19 - Bijlage 2 - Programma van eisen

Bijlage 1 Programma van eisen Algemene eisen Nummer Omschrijving a-e-1

a-e-2

a-e-3

a-e-4

De accountant dient zijn onafhankelijke, onpartijdige en kritische rol te waarborgen. Dit geldt eveneens indien concurrerende organisaties, dan wel derden waarmee de opdrachtgever een bezwarenprocedure c.q. een (juridisch) geschil voert, tot de cliëntenportefeuille van de accountant behoren. De accountant van opdrachtnemer heeft een certificeringsbevoegdheid en bepaalt de aard en omvang van de werkzaamheden op basis van deugdelijkheid in overeenstemming met de Gedrags- en Beroepsregels en kwaliteitseisen zoals geformuleerd door de Nederlandse Beroepsorganisatie voor Accountants. De controle dient uitgevoerd te worden binnen de termijnen die passen in de door de opdrachtgever opgestelde (bestuurlijke) planning van de planning & controle producten. Het uitgangspunt hierbij is dat uiterlijk 1 juni in jaar T+1 de controle is afgerond waarbij zowel oplevering van de controleverklaring als het verslag van bevindingen heeft plaatsgevonden. Met inachtneming van de door de gemeente te bepalen einddatum (zie ook a-e-3) zal in overleg met de opdrachtnemer uiterlijk 1 december de planning voor de jaarrekeningcontrole en de termijn voor het uitbrengen van de controleverklaring en het rapport van bevindingen worden vastgesteld.

Materie eisen Nummer Omschrijving m-e-1 m-e-2 m-e-3

m-e-4

m-e-5

Opdrachtnemer verricht de werkzaamheden in samenwerking met de betrokken medewerkers van de gemeente, het management en het gemeentebestuur. Schriftelijke (incl. e-mail) en mondelinge vragen van opdrachtgever worden binnen een in het maatschappelijke verkeer redelijke geachte termijn beantwoord, waarbij in ieder geval binnen vijf werkdagen na het stellen van de vraag een inhoudelijke reactie volgt. Opdrachtnemer heeft een zodanige betrokkenheid bij gemeenten in het algemeen en na opdracht met de gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel in het bijzonder, zodat de bestuurlijke ondersteuning en advisering vanuit opdrachtnemer toegevoegde waarde voor opdrachtgever heeft. Opdrachtnemer is in staat om in het kader van de overeenkomst en haar certificerende functie de volgende documenten op te leveren: • controleverklaring jaarrekening • verslagen van bevinding (accountants verslag) • managementletter • specifieke verklaringen De door opdrachtnemer in te zetten medewerkers beschikken over voldoende kennis en ervaring op het gebied van Nederlandse gemeenten en specifieke wet- en regelgeving op een breed terrein.

Deze kennis en ervaring zijn zodanig, dat naast de toepassing van bestaande wet- en regelgeving tevens een signaalfunctie kan worden vervuld met betrekking tot risico’s en actuele ontwikkelingen (BADO, SISA, BBV, Fiscale regelgeving, Wet Markt en Overheid, staatssteun, etc.)

Eisen ten aanzien van de certificerende functie m-e-6 Voorafgaand aan de interne en externe controle vindt er afstemming plaats van de werkzaamheden met de Senior P&C adviseur en medewerkers VIC en Financiën van opdrachtgever. Hier worden afspraken gemaakt over de door opdrachtgever aan de accountant beschikbaar te stellen informatie. m-e-7 Inschrijver gaat bij inschrijving er van uit dat de werkzaamheden van de VIC voor de accountantscontrole van aanbestedende dienst te kenmerken zijn als ’intern

beheersingskader’ zoals omschreven in de notitie ‘De verbijzonderde interne controle bij decentrale overheden’ van de commissie BADO. Interimcontrole m-e-8 Opdrachtnemer houdt jaarlijks een interimcontrole, gericht op de werking van de administratieve organisatie en interne beheersing van opdrachtgever. De betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking maakt onderdeel uit van de administratieve organisatie. Onderdeel van de interimcontrole is een risicoanalyse als vooruitblik op de jaarrekening. m-e-9 De interimcontrole in m-e-8 vindt plaats in de periode van september tot en met november van ieder jaar.

