Bijlage 2 - Kadernota inkoop en aanbesteden 2018
Tekst van het document
Kadernota inkoop en aanbesteden 2018
Opsteller: F. Rozendal, juridisch adviseur inkoop en aanbesteding Afdeling Advies en Control Werkmaatschappij 8KTD
Inhoud 1.
Inleiding ..................................................................................................................... 3
2.
Algemene uitgangspunten en doelstellingen ................................................................... 4
3.
Organisatorisch kader .................................................................................................. 6
4.
5.
6.
3.1
Decentrale inkooporganisatie ........................................................................................................6
3.2
Handboek inkoop en aanbesteden en kerngroep inkoop en aanbesteden ...................................6
3.3
Interne controle .............................................................................................................................7
Juridisch kader ............................................................................................................ 8 4.1
Wet- en Regelgeving ......................................................................................................................8
4.1.1
Specifieke regelgeving Fysieke Domein .........................................................................................8
4.1.2
Specifieke regelgeving Sociale Domein ..........................................................................................8
4.1.3
Specifieke regelgeving Domein Bedrijfsvoering .............................................................................9
4.1.4
Concessieovereenkomsten ............................................................................................................9
4.1.5
Uitzonderingen...............................................................................................................................9
4.2
Bepalen inkoopprocedure..............................................................................................................9
4.3
Gunningscriteria ...........................................................................................................................11
4.4
Selecteren ondernemers bij onderhandse aanbestedingen ........................................................11
4.5
Inkoopvoorwaarden .....................................................................................................................11
4.6
Mandaat en volmacht ..................................................................................................................12
4.7
Afwijkingsbevoegdheid ................................................................................................................12
4.8
Klachtenprocedure .......................................................................................................................12
Economische kaders................................................................................................... 13 5.1
Regionale economie en MKB .......................................................................................................13
5.2
Samenwerking..............................................................................................................................13
5.3
Clusteren ......................................................................................................................................13
5.4
Verlagen administratieve lasten en digitaal aanbesteden ...........................................................14
Maatschappelijke kaders............................................................................................. 15 6.1
Integriteit .....................................................................................................................................15
6.2
Duurzaamheidscriteria .................................................................................................................15
6.3
Social Return on Investment (SROI) .............................................................................................15
6.3
Innovatie ......................................................................................................................................15
Bijlage 1
Keuze aanbestedingsprocedure (bron Gids Proportionaliteit, april 2016) ..........................17
1. Inleiding Voor u ligt de kadernota inkoop en aanbesteden van de gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel. Dit beleid geldt tevens voor de Werkmaatschappij 8KTD (gemeenschappelijke regeling) waarin taken worden uitgevoerd voor beide gemeenten. De primaire aanleiding voor deze kadernota is de wijziging van de Aanbestedingswet 2012 per 1 juli 2016. Daarnaast heeft er een wijziging plaatsgevonden in de samenwerking met de gemeenten Dantumadiel, Dongeradiel, Ferwerderadiel en Kollumerland c.a. (de DDFK-gemeenten). Het gezamenlijk inkoopbeleid 2013 is in Anno-verband opgesteld. Vanwege de ambtelijke fusie en de herinrichting van de inkooporganisatie is de keuze gemaakt om nu geen gezamenlijk beleid op te stellen. Inkoop is één van de instrumenten om gemeentelijke doelstellingen te realiseren. Bijvoorbeeld het realiseren van kostenbesparing, het stimuleren van het MKB, de regionale economie, Social Return en duurzaamheid. Uitgangspunt hierbij is dat het beleid een kader biedt waarbinnen gemeenschapsgeld op doelmatige en rechtmatige manier wordt besteed met daarbij ruimte voor maatwerk en flexibiliteit. De gemeenten en de werkmaatschappij spannen zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk.
In deze nota worden de kaders inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen en kaders te schetsen waarbinnen inkoop in de gemeenten en de werkmaatschappij plaatsvindt. Deze kadernota is bedoeld voor burgemeesters, wethouders, raadsleden en gemeenteambtenaren die op welke manier dan ook te maken hebben met inkoop en aanbesteding. Bovendien zorgt het er in belangrijke mate voor dat derden op de hoogte zijn van de eenduidige en transparante doelstellingen en kaders die de gemeenten en de werkmaatschappij hanteren bij hun inkopen. Periodiek zal deze kadernota bijgesteld moeten worden omdat naast aanpassingen in de (Europese) weten regelgeving ook de uitgangspunten van de gemeenten en de werkmaatschappij kunnen verschuiven. De gemeenten en de werkmaatschappij zijn continu bezig met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierin leidend. Deze kadernota sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid en andere beleidsvelden van de gemeenten. Deze kadernota is afgestemd met de Ondernemersfederatie Noord Oost Friesland (ONOF), Achtkarspelen Bedrijven Contact (ABC) en Industriële Club Tytsjerksteradiel (ICT). De kadernota inkoop en aanbesteden wordt driejaarlijks geëvalueerd. De afdeling Advies en Control van de werkmaatschappij 8KTD heeft hierin een initiërende rol.
