachterstandenbeleid 2011-2019 (OAB) • G2 Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet gemeentedeel 2017 • G3 Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004 (excl. Levensonderhoud beginnende zelfstandigen) gemeentedeel 2017 • IenW E27B Brede doeluitkering verkeer en vervoer SiSa tussen medeoverheden Ten behoeve van de SiSa-regelingen (verkregen subsidies) is er per regeling een format (verantwoordingsinformatie) opgesteld om inzicht te krijgen in de aan de regeling verbonden risico’s en de genomen beheersmaatregelen. 4.5 Bepaling materialiteit / bepaling significant bedrijfsproces

Het materialiteitsbeginsel speelt een steeds belangrijkere rol bij de controle van de jaarrekening. Het materieel belang wordt in Richtlijn 320 van de Richtlijnen voor de Accountantscontrole als volgt omschreven: ‘’De mogelijke afwijking van een post of van een som van posten in een verantwoording (bv. Jaarrekening) is van materieel belang indien kennisname daarvan voor de oordeelsvorming van gebruikers van de verantwoording noodzakelijk is.’’ Het materialiteitsbeginsel geeft dus aan wat de toelaatbare onnauwkeurigheid mag zijn in grootte en samenstelling van het vermogen en resultaat, zonder dat deze onnauwkeurigheid invloed heeft op de oordeelsvorming van belanghebbenden. Bij het bepalen van de materiële processen wordt op basis van het voorzichtigheidsbeginsel6 uitgegaan van de totale last van de jaarlijkse begroting (bijv. € 83 miljoen). Aangezien er sprake is van deelwaarnemingen moet rekening gehouden worden met de onontdekte fout (de fout die je niet ziet aangezien er geen integrale controle wordt uitgevoerd). Hiertoe is in overleg met de accountant een percentage van 50%7 (de onontdekte fout) gehanteerd. Dit houdt in dat de uitvoeringsmaterialiteit voor het boekjaar wordt vastgesteld op 1% van 50% van het begrotingstotaal. (bij € 83 miljoen8, dus € 415.000).

Dit betekent dat als de te controleren begrotingspost (op jaarrekeningbasis) in totaal minder bedraagt dan de berekende norm voor uitvoeringsmaterialiteit, de betreffende controle- en rapportageroutine (V)IC voor de beoordeling van de financiële rechtmatigheid -in dat jaar- niet noodzakelijk is. Aan de hand van de IV3 matrix 9 wordt bepaald wat de financiële omvang is van de baten en lasten van de gemeente in een bepaald boekjaar. Vanuit de IV3 matrix is een analyse uitgevoerd naar de financiële omvang per proces. Hierbij is onderscheid gemaakt in baten, lasten en algemene processen. Hierbij wordt een ondergrens gehanteerd (zie voorgaande

6 Dit beginsel houdt in dat je kosten al moet nemen wanneer ze in het vooruitzicht zijn en opbrengsten

pas moet meerekenen bij het bepalen van de winst wanneer je zeker weet dat je ze binnen hebt. 7 Dit percentage kan hoger worden (maximaal ca. 75%) naarmate de kwaliteit van de AO van een organisatie zich op een hoger peil bevindt. 8 Begrotingstotaal is voor zowel Ak als Td indicatief (begrotingsjaar 2020) ca. € 83 miljoen. 9 IV3 matrix: voorschriften (ministerie BZK) voor aanlevering informatie t.b.v. gebruik door derden. 14

alinea voor berekening). Ten aanzien van de algemene processen is niet direct een financiële omvang te relateren. Dit betreffen voornamelijk gemeente brede processen. 4.6 Uitvoeringsplan

Jaarlijks wordt bepaald welke processen uit het meerjarig (V)IC-plan onderdeel uitmaken van de jaarlijks uit te voeren IC (zie paragraaf 4.1 en bijlage 2). Dit leidt tot een jaarlijks, door colleges/DB vast te stellen, (V)IC-uitvoeringsplan. Het uitgangspunt hierbij is díe processen in het uitvoeringsplan op te nemen waarvoor geldt dat: • de risico’s in de processen als hoog worden ingeschat (jaarlijkse controle); • op een of andere wijze significante uitgaande en inkomende geldstromen plaatsvinden; • registraties of verstrekkingen plaatsvinden waaruit direct of indirect financiële rechten of verplichtingen kunnen voortvloeien; • bij eerdere controles verbeterpunten zijn geconstateerd.