Controle van de jaarrekening m-e-10 De jaarrekening wordt beoordeeld op getrouwheid. Daarnaast neemt de accountant kennis van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening van het college en controleert of deze juist is. m-e-11 De controle is gebaseerd op de van kracht zijnde wet- en regelgeving. m-e-12 De controle van jaarrekening behelst: • het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; • het financieel rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties zoals in de rechtmatigheidsverklaring door het college is opgenomen; • het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (i.c. het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV)); • de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. m-e-13 Bij de controle worden de controletoleranties gehanteerd zoals vastgelegd in het BADO, zoals hieronder weergegeven. Goedkeuringstolerantie

Goedkeurend

Beperking

Afkeurend

>1%<3%

Oordeel onthouding -

Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

≤ 1% ≤ 3%

>3%<10%

≥ 10%

-

≥ 3%

Voor de controle van de SiSa-regelingen geldt de actuele nota "verwachting accountantscontrole SiSa" van het desbetreffende jaar, waarin de controleprocedure voor de controlerend accountant van de betreffende medeoverheid op de specifieke uitkeringen en/of de provinciale middelen wordt toegelicht.

Rapportage m-e-14 Opdrachtnemer dient zijn rapportages transparant op te stellen, dat wil zeggen dat: • de bevindingen helder en duidelijk te volgen zijn; • de bevindingen in de rapportages een consistente gedragslijn volgen; • tekortkomingen en risico's zijn gesignaleerd waarbij oplossingsgerichte adviezen worden verstrekt;

•

m-e-15

m-e-16

m-e-17 m-e-18 m-e-19 m-e-20 m-e-21

m-e-22

ook positieve ontwikkelingen die in het oog springen in de rapportage zijn opgenomen; • bij de adviezen ook is aangegeven hoe de uitvoering vorm kan krijgen. De concept-managementletter die door opdrachtnemer wordt opgesteld wordt in de periode genoemd in m-e-16 eerst afgestemd met de ambtelijke organisatie van opdrachtgever en vervolgens besproken met de gemeentesecretaris en portefeuillehouder financiën. De bevindingen worden binnen zes weken na afronding van de interim controle neergelegd in de managementletter. De managementletter is primair gericht aan en wordt aangeboden aan het college van B&W. De raad neemt kennis van de managementletter nadat deze is besproken in de auditcommissie(s). De accountant presenteert de managementletter in het MT. Het afschrift van de managementletter wordt in de auditcommissie nader toegelicht door de accountant. Het concept-accountantsverslag wordt eerst ambtelijk afgestemd en vervolgens besproken met de gemeentesecretaris en portefeuillehouder financiën. Het accountantsverslag wordt ten behoeve van de gemeenteraad uitgebracht met een afschrift aan het college van burgemeester en wethouders. Opdrachtnemer hanteert in zijn accountantsverslag een rapporteringstolerantie voor het opnemen van bevindingen van € 100.000,- of indien lager 5% van de materialiteit. Voor de Werkmaatschappij betreft dit €21.242 op basis van de begroting 2024-2027.

Opdrachtnemer brengt rapport uit aan de raad na bespreking van het concept op basis van het principe van hoor en wederhoor met direct betrokkenen. Het definitieve accountantsverslag (controleverklaring met verslag van bevindingen) wordt gelijktijdig verstrekt aan de auditcommissie en college van B&W. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de auditcommissie.

Review accountantscontrole m-e-23 Berekend vanaf het moment van afsluiten van de controle bij de gemeente (interimcontrole, jaarrekeningcontrole of anderszins) dient binnen vier weken de interne review van opdrachtnemer afgerond te zijn en alle hieruit voortvloeiende vragen te zijn gesteld aan de opdrachtgever.

