Bijlage 2 - Resultaten Benchmarkt evaluatie en bestuurlijke toekomstscenario’s 8KTD
Tekst van het document
a.
Bijlage: resultaten benchmark
Bevindingen
Evaluatie en bestuurlijke toekomstscenario’s 8KTD
64588 – Openbaar- definitief 12 juni 2021
1
64588 – Openbaar- definitief
Bijlage: resultaten benchmark Evaluatie en bestuurlijke toekomstscenario’s 8KTD
Philip van Veller | Marly Beskers | Esther Peeters 12 juni 2021
64588 – Openbaar- definitief
2
Inhoudsopgave 1.
2.
3.
Inleiding
3
1.1
Onderzoeksvraag en doel
3
1.2
Methodiek benchmark
3
1.3
Referentiegroep
4
1.4
Wat meten we?
4
Toelichting op de resultaten
6
2.1
Algemene uitkomsten benchmark formatie en kosten
6
2.2
Aandachtspunten primair proces
6
2.3
Aandachtspunten overhead
8
2.4
Inhuur
8
2.5
Loonschalen
8
Resultaten
10
64588 – Openbaar- definitief
3
1. Inleiding Deze bijlage bevat de uitkomsten van de benchmark die is gehouden in het kader van de evaluatie en toekomstoriëntatie van de 8KTD-samenwerking. Hierbij hebben we een referentiegroep samengesteld gebaseerd op vergelijkbaar inwoneraantal (+/- 60.000), evenals diverse ambtelijke samenwerkingsverbanden om de vergelijkbaarheid met 8KTD te vergroten.
1.1 Onderzoeksvraag en doel De kernvraag luidde: Hoe verhouden de kosten en formatie per taak (primaire proces en overhead) van 8KTD zich tot die van andere, vergelijkbare organisaties? De peildatum van de vastgestelde formatie was 01-01-2021. De peildatum van de kosten werd gevormd door de begroting 2021. Het uitgangspunt van de vergelijking is een optelling van de twee individuele gemeenten (Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel) tot één organisatie. De relevante budgetten en formatie van zowel de twee gemeenten als de werkorganisatie zijn hierin opgenomen. Het doel van de benchmark is om inzicht te bieden in de relatieve kosten en formatie van de organisatie. Het is bij een benchmark altijd van belang om het totale beeld van de organisatie inzichtelijk te maken en dus niet alleen naar de kwantitatieve gegevens te kijken. Ook inzicht in de kwalitatieve duiding van de organisatie (bijvoorbeeld op basis van eigen rapportages, gemaakte keuzes in dienstverlening en ambitieniveau) moeten meegewogen worden bij de uitkomsten van de benchmark.
1.2 Methodiek benchmark De benchmark is een beproefde methode: Berenschot bracht sinds 2002 de formatie van meer dan 330 gemeenten in kaart. In 2015 is gestart met een vernieuwde benchmark, waarin rekening is gehouden met (recente) ontwikkelingen bij gemeenten, onder andere de decentralisaties, samenwerkingsverbanden en meer taken die werden belegd bij derden. In onze vernieuwde benchmark staan de apparaatskosten centraal. Onder apparaatskosten verstaan wij de volgende kosten: •
Loonkosten
•
Inhuurkosten
•
Materiële kosten
•
Kosten van taken belegd bij derden
•
Deze worden gecorrigeerd voor opbrengsten uit diensten voor derden
Daarnaast biedt de benchmark inzicht in de formatie en werklastbepalende factoren. De benchmark sluit aan bij de BBV-indeling. Vooraf: een getal is nog geen oordeel! Voor wat betreft de benchmark is het goed om te realiseren dat een benchmark vooral objectief inzicht biedt in de kosten en formatie van de organisatie ten opzichte van andere, vergelijkbare organisaties. De uitkomsten van de benchmark zijn geen ‘finaal oordeel’ over de organisatie, er kunnen namelijk goede redenen zijn waarom de organisatie verschilt ten opzichte van een gemiddelde. Denk hierbij aan factoren zoals het ambitieniveau van de gemeente, de kwaliteit en gewenste dienstverlening of specifieke omgevingskenmerken.
4
64588 – Openbaar- definitief
1.3 Referentiegroep De referentiegroep bestaat uit een mix van gemeenten van vergelijkbare omvang als 8KTD, als ook ambtelijke fusie organisaties. De cijfers van 8KTD worden vergeleken met het gemiddelde van bovenstaande referentiegroep.