4.7 Goedkeuringstolerantie

De goedkeuringstolerantie is het maximale bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De Nota van toelichting bij het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) bepaalt dat de minimumeisen voor de goedkeuringstolerantie ten aanzien van fouten in de jaarrekening 1% van de totale lasten na toevoegingen reserves bedraagt en ten aanzien van onzekerheden in de controle 3% van de totale lasten na toevoegingen reserves. Het gaat om de grenswaarde waar beneden de in aanmerking te nemen fouten (< 1 %) of onzekerheden (< 3 %) moet blijven om een goedkeurende controleverklaring te kunnen krijgen. Wordt deze grenswaarde overschreden en zijn de fouten (of het totaal van de fouten) groter dan 1% en/of onzekerheden groter dan 3%, dan worden deze fouten in vaktermen “fouten van materieel belang” genoemd. Er zal dan een “controleverklaring met beperking” worden afgegeven. De daarbij gebruikte terminologie, aanvullend op de tekst die bij een goedkeuring wordt gehanteerd is bij fouten: “met uitzondering van ……” en bij onzekerheden: “onder voorbehoud van ……”. Bij nog grotere fouten (>3 %) komt bij fouten de categorie “afkeurende controleverklaring” en bij onzekerheden (>10 %) de categorie “oordeelonthouding”.

Deze fouten worden in vaktermen ‘fouten van wezenlijk belang” genoemd.

Tabel Goedkeuringstolerantie Minimumeisen t.b.v. strekking controleverklaring

Goedkeuringstolerantie

Goedkeurend

Beperking

15

Oordeelonthouding

Afkeurend

Fouten in de jaarrekening (% lasten)

≤ 1%

> 1% - < 3%

-

≥ 3%

Onzekerheden in de controle (% lasten)

≤ 3%

> 3% < 10%

≥ 10%

-

Van materieel belang

Van wezenlijk belang

Benoeming fouten

De gemeenteraden/AB kunnen ook de goedkeuringstolerantie lager vaststellen. Dat betreft dan een totale jaarrekening, of een deelverantwoording van een onderdeel, waarover een aparte accountantscontrole wordt gevoerd. Het verlagen van de goedkeuringstolerantie zal als consequentie hebben dat de accountant sneller een niet goedkeurende verklaring zal afgegeven en dat de hoeveelheid uit te voeren werkzaamheden zullen toenemen. Bij de bepaling van de steekproeven zal, conform het programma van eisen zoals deze is opgenomen bij de aanbesteding van de accountantscontrole (in 2017), worden uitgegaan van deze goedkeuringstoleranties. Ter indicatie betekent bovenstaande voor beide gemeenten10), dat de 1% norm circa € 830.000 is en de 3% norm circa € 2.490.000. Op basis van de jaarrekeningcijfers worden door de accountant de definitieve goedkeuringstoleranties in euro’s bepaald.

10 In 2020 is het begrotingstotaal (lasten) in beide gemeenten, ruw afgerond, circa € 83 miljoen

16

5.

Rapportering 5.1 Hoe wordt gerapporteerd

Gerapporteerd wordt via vast format, zoveel mogelijk geüniformeerd voor alle processen. Op basis van de rapportages uit de eerste en tweede lijn wordt een totaalrapportage per organisatie opgesteld voor directie en colleges/DB. Deze totaalrapportage is de basis voor beoordeling van de financiële rechtmatigheid. Vanaf 2021 wordt deze totaalrapportage vertaald naar een door colleges/DB vast te stellen rechtmatigheidsverantwoording die dan deel uitmaakt van de jaarrekening en op die wijze wordt betrokken bij de accountantscontrole. 5.2 Wanneer en aan wie wordt gerapporteerd

Medewerker in de lijn (1e lijn) IC Controles worden per kwartaal uitgevoerd en worden afgerond uiterlijk op de 1e werkdag van de maand volgend op het afgeronde kwartaal. De bevindingen en conclusies uit de 1e lijns interne controle worden gedurende de controleperiode in concept voorgelegd aan de procesverantwoordelijke en/of teamleider. De eventuele (relevante) opmerkingen worden vervolgens meegenomen in het definitieve verslag. Dit controleverslag wordt aangeboden aan de betreffende teamleider en clustercontroller. Van de uitgevoerde interne controles in de 1e lijn wordt per proces aan de hand van werkprogramma’s (checklisten) en een vast rapportageformat gerapporteerd over de uitgevoerde controles. In deze rapportage wordt antwoord gegeven op de in het werkprogramma opgenomen vragen en worden geconstateerde afwijkingen, financiële fouten en onzekerheden opgenomen. De rapportage is dusdanig dat deze bruikbaar is voor 2e lijns VIC door de clustercontroller.