Bij deze evaluatie worden medewerkers van de gemeenten, de werkmaatschappij, raadsleden en ondernemers betrokken. De ontwikkelingen in de Europese regelgeving worden gevolgd en nieuwe regelgeving wordt integraal van toepassing verklaard. Ook gemeentelijke- en regionale ontwikkelingen en wijziging van specifieke gemeentelijke beleidsuitgangspunten kunnen voor de colleges van de gemeenten en het dagelijks bestuur van de werkmaatschappij aanleiding zijn om voor te stellen de kadernota te herzien. Deze kadernota treedt in werking zodra de gemeenteraden van beide gemeenten en het Algemeen Bestuur van de werkmaatschappij deze nota hebben vastgesteld en vervangt het ‘gezamenlijk inkoop- en aanbestedingsbeleid 2013’.
2. Algemene uitgangspunten en doelstellingen Via inkopen wordt publiek geld besteed. Uitgangspunt hierbij is dat deze bestedingen doelmatig, rechtmatig, transparant, proportioneel en non-discriminatoir plaatsvinden. Iedere inkoopactie is maatwerk, waarbij flexibiliteit geboden is. Inkoop vindt plaats in een dynamische omgeving, het verbeteren en professionaliseren van de gemeentelijke inkooporganisatie is een continu proces. Deze kadernota geeft invulling aan de gemeentelijke kaders voor haar inkopen. De volgende kaders zijn hiertoe geformuleerd: -
Organisatorische (hoofdstuk 3);
-
Juridische (hoofdstuk 4);
-
Economische (hoofdstuk 5);
-
Maatschappelijke (hoofdstuk 6).
Met inachtneming van deze kaders willen de gemeenten en de werkmaatschappij via inkoop een bijdrage leveren aan de gemeentelijke doelstellingen en een positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de gemeenten en de werkmaatschappij. In deze nota worden naast de algemene kaders, meer specifieke kaders benoemd. Deze kaders zien op het Fysieke domein, het Sociale domein en het domein Bedrijfsvoering. Vanuit de inkoop- en aanbestedingspraktijk is het wenselijk om deze domeinen in het beleid te benoemen en daarbij inzichtelijk te maken welke specifieke elementen voor de betreffende domeinen gelden. Binnen de kaders willen de gemeenten en de werkmaatschappij de volgende doelstellingen realiseren: -
Rechtmatig en doelmatig inkopen: gemeenschapsgelden dienen op controleerbare en verantwoorde wijze te worden aangewend en besteed De geldende wet- en regelgeving, waaronder de Gids proportionaliteit, geeft het juridisch kader. De kosten dienen in redelijke verhouding te staan tot de opbrengsten. De gemeente zorgt voor voldoende toegang van ondernemers in verhouding tot de opdracht waarbij rechtmatigheid, doelmatigheid en kwaliteit is geborgd.
-
Professioneel opdrachtgeverschap Professionaliteit houdt in dat er op een bewuste, zakelijke en integere manier wordt omgegaan met inkoop. Daar waar nodig wordt geïnvesteerd in kennis van de relevante markt. Professionaliteit komt tot uiting in proportionaliteit, goed contractmanagement en opdrachtgeverschap.
-
Inkopen tegen de meest optimale prijs-kwaliteitverhouding Bij het bepalen van de beste aanbieding wordt niet allen naar de aanschafprijs gekeken. Dit vereist maatwerk per inkoopactie, waarbij rekening wordt gehouden met de aard en omvang van de opdracht en de specifieke marktomstandigheden.
-
Voldoende kansen bieden voor lokale en regionale ondernemers De gemeente heeft oog voor lokale en regionale ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen. Uitgangspunt is dat ondernemers gelijke kansen krijgen en er oog is voor het MKB. Daar waar mogelijk en wenselijk wordt gebruik gemaakt van percelen en worden er selectie en gunningscriteria gehanteerd die de toegang van regionale ondernemers tot de
opdrachten mogelijk maken. Er worden geen onnodige zware selectie- en gunningscriteria gehanteerd, de Gids proportionaliteit wordt hierbij in acht genomen. -
Maatschappelijke, duurzame en sociale criteria bij inkopen betrekken Bij aanbestedingen zal het vigerende provinciaal brede Social Return beleid ‘De Friese eis’ worden toegepast. Daarnaast worden er duurzaamheidscriteria en maatschappelijke aspecten opgenomen. Dit betreft maatwerk met oog voor proportionaliteit.
