7a - Bijlage 2 - Onderdeel informatiebeveiliging en privacy voor Reglement van Orde

Reglement van orde - Informatiebeveiliging en privacy Voor het geven van sturing aan het vinden van de balans met aan de ene kant bestuurlijke transparantie en aan de andere kant privacy en informatiebeveiliging zijn onderstaande gedragsregels opgesteld: 1.

Voor de publicatie van persoonsgegevens op de website van de gemeente Tytsjerksteradiel gelden onderstaande gedragslijnen: Persoonsgegevens van raadsleden Gedragslijn: Ten aanzien van raadsleden geldt dat (zakelijke) e-mailadressen bekend worden gemaakt op de website en dat adressen en telefoonnummers alleen optioneel, en dus met toestemming van de betrokkenen, bekend worden gemaakt. Persoonsgegevens van personen die ingekomen stukken aan de raad richten Gedragslijn: Voor wat betreft de ingekomen stukken afkomstig van burgers moet openbaarmaking als ‘bovenmatig’ worden beschouwd. De raad zelf en de leden van de raad moeten echter wel kennis kunnen nemen van de brieven én hun afzender. Wanneer de ingekomen brief wel op de website wordt geplaatst, gebeurt dit met toestemming van de burger. Personen die gebruikmaken van spreekrecht Gedragslijn: Wanneer een persoon in het openbaar spreekt tijdens de vergadering, geven zij impliciet aan dat zij geen bezwaar hebben tegen publicatie van hun bijdrage op de website. Persoonsgegevens die een rol spelen in het kader van besluitvorming in raadsvoorstellen en daaraan verwante documenten Gedragslijn: In de raadsvoorstellen staan nauwelijks persoonsgegevens. In de bijlagen komt dit vaker voor. Bij zienswijzen worden persoonsgegevens voor publicatie geanonimiseerd, tenzij de betrokkene geen bezwaar heeft.

Bij bezwaarprocedures is het onvermijdelijk de naam te melden. De transparantie weegt zwaarder dan de privacy. Andere persoonsgegevens dan de naam worden niet gepubliceerd. Een voorstel van een burgerinitiatief, dat op de website is gepubliceerd, mag de naam/namen bevatten van degene(n) die het initiatief hebben ingediend. Adressen en handtekeningen worden afgedekt. Bij benoemingen worden de persoonlijke gegevens van de te benoemen persoon, afgezien van de naam, niet openbaar gemaakt.

2.

Anonimiseren van persoonsgegevens In die gevallen waarin anonimiseren volgens deze gedragscode nodig is wordt aanbevolen de namen en andere informatie die herleidbaar is naar een persoon te verwijderen. Voor zover het een goed begrip van de tekst van de documenten nodig is, kunnen namen vervangen worden door neutrale termen, zoals bijvoorbeeld de aanvrager, de klager, (derde) belanghebbende etc. Dit sluit aan bij de anonimiseringsrichtlijnen van de rechtspraak.

3.

Mogelijkheid tot verwijdering van persoonsgegevens Personen die dit aangaat kunnen op ieder moment aangeven dat zij graag hun persoonsgegevens van de website verwijderd willen zien. Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze op de website zijn gepubliceerd.

4.

Van overeenkomstige toepassing op stukken ingediend door raadsfracties Bepalingen in dit reglement van orde zijn van overeenkomstige toepassing op stukken die door de raadsfracties worden ingediend.

5.

Inzage ingekomen stukken (e.d.) door derden Ingekomen brieven van burgers en petities die aan de raad zijn gezonden of overhandigd kunnen interessant zijn voor derden. Een verzoek tot inzage wordt dan behandeld conform de Wet openbaarheid van Bestuur (Wob en straks de Wet Open Overheid (WOO)) en haar uitzonderingsgronden. Uitgangspunt hierbij is, dat alles openbaar is, tenzij. Met de personen in kwestie wordt, zo nodig, contact opgenomen in hoeverre zij bezwaar hebben tegen het openbaar maken van met name de persoonsgegevens. Eventuele inzage van de niet geanonimiseerde stukken kan op verzoek geschieden. Reproduceren van persoonsgegevens is daarbij niet toegestaan. Indien men de stukken per mail of per post wenst te ontvangen worden deze stukken geanonimiseerd verstrekt.