25-332-A - Bijlage 1 - Informatie- en archiefrapportage 2023-2024
Tekst van het document
Verslag archief- en informatiebeheer Team Informatiebeheer | Afd. Interne Diensten R. Kimmijzer | Archivaris | juli 2025 Beschrijft de periode 2023-2024 (ontvlechting)
Inhoud Inleiding .................................................................................................................................3 Het verslag .............................................................................................................................4 Bevindingen en aanbevelingen ................................................................................................5 1.
Lokale regelingen ........................................................................................................5 Publicatie en bekendmakingen ........................................................................................5
2.
Middelen en mensen ...................................................................................................7 Middelen .........................................................................................................................7 Mensen ...........................................................................................................................7
3.
Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot .......................................9
4.
Interne kwaliteitszorg en toezicht ...............................................................................11
5.
Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid ..........................12 Analoog .........................................................................................................................12 Digitaal .........................................................................................................................12
6.
Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding ........................14
7.
Overbrenging van archiefbescheiden .........................................................................15
8.
Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden .....................................16
Totaallijst aanbevelingen (samengevat) ..............................................................................18
Inleiding Hierbij wordt u het verslag verantwoording archief- en informatiebeheer 2025 aangeboden. Dit verslag beschrijft de periode van 1 januari 2023 t/m 31 december 2024. In de Archiefverordening 2020 van de gemeente Tytsjerksteradiel, vastgesteld op 23-04-2020, is in artikel 2, lid 2 bepaald dat de gemeentesecretaris tweejaarlijks aan het college verslag uitbrengt over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden die hiernaartoe zijn overgebracht en over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Om gemeenten te ondersteunen bij de horizontale verantwoording van de zorg en het beheer van archieven conform de Archiefwet 1995 heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) een raamwerk Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) ontwikkeld. Beantwoording van de bij de archief KPI’s behorende vragen geeft inzicht in het voldoen van de gemeente aan de wettelijke verplichtingen en vereisten die door de Archiefwet 1995 en andere voorschriften worden gesteld en bieden daarmee tevens een kapstok voor de (verplichte) verslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de gemeenteraad. De archief KPI’s brengen tevens een uniformering aan in de wijze waarin dit gebeurt waardoor prestaties van gemeenten onderling vergeleken kunnen worden.
Bij het maken van dit verslag is de handreiking van 2020 van de VNG als leidraad gebruikt. Deze hanteert de volgende (archief KPI) hoofdstukindeling: 1. 2. 3. 4. 5.
Lokale regelingen; Middelen en mensen; Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot; Interne kwaliteitszorg en toezicht; Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden; 6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden; 7. Overbrenging van archiefbescheiden; 8. Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden. Bovenstaande hoofdstukindeling is ook gebruikt als hoofdstukindeling voor dit verslag. Het geeft per archief KPI de stand van zaken weer van de archieven en de informatiehuishouding van de gemeente Tytsjerksteradiel. Het college is als archiefzorgdrager op basis van artikel 30 van de Archiefwet verantwoordelijk voor het vaststellen van het KPI-verslag. Het verslag wordt na vaststelling ter beoordeling naar de gemeenteraad gezonden. Hierna wordt het verslag aan de provinciale toezichthouder verstuurt (verticale toezichthouder).
Het verslag In het verslag wordt aan de hand van de acht Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s)1 ingegaan op de stand van zaken van de informatiehuishouding van de gemeente Tytsjerksteradiel. Deze stand van zaken is gebaseerd op de door de archivaris ingevulde vragenlijsten. De ingevulde vragenlijsten worden gebruikt om te bepalen waar de gemeente Tytsjerksteradiel op dit moment staat. In de vragenlijsten wordt verschil gemaakt tussen niet-overgedragen (NO) archieven en naar de archiefbewaarplaats overgedragen (O) archieven. Beide aspecten komen in het verslag aan de orde, hoewel de nadruk ligt op de niet-overgedragen archieven. Uit de ingevulde vragenlijsten wordt duidelijk of de gemeente voldoet aan de wettelijke eisen. Is dit niet het geval, dan is in de systematiek van het interbestuurlijk toezicht sprake van taakverwaarlozing. Het niet oplossen van de oorzaak kan de provincie doen besluiten om in plaats van de gemeente op te treden. Hoewel de gemeente moet voldoen aan alle eisen van de Archiefwet, kan wel gesteld worden dan het oplossen van sommige gebreken hogere prioriteit en/of meer tijd kosten dan andere. Gelijktijdig in het verslag worden aanbevelingen gegeven. De als matig aangegeven onderdelen worden met voorrang opgepakt via het teamplan DIV (onderdeel van het afdelingsplan Interne diensten).
