Bijlage 1 - Overzicht aanbevelingen lokaal aanbesteden
Tekst van het document
Bijlage 1 bij Riedsútstel Saak- en stiknûmer
:
Z2023-00038 / S2023-00124
De belangrijkste onderdelen zijn weergegeven in drie groepen (algemeen, onder de EU-aanbestedingsdrempel en boven de EU-aanbestedingsdrempel).
Toepassing
Doen
Toelichting/ mogelijkheden voor optimalisatie
Algemeen
Hanteer een duidelijke definitie van lokaal inkopen.
In het huidige beleid hebben we een definitie van een regionale ondernemer opgenomen en hierbij een koppeling gemaakt naar de Anno regio.
Zorg dat medewerkers die inkopen doen zich bewust zijn van dit beleidsuitgangspunt.
Door interne communicatie en afstemming met de inkoopadviseurs binnen 8KTD wordt dit beleid uitgedragen en bewaakt. Incidenteel kan het nog voorkomen dat er inkopen buiten de gemeente worden gedaan terwijl er mogelijk ook een ondernemer in de gemeenten is gevestigd die deze dienst ook kan leveren. Dit komt meestal door onbekendheid met de regionale markt. Dit verdient continue aandacht binnen de gemeente. In 2019 is een dergelijke bijeenkomst gehouden. Het verdient aanbeveling om dit wederom te organiseren en ook een repeterend karakter te geven.
Organiseer marktdagen waarbij uitleg wordt gegeven over het beleid en de uitvoeringspraktijk. Onder de EU drempel
Hanteer een uitnodigingsbeleid waarbij een juist evenwicht bestaat tussen lokale en niet lokale ondernemers.
Het huidige beleid voorziet hierin.
Stel een lijst op met lokale ondernemers op basis van inkooppakketten zodat in de organisatie duidelijk is welke ondernemers welke diensten en producten kunnen leveren. Creëer voor ondernemers een mogelijkheid
Deze lijst is niet voorhanden. Dit kan worden ontwikkeld en geïmplementeerd. Opname op de lijst geeft geen garantie op opdrachten. Frequentie en inhoud van de opdracht is hierbij bepalend.
om zich aan te melden voor deze lijst. Boven de EU drempel of nationaal openbare aanbestedingen
Geef tijdens informatiebijeenkomsten uitleg over de wet- en regelgeving waar gemeenten mee te maken hebben. Geef aansluitend daarop uitleg over de digitale systemen die de gemeente gebruikt voor aanbestedingen. Dit creëert begrip en bewustwording bij ondernemers.
In 2019 is een dergelijke bijeenkomst gehouden. Het verdient aanbeveling om dit wederom te organiseren en ook een repeterend karakter te geven.
Houdt de aanbesteding zo simpel mogelijk zonder hierbij de kwaliteit en uitvoering van de opdracht negatief te beïnvloeden. Uitgangspunt blijft wel om een geschikte leverancier te contracteren.
De inkoopadviseurs zijn betrokken bij de inkopen en aanbestedingen boven de EU drempel en zien toe op de te hanteren eisen en selectiecriteria. Hiermee is dit onderdeel reeds geborgd.
Toepassing
Niet doen
Toelichting/ mogelijkheden voor optimalisatie
Algemeen
Opstellen van doelstellingen voor specifiek alleen lokaal aanbesteden.
Dit werkt belemmerend in de uitvoeringspraktijk en kan de mededinging beperken.
Uit het oog verliezen van de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht: gelijkheid, transparantie en non-discriminatie.
Het wettelijk kader bepaalt wat er mogelijk is. Hierbij is het uitgangspunt dat het gehanteerde uitnodigingsbeleid verdedigbaar moet zijn binnen de geldende wettelijke kaders. Een beleid waarbij een lokale partij voorrang krijgt boven een niet lokale partij werkt discriminerend.
Onder de EU drempel
Hanteer geen uitnodigingsbeleid waarbij je alleen lokale ondernemers uitnodigt.
Dit werkt belemmerend in de uitvoeringspraktijk en kan de mededinging en innovatie van lokale ondernemers beperken.
Boven de EU drempel of nationaal openbare aanbestedingen
Stel niet onnodig hoge eisen bij aanbestedingen.
Dit is reeds een uitgangspunt van het geldende beleid en wordt in de praktijk ook als zodanig toegepast. De zogenaamde Gids proportionaliteit hierbij ook al richting en een boven grens. Bij aanbestedingen wordt altijd gekeken welke eisen noodzakelijk zijn voor een deugdelijke uitvoering van de opdracht. Te lage eisen brengen het risico met zich mee dat ongekwalificeerde of minder geschikte partijen de opdracht uitvoeren. Dit heeft voor de uitvoering en de doelmatigheid mogelijk consequenties en brengt risico's met zich mee. Ook hier geldt dat de per geval de juiste balans moet worden gevonden.