Eisen ten aanzien van de natuurlijke adviesfunctie m-e-24 Naast de controle van de jaarrekening dient de accountant als onderdeel van de opdracht te voorzien in de natuurlijke adviesfunctie, d.w.z. de accountant adviseert op eigen initiatief dan wel op verzoek van de opdrachtgever. m-e-25 De accountant beschikt over kennis en ervaring op het terrein van bedrijfsmatige ontwikkelingen in de gemeentelijke praktijk. De accountant kan terugvallen op een netwerk van deskundigheid op het gebied van belastingrecht, automatisering, rechtmatigheid, bedrijfsvergelijking tussen gemeenten, administratieve organisatie, ITaudits, inkoop– en aanbestedingswetgeving, etc. m-e-26 De accountant geeft signalen en informeert actief over risico’s die de gemeente loopt, enerzijds gerelateerd aan de jaarrekeningcontrole en anderzijds uit hoofde van externe ontwikkelingen, die van invloed kunnen zijn op de gemeentelijke exploitatie, financiële positie en rechtmatigheidsverantwoording. m-e-27 Deze advisering is onlosmakelijk aan de certificerende functie verbonden en maakt onderdeel uit van de daarvoor afgesproken prijs. Het omvat adviezen van beperkte omvang die een directe relatie hebben met de jaarrekeningcontrole, rapport van bevindingen en managementletter, en zich daarin uitkristalliseren.

m-e-28 De auditcommissie stelt jaarlijks voorafgaand aan de interimcontrole in overleg met de opdrachtnemer maximaal drie aandachtsvelden vast waaraan de accountant specifiek aandacht zal besteden tijdens de controlewerkzaamheden. m-e-29 De accountant gaat ermee akkoord dat de natuurlijke adviesfunctie tot de initiële opdracht hoort. Het karakter van de natuurlijke adviesfunctie brengt met zich mee, dat de accountant direct aanspreekbaar is. Overleg met griffie, ambtelijk management, collegeleden en (een vertegenwoordiging uit) de raad worden gezien als passend binnen de natuurlijke adviesfunctie. Hiervoor wordt geen extra factuur in rekening gebracht. Eisen ten aanzien van overige Diensten m-e-30 De overige diensten omvatten de diensten welke niet onder de certificerende en natuurlijke adviesfunctie zijn benoemd. Hieronder vallen bijvoorbeeld door de Opdrachtgever gevraagde specifieke adviezen, onderzoeken en controles die niet relevant zijn voor de certificerende en natuurlijke adviesfuncties zoals hiervoor beschreven. Het kan hier gaan om bijvoorbeeld opdrachten met betrekking tot het opstellen van nieuwe AO-beschrijvingen, opdrachten met betrekking tot vermeende fraudes, organisatie-adviezen, enz. m-e-31 Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om deze aanvullende specifieke adviezen, onderzoeken en controles bij derden af te kunnen nemen niet zijnde opdrachtnemer. m-e-32

Totstandkoming van opdrachten voor overige diensten geschiedt op offertebasis en goedkeuring vooraf door de opdrachtgever. In deze aparte offertes worden de uurprijzen gehanteerd die opgenomen zijn in de uurtarieven voor de jaarrekeningcontroles. Daar waar de opdracht een bijzonder specialisme vereist, kan voor die betreffende werkzaamheden een apart uurtarief gehanteerd worden.

Eisen aan evaluatie/controle e-e-1 Eenmaal per jaar worden de werkzaamheden met vertegenwoordigers van de Auditcommissie en opdrachtnemer geëvalueerd zonder dat hiervoor kosten in rekening worden gebracht. In deze evaluatie wordt de samenwerking besproken en zal ook de ontvlechting en de voortgang worden besproken. e-e-2 Uiterlijk 1 week voor de start van de accountantscontrole wordt door vertegenwoordigers van Opdrachtgever en Opdrachtnemer beoordeeld of aan de vereisten wordt voldaan voor de start van de controle (bijvoorbeeld dossiervorming) en kunnen onduidelijkheden/omissies over en weer worden uitgewisseld om zo het meerwerk voor een ieder te beperken. Personele eisen p-e-1 Opdrachtnemer zet medewerkers in die de Nederlandse taal beheersen, in woord en geschrift.

p-e-2

Het controleteam wat in het kader van deze aanbesteding aangeboden wordt daadwerkelijk ingezet voor de uitvoering van de opdracht.

p-e-3

De intentie is aanwezig dat van het controleteam minimaal de partner en de manager voor de uitvoering van de controle de eerste drie jaren van de overeenkomst niet worden gewisseld.