Overigens is de provincie in 2022 een nieuwe weg ingeslagen met het toezicht (meer maatwerk) en is de beoordelingsschaal van onvoldoende, matig en voldoende verlaten (verkeerslichtmodel) omdat deze niet genoeg recht doet aan de nuances die er zijn. De provincie beoordeelt de KPI vragenlijsten aan de hand van een aantal risicofactoren. Deze zijn: 1. Het beheer van zowel analoge als digitale overheidsinformatie voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem; 2. Zowel analoge als digitale overheidsinformatie wordt in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht; 3. Zowel analoge als digitale overheidsinformatie wordt tijdig vernietigd dan wel overgebracht; 4. Zowel analoge als digitale overheidsinformatie wordt duurzaam beheerd en is geplaatst in de daartoe geëigende omgevingen. Deze risicofactoren zijn omgezet naar de volgende thema’s waarbij beoordeling plaatsvindt aan de hand van verschillende KPI vragen: -
Kwaliteitssysteem; Goede, geordende en toegankelijke staat; Selectie, vernietiging en openbaarmaking; Beheeromgevingen.
1 De KPI’s zijn ontwikkeld door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en zijn gebaseerd op de eisen die aan de gemeenten worden gesteld
door de Archiefwet 1995 en de bijbehorende regelgeving.
Bevindingen en aanbevelingen 1. Lokale regelingen Hoofdvraag: voldoet de gemeente aan de wettelijke eisen? Er is een, door de raad opgestelde, Archiefverordening die op 23 april 2020 is vastgesteld. De Beheerregeling Informatiebeheer is op 16-01-2018 vastgesteld. Deze regeling is gebaseerd op het laatste model van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en aangepast aan de eigen situatie en voldoet aan de huidige situatie. In 2024 heeft één Strategisch informatieoverleg (SIO) plaatsgevonden. De vorm en inhoud van dit overleg zijn nog onvoldoende eenduidig vastgesteld en gedocumenteerde verslaglegging ontbreekt. Met de ontvlechting is een nieuw ‘Mandaatbesluit 2025 opgesteld die per 31-12-2024 van kracht is geworden. De bewaring en beheer van digitale informatie is uitbesteed aan de werkmaatschappij 8KTD die infrastructuur, waaronder netwerk, hardware en software beschikbaar stelt. De uitbesteding ligt vast in een dienstverleningsovereenkomst. Het is onvoldoende transparant of met de verantwoordelijkheden van de gemeente door de werkmaatschappij rekening wordt gehouden. Archiefruimte (NO2) Het gemeentearchief, niet overgebrachte archiefdelen, bevat veel ongedefinieerde objecten die niet op een inventaris zijn opgenomen en besmettingsrisico’s voor de overige archiefdelen met zich meebrengt.
De toegang tot het gemeentelijke archief en toegang tot individuele stukken is onvoldoende beperkt. Het is niet altijd duidelijk wie toegang heeft tot welke stukken en welke stukken worden geraadpleegd op welk moment en met welke grondslag. Door de externe beleidsadviseur is begin 2024 een rapport opgesteld waarin aandachtspunten zijn benoemd. In de aanbevelingen hierover meer. Archiefbewaarplaats (O) De beschikbaarstelling van het openbare archief, met overgebrachte archiefdelen, is tijdelijk uitbesteed aan de archiefdienst Tresoar. In 2025 volgt nader onderzoek hoe de gemeente deze dienst op een duurzame wijze tijdsbestendig kan invullen. Het college neemt hierover in de tweede helft van 2025 een besluit hoe dit toekomstbestendig kan worden ingevuld. Beheer informatieobjecten werkmaatschappij De taak het informatie-, archiefbeheer van de werkmaatschappij uit te voeren leidt tot de vraag of de werkmaatschappij zich voldoende bewust is van die uitbesteding en de daarbij behorende beheerregels waaraan moet worden voldaan.
Publicatie en bekendmakingen Openbaarmaking van publicaties vinden plaats. Publicatie is geheel afhankelijk van de behandelend ambtenaar waarbij de garantie van publicatie niet altijd kan worden geborgd.