1.4 Wat meten we? 1.4.1 Primair proces Onder het primair proces verstaan we het geheel aan diensten en voorzieningen dat door de organisatie geboden wordt aan de burgers. Deze gemeentelijke taken zijn uitgesplitst naar de volgende 24 clusters:
Cluster 1: Burgerzaken
Cluster 13: Wmo
Cluster 2: Openbare orde en veiligheid
Cluster 14: Jeugd
Cluster 3: Verkeer, vervoer en wegen
Cluster 15: Maatschappelijke opvang en welzijn
Cluster 4: Parkeren
Cluster 16: Volksgezondheid
Cluster 5: Water
Cluster 17: Afval
Cluster 6: Economische zaken
Cluster 18: Riolering
Cluster 7: Educatie
Cluster 19: Milieu en duurzaamheid
Cluster 8: Kunst, cultuur en oudheidkunde
Cluster 20: Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting
Cluster 9: Sport
Cluster 21: Bouwgrondexploitatie en Geo-informatie
Cluster 10: Groen
Cluster 22: Wabo
Cluster 11: Recreatie en ontspanning
Cluster 23: Belastingen en Woz
Cluster 12: Werk & inkomen en schuldhulp
Cluster 24: Griffie, raad en rekenkamer
Per benchmarktaak wordt vervolgens nog een onderscheid aangebracht in uitvoering, beleid/advies, regie en contractmanagement en vergunningverlening (specifiek bij cluster 2, 4 en 22).
1.4.2 Overhead Overhead is het geheel van functies dat gericht is op sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Overheadfuncties staan niet rechtstreeks ten dienste van de burger, maar leveren indirect een bijdrage aan het functioneren van de organisatie.
5
64588 – Openbaar- definitief
Deze overheadtaken zijn uitgesplitst naar de volgende elf categorieën: 1.
Directie en management primair proces
7.
Juridische zaken
2.
Secretariaten primair proces
8.
Communicatie
3.
Bestuurszaken en bestuursondersteuning
9.
Kwaliteitszorg
4.
Personeel en organisatie
10. Facilitaire dienst
5.
Financiën en control
11. Inkoop
6.
Informatisering en automatisering
Per overheadcategorie is er daarnaast nog een onderliggende verdeling naar taken die hieronder meegenomen worden.
64588 – Openbaar- definitief
6
2. Toelichting op de resultaten We geven de uitkomsten terug op hoofdlijnen voor de vergelijkingsgroep van gemeentelijke organisaties van vergelijkbare omvang.
2.1 Algemene uitkomsten benchmark formatie en kosten Het uitgangspunt van de vergelijking betreft de apparaatskosten. Dit is de optelling van de loonkosten, inhuurkosten (bovenop de vastgestelde formatie), materiële kosten, kosten van taken belegd bij derden en gecorrigeerd voor eventuele opbrengsten uit diensten voor derden. De totale apparaatskosten (primair proces plus overhead) per inwoner zijn voor 8KTD 5% hoger dan gemiddeld in de referentiegroep. Omgerekend betekent het dat de apparaatslasten ongeveer € 3,2 miljoen hoger zijn dan vergelijkbare organisaties. Deze afwijking valt zodanig binnen de bandbreedte dat we voor 8KTD spreken van een apparaat van gemiddelde omvang. De apparaatskosten voor het primaire proces zijn 7% hoger dan gemiddeld (+€ 3,5 miljoen). Er wordt in het primaire proces meer formatie ingezet dan gemiddeld (+100,8 fte, met name de uitvoerende formatie). De inhuurkosten en kosten van taken belegd bij derden zijn lager dan gemiddeld en daarnaast heeft de organisatie opbrengsten uit diensten voor derden (o.a. doordat in het sociaal domein lichte zorg wordt verleend, waar we dit voor de benchmark als programmakosten beschouwen). Hierdoor vallen de apparaatskosten per saldo binnen de bandbreedte van gemiddeld. Verder zien we dat de beleidsformatie in totaal gemiddeld is qua omvang; dit kwam al aan de orde in de paragraaf 3.3.