Clustercontroller (2e lijn) VIC De clustercontroller reviewt per kwartaal de uitgevoerde eerstelijnscontrole. Van iedere uitgevoerde (verbijzonderde) interne controle in de 2e lijn wordt per proces aan de hand van een format (bijlage 5) een verslag gemaakt. In het verslag worden de geconstateerde afwijkingen, financiële fouten en/of -onzekerheden inzichtelijk gemaakt en wordt per proces antwoord gegeven op de in werkprogramma’s opgenomen onderzoeksvragen. Het verslag wordt kort en bondig en dusdanig geformuleerd, zodat het bruikbaar is op managementniveau. De bevindingen en conclusies uit de 2e lijns controle door de clustercontroller worden gedurende de controleperiode in concept voorgelegd aan de procesverantwoordelijke en/of teamleider. De eventuele (relevante) opmerkingen worden vervolgens meegenomen in het definitieve verslag. Dit controleverslag wordt aangeboden aan de betreffende clustermanager. Daarbij worden tevens afspraken gemaakt over eventuele reparatie van geconstateerde fouten, indien nog mogelijk, en/of het treffen van preventieve maatregelen. Het controleverslag van de verschillende clustercontrollers wordt door de Clustercontroller Bedrijfsvoering samengevoegd tot een organisatie breed verslag inclusief een totaaloverzicht 17

van geconstateerde fouten en onzekerheden in relatie tot goedkeuringstoleranties en aangeboden aan concerncontrol als 3e lijn en het MT. De totaalrapportage voor het gehele wordt uiterlijk opgesteld in de maand maart volgend op het controlejaar. Hierbij wordt opgemerkt dat de opvolging van de aanbevelingen, naar aanleiding van de bevindingen uit de controle, niet de verantwoordelijkheid is van de IC-controleur of clustercontroller (1e lijns of 2e lijns); deze verantwoordelijkheid ligt bij de betreffende procesverantwoordelijke dan wel betreffende clustermanager/teamleider. De clustercontrollers hebben in het controleproces een ondersteunende en/of adviserende rol. Concerncontrol (3e lijn) VIC- eindrapportage Op basis van de aangeboden rapportages vanuit de 2e lijn beoordeelt concerncontrol de kwaliteit van de uitgevoerde controles, rapportages. De beoordeling is gericht op juiste toepassing/uitvoering van uitgangspunten, steekproeven, interne controles en deelrapportages. Concerncontrol rapporteert halverwege het jaar over voortgang van de 1e en 2e lijnscontroles aan de directie en accountant en stelt na afloop van het jaar -onafhankelijk- een eindrapportage ten behoeve van colleges/DB op. De totaalrapportage aan directie en colleges/DB vindt jaarlijks, over het voorgaande dienstjaar, plaats in maart / april.11.

De VIC-rapportages gelden als basis voor de af te geven rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarrekening. De paragraaf Bedrijfsvoering wordt de aangewezen plek om een nadere toelichting te geven door het college op zaken die de rechtmatigheid raken en hoe de beheersing is vormgegeven. Hierbij moet in ieder geval nadere toelichting worden gegeven op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn vermeld. Aspecten die hierbij onder meer in de beschouwingen betrokken worden zijn de tussentijdse communicatie met de Raad – of de reden waarom deze achterwege is gebleven -, alsmede de maatregelen die zijn genomen om verbeteringen aan te brengen om wet- en regelgeving afdoende in processen te waarborgen. De Commissie BBV geeft in de Kadernota Rechtmatigheid nadere aanwijzingen over de informatie die het college in de paragraaf in de jaarstukken (alsmede in de begroting op te nemen paragraaf) moet en/of kan opnemen12. In de paragraaf bedrijfsvoering kan het college de volgende onderwerpen behandelen: • De oorzaken toelichten voor de geconstateerde onrechtmatigheden; • Een verklaring geven voor de geconstateerde onrechtmatigheden. Er kunnen bijvoorbeeld redenen zijn waarom er afgeweken is van een voorschrift in een regeling. Redenen die wellicht ook al eerder besproken zijn met de Raad.

