19 - Raadsvoorstel - Openbare Europese aanbesteding accountantsdienstverlening

Riedsútstel

Ried Agindapunt Status Program Eardere behandeling Portefúljehâlder Amtner Taheakke

: : : : : : : :

Saak- en stiknûmer

:

21 september 2023 19 Besluitvormend Programma 0 - Bestuur en ondersteuning N.v.t. n.v.t. Dhr. A.J. van der Ploeg / mevr. A. Kroes 1. Openbare Europese aanbesteding Accountantsdienstverlening 2. Programma van eisen Z2023-02610 / S2023-14734

Underwerp Openbare Europese aanbesteding accountantsdienstverlening Wy stelle jo foar te besluten om: Het document met betrekking tot Openbare Europese aanbesteding Accountantsdienstverlening ten behoeve van de gemeente Achtkarspelen, de gemeente Tytsjerksteradiel, de gemeenschappelijke regeling Werkmaatschappij 8KTD vast te stellen en de aanbestedingsprocedure conform te starten. Koarte gearfetting Het contract met onze huidige accountant Flynth loopt na de controle van het boekjaar 2023 af. Dat betekent dat de laatste dienstverlening in de periode t/m juli 2024 zal plaatsvinden. Dit betreft de controle van de jaarrekening 2023. Er moet een nieuw contract worden gesloten, waarbij de raad een aantal keuzes moet maken. De aanbesteding zal in gezamenlijkheid met gemeente Achtkarspelen plaatsvinden en is eveneens voor de gemeenschappelijke regeling Werkmaatschappij 8KTD tot het moment van ontvlechting. Foech ried/kolleezje De Raad is bevoegd om de accountant aan te stellen. De raad wijst een (of meer accountants) aan die belast is (zijn) met de controle van de jaarrekeníng en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen (art. 213, lid 2, Gemeentewet).

Voorstel van de accountantscommissie Het aanbestedingsdocument accountantscontrole voor de gemeenten Achtkarspelen, Tytsjerksteradiel en de gemeenschappelijke regeling Werkmaatschappij 8KTD voor de jaren 2024 en volgend vaststellen en de aanbestedingsprocedure conform starten.

Ried Punt Side

: : :

21 september 2023 19 2

Ynlieding Het contract met onze huidige accountant Flynth loopt na de controle van het boekjaar 2023 af. Dat betekent dat de laatste dienstverlening in de periode t/m juli 2024 zal plaatsvinden. Dit betreft de controle van de jaarrekening 2023. Er moet een nieuw contract worden gesloten, waarbij de raad een aantal keuzes moet maken. De aanbesteding zal in gezamenlijkheid met gemeente Achtkarspelen plaatsvinden en is eveneens voor de gemeenschappelijke regeling Werkmaatschappij 8KTD. De aanbesteding omvat de accountantscontrole ten behoeve van de gemeente Achtkarspelen, de gemeente Tytsjerksteradiel en de gemeenschappelijke regeling Werkmaatschappij 8KTD. Hiervoor is in samenwerking tussen de controlecommissie (8K) en de accountantscommissie (TD) een aanbestedingsdocument opgesteld. Zowel de raad als het college hebben een rol in de aanbesteding van de accountantscontrole. Het proces van aanbesteding wordt conform de afspraken voorbereid door een delegatie uit beide geledingen, die vervolgens aan de raad een advies voorlegt. Als vertegenwoordiging van de raad is dit de accountantscommissie en als vertegenwoordiging van het college is dit de portefeuillehouder financiën of de gemeentesecretaris.

De globale planning is als volgt: Openbare Europese aanbesteding Accountants-dienstverlening ten behoeve van de gemeente Achtkarspelen, de gemeente Tytsjerksteradiel, de gemeenschappelijke regeling Werkmaatschappij 8KTD Voorbereiding Controlecommissie/accountantscommissie Accountantscommissie/controlecommissie: aanbestedingsdocument en prograam van eisen Gemeenteraden en AB werkmaatschappij: vaststellen programma van eisen en aanbestedingsvorm Aanbestedingsprocedure Publicatie aankondiging van de opdracht op TED/Tendernet Datum inschrijvingen en opening Gunningsfase Beoordeling ontvangen inschrijvingen op geschiktheid Beoordelen ontvangen inschrijvingen inhoudelijk Presentatie en behandeling cases Opstellen gunningsadvies/raadsvoorstel gunning Controlecommissie/accountantscommissie Raadsbesluit gunning Voornemen tot gunning Definitieve gunning en vervolgens ondertekening overeenkomst Start werkzaamheden accountant

Planning 06-06-2023 04-07-2023 21-09-2023

sep-23 nov-23 nov/dec 2023 nov/dec 2023 nov-jan 2023/2024 Q1 2024 Q1/Q2 2024 Q1/Q2 2024 Q1/Q2 2024 Q1/Q2 2024 sep-24