2
NO betreft niet overgebracht archief. O betreft overgebracht archief.
Conclusie: De gemeente Tytsjerksteradiel ‘voldoet deels’ aan de in de KPI gestelde voorwaarden. Beoordeling: Voldoet ☐
Voldoet deels ☒
Onvoldoende ☐
Niet van toepassing ☐
1. Lokale regelingen N-O voldoet
voldoet deels
onvoldoende
90
n.v.t.
10
Aanbeveling: ➢ Een advies van algemene aard ligt in de taakuitvoering van de in de hierboven beschreven verordening, beheerregels en mandaatbesluit. Deze vragen aandacht van de betrokken functionarissen/rollen en invulling van de aan hen toegewezen taken en verantwoordelijkheden die uitgevoerd moeten worden. ➢ Maak voor het Strategisch informatieoverleg (SIO) gebruik van de door de VNG uitgegeven handreiking. Plan dit 2 maal per jaar. o Nodig bij dit overleg een onafhankelijke deskundige om culturele en maatschappelijke waarde te duiden. Maak hierbij gebruik van het profiel externe deskundige (Zie Nota van toelichting op het Archiefbesluit). ➢ Specificeer en documenteer de genomen maatregelen bij uitbesteding van gemeentetaken en voorzie daarin in calamiteiten (zie ontbrekende (digitale) elementen in het collectiehulpplan). ➢ Specificeer en documenteer de verantwoordelijkheden van de gemeente in de dienstverleningsovereenkomst met de werkmaatschappij m.i.v. de Gemeentewet art. 160 en 165 en Burgerlijk wetboek 6. ➢ Overweeg of publicatie onafhankelijk kan worden gemaakt van de ambtenaar/behandelaar. ➢ Geef invulling aan de aandachtspunten in het door de externe beleidsadviseur opgeleverde rapport (Openbaar archief gemeente Tytsjerksteradiel | sep 2024).
2. Middelen en mensen Hoofdvraag: kan de gemeente beredeneert aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?
Middelen Generieke- en taakspecifieke (technische) voorzieningen die ervoor moeten zorgen dat gemeentelijke informatie duurzaam toegankelijk is en blijft, sluiten niet altijd aan op de uitvoeringsprocessen waardoor de procesgang inefficiënt kan verlopen en onduidelijkheden ontstaan in de taakuitvoering. Functies als informatiecreatie, -opname, metadata, toegangsbeheer, vertrouwelijkheid en verantwoording zijn onvoldoende, in de voorzieningen, ingericht om de informatie beschikbaar te hebben voor efficiënt zoeken en vinden echter is het publiceren of beschikbaarstelling van de informatie net zo belangrijk. Informatiebeheerders, waaronder Woo Coördinator, Privacy officer en Security officer, hebben onvoldoende zicht op de omgevingen die niet door de organisatie worden beheerd. Denk hierbij aan kantoorautomatisering maar zeker ook taakspecifieke applicaties als Powerbrowser. Monitoring op correct gebruik van die voorzieningen en bijsturing ontbreekt waardoor gebruikers gewoonten en/of work-arounds creëren die duurzaam beheer van gemeentelijke informatie in de weg staan. De technische voorzieningen zijn niet, op basis van door de Overheid geaccepteerde normenkaders en standaarden voor duurzaam toegankelijk informatie-, archiefmanagement, ingericht.
Er zijn ook nog geen normenkaders door de organisatie geaccepteerd, te noemen; DUTO, KIDO, NEN-ISO 15489, -16175, -23081 of -30300 die nodig zijn om de kwaliteit en goed beheer van de middelen en informatie te toetsen aan criteria. Door de hierboven genoemde inrichtingsvraagstukken is achterstand opgelopen in de wettelijk verplichte taken als vernietiging en beschikbaarstelling in verschillende generieke- en taak specifieke informatiesystemen.