-
Inkoopsamenwerking binnen en buiten de gemeenten bevorderen Daar waar mogelijk en wenselijk gezamenlijk inkopen. Daarnaast samenwerken met (regio)partners om synergievoordelen te behalen.
-
Lastenvermindering en digitaal aanbesteden bevorderen Het inkoopproces kent vele administratieve handelingen voor zowel opdrachtgevers als ondernemers. Door proportionele eisen te stellen, waar mogelijk gebruik te maken van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) en door uitsluitend bewijsstukken op te vragen als de gemeente van plan is om de opdracht te verstrekken, worden de administratieve lasten verlicht. Voor Europese aanbestedingen is digitaal aanbesteden reeds verplicht. Ook voor nationale aanbestedingen wordt zoveel als mogelijk digitaal aanbesteed. Het meer digitaal aanbesteden zal steeds verder worden geoptimaliseerd.
3. Organisatorisch kader 3.1
Decentrale inkooporganisatie
Er is bij de gemeenten en de werkmaatschappij sprake van een decentrale inkooporganisatie. Voor het Sociale Domein geldt een uitzondering. Binnen het Sociaal domein is er sprake van een centraal inkoopteam. Bij een decentrale inkooporganisatie zijn de afdelingen binnen de gestelde kaders zelf verantwoordelijk voor haar inkopen. De aanbesteding en uitvoering van de opdracht/overeenkomst vindt plaats onder regie en verantwoordelijkheid van de afdeling met in achtneming van de geldende regeling mandaat en delegatie. De portefeuillehouder van de betreffende gemeente met inkoop in zijn/haar portefeuille is verantwoordelijk voor kadernota inkoop en aanbesteden van zijn gemeente in zijn algemeenheid. Voor een concrete inkoopactie rusten de verantwoordelijkheden bij de portefeuillehouder tot wiens inhoudelijke portefeuille de betreffende inkoopactie behoort. Het college van burgemeester en wethouders van iedere gemeente en het dagelijks bestuur van de werkmaatschappij is verantwoordelijk voor de uitvoering van de inkopen en aanbestedingen binnen de kaders van deze nota. Binnen juridische zaken van het team Advies en Control van de werkmaatschappij is de functie van juridisch adviseur inkoop en aanbesteding opgenomen.
Deze adviseur heeft als taak het opstellen en onderhouden van de kadernota inkoop en aanbesteden (het strategisch kader) van de gemeenten en faciliteert de decentrale inkopers met formats en handreikingen (ten behoeve van het tactisch kader) en geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de decentrale inkopers. Voor de grotere complexere inkooptrajecten kan de juridisch adviseur inkoop en aanbesteding in overleg ingeschakeld worden als adviseur binnen een inkoopteam. Binnen een inkoopteam kan de juridisch adviseur de benodigde (juridische) kennis en expertise op het gebied van inkoop en aanbesteden inbrengen en de projectleider en/of decentrale inkoper adviseren gedurende het aanbestedingsproces. Daarnaast vormt deze adviseur het kennispunt voor de organisaties op het gebied van interne en externe ontwikkelingen en specifieke wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden.
3.2
Handboek inkoop en aanbesteden en kerngroep inkoop en aanbesteden
Na vaststelling van deze kadernota wordt een geactualiseerd handboek inkoop en aanbesteden opgesteld en digitaal via intranet beschikbaar gesteld aan de medewerkers van de gemeenten en de werkmaatschappij. De gemeenten en de werkmaatschappij streven naar een standaard werkwijze voor een deugdelijke uitvoering van haar inkopen en aanbestedingen. Het handboek inkoop en aanbesteden draagt hieraan bij. Inkoopinstrumenten en procedures worden omschreven in het handboek. Taken en verantwoordelijkheden worden hierin vastgelegd. Daarnaast worden er per domein (Sociaal, Fysiek en Bedrijfsvoering) kerngroepen inkoop en aanbesteden opgericht. Deelnemers aan de kerngroepen zijn inkopers uit alle domeinen van de gemeenten en de werkmaatschappij. Per onderwerp kunnen productdeskundigen binnen de organisatie worden gevraagd om ad hoc deel te nemen.