In de periode tot het opstellen van het advies over de aan te stellen accountant voor het nieuwe tijdvak zal de vertegenwoordiging van de raad en het college de voorselectie doen. De raad zal op grond van het advies van de vertegenwoordiging van de raad en het college in een raadsvergadering in het eerste of tweede kwartaal van 2024 een besluit nemen. In de Kadernota inkoop en aanbesteden van Tytsjerksteradiel zijn onder meer randvoorwaarden en wettelijke kaders vastgelegd, waarbinnen inkoopprocessen dienen te worden uitgevoerd. De accountantscontrole valt in het kader van de regelgeving op het

Ried Punt Side

: : :

21 september 2023 19 3

gebied van de Europese aanbesteding onder levering en/of dienst. Het aanbestedingsbedrag voor beide gemeenten ligt naar verwachting op basis van de huidige prijsstelling van accountantsdiensten boven de Europese drempel voor diensten van € 215.000(excl. BTW). Er moet dus Europees worden aanbesteed. De aanbesteding van accountantscontrole valt onder diensten. ln het aanbestedingsdocument accountantscontrole wordt voorgesteld om de inhoud van de accountantsopdracht uit de volgende onderdelen te laten bestaan: • • •

De jaarlijkse- en interimcontrole op de jaarrekening (incl. Sisa) De natuurlijke adviesfunctie Aanvullende onderwerpen gemeenteraad

De overige (incidentele) accountantsverklaringen voor diverse onderwerpen, die van jaar tot jaar kunnen verschillen zowel voor wat betreft onderwerp als omvang, maken nadrukkelijk geen onderdeel uit van de opdracht. De opdracht wordt gegund op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). EMVI is een verzameling van (sub)criteria anders dan alleen de laagste prijs. De duur van het nieuwe contact betreft in ieder geval de controle van de jaren 2024, 2025 en 2026, met de mogelijkheid om het contract met tweemaal twee jaar te verlengen. In de te sluiten overeenkomst wordt rekening gehouden met het besluit tot ontvlechting van de werkmaatschappij. Aangezien de datum van ontvlechting nog niet bekend is wordt er een zogenaamde ontvlechtingsclausule opgenomen. Doel hierbij is dat de gecontracteerde accountant de controles blijft uitvoeren voor de individuele gemeente en dat de controle die nodig is voor de gemeenschappelijk regeling Werkmaatschappij 8KTD wordt beëindigd op een nader te bepalen moment. Het beoordelingsteam voor deze aanbesteding bereidt een gunningadvies voor.

Dit beoordelingsteam bestaat uit: • Twee vertegenwoordígers van de accountantscommissie T-diel • Twee vertegenwoordigers van de controlecommissie 8K • Twee financieel adviseurs • Raadsgriffie Tytsjerksteradiel • Raadsgriffie Achtkarspelen • Portefeuillehouder 8K en gemeentesecretaris TD (vertegenwoordigen tevens AB/DB WM8KTD) Histoarje Te berikken effekt Voor de accountantscontrole van de jaarrekening 2024 en verder een accountant aan te stellen. Arguminten Het contract met de huidige accountant eindigt met de controle van de jaarrekening 2023. Alternativen -

Ried Punt Side

: : :

21 september 2023 19 4

Kanttekenings/risiko’s Finânsjes De financiële consequenties zijn op dit moment niet bekend en vloeien voort uit de aanbesteding. Op dit moment bedragen de kosten van de accountantscontrole € 84.750 per gemeenten inclusief de controle van de werkmaatschappij 8KTD Ynwenners- en oerheidspartisipaasje Kommunikaasje Yntegraliteit Previnsje Gearwurking De aanbesteding vindt tegelijkertijd plaats voor Achtkarspelen en de werkmaatschappij 8KTD. In het document van aanbesteding is voldoende rekening gehouden met de consequenties van het raadsbesluit van 22 juni 2023 omtrent het toekomstperspectief samenwerking werkmaatschappij 8KTD. Dit betekent dat de huidige werkmaatschappij dient te worden ontvlochten. Hoelang het proces van ontvlechting zal duren is nog niet bekend. Aanbestedende dienst verwacht dat in de controlejaren 2024 en 2025 de entiteit van de werkmaatschappij nog zal bestaan en dus onderdeel uitmaakt van de opdracht. De werkmaatschappij zal geleidelijk afnemen en uiteindelijk worden opgeheven. Inschrijver dient hier rekening mee te houden. Ferfolchtrajekt Na de aanbestedingsprocedure volgt een gunningsprocedure. Evaluaasje Burgum, 6 juni 2023

De accountantscommissie van de raad van Tytsjerksteradiel secretaris,

voorzitter,

mevr. H.E. de Koe

dhr. D.T. Hooijenga

Riedsbeslút De raad van de gemeente Tytsjerksteradiel; gelezen het voorstel van de accountantscommissie d.d. 6 juni 2023, punt nummer: 19; Beslút: Het document met betrekking tot Openbare Europese aanbesteding Accountantsdienstverlening ten behoeve van de gemeente Achtkarspelen, de gemeente Tytsjerksteradiel, de gemeenschappelijke regeling Werkmaatschappij 8KTD vast te stellen en de aanbestedingsprocedure conform te starten.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Tytsjerksteradiel van 20 september 2023.

De griffier,

De voorzitter,

Mevr. mr. A. Dam

Dhr. drs. L.J. Gebben