Mensen De beschikbare capaciteit van het personeel dat belast is met de zorg voor c.q. het beheer van Informatie-, archiefbeheer blijft achter, mede ingegeven door vertrek van pensioengerechtigde medewerkers en het niet kunnen invullen van vacatures. Dit is op een enkele functies door inhuur tijdelijk opgelost maar niet toereikend. Of het huidige beschikbare personeel voldoende competenties heeft om op het juiste niveau uitvoering te geven aan hun taken wordt niet getoetst of onderhouden. Er is voor informatie-, archiefbeheerders, organisatie breed, geen persoonlijk ontwikkelplan beschikbaar. Trainingen op het gebied van informatie-, archiefbeheer zijn niet beschikbaar. Conclusie: De gemeente Tytsjerksteradiel ‘voldoet onvoldoende’ aan de in de KPI gestelde voorwaarden.
Beoordeling: Voldoet ☐
Voldoet onvoldoende ☒
Onvoldoende ☐
Niet van toepassing ☐
2. Mensen en middelen N-O voldoet
voldoet deels
40
onvoldoende
40
n.v.t.
20
Aanbevelingen: Middelen ➢ Breng, voordat technische middelen worden ingezet, de functionele behoefte in kaart en sluit de technische middelen daarop aan met in acht neming van de informatie-, archiefvoorwaarden (informatie-, archiefbeheer bij de bron). o Rust daarbij op ‘best practices’ (bijvoorbeeld het 9-vlaksmodel van Meas) en accepteer door de Overheid geaccepteerde normenkaders. ➢ Biedt voor digitaal zaakgericht werken voldoende digitale middelen als bijvoorbeeld digitaal ondertekenen en afbouw van analoge diensten en services als bijvoorbeeld printen. Mensen ➢ Maak budget vrij om de benodigde capaciteit (7,2 fte, bron: Analyse informatiebeheer Thorbecke2024) duurzaam in te vullen voor informatie-, archiefmanagement. ➢ Start een bewustwordingscampagne om digitaal zaakgericht werken onder de aandacht te brengen bij alle medewerkers als basis van het dagelijks werk.
3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Hoofdvraag: zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Fysieke ruimte De gemeente bezit een archiefruimte die niet aan de eisen van een archiefbewaarplaats voldoet3. Deze archiefruimte wordt wel gebruikt als archiefbewaarplaats voor bewaring van permanent te bewaren informatieobjecten. In de uitvoering van het beheer ontbreekt functionele- en taakscheiding waardoor beperkt en openbaar archief door elkaar worden bewaard. Er liggen objecten4 in de archiefruimte die niet thuishoren in een archiefbewaarplaats en besmetting kunnen veroorzaken op permanent te bewaren informatieobjecten. De toegang tot de archiefruimte is ingeperkt voor externen maar zeker ook voor interne medewerker is deze beperking noodzakelijk. Ook eigen gemeentemedewerkers mogen niet onbeperkt toegang tot de archiefruimte (archiefregime: beperkt openbaar) en hebben een (juridische-) grondslag nodig voor toegang tot informatieobjecten. De bewaar- en beheeradministratie is niet op alle benodigde punten in orde en wordt momenteel met ondersteuning van Tresoar op orde gebracht zodat toegang tot informatie-, archief kan worden geborgd. Hier zijn door de tijd heen grote achterstanden ontstaan. Een formeel besluit de archiefruimte aan te wijzen als archiefbewaarplaats is niet voor handen5.
DMS/RMS Tot eind 2024 is Cosa het generieke informatiesysteem waarin zaakgericht wordt gewerkt. Door uitblijven van een goede governance (besturing) is er veel om dit generieke systeem heen gewerkt en zijn netwerkpartities en kantoorautomatisering (Teams/SharePoint), beschikbaar gekomen in Coronatijd, gevuld met informatie die valt onder de in de Archiefwet genoemde Overheidsinformatie. De, in 2024, geïmplementeerde systemen Corsa/Liber kunnen voldoen wanneer de gemeente aan de in hoofdstuk 2 beschreven onderwerpen onder ‘Middelen’ gaan voldoet. e-Depot De gemeente beschikt niet over een e-Depot. Sinds de samenvoeging van Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel, in 2015, wordt er digitaal- en datagedreven gewerkt. Met het zicht op de nieuwe archiefwet is het van belang hieraan aandacht te geven. NOOT: De nieuwe archiefwet, die in juni 2026 in zal gaan, vereist dat informatieobjecten vanaf dat moment na 10 jaar beheer in het DMS/RMA worden overgebracht naar het e-Depot. Onderdeel rampenplan Er is een collectiehulpplan (CHP) beschikbaar waarin elementen van IT ontbreken (digitale collectie) om een volledig beeld te geven van de risico’s die de gemeente loopt bij mogelijke calamiteiten. Continuïteitsplan, BIV-categorieën en back-up ontbreken waardoor deze onderdelen bij mogelijke calamiteiten onvoldoende inzichtelijk zijn. Het CHP is niet door het college vastgesteld.