3.3
Interne controle
Vanaf een bedrag van € 30.000, - exclusief btw1 werken de gemeenten en de werkmaatschappij met een Inkoopformulier. Het Inkoopformulier ondersteunt de organisatie bij het inkoopproces. Procesmatige vragen bewaken de uitgangspunten van deze kadernota en de wet- en regelgeving. Deze vragen hebben betrekking op de economische waarde van opdrachten, de motivering voor de wijze van aanbesteden, de keuze van selectie en gunningscriteria, de toepassing van verplichtingen uit flankerende beleidsvelden en de inkoopvoorwaarden.
1 Conform de Gids Proportionaliteit is tot dit bedrag een 1 op 1 inkoopprocedure voor leveringen en diensten
proportioneel te noemen.
4. Juridisch kader 4.1
Wet- en Regelgeving
De gemeenten en de werkmaatschappij voeren inkopen uit binnen de geldende wet- en regelgeving. Hiermee is sprake van rechtmatig inkopen. De meest relevante wet- en regelgeving op het gebied van inkoop en aanbesteding op dit moment is: -
Het EG-verdrag en de Europese aanbestedingsrichtlijnen;
-
de geldende Aanbestedingswet 2012 (incl. aanpassingen juli 2016), deze wet bevat de implementatie van de Europese aanbestedingsrichtlijnen en bevat de regels voor aanbestedingen boven en onder de Europese drempels;
-
de Gids Proportionaliteit;
-
het geldende Aanbestedingsreglement Werken;
-
het Burgerlijk Wetboek;
-
de Algemene wet bestuursrecht en de Gemeentewet.
4.1.1 Specifieke regelgeving Fysieke Domein Binnen het fysieke domein gaat het meestal om de aanbesteding van Werken of aan Werken gerelateerde Diensten. Bij de aanbestedingen voor Werken wordt het Aanbestedingsreglement voor Werken (ARW) gehanteerd. Veelal wordt gewerkt met standaard RAW-bestekken met daarop van toepassing de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van Werken en van technische installatiewerken. Waar nodig wordt maatwerk geleverd en bijvoorbeeld gebruik gemaakt van een geïntegreerde contractvorm.
4.1.2 Specifieke regelgeving Sociale Domein Binnen het Sociale Domein gaat het veelal om opdrachten voor sociale en andere specifieke diensten. Voor deze diensten geldt een vereenvoudigde procedure (verlicht regime), gezien de beperkte grensoverschrijdende dimensie van deze diensten. Voorbeelden zijn diensten op het gebied van gezondheidszorg en maatschappelijke diensten en enkele juridische diensten. Er wordt onderscheid gemaakt naar de volgende drempelbedragen:
Onder de drempel € 750.000, --
Boven de drempel € 750.000, --
Onder de drempel wordt een nationale of meervoudig onderhandse procedure gebruikt, waarbij een proportioneel aantal ondernemers wordt gevraagd in te schrijven. In geval van een duidelijk grensoverschrijdend belang zal de opdracht moeten worden aangekondigd.
De specifieke regels zijn opgenomen in artikel 2.38 en 2.39 van de Aanbestedingswet 2012. Kort gezegd: Een aankondiging met specificatie van de opdracht is verplicht. De hoofdkenmerken van de procedure moeten zijn opgenomen. De gegunde opdracht moet gepubliceerd worden op Tenderned.
Binnen het Sociaal Domein zijn specifieke inkoop- en contractvormen mogelijk vanwege de aard van dienstverlening. Deze inkoopacties vereisen maatwerk qua inkoop- en contractvorm en inkoopstrategie. Het inkoopproces binnen het sociale domein is complex en veelomvattend en betreft meerdere sub domeinen (WMO, participatie en Jeugd). Deze domeinen dienen bij voorkeur, en waar mogelijk, integraal
op elkaar aan te sluiten. Hierbij dient rekening te worden gehouden met Uitvoeringsbesluiten die specifiek zien op de inkoop van maatschappelijke en gezondheidsdiensten (denk bv. aan WMO-diensten).
4.1.3 Specifieke regelgeving Domein Bedrijfsvoering Binnen het Domein Bedrijfsvoering worden diverse soorten leveringen en diensten ingekocht. Denk hierbij software en hardware en andere IT-gerelateerde diensten, maar ook bijvoorbeeld de inhuur van personeel, schoonmaak en catering. Specifieke regelgeving voor IT-diensten is bijvoorbeeld de toepassing van de Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT). Belangrijk aspect bij IT gerelateerde diensten is informatiebeveiliging. Vanuit de wet- en regelgeving omtrent privacy kan de gemeente nadere voorwaarden stellen aan opdrachtnemers.
