Bijlage 1 - Rekenkamerrapport subsidie- en fondsenverwerving

4.2

Inzicht in de mogelijkheden (deelvraag 11)

Voor zover er een goed overzicht is op de subsidiemogelijkheden die de gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel laten liggen, hebben deze mogelijkheden vooral betrekking op Europese subsidies. Voorinvesteren is nodig voor succesvolle Europese subsidieverwerving De succesfactoren voor subsidieverwerving omvatten ook zaken die wellicht niet direct met subsidieverwerving worden geassocieerd (lobby, netwerk, beleidsdoelen). Het is niet zo dat het subsidiegeld dan vanzelf binnenstroomt, maar het zijn wel de belangrijkste succesfactoren. Dat betekent in de praktijk dat een gemeente ook aandacht, tijd en geld moet investeren in zaken die niet direct met subsidieverwerving worden geassocieerd.

| 19 | Rekenkameronderzoek naar subsidie- en fondsenverwerving

Dit vraagt om voorinvesteringen. We lichten dit specifiek voor Europese subsidies kort toe: 1. Vooral bij Europese aanvragen (inclusief ESF en EFRO) zijn samenwerking, kennisdeling, et cetera essentiële voorwaarden om voor subsidie in aanmerking te komen. Maar op het moment dat die subsidiemogelijkheden beschikbaar komen, is het vaak al te laat om daar nog mee te starten. Als de benodigde partners op voorhand bijvoorbeeld nog niet in beeld zijn, dan is het al een stuk moeilijker om nog gebruik te kunnen maken van de subsidiemogelijkheid. Hetzelfde geldt voor een innovatief projectidee. Dat moet op voorhand al uitgedacht zijn. Dat is in de praktijk paradoxaal: een gemeente heeft geld nodig om een project op te zetten terwijl het project al vorm/inhoud moet hebben om voor subsidie in aanmerking te komen. 2. Andersom werkt het ook. Je hoeft als gemeente niet altijd de aanvragende partij te zijn. Een deel van de subsidie-inkomsten kan ook komen uit een samenwerkingsverband, waarbij een deel van de gemaakte kosten kan worden gedeclareerd. Uit de benchmark blijkt dat de gemeente Súdwest-Fryslân op dit vlak resultaten ziet. Alhoewel er door hen nog geen eigen Europese subsidieaanvraag is ingediend, resulteren de investeringen al wel in mogelijkheden om als Europese projectpartner op te treden. Om voor Europese subsidie in aanmerking te komen, is het dus nodig om te investeren.

Maar hoe ziet dat eruit? 1. De eerste investering is in de ambtelijke capaciteit op strategisch vlak. Het organiseren van Europese subsidieverwerving is niet iets wat ambtenaren naast de reguliere werkzaamheden kunnen oppakken. De werkzaamheden van een strategisch adviseur zijn beleidsoverstijgend en richten zich op de bredere ontwikkelingen op de lange(re) termijn. 2. De tweede investering is in de bestuurlijke opdracht. Een strategisch adviseur heeft focus nodig en kan zich onmogelijk met alle onderwerpen bezighouden. Dat vraagt om een specifieke opgave. Dat kan een bepaald knelpunt zijn of een onderwerp waarin de gemeente zich wil onderscheiden. 3. De derde investering is in het netwerk en de lobby. Bij deze investering ligt de nadruk vooral op het doorlopend verbinden van de interne organisatie en de externe partners. Een strategisch adviseur moet de ontwikkelingen en subsidiemogelijkheden kunnen vertalen naar de interne organisatie. 4. De vierde investering is in de ambtelijke uitvoeringscapaciteit. Wanneer een subsidiemogelijkheid zich voordoet, moet er doorgaans een projectvoorstel en/of subsidieaanvraag worden geschreven. Daarnaast moet het project worden uitgevoerd en is er aandacht nodig voor de administratieve projectorganisatie. Deze uitvoeringscapaciteit kan ook tijdelijk worden ingehuurd, maar dat is voor de langere termijn geen duurzame oplossing.