2.2 Aandachtspunten primair proces Hieronder volgen de benchmarkclusters uit het primaire proces waar de kosten niet direct verklaard kunnen worden aan de hand van de in beeld gebrachte werklastindicatoren, in volgorde van de grootte van de afwijking : •
Het cluster Afval betreft de taken op het gebied van afvalinzameling en -verwerking. Beide gemeenten hebben deze taken anders georganiseerd. De ene gemeente voert de afvaltaken in eigen beheer uit, terwijl de andere gemeente de taken heeft uitbesteed bij OMRIN. In de benchmark worden de totale kosten van beide gemeenten bij elkaar opgeteld en vergeleken met de referentiegroep. Het is daarom niet goed mogelijk om op basis van de benchmark te bepalen of er verschillen tussen de beide gemeenten zijn in de kostenstructuur van deze taak. In totaal zien we dat 8KTD € 1,0 miljoen hogere apparaatskosten heeft. Dit uit zich in een hogere formatie (+€ 0,4 miljoen, +8,6 fte) en hogere materiële kosten (+€ 0,5 miljoen). Het gaat hier om de kapitaallasten van milieustraten en benodigdheden om de afvalinzameling te verrichten, zoals vrachtwagens. De kosten van taken belegd bij derden zijn hier gemiddeld (+€ 0,1 miljoen). Een belangrijke indicator van de werklast betreft de adressendichtheid. Uit onderzoek blijkt dat gemeenten met een hoge adressendichtheid hogere kosten hebben dan gemiddeld. Voor 8KTD is de adressendichtheid lager dan gemiddeld. Mogelijke zoekrichtingen voor de verklaring van hogere kosten zijn keuzes in het dienstverleningsniveau dat wordt geboden en keuzes die worden gemaakt met betrekking tot de milieustraten.
•
De kosten voor Wabo (o.a. toezicht en handhaving en vergunningverlening m.b.t. de omgevingsvergunningen) zijn hoger dan gemiddeld (+€ 0,6 miljoen). Dit zit met name in de hogere formatie die de organisatie kent. De kosten zijn niet in verhouding met de werklast (aantal aangevraagde omgevingsvergunningen), met name op het gebied van vergunningverlening. Een mogelijke zoekrichting
64588 – Openbaar- definitief
7
voor een verklaring betreft de keuze om taken in een melding weg te zetten (bijvoorbeeld met betrekking tot bomenkap) in plaats van een vergunningverlening. Indien we de totale kosten van het cluster Milieu en duurzaamheid (-€ 0,6 miljoen, voornamelijk door lagere kosten van de omgevingsdienst) er bij optellen, dan zijn de totale apparaatskosten gemiddeld. Deze overlap kan zitten in de taken op het gebied van milieu wat opgepakt wordt door de omgevingsdienst en wat door de eigen organisatie kan worden opgepakt. De totale kosten zijn dan gemiddeld, waarbij vergunningverlening nog steeds opvalt in relatie tot de werklast. Ook de kosten voor beleid/advies vallen dan op: die zijn juist lager dan gemiddeld. •
Bij Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting is sprake van een hogere kosten dan gemiddeld, voornamelijk door de hogere formatie dan gemiddeld (+7,5 fte, +€ 0,6 miljoen). Zoekrichting voor een antwoord op de vraag waardoor deze kosten hoger zijn, is het aantal principeverzoeken die in de benchmark niet in beeld worden gebracht. Daarnaast hanteren de twee gemeenten andere uitgangspunten in het declarabel zijn van de projectleiders (het ‘terugverdieneffect’). Bij Achtkarspelen wordt er wel tijd geschreven voor dergelijke projecten (zij het in beperkte mate), waar dat bij Tytsjerksteradiel niet gebeurt. Vanuit onze ervaring weten we dat gemeenten hier verschillende keuzes in maken en dat er drie varianten zijn: -
Er wordt geen eigen formatie ingezet en alleen ingehuurd zodra dit nodig is (en dan staat er ook dekking tegenover).
-
Er wordt eigen formatie ingezet en er wordt standaard vanuit gegaan dat men zich voor een bepaald percentage terugverdient (bijvoorbeeld 75%).
-
Er wordt eigen formatie ingezet en er worden geen opbrengsten begroot vanuit het declarabel zijn op projecten.