3
De eisen gesteld in de Archiefregeling (art. 5 t/m 16) en NEN-ISO 11799:2015.
4
Voorbeelden zijn: typemachines, reclame en marketing objecten en andere niet documentaire neerslag.
5
B&W neemt op basis van art. 31, lid 1 Aw, een expliciet besluit waarin de bewaarplaats wordt aangewezen.
Conclusie: De gemeente voldoet, echter is het noodzakelijk te weten dat niet alle informatiesystemen inzichtelijk zijn en daarmee compliance niet kan worden gegarandeerd!
Beoordeling: Voldoet ☒
Voldoet onvoldoende ☐
Onvoldoende ☐
Niet van toepassing ☐
3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewplaast, e-depot N-O voldoet
voldoet deels
83
onvoldoende
n.v.t.
17
Aanbevelingen: ➢ Geef invulling aan de minimale bouwkundige- en inrichtingsvoorwaarden om duurzaam beheer, ongeacht de verschijningsvorm, toekomstbestendig te garanderen. ➢ Geef invulling aan een besturingsmodel (Governance) waarbij de onderdelen van model Maes worden gehanteerd (bewaren by design). ➢ In aanloop naar digitale overbrenging is een e-depot vereist. Sluit aan bij een bestaand edepot of stel een eigen e-depot beschikbaar. ➢ Maak het collectiehulpplan volledig waarbij aandacht wordt besteed aan de informatietechnologie die is uitbesteed aan de werkmaatschappij.
4. Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag: werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit (verbetering) van haar informatiehuishouding? Volgens artikel 16 van de Archiefregeling dient het college van burgemeester en wethouders ervoor te zorgen dat het beheer van informatie-, archiefbescheiden (digitaal en analoog) voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. In 2018 is een start gemaakt met de opzet van een kwaliteitssysteem. Dit kwaliteitssysteem besteedt o.a. aandacht aan de behandeling van zaken, de afwikkeling van PDC6 activiteiten en bewaring. Het uitvoeren van kwaliteitstoetsen is door afwezigheid van een kwaliteitssysteem onmogelijk waardoor de kwaliteit van de informatie-, archiefbescheiden als het beheer daarvan onvoldoende mogelijk is. Door afwezigheid van een gemeentearchivaris is intern toezicht op de in beheer zijnde informatie-, archiefbescheiden tot op heden uitgebleven. Het laatste verslag stamt uit 2022 mede ingegeven door de ontvlechting. Het contact tussen de interne toezichthouder en het gemeentebestuur kan worden versterkt. Conclusie: De gemeente is genoodzaakt werk te maken van een integraal kwaliteitssysteem waarmee kwaliteitsbewaking en verbeteren op de informatiehuishouding kan worden geborgd.
Beoordeling: Voldoet ☐
Voldoet onvoldoende ☐
Onvoldoende ☒
Niet van toepassing ☐
4. Interne kwaliteit en toezicht N-O voldoet
17
voldoet deels
17
onvoldoende
n.v.t.
67
Aanbevelingen: ➢ Geef op basis van KIDO (kwaliteitssysteem informatiehuishouding decentrale Overheid) vorm aan een kwaliteitssysteem en borgt dit in een GRC tool (Governance, Risk en Compliance). ➢ Zorg voor intern toezicht op de gemeentelijke informatie wanneer een archivaris niet is aangesteld. o Wanneer een archivaris is aangesteld, geef hem een onafhankelijke status als toezichthouder op de nog niet overgebrachte informatie. o En geef de archivaris de ruimte om periodiek met het bestuur te spreken over door hem/haar gesignaleerde omissies in het informatiebeheer.
6
PDC staat voor producten en dienstencatalogus klantgericht (burger/leverancier/partner).