| 20 | Rekenkameronderzoek naar subsidie- en fondsenverwerving

Voorbeeld op provinciaal niveau Bij subsidieverwerving is het niet altijd nodig om te wachten tot een specifieke mogelijkheid zich voordoet. Op de website12 van de provincie Friesland staat het volgende: “Als uw activiteiten niet passen binnen een subsidieregeling maar misschien wel binnen een van onze beleidsdoelen, dan kunt u op basis van de ASV13 subsidie aanvragen. Let op: voordat u een aanvraag indient, is het noodzakelijk dat u contact heeft gehad met de beleidsmedewerker die u kan informeren onder welke van de onderstaande opgaven uw aanvraag hoort.” Het is dus heel goed mogelijk om ook buiten de bestaande subsidieregelingen om subsidie te verwerven. Dat vereist een proactieve aanpak, een goed netwerk bij de provincie en het vermogen om te zoeken naar gemeenschappelijke doelen. Er is op voorhand antwoord nodig op vragen als: Wat zijn de beleidsdoelen van de provincie? Op welke onderdelen dragen de activiteiten van de gemeente daar aan bij? Hoe vertalen we dit in concrete projecten? Wat is daarvoor nodig aan financiën? In de praktijk kosten dergelijke processen relatief veel tijd. Een projectidee of initiatief wordt gezamenlijk uitgewerkt tot een volledige aanvraag. Voordat zo’n aanvraag formeel wordt ingediend, wordt er binnen de provincie ook gewerkt aan intern draagvlak.

Het college van Gedeputeerde Staten zal uiteindelijk moeten besluiten op de ingediende aanvraag en het helpt wanneer er dan op bestuurlijk niveau (tussen wethouder en gedeputeerde) vooroverleg heeft plaatsgevonden.

4.3

Informatie richting de gemeenteraden (deelvraag 12)

De raad wordt niet separaat geïnformeerd over het subsidiebeleid. Er is bijvoorbeeld geen jaarlijks overzicht. De meeste informatie over subsidieverwerving is opgenomen in de P&C-documenten. Uit de interviews komt naar voren dat het onderwerp subsidieverwerving vaak indirect onderdeel is van een raadsvoorstel. Voor met name grotere projecten is er naast de subsidie vaak ook gemeentelijke cofinanciering nodig. In het raadsvoorstel voor de gemeentelijke financiering wordt dan een toelichting gegeven op de te verwerven subsidie. Andersom gebeurt het ook dat raadsleden bij raadsvoorstellen vragen of er ook gekeken is naar de subsidiemogelijkheden. Tot slot wordt de raad over grote subsidieprojecten, zoals de Regio Deal, apart geïnformeerd via bijvoorbeeld een raadsinformatiebrief.

12 13

https://www.fryslan.frl/incidentele-subsidies-fryslan ASV staat voor Algemene Subsidie Verordening.

| 21 | Rekenkameronderzoek naar subsidie- en fondsenverwerving

4.4

De praktijk versus de normen

In deze paragraaf wordt de praktijk van het verwerven van aanvullende middelen door de gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel getoetst aan het normenkader. Deelvraag Deelvraag 10 Hoe doen Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel het in vergelijking met andere gemeenten bij het binnenhalen van subsidies?

Deelvraag 11 Zijn er mogelijkheden in Brussel, Den Haag of elders die Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel laten liggen? Zo ja, welke?

Norm

Geen normen geformuleerd.

De gemeenten hebben inzicht in de subsidiemogelijkheden op lokaal, nationaal en Europees niveau. De gemeenten besluiten weloverwogen om wel of geen subsidie aan te vragen.

Deelvraag 12 Hoe wordt de gemeenteraad betrokken bij en/of geïnformeerd over het subsidiebeleid en wordt dit als apart onderdeel in de gemeentelijke P&C-producten opgenomen?