4.1.4 Concessieovereenkomsten De gemeenten en de werkmaatschappij kunnen bij opdrachtverlening ook te maken krijgen met concessieovereenkomsten voor (openbare) werken en voor diensten. Bij concessieovereenkomsten geeft de opdrachtgever een opdracht aan een concessiehouder, waarbij er een exclusief exploitatierecht op het te realiseren werk of dienst aan laatstgenoemden wordt gegeven. Denk bijvoorbeeld aan de exploitatie van parkeergarages, zwembaden, reclamemasten, afvalverwerking, cateringdiensten of bij vervoersconcessies. Het verschil met een reguliere opdracht is dat de tegenprestatie voor de uitvoering van het werk of de dienst niet bestaat uit betaling, maar uit het verlenen van een exploitatierecht. Kenmerkend is dat het exploitatierisico ligt bij de exploitant. Als dit laatste niet het geval is, dan is geen sprake van een concessie, maar van een gewone overheidsopdracht.
4.1.5 Uitzonderingen Er zijn situaties waarbij de aanbestedingsregels niet of in beperkte mate gelden. Deze uitzonderingen liggen op het gebied van alleenrechten, inbesteden, quasi-inbesteden en specifieke gevallen binnen het sociale domein (b.v. open huis systemen). Deze vormen dienen te voldoen aan strikte voorwaarden. De gemeenten en de werkmaatschappij kunnen deze vormen toepassen als aan de geldende wet- en regelgeving wordt voldaan.
4.2
Bepalen inkoopprocedure
Inkoop en het bepalen van de inkoopprocedure vindt plaats binnen de geldende wet- en regelgeving. Hierbij geldt de Gids Proportionaliteit behorende bij de Aanbestedingswet als richtlijn. De gemeenten en de werkmaatschappij zullen per inkoop gemotiveerd bepalen welke procedure zij hanteert. De te volgen inkoopprocedure/-strategie wordt na advies (bij inkoopacties met een totale contractwaarde vanaf € 30.000 exclusief btw) van de juridisch adviseur inkoop en aanbestedingen vastgesteld door degene die op basis de regeling delegatie en mandaat bevoegd is de betreffende overeenkomst aan te gaan. Hierbij worden eventueel aanvullende voorwaarden in de regeling in acht genomen. De te volgen procedure vloeit primair voort uit de totale opdrachtwaarde exclusief btw. De opdrachtwaarde is inclusief alle mogelijke opties en verlengingen. In de Aanbestedingswet zijn de regels opgenomen omtrent het bepalen van de opdrachtwaarde. Inkoop en aanbesteden is maatwerk. Er bestaat geen algemene eenduidige inkoopstrategie die geschikt en goed is voor alle in te kopen goederen, diensten en werken. De best toe te passen inkoopstrategie is afhankelijk van het in te kopen product, dienst of werk en de specifiek geldende marktsituatie.
Bij het bepalen van de vorm van de aanbestedingsprocedure, het gunningscriterium en de contractvorm wordt rekening gehouden met de volgende criteria: -
Omvang van de opdracht; Transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers; Aantal potentiële inschrijvers; Gewenste eindresultaat; Complexiteit van de opdracht; Type opdracht en karakter van de markt.
Er kunnen grofweg negen aanbestedingsprocedures worden onderscheiden: 1. De enkelvoudig onderhandse procedure (1 op 1 gunning); 2. De meervoudig onderhandse procedure; 3. Openbare procedure; 4. Openbare procedure met voorselectie (niet-openbare procedure); 5. Mededingingsprocedure met onderhandeling; 6. Innovatiepartnerschap; 7. Concurrentiegerichte dialoog; 8. Prijsvraag; 9. Dynamisch Aankoopsysteem (DAS); 10. Specifieke inkoopvormen binnen het Sociale Domein (bv. Open huis systemen). De vormvrijere procedures (5 tot en met 10) starten ook met een aankondiging en kennen een voorselectie en vallen daarom in onderstaand overzicht onder de ‘niet-openbare procedure’.