Ook als de rechtmatigheidsfouten lager zijn dan de door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens kunnen in de paragraaf bedrijfsvoering de wel geconstateerde rechtmatigheidsfouten worden vermeld. Dit kan verstandig zijn voor de

11 Dit wordt vanaf 2021 een voorstel m.b.t. de door colleges/DB vast te stellen

rechtmatigheidsverklaring. 12 Ten tijde van het opstellen van dit meerjarenplan is de Kadernota Rechtmatigheid nog niet gepubliceerd. 18

•

rechtmatigheidsfouten die de accountant op basis van afspraken tussen de raad en accountant in het verslag van bevindingen zal opnemen. Etc

Schematisch: Periode:

Aanlevering Afronding Afronding review en data/steekproef controles en rapportage 2e lijn door rapportage door 1e clustercontrol clustercontroller lijn: in 2e lijn aan 1e lijn: Voor elke periode geldt afronding en oplevering op eerste werkdag van: Q1 april mei juni Q2 juli augustus september Q3 oktober november december Q4 = januari februari maart totaalrapportage

Afronding door 3e lijn Concerncontrol en rapportage aan MT; college en accountant:

15 sept 15 maart

Het vervolg (follow-up van aanbevelingen) De uit de rapportage voortvloeiende aanbevelingen/actiepunten zijn een uitvoeringsverantwoordelijkheid van proceseigenaren (teamleiders/clustermanagers) en worden toegevoegd aan de ‘monitor bedrijfsvoering’ (hulpmiddel prestatiemanagement) voor periodieke rapportage over follow-up/uitvoering daarvan.

19

Bijlagen

1.

Normenkader.

2.

Overzicht en controlecyclus significante bedrijfsprocessen 2020 t/m 2023.

3.

Formats - Verslag Interne Controle - Verslag Interne Controle - Verslag Interne Controle - Verslag Interne Controle

4.

Specifieke (V)IC terminologie

5.

Informatie wetswijziging 2020, BBV, verordeningen

6.

Modeltekst Rechtmatigheidsverantwoording

20

Bijlage 1

Normenkader

Het normenkader wordt jaarlijks op voorstel van de colleges vastgesteld door de raden in de periode november/december voorafgaand aan het betreffende dienstjaar. Het normenkader voor een (financiële) rechtmatigheidscontrole betreft de inventarisatie van de voor de accountantscontrole relevante regelgeving van hogere overheden en van de gemeente zelf. De inventarisatie bestaat uit de externe wetgeving en de eigen regelgeving, waarbij de verordeningen en de collegebesluiten kunnen worden onderscheiden. Externe wetgeving Uiteraard is alleen wet- en regelgeving van belang die bepalingen bevat over financiële beheershandelingen. De belangrijkste (niet limitatieve) regelingen waar aan gedacht kan worden zijn: • Algemene verbindende voorschriften van de EU, zoals de Europese Aanbestedingsrichtlijnen en de regeling omtrent Staatssteun; • Wet- en regelgeving waarin nadere voorschriften zijn opgenomen betreffende specifieke uitkeringen en subsidies vanuit de EU, het Rijk en andere subsidieverstrekkende instanties; • Fiscale en sociale wet- en regelgeving die door provincies en gemeenten moeten worden nageleefd; • Overige algemene wet- en regelgeving, zoals AWB (i.v.m.

subsidiebepalingen) en Bezoldigingswetten en –besluiten; • Provinciewet en Gemeentewet; • Wetgeving en regelgeving die inrichtingsvereisten voorschrijven (voorbeeld BBV); • Specifieke wet- en regelgeving ten behoeve van de eigen taakuitvoering. Verordeningen Alle gemeentelijke verordeningen, voor zover die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen, maken onderdeel uit van het normenkader. Andere besluiten van de gemeenteraad, dus niet zijnde verordeningen, met een kaderstellend karakter zijn ook een verplicht onderdeel van het normenkader. De raad kan besluiten dat aan bepaalde onderdelen van verordeningen geen financiële consequenties worden verbonden. Dat kan uiteraard alleen als deze onderdelen niet verplicht voortvloeien uit hogere regelgeving. Collegebesluiten Met de dualisering is een scherpere grens getrokken tussen bevoegdheden die de raad en bevoegdheden die het college toebehoren. Voor de rechtmatigheidstoets betekent dit dat de voorschriften die het college uitvaardigt (interne regelgeving) niet onder het Rechtmatigheidsoordeel vallen. De uitzondering hierop is als door het ontbreken of niet naleven van deze voorschriften het financieel beheer oncontroleerbaar is en daardoor de getrouwheid en rechtmatigheid in gevaar komt.