5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? De gemeente heeft uitsluitend via het generieke zaaksysteem (digitaal) en de klassieke dossierinventarissen (analoog) van de rechtsvoorgangers van de gemeente de beschikking over een goed en logisch samenhangend overzicht van informatie-, archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Op andere beschikbare informatiesystemen, anders dan de generieke voorziening, is onvoldoende zicht waardoor het niet altijd helder is waar informatie zich bevindt. De Archiefregeling verplicht de gemeente een overzicht vast te stellen, waarin ze aangeven welke metagegevens minimaal nodig zijn en hoe deze worden vastgelegd. Dit overzicht is op basis van de NEN-ISO 23081. De gemeente heeft een concept metadataschema beschikbaar nochtans wordt deze niet gebruikt en is deze niet vastgesteld ten behoeve van het op termijn overbrengen van permanent te bewaren digitale informatie naar een e-depotvoorziening.
Zaaksysteem Corsa waarborgt de toegankelijke staat van informatie-, archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar en waarneembaar te maken is. Dit gebeurt onder andere via registratie van het zaaknummer, de inhoudsomschrijving, de datering en de informatie uit i-Navigator (zaaktypencatalogus). De i-Navigator is beschikbaar echter wordt in onvoldoende mate ingezet als bron voor zaakgericht werken. Er is een concept bewaarstrategie vastgesteld voor analoge en digitale informatie-, archiefbescheiden. Een bewaarstrategie is nodig om te waarborgen dat alle informatie-, archiefbescheiden langdurig in goede geordende en toegankelijke staat bewaard kunnen worden. In de bewaarstrategie worden de beheermaatregelen benoemd die de gemeente treft om invulling te geven aan het bewaarbeleid. Zo wordt er in de bewaarstrategie vastgelegd hoe er gebruikt wordt gemaakt van standaard metadata en (open)standaard duurzame bestandsformaten.
Analoog Door de medewerkers van DIV wordt gewerkt om in het analoge archief meer zicht te krijgen op wat er werkelijk in het archief is geplaatst. Dit vindt plaats op zogenoemde plaatsingslijsten die de containers (omverpakking) beschrijven en de globale inhoud documenteert. Inventarissen, beschrijvingen van elk individueel bewaard stuk, worden opgemaakt om de toegang tot informatie te garanderen. Deze inventarissen worden via het Friesarchiefnet beschikbaar gesteld aan het publiek. In het archief wordt gelet op duurzame materialen voor bewaring van analoge informatieobjecten.
Digitaal Aan de digitale kant is nog heel veel aandacht nodig in de wetenschap dat gemeentelijke informatie over kanalen, buiten het zicht van DIV, wordt ontvangen en verspreid. Hierbij is het belangrijk te weten dat niet kan worden voldaan aan de voorwaarden van beschikbaarheid als de Woo eist.
Er is geen zicht op de door de gemeente gebruikte domeinnamen en daarop beschikbaar gestelde webcontent. Welke sociaal media door de gemeente wordt gebruikt en door wie op welk moment is onvoldoende inzichtelijk waardoor informatiebeheer en de beschikbaarstelling van die informatie, wanneer nodig, niet kan worden uitgevoerd. Het kernvraagstuk zit in het ontbreken van organisatiebeleid dat beschikbaar is gesteld maar nog geen weg heeft gevonden naar het college. Hierdoor is er veel ruimte voor onvoorwaardelijk handelen van de gemeentemedewerker. Conclusie: Deze KPI score is onvoldoende maar geeft tegelijkertijd veel ruimte te verbeteren wanneer aandacht wordt geschonken aan de aanbevelingen.
Beoordeling: Voldoet ☐
Voldoet onvoldoende ☐
Onvoldoende ☒
Niet van toepassing ☐
5. Ordening, autenticiteit, toegankelijkheid en duurzaamheid N-O voldoet
17
voldoet deels
39
onvoldoende
n.v.t.
44
Aanbevelingen: ➢ Accepteer de door de Overheid gepropageerde normenkaders en beschrijf de gemeentelijke ambitie op die normenkaders zodat de kloof tussen werkelijk en ambitie de groeiruimte zichtbaar maakt. o Maak gebruik van de beschikbare iNavigator als bron voor zaakgericht digitaal te werken in alle beschikbare informatiesystemen (Gemeentelijke architectuur (GEMMA)). ➢ Zet begripsbepaling en een thesaurus in om organisatie breed de communicatie over informatie-, archiefbeheer te verbeteren en begrip en bewustwording te creëren. ➢ Geef invulling aan organisatie breed beheer. o Informatiebeheerders organisatie breed toegang geven op informatiesystemen om informatie toegankelijk te krijgen. Mogelijke knelpunten te signaleren en daarop kunnen adviseren. ➢ Evalueer periodiek de inrichting (tactisch niveau) van het informatie-, archiefbeheer en stel bij achterstanden budget/capaciteit beschikbaar om imagoschade te voorkomen. o Maak gebruik van de in GEMMA beschreven ordeningsstructuur. o Maak tevens gebruik van het concept metadataschema.