Oordeel

Er vindt evaluatie plaats van bestaand beleid en bestaande werkprocessen. De gemeenteraad wordt tijdig en adequaat geïnformeerd zodat kaderstelling en controle worden gefaciliteerd.

| 22 | Rekenkameronderzoek naar subsidie- en fondsenverwerving

🟠 ✅

⛔ 🟠

H5 | Verwachtingen/mogelijkheden naar de toekomst toe In dit hoofdstuk worden de volgende deelvragen beantwoord: 13. Is het nuttig/wenselijk meer of minder middelen in te gaan zetten? 14. Is te verwachten dat de komende jaren wezenlijke veranderingen optreden in de mogelijkheden om subsidies binnen te halen? Zo ja, hoe kunnen Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel daar op inspelen?

5.1

Inzet van middelen (deelvraag 13)

Uit dit rekenkameronderzoek blijkt dat de gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel geen beleid hebben op het gebied van subsidieverwerving. Desalniettemin lukt het de gemeenten om op diverse terreinen subsidie te verwerven, waaronder ook voor relatief complexe subsidies zoals de Proeftuin Aardgasvrije Wijken en de Regio Deal. Het investeren in de gemeentelijke subsidieverwerving lijkt daarmee geen noodzakelijke voorwaarde. Het investeren van extra middelen in de subsidieverwerving vergroot met name de mogelijkheden tot het binnenhalen van Europese subsidies. De afweging om daar wel of niet in te investeren is uiteindelijk een politieke keuze.

5.2

Toekomstige veranderingen (deelvraag 14)

Subsidiemogelijkheden zijn een direct gevolg van de beleidsdoelen die op provinciaal, landelijk en Europees niveau worden bepaald. Deze beleidsdoelen komen op hun beurt voort uit de algemene ontwikkelingen, waarbij de accenten in de uitvoering voornamelijk door de verkiezingsuitslagen worden bepaald. Onderwerpen als verduurzaming, landbouw, klimaatadaptatie en leefbaarheid staan al langer op de bestuurlijke agenda, maar als het gaat om subsidiemogelijkheden zijn met name de bestuurs- en regeerakkoorden bepalend. In die zin is 2023 een interessant jaar met zowel provinciale als landelijke verkiezingen. De reden dat er op Europees, landelijk en/of regionaal niveau subsidie wordt verstrekt, is omdat deze bestuursorganen de beleidsdoelen niet zelfstandig kunnen realiseren. Er zijn andere partijen bij nodig. Bij het ene onderwerp gaat het bijvoorbeeld om het uitvoeren van specifieke activiteiten en bij het andere onderwerp om het stimuleren van innovatieve aanpakken/ontwikkelingen. In alle gevallen draagt het bij aan de achterliggende beleidsdoelen van het betreffende bestuursorgaan. Om daarop in te kunnen spelen is het voor de gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel met name belangrijk om beleidsthema’s te prioriteren in de subsidieverwerving. Dit is bij de deelvragen 6 en 9 ook beschreven als één van de succesfactoren.

Vanuit een geprioriteerd beleidsthema is het eenvoudiger om de aansluiting te vinden met landelijke en/of Europese beleidsthema’s. Tegelijkertijd zorgt het voor focus in de activiteiten wat de kwaliteit ten goede komt. Dat is belangrijk omdat voor met name Europese subsidies doorsnee-projecten niet snel in aanmerking komen voor subsidie. Het zijn vooral de nieuwe, innovatieve, verbindende projecten die in aanmerking komen voor subsidie.

| 23 | Rekenkameronderzoek naar subsidie- en fondsenverwerving

5.3

De praktijk versus de normen

In deze paragraaf wordt de praktijk van het verwerven van aanvullende middelen door de gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel getoetst aan het normenkader. Deelvraag

Norm

Deelvraag 13 Is het nuttig/wenselijk meer of minder middelen in te gaan zetten?

De baten van subsidies wegen op tegen de kosten die de gemeente moet maken om subsidies binnen te halen. De gemeenten hebben inzicht in deze kosten. De gemeenten hebben inzichtelijk wat een subsidieaanvraag aan (administratieve) lasten met zich meebrengt.