p-e-4

Indien een lid of leden van het controleteam door omstandigheden moeten worden vervangen, dan worden die vervangen door medewerkers met gelijkwaardige kennis en ervaring. Indien naar oordeel van de opdrachtgever sprake is van onvoldoende gekwalificeerd personeel, is deze bevoegd is om de verwijdering van dit personeel te gelasten. De opdrachtnemer is verplicht tot vervanging over te gaan. Dit heeft geen financiële gevolgen voor de opdrachtgever.

p-e-5

Commerciële eisen c-e-1 Voor de controle van de jaarrekening inclusief de natuurlijke adviesfunctie wordt een vaste prijs geoffreerd. c-e-2 De offerte is in de Nederlandse taal gesteld en de gehanteerde tarieven zijn in Euro’s excl. btw. c-e-3 De offerte bevat een vaste prijs voor de controle van een SISA-regeling. c-e-4 Het tarief voor de controles van de jaarrekeningen en controle over de verantwoordingen over specifieke SISA-regelingen evenals de uurtarieven zijn vast en inclusief alle kosten, zoals en voor zover van toepassing, maar niet uitputtend: uitvoering, nazorg, overhead, reis- en andere kosten. c-e-5

De volgende zaken kunnen niet tot meerwerk leiden en zijn in het vaste bedrag per jaar opgenomen: • • • •

c-e-6 c-e-7

c-e-8

c-e-9

Herziening grondexploitaties Wijzigingen van regelgeving die slechts een vervanging zijn Indien minimaal 80% van opgevraagde gegevens bij aanvang van de controle wordt opgeleverd en binnen een week 100% Twee extra onderzoeksvragen per gemeente

Alleen daadwerkelijk aan de opdracht bestede uren kunnen in rekening gebracht worden, voor zover er geen vaste tarieven voor opdrachten zijn afgesproken. Indexering De prijzen liggen vast voor twee jaar d.w.z. voor de controle van het boekjaar 2024 en 2025. De prijs kan maximaal eenmalig per jaar vanaf de controle van boekjaar 2026 per 1 juni van ieder jaar worden verhoogd of verlaagd, voor het eerst per 01-06-2026. Hierbij geldt de inflatiecorrectie volgens het laatst bekende en gepubliceerde jaarmutatiecijfer voor de categorie CBS Dienstenprijzen: Commerciële dienstverlening en transport, categorie 69.2 Accountants, boekhouders en belastingconsulenten. Bovengenoemde CBS cijfers zijn hierbij altijd leidend en zijn maximale indexen. Afzien van prijsindexering Indien in een jaar afgezien is van prijsindexering, dan vindt indexering in het daarop volgende jaar slechts plaats over de periode van één jaar. Van indexering over meerdere jaren is daarom nimmer sprake. Indexering en prijswijzigingen De voorgenomen indexering en prijswijzigingen met onderbouwing dienen minimaal 1 maand voor ingangsdatum aan de griffie kenbaar gemaakt te worden per e-mail. Eventuele aanpassingen van de vaste prijs en uurtarief gaan pas in na schriftelijk akkoord door opdrachtgever.

c-e-10

c-e-11 c-e-12

Facturatie algemeen (vaste prijs en sisa regelingen) Opdrachtnemer brengt het overeengekomen vaste jaarbedrag voor de natuurlijke adviesfunctie, de certificerende functie achteraf in termijnen aan Opdrachtgever in rekening. De eerste termijn, groot 20% van het verschuldigd bedrag, na afloop van de interimcontrole. De tweede termijn groot 20% van het verschuldigd bedrag, vervalt na oplevering van de managementletter. De derde termijn, groot 30% van het verschuldigd bedrag, na afloop van de jaarrekeningcontrole. De vierde en tevens laatste termijn, groot 30% van het verschuldigde bedrag, vervalt bij oplevering van de controleverklaring en oplevering van het verslag van bevindingen. De facturering van de accountantskosten voor de Werkmaatschappij verloopt via de beide gemeenten en is ook geadresseerd aan beide gemeenten. Hiervoor gelden dezelfde termijnen, waarbij per termijn de helft van de kosten van de Werkmaatschappij gefactureerd wordt aan beide gemeenten. Eventuele kosten voor collegiaal overleg (tussen de accountants) bij aanvang of overdracht van de opdracht, zijn voor rekening van opdrachtnemer. Meerwerk mag alleen uitgevoerd worden na schriftelijke instemming en is vooraf afgestemd met de griffier en opdrachtgever.