24-314-A - Informerend raadsvoorstel - Onderzoek beschikbaarstelling openbaar archief gemeente Tytsjerksteradiel

Riedsútstel

LIST Agindapunt Status Program Portefúljehâlder Amtner Taheakke Saak- en stiknûmer

: : : : : : : :

18 september 2024 N.v.t. Informerend Programma 0 – Bestuur en ondersteuning Mevr. T. Willemsma Dhr. R. Kimmijzer 1. Adviesrapport Openbaar archief gemeente Tytsjerksteradiel Z2024-02302 / S2024-13839

Underwerp Onderzoek beschikbaarstelling openbaar archief gemeente Tytsjerksteradiel Wy stelle jo foar kennis te nimmen fan: De vervolgstappen met betrekking tot het realiseren van een duurzaam, toekomstbestendig en toegankelijk openbaar archief voor inwoners binnen en buiten de gemeente Tytsjerksteradiel. Koarte gearfetting Het is de ambitie om het openbaar archief van de gemeente Tytsjerksteradiel duurzaam, toekomstbestendig en toegankelijk te laten zijn voor inwoners binnen en buiten de gemeente. Ynlieding De gemeente is wettelijk verplicht (art. 14 Aw (Archiefwet)) de archiefbescheiden, die berusten in de archiefbewaarplaats, openbaar beschikbaar te stellen. Door diverse, in het adviesrapport (Openbaar archief beschikbaar stellen) beschreven aspecten, was van augustus 2023 tot en met oktober 2023 het archief tijdelijk niet toegankelijk. Dit is een onwenselijke situatie. Om de toegankelijkheid tot het openbaar archief te kunnen waarborgen is sinds november 2023 een pilot gestart in samenwerking met Tresoar. De hoofdvraag van de openbaarheid van het archief is in een breder perspectief geplaatst. Om de hoofdvraag te kunnen beantwoorden zal een uitwerking van 3 scenario's plaatsvinden. Dit uitwerking van de scenario's richt zich op alle mogelijke elementen, waaronder een evaluatie, die invloed zijn op een advies.

Om blijvend te kunnen voldoen aan de toegankelijkheid van ons openbaar archief en te komen tot een duurzaam en toegankelijk archief voor gebruikers binnen en buiten de gemeente Tytsjerksteradiel, is het voorstel om in het najaar van 2024 te starten met het uitwerken van 3 scenario’s zoals beschreven in de notitie ‘Openbaar archief gemeente Tytsjerksteradiel’. Histoarje De huidige archiefbewaarplaats voldoet niet aan alle eisen van de archiefwet. Er is geen sprake van een fysieke scheiding tussen de archiefruimte en de archiefbewaarplaats. Hierdoor zijn taak- en functiescheiding niet mogelijk waardoor organisatorische belangen kunnen vermengen of botsen en ongeautoriseerde toegang tot archiefstukken mogelijk

Side

:

2

is. Daarnaast voldoet de huidige onderzoeksruimte niet aan de veiligheidseisen; in geval van calamiteiten is de vluchtroute niet geschikt om tijdig het pand te kunnen verlaten. Door de krappe arbeidsmarkt lukt het niet om de functie die noodzakelijk is om het archief openbaar te maken en te houden, structureel in te vullen. Op eerdere vacant stellingen, ook op ander functies binnen DIV, is nauwelijks gereageerd en de mensen die gereageerd hebben, hebben niet de vereiste archivistische achtergrond. Kearnboadskip Om blijvend te kunnen voldoen aan de toegankelijkheid van ons openbaar archief en te komen tot een duurzaam en toegankelijk archief voor gebruikers binnen en buiten de gemeente Tytsjerksteradiel, is het voorstel om in het najaar van 2024 te starten met het uitwerken van 3 scenario’s zoals beschreven in de notitie ‘Openbaar archief gemeente Tytsjerksteradiel’. Konsekwinsjes De huidige samenwerking, in de vorm van een pilot, met Tresoar wordt gecontinueerd totdat er een structurele keuze voor 1 van de 3 scenario’s is gemaakt. Het onderzoek zal worden uitgevoerd door een externe partij. Kommunikaasje De wijze waarop communicatie gaat plaatsvinden en aan welke doelgroepen, wordt meegenomen in het onderzoek.

Ferfolchtrajekt Ter beantwoording van de hoofdvraag: “Hoe komen we tot een duurzaam en toegankelijk archief voor gebruikers binnen en buiten de gemeente Tytsjerksteradiel”? is het voorstel om in het najaar van 2024 te starten met het uitwerken van 3 scenario’s. De gemeente is wettelijk verplicht (art. 14 Aw (Archiefwet)) de archiefbescheiden, die berusten in de archiefbewaarplaats, openbaar beschikbaar te stellen. Door diverse, in het adviesrapport (Openbaar archief beschikbaar stellen) beschreven aspecten, was van augustus 2023 tot en met oktober 2023 het archief tijdelijk niet toegankelijk. Dit is een onwenselijke situatie. Om de toegankelijkheid tot het openbaar archief te kunnen waarborgen is sinds november 2023 een pilot gestart in samenwerking met Tresoar.

Om blijvend te kunnen voldoen aan de toegankelijkheid van ons openbaar archief en te komen tot een duurzaam en toegankelijk archief voor gebruikers binnen en buiten de gemeente Tytsjerksteradiel, is het voorstel om in het najaar van 2024 te starten met het uitwerken van 3 scenario’s zoals beschreven in de notitie ‘Openbaar archief gemeente Tytsjerksteradiel’: scenario 1 het in eigen beheer hebben houden van het openbaar archief in het gemeentehuis van Tytsjerksteradiel, scenario 2 het toegankelijk houden van het openbaar archief met gebruikmaking van een archiefdienst (regionaal historisch centrum) en scenario 3 De gemeente brengt het openbaar archief onder bij de bibliotheek in Burgum en creëert daarmee een eigen historisch centrum (streekarchief) uit de notitie ‘Openbaar archief gemeente Tytsjerksteradiel’. Het college heeft ingestemd met het onderzoeken van 3 scenario’s waarvoor een extern bureau zal worden ingezet. Dit vraagt een investering van €21.600,- Deze investering wordt gedekt uit de post I&A personeel. De onderzoeksresultaten zullen in januari 2025 aan het college en in februari 2025 aan de Raad worden voorgelegd. Gedurende het onderzoek zal de huidige dienstverlening via Tresoar blijven plaatsvinden.

Side

:

3

Burgum, 3 september 2024 Het college van burgemeester en wethouders van Tytsjerksteradiel, secretaris,

burgemeester,

dhr. drs. J. Krul

dhr. drs. L.J. Gebben