Openbare procedure (zonder voorselectie)
Openbaar aankondigen
Inschrijven
Beoordelen
Gunnen
Openbaar bekend maken
Niet-openbare procedure (openbaar met voorselectie)
Openbaar aankondigen
Selecteren
Inschrijven
Beoordelen
Gunnen
Openbaar bekend maken
Onderhandse procedure (enkelvoudig of meervoudig)
Uitnodigen
Inschrijven
Beoordelen
Gunnen
Uitgangspunt is dat inkoopacties geschieden binnen de kaders van de Aanbestedingswet en met inachtneming van de Gids Proportionaliteit. Afwijking is mogelijk indien het type inkoop en het karakter van de markt niet aansluit bij de in dit beleid voorgeschreven procedure. In dat laatste geval kan de gemeente of de werkmaatschappij ook kiezen voor een andere procedure, aangezien voor bepaalde inkopen dit niet te kwantificeren is in een vast bedrag. In geval de gemeente(n) of de werkmaatschappij kiezen voor een afwijkende procedure kan dit met inachtneming van het gestelde in paragraaf 4.7 van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.
4.3
Gunningscriteria
Bij aanbestedingen dienen gunningscriteria te worden gehanteerd. Opdrachten worden gegund aan de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) op basis van: -
De beste prijs-kwaliteit verhouding, of; De laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit, of; De laagste prijs.
Bij de inkoopacties met een geraamde waarde van boven de € 30.000, -- exclusief btw wordt door de decentrale inkoper in afstemming met de juridisch adviseur inkoop en aanbesteding bepaald welk gunningcriterium wordt gehanteerd. Dit is maatwerk per inkoopactie. Indien en voor zover er wordt gegund op laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit of de laagste prijs wordt dit gemotiveerd en vastgelegd.
4.4
Selecteren ondernemers bij onderhandse aanbestedingen
Bij een meervoudig onderhandse aanbesteding worden drie tot vijf ondernemers uitgenodigd om in te schrijven. Hierbij wordt rekening gehouden met de regionale economie (zie paragraaf 5.1) en wordt een objectieve motivering voor de selectie van de betreffende ondernemers in het inkoopformulier vastgelegd. De colleges en het dagelijks bestuur van de werkmaatschappij kunnen een nader uitnodigingsbeleid vaststellen binnen de gestelde kaders van deze nota.
4.5
Inkoopvoorwaarden
De colleges van de gemeenten hebben reeds inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten vastgesteld (VNG-model inkoopvoorwaarden). De werkmaatschappij past de inkoopvoorwaarden van de gemeente ook toe bij haar inkopen. Daarnaast kunnen de colleges en de werkmaatschappij specifieke inkoopvoorwaarden van toepassing verklaren. Proportionaliteit strekt zich uit tot alle fasen van de aanbestedingsprocedure en daarmee dus ook tot de overeenkomst en de inkoopvoorwaarden. Aangezien inschrijven onder voorwaarden niet is toegestaan, gaat het hier specifiek om voorwaarden die door de gemeente zelf op de aan te besteden opdracht van toepassing worden verklaard. Tijdens de aanbestedingsprocedure dienen potentiële inschrijvers de kans te krijgen suggesties te doen voor aanpassingen aan de conceptovereenkomst of af te wijken van de
inkoopvoorwaarden. Daarmee is er de mogelijkheid onderbouwde voorstellen op te nemen. Het opleggen van een contract zonder enige mogelijkheid voor de inschrijver suggesties in te dienen is in beginsel disproportioneel. In gevallen waarin voor een bepaalde soort overeenkomst/opdracht contractmodellen of algemene voorwaarden bestaan die paritair zijn opgesteld, worden deze toegepast. De gemeenten en de werkmaatschappij passen in ieder geval de volgende paritair opgestelde voorwaarden toe: -
VNG-model inkoopvoorwaarden voor diensten en leveringen met addenda; De geldende Uniforme administratieve voorwaarden voor de uitvoering van Werken en van technische installatiewerken (thans UAV 2012); De geldende UAV-GC in het geval van geïntegreerde contracten voor Werken (thans UAV-GC 2005); De geldende Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT (thans GIBIT 2016). Algemene voorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het ter beschikking stellen van arbeidskrachten.
De colleges en het dagelijks bestuur van de werkmaatschappij hebben de mogelijkheid om in specifieke gevallen gemotiveerd af te wijken van paritair opgestelde inkoopvoorwaarden. Deze bevoegdheid kan worden gedelegeerd middels mandaat en delegatie.
4.6
Mandaat en volmacht
Inkopen, aanbestedingen en het aangaan van overeenkomsten vinden plaats met inachtneming van de geldende regeling mandaat en delegatie. De gemeenten en de werkmaatschappij willen slechts gebonden zijn aan verbintenissen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en correcte civielrechtelijke vertegenwoordiging.