21

Bijlage 2

Overzicht en controlecyclus significante bedrijfsprocessen

Significante bedrijfsprocessen en controlecyclus 1 2 3

Proces Inkoop en aanbestedingen Factuurafhandeling, prestatielevering en btw Treasury

4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Personeel Grondexploitaties Belastingen Omgevingsvergunning Verhuuropbrengsten Verstrekte subsidies ICT-omgeving Memoriaalboekingen Investeringen en kredieten Gemeentefonds KCC – leges

15 16 17 18 19

SISA-regelingen Leerlingenvervoer Participatie Wmo Jeugdhulp

Controlecyclus Jaarlijks Jaarlijks 2-jaarlijks Bij relevante ontwikkelingen: jaarlijks Jaarlijks Jaarlijks Jaarlijks Jaarlijks Jaarlijks Jaarlijks Jaarlijks Jaarlijks Jaarlijks Jaarlijks: focus op juiste verwerking 2-jaarlijks o.v.b. dat totaal begrote opbrengst minder is dan 1% van het begrotingstotaal. Jaarlijks Jaarlijks Jaarlijks Jaarlijks Jaarlijks

22

Bijlage 3

Formats

NB: Alle formats hieronder zijn nog ‘voorlopig’ en worden nog aangepast aan behoefte en mogelijkheden van zowel de organisatie als de accountant. Interne Controle 1e lijn: format werkprogramma

Object van onderzoek 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Aanleiding Structureel / incidenteel Opdrachtgever Opdrachtnemer Relevante wet- en regelgeving Rapportage Frequentie Omvang van de controle Werkwijze Tijdsplanning Waarom (risico’s)

Bijlage Interne Controle 1e lijn: format rapportage -

Proces Verslagperiode Aan het proces verbonden risico’s Hoe is de deelwaarneming bepaald (welke en hoeveel dossiers) Verrichte controlewerkzaamheden Bevindingen Conclusies Aanbevelingen Vervolg op aanbevelingen (hoe, wanneer) Datum verslag VIC uitgevoerd door

23

Verbijzonderde Interne Controle 2e lijn: format werkprogramma -

Proces Verslagperiode Aan het proces verbonden risico’s Hoe is de deelwaarneming bepaald (welke en hoeveel dossiers) Verrichte controlewerkzaamheden Bevindingen Conclusies Aanbevelingen Vervolg op aanbevelingen (hoe, wanneer) Datum verslag VIC uitgevoerd door

Verbijzonderde Interne Controle 2e lijn: format rapportage -

Proces Verslagperiode Aan het proces verbonden risico’s Hoe is de deelwaarneming bepaald (welke en hoeveel dossiers) Verrichte controlewerkzaamheden Bevindingen Conclusies Aanbevelingen Vervolg op aanbevelingen (hoe, wanneer) Datum verslag VIC uitgevoerd door