Deelvraag 14 Is te verwachten dat de komende jaren wezenlijke veranderingen optreden in de mogelijkheden subsidies binnen te halen? Zo ja, hoe kunnen Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel daar op inspelen?

De gemeenten zijn vertegenwoordigd in relevante netwerken en zijn aangehaakt bij lobbyactiviteiten. De gemeenten hebben ambitie, beleid en/of een strategie geformuleerd ten aanzien van het verwerven van subsidies. De strategie ten aanzien van subsidieverwerving wordt periodiek geëvalueerd en bijgesteld.

| 24 | Rekenkameronderzoek naar subsidie- en fondsenverwerving

Oordeel

🟠 🟠 🟠

⛔ ⛔

Bijlage 1 | Normenkader Onderzoeksvraag

Normen

Analyse van huidige inspanningen 1.

In welke mate en op welke wijze opereren Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel zelfstandig en binnen welke samenwerkingsverbanden opereren/ participeren Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel?

●

●

● ●

De gemeenten hebben een goed beeld van de samenwerking met andere organisaties op subsidiegebied en kansen worden optimaal benut. Er is een overzicht van de verschillende samenwerkingsverbanden en inzicht in de betrokken ambtenaren. Er zijn duidelijke afspraken gemaakt met samenwerkingspartners in het beleid. Partijen spelen een rol in de uitvoering van het beleid en treffen elkaar periodiek.

2.

Op welke gremia richten de onder het vorige punt benoemde inspanningen zich (provincie, Den Haag, Brussel, anders)?

Dit is een feitelijke vraag en hiervoor bestaat in beginsel geen norm; dit moet uit het onderzoek blijken.

3.

Wat is de omvang van de middelen die beide gemeenten de afgelopen jaren zelfstandig bij deze (provincie, Den Haag, Brussel en andere?) instanties hebben binnengehaald (verdeeld naar jaar en naar gemeente)? En welke inkomsten aan fondsen en subsidies zijn de afgelopen jaren gegenereerd middels samenwerkingsverbanden, en hoe is de verdeling van de binnengekomen middelen binnen de samenwerkingsverbanden?

Dit is gedeeltelijk een feitelijke vraag en hiervoor bestaat in beginsel geen norm; dit moet uit het onderzoek voortvloeien. ●

De gemeenten hebben inzichtelijk op welke manier moet worden verantwoord per subsidie en leggen afspraken (over de verdeling) vooraf vast in uitvoeringsovereenkomsten.

Hebben de gemeenten beleid of een strategie geformuleerd voor het verwerven van subsidies en fondsen en, zo ja, hoe luidt dit beleid of deze strategie dan?

●

De gemeenten hebben ambitie, beleid en/of een strategie geformuleerd ten aanzien van het verwerven van subsidies. De gemeenten hebben in deze ambitie, dit beleid en/of deze strategie opgenomen voor welke beleidsdoelen subsidies worden verworven. De gemeenten zijn in staat om een project- of beleidsidee te vertalen naar een subsidieaanvraag.

4.

●

●

5.

Zijn er/wat zijn de beoogde doelen en, zo ja, in welke mate worden de beoogde doelen gerealiseerd?

●

De gemeenten verwerven subsidies die een bijdrage leveren aan het realiseren van gemeentelijke doelstellingen.

| 25 | Rekenkameronderzoek naar subsidie- en fondsenverwerving

6.

In hoeverre is er breed inzicht in subsidiemogelijkheden en wat zich op dat gebied beweegt?

●

De gemeenten benoemen in de verschillende (beleids)programma’s en -projecten expliciet subsidies als middel om doelen te realiseren.

●

De gemeenten hebben inzichtelijk welke subsidiemogelijkheden er op de diverse bestuurlijke niveaus beschikbaar zijn. Er is op een (centrale) plaats in de organisatie sprake van inzicht in alle subsidiemogelijkheden. Er is een klimaat waarin afdelingen en medewerkers worden gestimuleerd zich extern te oriënteren op relevante subsidiemogelijkheden.

●

●

7.

Welke afspraken zijn er omtrent de verantwoordelijkheden en uit te voeren activiteiten voor het verwerven van subsidies en fondsen?