4.7
Afwijkingsbevoegdheid
Afwijken van de in de Gids Proportionaliteit voorgeschreven procedure (zie bijlage 1) is mogelijk op basis van een besluit van het college van burgemeester en wethouders van de betreffende gemeente of – voor zover de aanbesteding alleen voor de werkmaatschappij is - het dagelijks bestuur van de werkmaatschappij. Uitgangspunt hierbij is dat onder afwijking het toepassen van een aanbestedingsvorm in het ‘rode gebied’ van de Gids Proportionaliteit wordt verstaan (zie bijlage 1). Het voorgaande binnen de kaders van de geldende wet- en regelgeving. Het voorgestelde besluit dient te zijn voorzien van een advies van de juridisch adviseur inkoop en aanbesteding. De colleges en het dagelijks bestuur kunnen besluiten om de bevoegdheid voor afwijking over te dragen (mandaat en delegatie).
4.8
Klachtenprocedure
Er is een klachtenregeling ontwikkeld door het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw & Innovatie. Naast een externe klachtencommissie, waarin de Aanbestedingswet voorziet, wordt hierin de vrijwillige mogelijkheid aangegeven een intern klachtenmeldpunt in te richten. De beide colleges van burgemeester en wethouders en het dagelijks bestuur van de Werkmaatschappij kunnen besluiten tot het inrichten van een intern klachtenmeldpunt of klachten over aanbestedingen op andere wijze te behandelen (bijvoorbeeld via het reguliere proces van de nota van inlichtingen).
5. Economische kaders 5.1
Regionale economie en MKB
De gemeenten en de werkmaatschappij hebben oog voor de regionale economie en het MKB zonder dat dit tot discriminatie van ondernemers leidt. Uitgangspunt is dat ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. Dit kan door waar mogelijk/wenselijk gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van onnodig zware selectie- en gunningscriteria. In gevallen waar een enkelvoudige inkoop en/of een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure volgens de aanbestedingsregels is toegestaan, wordt rekening gehouden met de regionale economie en regionale ondernemers. Dit doen de gemeenten en de werkmaatschappij door, indien mogelijk, bij iedere meervoudig onderhandse aanbesteding minimaal één ondernemer uit de regio uit te nodigen. Onder regio wordt in dit beleid in ieder geval verstaan de bij het ANNO-verband2 aangesloten gemeenten: Achtkarspelen, DDFKgemeenten (toekomstig Noord-East Fryslân en Dantumadiel) en Tytsjerksteradiel.
5.2
Samenwerking
Bij inkoopacties is oog voor samenwerking. Dit geldt voor de samenwerking tussen de gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel. Op dit moment wordt op diverse gebieden samengewerkt met andere aanbestedende diensten. Denk hierbij aan de inkoop van energie, het beheer en onderhoud van openbare verlichting en diverse samenwerkingsvormen in het Sociaal Domein (provinciaal). Het wel of niet samenwerken is maatwerk. Hierbij dient tevens rekening te worden gehouden met het niet onnodig clusteren van overheidsopdrachten waardoor de toegang van het MKB en regionale ondernemers tot opdrachten wordt beperkt.
5.3
Clusteren
Opdrachten mogen niet onnodig worden samengevoegd. Indien er goede motieven zijn om wel samen te voegen dient dit in de aanbestedingsdocumenten gemotiveerd te worden aangegeven. Bij het eventueel
2
Agenda Netwerk Noordoost.
samenvoegen van opdrachten wordt rekening gehouden met de marktomstandigheden. Het aantal potentiële opdrachtnemers dient zodanig te zijn dat de mededinging wordt geborgd en de concurrentie niet onnodig wordt beperkt. Bij samenvoeging wordt in ieder geval rekening gehouden met: -
5.4
De samenstelling van de relevante markt en toegang MKB; De organisatorische gevolgen en risico’s van de samenvoeging; De mate van samenhang en logische samenhang in de keten (b.v. sociale domein).