24

Bijlage 4

Specifieke (V)IC terminologie

Gebruikte term Meerjarig beleidskader (V)IC

Normenkader 1e 2e 3e lijn

AO/IB

Jaarlijks uitvoeringsprogramma (V)IC Werkprogramma

Rechtmatigheidverantwoording

Materialiteit

Financiële fouten en onzekerheden

Extrapolatie

toelichting Deze voorliggende notitie: organisatiebreed kader voor uit te voeren IC in relatie tot beoordeling financiële rechtmatigheid van jaarrekeningen. Met de accountant afgestemd toetsingskader voor beoordeling financiële rechtmatigheid. 1e lijn: de uitvoerende afdelingen – zelf verantwoordelijk voor processen incl de primaire IC . 2e lijn: clustercontrollers , verantwoordelijk voor VIC 3e lijn: concerncontrol, verantwoordelijk voor totaalrapportage De totale AO/IB (administratieve organisatie en interne beheersing) voor de organisaties is breder dan de VIC gericht op financiële rechtmatigheidsbeoordeling in het kader van de jaarrekening. Deze organisatiebrede AO/IB omvat veel meer processen waarvoor gewerkt wordt met procesbeschrijvingen en interne IC-routines. Hiervoor geldt een continue doorontwikkeling om de beschreven processen actueel en volledig te houden. Dit betreft de uit het meerjarig beleidskader (V)IC voortvloeiende jaarlijkse uitvoering van IC controles voor de in het beleidskader aangegeven processen. Voor de uit te voeren controles is per proces een concreet werkprogramma (afgestemd met accountant) opgesteld met bijbehorende checklisten en formats. Er is een wetswijziging aanstaande op grond waarvan colleges vanaf 2021 jaarlijks een “rechtmatigheids-verantwoording” dienen vast te stellen als onderdeel van de jaarstukken.

Hiervoor de is (V)IC noodzakelijk als input en onderbouwing voor de inhoud van die verklaring. Een door de accountant gebruikte norm om te bepalen of het volume in € van een proces relevant is (“materieel genoeg”) om jaarlijkse of tweejaarlijkse controle IC te rechtvaardigen als onderdeel van het uitvoeringsprogramma (V)IC. Uit de IC kunnen bevindingen voorkomen die kwalificatie vergen voor de weging: er kan sprake zijn van niet-financiële tekortkomingen, financiële fouten of onzekerheden. Deze kwalificatie en kwantificatie maakt deel uit van de rapportages. Geconstateerde financiële fouten worden beoordeeld op aard, inhoud, incidenteel/structureel. Deze aard bepaalt of de fout extrapolatie behoeft voor de vaststelling van de totale fout van het 25

Goedkeuringstolerantie

gecontroleerde proces of dat daar geen aanleiding voor is. Per organisatie geldt de door raad vastgestelde goedkeuringstolerantie voor de jaarrekening. De geformuleerde tolerantie bepaalt het totale eindoordeel van de accountant over de kwaliteit van de jaarrekening.

. . eventueel nog aan te vullen . .

26

Bijlage 5

Informatie wetswijziging 2020, BBV, verordeningen

VNG nieuws dinsdag 21 januari 2020 Modelmededeling rechtmatigheidsverantwoording gepubliceerd De commissie BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) heeft de modelmede-deling van de rechtmatigheidsverantwoording plus toelichting op haar site gepubliceerd. BZK verwacht het wetsvoorstel waarin ook de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen, binnenkort aan de VNG aan te bieden voor consultatie. Parallel werkt de commissie BADO aan een notitie die meer invulling geeft aan de praktische uitwerking van de rechtmatigheidsverantwoording. Door een komende wetswijziging zal het college van B en W vanaf het boekjaar 2021 zelf een rechtmatigheidsverantwoording afgeven in de jaarrekening. Op dit moment verstrekken externe accountants een controleverklaring met een oordeel inzake getrouwheid en rechtmatigheid bij de jaarrekeningen van gemeenten. De externe accountants geven in de toekomst dan nog een controleverklaring af met alleen een oordeel inzake de getrouwheid van de jaarrekening, inclusief dan de rechtmatigheidsverantwoording door het college van B en W die in de jaarrekening wordt opgenomen. Wat is de rechtmatigheidsverantwoording? Meer informatie • modelmededeling rechtmatigheidsverantwoording Zie bijlage 6 voor modeltekst.

27

(informatie via commissiebbv.nl)

Financiële verordeningen Kopie artikel 20 als opgenomen in de Financiële verordeningen van de gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel.

Kopie artikel 20 uit Financiële verordening 2018 WM8KTD WM:

28

Bijlage 6 Modeltekst Rechtmatigheidsverantwoording en toelichting

Verantwoordelijkheid college van burgemeester en wethouders In deze rechtmatigheidsverantwoording geeft het College van burgemeester en wethouders aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met door de gemeenteraad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Deze verantwoording betreft de rechtmatige uitvoering van de taken en omvat het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium bij de desbetreffende financiële beheershandelingen en transacties. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad op XX XXX 202X vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de gemeenteraad bepaald en bedraagt x% (maximaal 3) van de totale lasten inclusief mutaties in de reserves en is daarmee vastgesteld op € x.

Conclusie

Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties (niet) rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. De geconstateerde afwijkingen betreffen2: • • • In de paragraaf bedrijfsvoering heeft het college beschreven welke actie zij onderneemt om de afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

EINDE document

29