Onze inschatting is dat de 8KTD als geheel zich met name op de derde variant richt. •
De totale apparaatskosten voor Openbare orde en veiligheid zijn lager dan gemiddeld (-€ 0,8 miljoen). Dit zit enerzijds in lagere kosten voor taken belegd bij derden (-€ 0,3 miljoen, betreft voornamelijk de kosten van de Veiligheidsregio), lagere materiële kosten (zoals kosten voor brandweerkazernes en tractiekosten voor BOA) een lagere (beleids)formatie (-2,4 fte). De kosten voor vergunningverlening met betrekking tot APV en Dranken Horecavergunningen ligt ook lager dan we zouden verwachten gezien het aantal aangevraagde vergunningen.
•
De lagere kosten op het gebied van Educatie komt door de lagere materiële kosten (-€ 0,4 miljoen) ten opzichte van het gemiddelde. Dit betreft de vastgoedkosten van scholen. Gezien het aantal scholen (39 scholen in het basisonderwijs en 8 in het voortgezet onderwijs) zijn deze lagere kosten opmerkelijk. 8KTD heeft namelijk fors meer scholen dan gemiddeld. Een mogelijke verklaring kan zijn dat het relatief kleine scholen betreft in de diverse kernen van de gemeenten, en wellicht ook oudere schoolgebouwen betreft, waardoor de kosten voor dit cluster lager zijn dan gemiddeld.
•
De totale apparaatskosten voor Belastingen en WOZ zijn lager dan gemiddeld. 8KTD heeft deze taak volledig in eigen huis georganiseerd en doet dit met een vergelijkbare formatieomvang als de referentiegroep. Echter heeft 8KTD geen kosten van taken belegd bij derden, waardoor de totale kosten lager uit komen (-€ 0,4 miljoen). Het aantal WOZ-objecten is 6% lager dan gemiddeld. Het aantal aanslagregels ligt ook lager dan gemiddeld. Dit kan een indicatie zijn voor een verschil in aantallen belastingen die worden geïnd ten opzichte van de referentiegroep.
•
De totale apparaatskosten voor het cluster Groen zijn lager dan gemiddeld (-€ 0,4 miljoen), waar de werklast (aantal hectare groen) juist hoger is dan gemiddeld.
64588 – Openbaar- definitief
8
2.3 Aandachtspunten overhead De overheadkosten per fte zijn 25% lager dan gemiddeld (-€ 4,9 miljoen). Indien we corrigeren voor het feit dat de werkmaatschappij 8KTD een hogere vastgestelde formatie heeft, dan zien we dat de overheadkosten per fte nog 12% lager zijn dan gemiddeld. De grootste verschillen zitten op onderstaande taken: •
De kosten voor Informatisering en Automatisering zijn fors lager dan gemiddeld (-€ 2,1 miljoen). Met name de materiële kosten vallen op (inventaris/servers en projecten). Het betreft hier een bedrag van € 1,1 miljoen lagere kosten. Daarnaast zijn de kosten voor beleid/advies, systeem- en netwerkbeheer, technische applicatiebeheer, ICT projecten/applicatieontwikkeling en DIV lager dan gemiddeld (gezamenlijk € 1,0 miljoen).
•
Ook de kosten voor Facilitaire Zaken zijn lager dan gemiddeld (-€ 0,6 miljoen). Deze lagere kosten zitten met name op het gebied van schoonmaak van gemeentekantoren en receptie/telefooncentrale. Er zijn vier gemeentekantoren aangemerkt, hetgeen vergelijkbaar is met de referentiegroep. Verschillende keuzes in (intern en extern) dienstverleningsniveau kunnen een rol spelen met betrekking tot de lagere kosten.
•
Ondersteuning colleges: de formatie voor medewerkers bestuurszaken (o.a. bestuursadvisering) is lager dan gemiddeld. Ook de formatie van het secretariaat voor bestuur en directie is lager dan gemiddeld. Per saldo gaat het om lagere kosten van € 0,5 miljoen, -6,5 fte). Dit valt allemaal onder de overheadcategorie bestuurszaken en bestuursondersteuning. Het feit dat er voor twee colleges gewerkt wordt, maakt dat het opvallend is dat de kosten lager liggen dan gemiddeld.
•
De apparaatskosten voor communicatie liggen lager dan gemiddeld (-€ 0,4 miljoen), met name op de uitvoerende taken. Dit betreft de kosten voor organisatiebrede communicatie, waaronder ook verzenden van persberichten, beheer internet/intranet, speeches en voorwoorden, bewaking en advisering huisstijl etc.
