25-332-A - Bijlage 2 - Verbeterplan informatiebeheer 2025

Stuknummer:

Verbeterplan informatiebeheer 2025

Auteurs: Gerdien Drost en Jolanda Weiland Datum: juli 2025 Versie: 1.0 Team: Interne Diensten

Inleiding Aan de hand van de acht Kritische Prestatie Indicatoren is het archief- en informatiebeheer van de gemeente getoetst. Het resultaat van deze toetsing is in het jaarverslag Archief- en informatiebeheer 2023-2024 gerapporteerd. Hieruit zijn aanbevelingen naar voren gekomen waarop een verbeteractie wenselijk of noodzakelijk is. Deze aanbevelingen zijn als actiepunten opgenomen in dit verbeterplan. Er is aangegeven bij welk getoetste KPI het actiepunt behoort, wat de status is en wat de prioriteit is. Het verbeterplan wordt samen met het jaarverslag door het college vastgesteld en voorgelegd aan de raad. Het resultaat wordt opgestuurd naar de provinciaal toezichthouder. De gemeente onderschrijft het belang van archieven die in goed geordende en toegankelijke staat verkeren. Dat er uit de toetsing van de KPI’s naar voren is gekomen dat de gemeente niet helemaal voldoet aan de gestelde wettelijke kaders heeft voornamelijk te maken met de factoren benoemd in het jaarverslag 2023-2024. In onderstaande tabel zijn de aanbevelingen per KPI weergegeven met daarbij benodigde verbeteracties en per wanneer. Vermeld moet worden dat in deze genoemde periode ten gevolge van de ontvlechting en het niet voldoende kunnen aantrekken van gekwalificeerde medewerkers weinig tot geen acties opgepakt zijn.

KPI

Onderwerp

Actie

Prio

Gereed

1

Lokale regelingen

Een advies van algemene aard ligt in de taakuitvoering verordening, beheerregels en mandaatbesluit. Deze vragen hier en daar wat aandacht van de betrokken functionarissen/rollen en invulling van de toegewezen taken.

Er is een, door de raad opgestelde, Archiefverordening die op 23 april 2020 is vastgesteld. De Beheerregeling Informatiebeheer is op 16-012018 vastgesteld. Deze regeling is gebaseerd op het laatste model van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en aangepast aan de eigen situatie en voldoet aan de huidige situatie. In 2024 heeft één Strategisch informatieoverleg (SIO) plaatsgevonden. De vorm en inhoud van dit overleg zijn nog onvoldoende eenduidig vastgesteld en gedocumenteerde verslaglegging ontbreekt. Met de ontvlechting is een nieuw ‘Mandaatbesluit 2025 opgesteld die per 31-12-2024 van kracht is geworden.

1.

Lokale regelingen

Maak het collectiehulpplan volledig met als kern de digitale omgevingen en de garantie op duurzame beschikbaarheid

Moet nog worden geupdate naar een volledige versie waarvan de oplevering wordt verwacht in q1 2026

Update 2025-2026

2.

Mensen en middelen

Stel voldoende budget beschikbaar om benodigde capaciteit beschikbaar te stellen.

Er is een recordbeheerder aangenomen in vaste dienst. Daarnaast is de recordbeheerder die op inhuurbasis werd ingezet is in 2025 in vaste dienst gekomen als kwaliteits- en projectmedewerker. Er is een beleidsadviseur/archivaris DIV op inhuurbasis ingezet voor beide gemeenten. Het post/scanproces wordt uitgevoerd door de archiefmedewerker en de recordbeheerders. Er is actieve werving voor het werven van een recordbeheerder, een beleidsmedewerker DIV/archivaris.

2.

Mensen en middelen

Maak voor het Strategisch informatieoverleg gebruik van de door de VNG uitgegeven handreiking voor invulling van dit overleg en plan dit gezien de ontvlechting minimaal 2 maal per jaar.

Er is 1 keer een zitting geweest van het SIO in 2024. In 2025 wordt dit wederom opgepakt.

3.

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot

Creëer een situatie waarbij vereiste ruimten-, systemen en procedures voldoen aan de bouwkundige- en inrichtingsvoorwaarden en rust daarbij op bestaande normenkaders.

De gemeente bezit een archiefruimte die niet aan de eisen van een archiefbewaarplaats voldoet1. Deze archiefruimte wordt wel gebruikt als archiefbewaarplaats voor bewaring van permanent te bewaren informatieobjecten. Ontwikkelingen hierin zijn afhankelijk van besluitvorming inzake het openbaar archief.

1

De eisen gesteld in de Archiefregeling (art. 5 t/m 16) en NEN-ISO 11799:2015.

Duidelijk is dat er wel actie moet worden ondernomen.

3.

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot

Specificeer en documenteer de verantwoordelijkheden van de gemeente in de dienstverleningsovereenkomst met de werkmaatschappij m.i.v. de Gemeentewet art. 160 en 165 en Burgerlijk wetboek 6.

De ICT afdeling werkt in de werkmaatschappij, en daarmee worden de ICT middelen ook vanuit de werkmaatschappij geregeld. Daarnaast is de gemeente aangewezen als archiefvormend orgaan voor de werkmaatschappij.

4.

Interne kwaliteitszorg en toezicht

Stel een kwaliteitssysteem op, op basis van KIDO, en geef invulling aan de interne monitoring en bijsturing op basis van de kwaliteitsnormen.

Dit staat op de planning voor 2026

5.

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

Accepteer het door de Overheid gepropageerde normenkader en neem dit op in het organisatiebeleid en maak gebruik van een groeimodel om de kloof tussen werkelijk en ambitie te dichten.

Door een koppeling te maken met het DMS en de I-navigator gaan wij hier actief mee bezig. Deze ontwikkeling staat gepland voor Q1 2026 ter afronding. Daarnaast is er een mogelijkheid de I-navigator breder uit te zetten, maar dat is een vraagstuk die breder is dan alleen team DIV.

6.

Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding

Wijs verantwoordelijkheden toe aan specifieke functionarissen/rollen en geef hen de opdracht deze verantwoordelijkheden met prioriteit uit te voeren om compliant niveau te garanderen.

Door de I-navigator te koppelen aan het DMS wordt het proces beter gestructureerd. Daarnaast kunnen de vernietigingsprocedures in verloop van tijd geautomatiseerd worden uitgevoerd. Verantwoordelijkheid voor dit hele punt ligt bij zowel DIV, als functioneel beheer en informatiemanagement.

7.

Overbrengen

Geef uitvoering aan wettelijk verplichte activiteiten als vernietiging en overbrenging.

De digitale vernietiging is tot op heden bij, de analoge vernietiging heeft wegens gebrek aan personeel en de aandacht voor de ontvlechting van de werkmaatschappij 8KTD achterstand opgelopen. Aan de verplichte wettelijke overbrenging wordt op dit moment gewerkt door middel van het maken van inventarissen. Zodra deze gereed zijn kunnen de archiefblokken worden overgebracht.

8.

Ter beschikking stelling

Documenteer informatieobjecten tijdig met een mogelijke beperkingen openbaarheid.

Hier wordt in q4 een rapport over gezonden inzake openbaar archief.

8.

Ter beschikking stelling

Creëer een besluitvormingsproces voor afwijking op beperking openbaarheid.

Dit is het standaardproces. Door middel van een collegebesluit kan dit worden gedaan.