Verlagen administratieve lasten en digitaal aanbesteden
De gemeenten en de werkmaatschappij verlichten de administratieve lasten door zoveel mogelijk gebruik te maken van uniforme documenten en werkwijzen. Voor de bewijslast wordt overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving gewerkt met het Uniform Europees Aanbestedingsdocument. Ondernemers hoeven dan bij inschrijving niet alle bewijsmateriaal bij te voegen, maar kunnen volstaan met dit document. Daarnaast streven de gemeenten en de werkmaatschappij ernaar om aanbestedingen zoveel als mogelijk digitaal te doorlopen. Per 1 juli 2017 is dit voor Europese aanbestedingen verplicht. Hierbij streven de gemeenten en de werkmaatschappij ernaar om aanbestedingen onder de Europese drempels ook zoveel mogelijk digitaal te laten verlopen. De gemeenten en de werkmaatschappij geven in beginsel geen vergoeding voor de inschrijvingskosten. Wanneer het onvermijdelijk is dat er verhoudingsgewijs aanzienlijke kosten voor een inschrijving moeten worden gemaakt door een ondernemer kan het proportioneel zijn om een vergoeding te geven (denk bijvoorbeeld aan een ontwerp of constructieberekeningen).
6. Maatschappelijke kaders 6.1
Integriteit
De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de gedragscodes en de eed die zij hebben afgelegd. De gemeenten en de werkmaatschappij handelen zakelijk en objectief. De gemeenten en de werkmaatschappij zorgen voor passende maatregelen om belangenverstrengeling te voorkomen, te onderkennen en op te lossen. Een belangenconflict is bijvoorbeeld mogelijk wanneer ambtenaren of bestuurders betrokken zijn bij een aanbesteding waar zij een persoonlijk belang bij hebben. De gemeenten en de werkmaatschappij willen enkel zaken doen met integere ondernemers, die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden en het hanteren van de Gedragsverklaring Aanbesteden.
6.2
Duurzaamheidscriteria
Bij inkopen nemen de gemeenten en de werkmaatschappij duurzaamheidsaspecten in acht. Beide gemeenten hebben zelfstandig beleid op het gebied van duurzaamheid. Afhankelijk van welke gemeente inkoopt wordt het betreffende duurzaamheidsbeleid toegepast. Voor zover een inkoopactie betrekking heeft op beide gemeenten wordt per geval door de decentrale inkoper in overleg met de beleidsadviseurs duurzaamheid van beide gemeenten bepaald welke duurzaamheidscriteria worden toegepast. Voor beide gemeenten en de werkmaatschappij geldt dat voor de concrete uitvoering van de duurzaamheidsontwikkeling minimaal aansluiting wordt gezocht bij de door de Rijksdienst Ondernemend Nederland ontwikkelde criteria voor duurzaam inkopen. Dit zijn Europees en landelijk vastgestelde criteria waar producten en leveranciers aan dienen te voldoen. De gemeente Tytsjerksteradiel heeft haar ambitie op het gebied van duurzaam inkopen verder vormgeven door het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) te ondertekenen. Binnen dit manifest wordt een actieplan opgesteld met concrete inkoopdoelstellingen op het gebied van MVI.
6.3
Social Return on Investment (SROI)
SROI is onderdeel van maatschappelijk verantwoord inkopen. De gemeenten en de werkmaatschappij hechten grote waarde aan het verbeteren van de positie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. De gemeenten hebben beide de zogenaamde ‘Friese eis’ als Social Return beleid vastgesteld. Friese gemeenten en de provincie Fryslân hebben samen een eenduidige Social Return paragraaf opgesteld. De meerderheid van de Friese overheden hebben zich gecommitteerd of gaan zich committeren aan dit uniforme beleid. Bij dit proces zijn werkgevers (vooral uit de bouw en infra) actief betrokken geweest. Hiermee wordt aan opdrachtnemers uniformiteit geboden als zij zaken doen met een Friese opdrachtgever en wordt op eenduidige en integrale wijze inzet geleverd op het versterken van de sociale infrastructuur. Hiervoor verplicht de gemeente zich om vanaf een opdrachtwaarde van € 100.000,- voor Diensten en vanaf € 250.000, - voor Werken Social Return toe te passen bij inkopen.
6.3
Innovatie
De gemeenten en de werkmaatschappij moedigen daar waar mogelijk en gelet op de aard en omvang van de opdracht innovatiegericht inkopen en aanbesteden aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of wordt ruimte gelaten aan de ondernemer om een innovatieve
oplossing aan te bieden. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.
Bijlage 1
Keuze aanbestedingsprocedure (bron Gids Proportionaliteit, april 2016)
Onderstaande balkjes geven een richting voor welke procedure proportioneel te noemen is bij een bepaalde contractwaarde.
Voor opdrachten in de categorie ‘sociale en andere specifieke diensten’ (zie paragraaf 4.1.2) geldt in afwijking van de reguliere grensbedragen voor Europese aanbestedingen een drempelbedrag van € 750.000, - exclusief btw. Voor concessieopdrachten (zie paragraaf 4.1.4) wordt aangesloten bij de balkjes Werken.