•
Tot slot zijn de kosten voor Juridische zaken lager dan gemiddeld (-€ 0,3 miljoen). Dit betreft de kosten voor de generieke juridische taken, inclusief ondersteuning aan de commissie Bezwaar en Beroep.
2.4 Inhuur 8KTD heeft vrijwel geen inhuurkosten bovenop de vastgestelde formatie, waar dit bij andere organisaties (omgerekend op basis van de gemiddelde loonsom) zo’n 20 fte bedraagt. Dit duidt erop dat 8KTD niet werkt met zoiets als een ‘flexibele schil’. Gezien de omvang van de vastgestelde formatie lijkt het aannemelijk dat deze ruimte reeds binnen de vastgestelde formatie is opgenomen. De benchmarksystematiek biedt geen zicht op de inzet op inhuur binnen de vastgestelde formatie, bijvoorbeeld om vacatures op te vangen. Het feit dat andere gemeenten gemiddeld 20 fte meer inhuur hebben, betekent niet dat 8KTD minder inzetbare fte heeft dan andere gemeenten. Dit is ook te zien aan het feit dat 8KTD hogere loonkosten heeft door een hogere eigen formatie: 105,5 fte boven het gemiddelde waarvan 100,8 in het primair proces. Wat betreft inhuur zit 8KTD 1,3 miljoen euro lager dan andere gemeenten, die over het algemeen meer inhuur nodig hebben. Het verschil in kosten is ongeveer gelijk aan 20 fte met een gemiddelde loonsom van 65.000 euro per fte. In het kort kan worden gesteld dat 8KTD dus vooral een andere keuze heeft gemaakt: meer binnen eigen vastgestelde formatie en minder inhuur bovenop de deze formatie.
2.5 Loonschalen In onderstaande grafiek wordt de functionele loonschaalverdeling van 8KTD (groen) ten opzichte van de referentiegroep (blauw) aangegeven. Kijkend naar deze functionele loonschaalverdeling zien we een disbalans bij de hogere schalen, met name op de schaal 10 (10+10A) en 11 (11+11A) en in mindere mate in schaal 12. Dit is een indicatie dat het strategisch vermogen van 8KTD minder is dan de referentiegroep, waarin zich ook (naast ambtelijke fusieorganisaties) gemeenten bevinden van rond de 60.000 inwoners.
64588 – Openbaar- definitief
Daarnaast zien we meer fte in de lagere schalen, hetgeen te maken heeft met de eigen uitvoering van beheertaken (o.a. wegen, groen, riolering, afval).
Figuur 19. Functionele loonschaalverdeling t.o.v. referentiegroep
9
64588 – Openbaar- definitief
3. Resultaten
10
64588 – Openbaar- definitief
11
64588 – Openbaar- definitief
12
64588 – Openbaar- definitief
13
64588 – Openbaar- definitief
14
64588 – Openbaar- definitief
15
64588 – Openbaar- definitief
16
64588 – Openbaar- definitief
17
64588 – Openbaar- definitief
18
64588 – Openbaar- definitief
19
64588 – Openbaar- definitief
20
64588 – Openbaar- definitief
21
64588 – Openbaar- definitief
22
64588 – Openbaar- definitief
23
64588 – Openbaar- definitief
24
64588 – Openbaar- definitief
25
26
64588 – Openbaar- definitief
Berenschot is een onafhankelijk organisatieadviesbureau met 350 medewerkers wereldwijd. Al 80 jaar verrassen wij onze opdrachtgevers in de publieke sector en het bedrijfsleven met slimme en nieuwe inzichten. We verwerven ze en maken ze toepasbaar. Dit door innovatie te koppelen aan creativiteit. Steeds opnieuw. Klanten kiezen voor Berenschot omdat onze adviezen hen op een voorsprong zetten. Berenschot B.V.
Ons bureau zit vol inspirerende en eigenwijze die allen dezelfde passie delen: Van Deventerlaan 31-51,individuen 3528 AG Utrecht organiseren. Ingewikkelde vraagstukken omzetten in Utrecht werkbare constructies. Door ons brede Postbus 8039, 3503 RA 030 2 916 916 werkterrein en onze brede expertise kunnen opdrachtgevers ons inschakelen voor www.berenschot.nl uiteenlopende opdrachten. En zijn we in staat om met multidisciplinaire teams alle aspecten /berenschot van een vraagstuk aan te pakken.