6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding Hoofdvraag: weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van bescheiden van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? In aanloop naar de ontvlechting van beide gemeenten is veel gemeentelijke informatie gemigreerd zonder gedocumenteerde migratieplannen en het uitblijven van migratieverklaringen. Deze worden naar wens van de werkmaatschappij retrospectief vormgegeven zonder rekening te houden met de zorgtaak van de gemeente. Het is onvoldoende helder of bij de migratie/conversie te bewaren informatie-, archief verloren is gegaan. Buiten de generieke bewaaromgeving, die onder organisatiebeheer ligt, zijn veel andere informatiesystemen beschikbaar waarvan onvoldoende helder is of bewaartermijnen worden gehanteerd en/of vernietiging, waar dat is vereist, wordt uitgevoerd. Deze omgevingen worden niet organisatie breed beheerd en zijn afhankelijk van het initiatief van de proceseigenaar. In 2024 zijn er enkele hotspots vastgesteld door een incidenteel ingesteld Strategisch informatieoverleg (SIO). Deze hotspots moeten worden gepubliceerd. Nieuwe hotspots worden in het SIO voorgelegd en besloten.
Door het ontbreken van een gepland SIO ontbreekt de structurele invulling van onderdelen als hotspot, voorbeeld dossiers en andere uitzondering op de vernietiging van informatieobjecten. Conclusie: De gemeente voldoet deels aan deze KPI echter is een structureel SIO een wettelijke plicht waarin belangrijke besluiten worden genomen over beheer van gemeentelijke informatieobjecten.
Beoordeling: Voldoet ☐
Voldoet onvoldoende ☒
Onvoldoende ☐
Niet van toepassing ☐
6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding N-O voldoet voldoet deels onvoldoende n.v.t.
33
13
33
20
Aanbevelingen: ➢ Verbindt de gemeentelijke selectielijst met de in de uitvoering gebruikte werkprocessen. ➢ Geef voorrang aan wettelijke plicht informatieobjecten te vernietigen volgens de selectielijst. ➢ Voer een hotspotmonitor periodiek uit en betrek belanghebbende. ➢ Voorzie bij migratie/conversie/emulatie informatiebeheerders van een proces-verbaal (verklaring) van die actie met bewijs.
7. Overbrenging van archiefbescheiden Hoofdvraag: brengt de gemeente het principe van de Archiefwet “te bewaren archiefbescheiden na bij vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed” correct in de praktijk? Overbrengen van archiefbescheiden heeft in 2022 plaatsgevonden. Binnen deze verslagperiode, 2023 en 2024, heeft dit niet plaatsgevonden terwijl er wel informatieobjecten overgebracht moesten zijn. Deze overbrenging is mede uitgesteld door de ontvlechting. Conclusie: De gemeente voldoet in onvoldoende mate. Dit is mede ingegeven door de ontvlechtingsperiode.
Beoordeling: Voldoet ☐
Voldoet onvoldoende ☐
Onvoldoende ☒
Niet van toepassing ☐
7. Overbrenging archiefbescheiden N-O voldoet
voldoet deels
67
onvoldoende
n.v.t.
33
Aanbevelingen: ➢ Maak zichtbaar welke achterstanden er zijn opgelopen en geef voorrang aan deze wettelijke taak.
8. Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden Hoofdvraag: voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? De openbaar beschikbare archiefdelen zijn, m.u.v. de tijdblokken 1997-2006 en 2007-2016, raadpleegbaar via zogenaamde klassieke inventarissen. De beschikbare inventarissen zijn beschikbaar via www.friesarchiefnet.nl en tevens te vinden op de gemeentelijke website. De twee archiefdelen van 1997-2016 zijn niet publiek gemaakt maar kunnen via archiefdienst Tresoar beschikbaar worden gesteld. Beide inventarissen zijn nog niet gepubliceerd en daarom onvoldoende toegankelijk. Voor de opname van private collecties is in 2024 een concept acquisitieprofiel beschikbaar welke beschrijft wat wel en wat niet opgenomen kan worden in het openbare archief en onder welke voorwaarden dat zou kunnen. Zo dienen particuliere collecties inhoudelijk of kwalitatief een wezenlijke aanvulling te vormen op het gemeentelijke doelstelling. Private collecties worden niet aangenomen met het risico dat zo’n collectie permanent verdwijnt. Bij overgebracht archief is het noodzakelijk om openbaarheidsbeperkingen op te leggen aan elk geïnventariseerd informatieobject op basis van de beperking openbaarheid zoals de archiefwet stelt. Bij inzageverzoeken is de beperking bepalend of dit stuk publiek gemaakt mag worden.
Wanneer afgeweken wordt, moet daarvan een besluit beschikbaar zijn zodat bewijs ontstaat over het afwijken van de beperking. Tot op heden zijn er geen gemeentelijke processen beschikbaar voor het uitlenen van informatieobjecten aan andere overheidsorganen en/of deskundige instelling.
Conclusie: De gemeente voldoet onvoldoende. De beschikbaarstelling van het openbare archief, met overgebrachte archiefdelen, is sinds eind 2024 uitbesteed aan de archiefdienst Tresoar. In 2025 volgt nader onderzoek hoe de gemeente deze dienst op een duurzame wijze tijdsbestendig kan invullen. Beoordeling: Voldoet ☐
Voldoet onvoldoende ☒
Onvoldoende ☐
Niet van toepassing ☐
8. Te beschikking stelling van overgebrachte archiefbescheiden voldoet
voldoet deels
onvoldoende
10 0%
20%
n.v.t.
4 40%
60%
3 80%
100%
Aanbevelingen: ➢ Stel opname van private collecties beschikbaar op basis van het acquisitieprofiel (concept). ➢ Stel capaciteit beschikbaar om jongere archiefdelen te inventariseren en beschikbaar te maken (2017>). ➢ Stel een besluit op bij afwijken van de beperkingsgronden zodat bewijs ontstaan van de afwijking op die beperkingsgronden. ➢ Reguleer fysiek bezoek en gebruik van openbare informatieobjecten en doe dit tevens voor digitaal bezoek en gebruik.
Samengevatte lijst van aanbevelingen 1. Lokale regelingen o Een advies van algemene aard ligt in de taakuitvoering van de in de hierboven beschreven verordening, beheerregels en mandaatbesluit. Deze vragen hier en daar wat aandacht van de betrokken functionarissen/rollen en invulling van de toegewezen taken. o Maak het collectiehulpplan volledig met als kern de digitale omgevingen en de garantie op duurzame beschikbaarheid. 2. Middelen en mensen o Stel voldoende budget beschikbaar om benodigde capaciteit beschikbaar te stellen. o Maak voor het Strategisch informatieoverleg gebruik van de door de VNG uitgegeven handreiking voor invulling van dit overleg en plan dit gezien de ontvlechting minimaal 2 maal per jaar. 3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot o Creëer een situatie waarbij vereiste ruimten-, systemen en procedures voldoen aan de bouwkundige- en inrichtingsvoorwaarden en rust daarbij op bestaande normenkaders. o Specificeer en documenteer de verantwoordelijkheden van de gemeente in de dienstverleningsovereenkomst met de werkmaatschappij m.i.v. de Gemeentewet art. 160 en 165 en Burgerlijk wetboek 6. 4. Interne kwaliteitszorg en toezicht o Stel een kwaliteitssysteem op, op basis van KIDO, en geef invulling aan de interne monitoring en bijsturing op basis van de kwaliteitsnormen. 5.
Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid o Accepteer het door de Overheid gepropageerde normenkader en neem dit op in het organisatiebeleid en maak gebruik van een groeimodel om de kloof tussen werkelijk en ambitie te dichten. 6. Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding o Wijs verantwoordelijkheden toe aan specifieke functionarissen/rollen en geef hen de opdracht deze verantwoordelijkheden met prioriteit uit te voeren om compliant niveau te garanderen. 7. Overbrengen o Geef uitvoering aan wettelijk verplichte activiteiten als vernietiging en overbrenging. 8. Ter beschikking stelling o Documenteer informatieobjecten tijdig met een mogelijke beperkingen openbaarheid. o Creëer een besluitvormingsproces voor afwijking op beperking openbaarheid.