●

De verantwoordelijkheid voor het verwerven van subsidies is bestuurlijk belegd.

Algemene succesfactoren 8.

Wat zijn de algemene succesfactoren voor het binnenhalen van fondsen en subsidies en in welke mate voldoen Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel hieraan?

Dit is een feitelijke vraag en hiervoor bestaat in beginsel geen norm; dit moet uit het onderzoek blijken.

Resultaten 9.

In welke mate worden de algemene succesfactoren door beide gemeenten ingevuld?

●

De gemeenten hebben ambitie, beleid en/of een strategie geformuleerd ten aanzien van het verwerven van subsidies.

10. Hoe doen Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel het in vergelijking met andere gemeenten bij het binnenhalen van subsidies?

Dit is een feitelijke vraag en hiervoor bestaat in beginsel geen norm; dit moet uit de benchmark voortvloeien.

11. Zijn er mogelijkheden in Brussel, Den Haag of elders die Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel laten liggen? Zo ja, welke?

●

●

De gemeenten hebben inzicht in de subsidiemogelijkheden op lokaal, nationaal en Europees niveau. De gemeenten besluiten weloverwogen om wel of geen subsidie aan te vragen.

| 26 | Rekenkameronderzoek naar subsidie- en fondsenverwerving

Verantwoording 12. Hoe wordt de gemeenteraad betrokken bij en/of geïnformeerd over het subsidiebeleid en wordt dit als apart onderdeel in de gemeentelijke P&C-producten opgenomen?

● ●

Er vindt evaluatie plaats van bestaand beleid en bestaande werkprocessen. De gemeenteraad wordt tijdig en adequaat geïnformeerd zodat kaderstelling en controle worden gefaciliteerd.

Verwachtingen/mogelijkheden naar de toekomst toe 13. Is het nuttig/wenselijk meer of minder middelen in te gaan zetten?

●

●

14. Is te verwachten dat de komende jaren wezenlijke veranderingen optreden in de mogelijkheden subsidies binnen te halen? Zo ja, hoe kunnen Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel daar op inspelen?

●

●

●

De baten van subsidies wegen op tegen de kosten die de gemeente moet maken om subsidies binnen te halen. De gemeenten hebben inzicht in deze kosten. De gemeenten hebben inzichtelijk wat een subsidieaanvraag aan (administratieve) lasten met zich meebrengt. De gemeenten zijn vertegenwoordigd in relevante netwerken en zijn aangehaakt bij lobbyactiviteiten. De gemeenten hebben ambitie, beleid en/of een strategie geformuleerd ten aanzien van het verwerven van subsidies. De strategie ten aanzien van subsidieverwerving wordt periodiek geëvalueerd en bijgesteld.

| 27 | Rekenkameronderzoek naar subsidie- en fondsenverwerving

Bijlage 2 | Respondenten ● Wethouders financiën, gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel. ● Managers en beleidsadviseurs financiën, fysiek en sociaal domein, werkmaatschappij 8KTD. ● Teamleider Ruimte en Economie, gemeente Ooststellingwerf. ● Strategisch adviseur Europa, gemeente Súdwest-Fryslân. ● Vml. subsidieadviseur, gemeente Raalte. ● Programmamanager EuropaPact Fryslân. ● Adviseur projecten en financiën provincie Fryslân/treasurer ANNO.

| 28 | Rekenkameronderzoek naar subsidie- en fondsenverwerving

BMC Databankweg 26D 3821 AL Amersfoort Postbus 490 3800 AL Amersfoort (033) 496 52 00 info@bmc.nl www.bmc.nl KvK BMC Advies 32078667 IBAN NL91 ABNA 0504035754 BTW NL80.86.63.598 B.01

Colofon 23 april 2024 Classificatie

:

Openbaar

Namen adviseurs

:

● ● ●

Kenmerknummer

:

PO033607-2322

Marsha de Vries Anneke Oosterwoud Marco Veenstra

| 29 | Rekenkameronderzoek naar subsidie- en fondsenverwerving