17 - Raadsvoorstel - Publiekshal multifunctioneel inzetbaar maken

Riedsútstel

Ried Agindapunt Status Program Eardere behandeling Portefúljehâlder Amtner Taheakke Saak- en stiknûmer

: : : : : : : : :

27 januari 2022 17 Besluitvormend Programma 0 - Bestuur en ondersteuning Presintaasje Iepen Poadium: 20 januari 2022 Dhr. J.L. Gebben Mevr. J. Berghuis N.v.t. Z2021-04029 / S2021-31454

Underwerp Publiekshal multifunctioneel inzetbaar maken Wy stelle jo foar te besluten om: 1. De publiekshal in het gemeentehuis in Burgum in te richten als een multifunctionele ruimte. 2. In de hal representatief, multifunctioneel meubilair te plaatsen. 3. In de hal een op maat gemaakte kastenwand te plaatsen waarin kastruimte, opslagruimte en een pantry zijn geïntegreerd. 4. Te investeren in een uitgebreide ICT-optie, waardoor filmen, streamen, hybride vergaderen en presenteren mogelijk wordt in de publiekshal. 5. Aanvullende middelen beschikbaar te stellen om de voorgestelde verbouwing te kunnen realiseren en de daaruit voortvloeiende lasten te kunnen bekostigen, dit inclusief een formatieve uitbreiding voor Interne Diensten van 0,22 fte per 1 september 2022 (allround medewerker Servicedesk). Deze extra last bedraagt in 2022 € 21.667, in 2023 € 43.873 en loopt na 2023 geleidelijk af vanwege een lagere jaarlijkse rentelast tot het moment van vervanging daar is. 6. De lasten voor 2022 ten bedrage van € 21.667 ten laste van het begrotingssaldo van het jaar 2022 te brengen. De lasten voor 2023 en verder ten bedrage van € 43.873 als ontwikkeling mee te nemen in de begroting 2023-2026 rekening houdend met de berekende lagere rentelast voor de jaren vanaf 2024 in verband met de jaarlijkse afschrijving.

Koarte gearfetting Voorgesteld wordt om van de publiekshal een multifunctionele ruimte te maken waar men met grote groepen in de namiddag en avond kan vergaderen en die voorzien is van presentatie- en streamingsmogelijkheden. Daarnaast kan overdag deze ruimte gebruikt worden door medewerkers als informeel vergader- en ontmoetingsplaats. Foech ried/kolleezje: De raad heeft budgetrecht. Het college is uitvoerend. Ynlieding Verschillende aspecten komen samen in de wens om de publiekshal in het gemeentehuis te veranderen in een multifunctionele ruimte. Als eerste de uitdrukkelijke wens van het presidium om de sessies van het Iepen Poadium parallel aan elkaar te laten plaatsvinden.

Ried Punt Side

: : :

27 januari 2022 17 2

De inspraak bij het Iepen Poadium van inwoners van de gemeente te laten plaats vinden in de hal en de hal te gebruiken voor thema-avonden waarbij inwoners van de gemeente uitgenodigd kunnen worden. Gezamenlijke activiteiten van beide gemeenteraden kunnen dan ook in Burgum in het gemeentehuis plaats vinden. Kortom voor de gemeenteraad zal het multifunctioneel maken van de publiekshal een enorme stap vooruit zijn in het effectief en efficiënt vergaderen. Eveneens brengt, voor de medewerkers van onze organisatie, de dynamiek van zowel thuis als op kantoor werken de wens met zich mee om elkaar op een informele manier te ontmoeten. Deze wensen en uitgangspunten zorgen voor een behoefte aan een multifunctionele ruimte binnen het gemeentehuis. Histoarje De raad heeft op 24 januari 2019 besloten om in te stemmen met herinrichting van raadzaal en publiekshal. Nieuwe – op dat moment niet voorziene - ontwikkelingen (zie ynlieding) geven aanleiding om de publiekshal anders in te gaan zetten en te herinrichten. Te berikken effekt De publiekshal wordt multifunctioneel inzetbaar voor de raad en de organisatie. Arguminten Er is een sterke wens om een extra ruimte te hebben binnen het gemeentehuis waar men met grote groepen kan vergaderen en die voorzien is van presentatie- en streamingsmogelijkheden. De ruimte moet het hybride werken ondersteunen.

Thuiswerken blijft een onderdeel van onze werkweek daarom zal het informeel ontmoeten en overleggen binnen gemeentehuizen meer een wens worden. De publiekshal is de enige ruimte die zonder grootschalige verbouwingen geschikt is om in deze wensen te voorzien. De publiekshal is een mooie, ruime ruimte die potentie heeft. De hal is te gebruiken voor verschillende bijeenkomsten: vergaderingen, teamsessies, informatieavonden, lezingen, informeel overleg enz. Om deze bijeenkomsten plaats te laten vinden moet de ruimte ingericht worden met flexibel meubilair en goede, complete ICT-voorzieningen. Een bijkomend voordeel is dat er voor grotere bijeenkomsten niet meer uitgeweken hoeft te worden naar een externe locatie. Concreet advies Het volgende wordt geadviseerd: 1. De publiekshal met multifunctioneel en representatief meubilair inrichten. De ruimte zo in laten richten dat deze overdag gebruikt kan worden door bezoekers en medewerkers voor ontmoeten en kort informeel overleg. Na 16.30 uur kan de ruimte omgebouwd worden waardoor de zaal gebruikt kan worden voor vergaderingen en andere bijeenkomsten. Bij vergaderingen en bijeenkomsten gaan we uit van 100 zitplaatsen en voor 50 personen beschikking over ook een tafel.

Ried Punt Side

: : :

27 januari 2022 17 3

2. In de hal een complete raadsvergadering opstelling creëren met camera’s, geluidsinstallatie (met meerdere microfoons) en hybride vergadermogelijkheden. Het advies is om de ruimte niet te voorzien van een beamer en scherm maar om een videowall te plaatsen. Hiermee sluit je aan bij de huidige ontwikkeling op gebied van audiovisuele middelen, het draagt bij aan een fraaie uitstraling van de hal en is handiger in gebruik dan een beamer en scherm. 3. Voor de uitzending van de raadsvergadering via RTV NOF is het nodig om vanuit de raadszaal een glasvezelverbinding te leggen naar de publiekshal. 4. De gehele witte wand in de hal te voorzien van een kastenwand met een pantry. In deze kastenwand wordt de opslag voor de tafels en stoelen, een kast voor de geluidsinstallatie gecreëerd en het op dit moment nog zichtbare installatiewerk wordt weggewerkt. Alternativen Alternatieven zijn: 1. Goedkoper meubilair te plaatsen in de vorm van opklapbare tafels en stoelen voor de bijeenkomsten in de avonden. Dit meubilair wordt na elke bijeenkomst weer opgeruimd. Bij deze optie wordt ook gegaan van 100 zitplaatsen en voor 50 personen beschikking over een tafel; 2. De zaal alleen in te richten met presentatie faciliteiten, een videowall en enkele microfoon. Hierdoor heb je alleen presentatie faciliteiten voor vergaderingen en andere bijeenkomsten; 3.

Een grotere bouwkundige opties waar in de hal een kastenwand gemaakt waarin de geluidsinstallatie kan worden opgeborgen. Hierdoor wordt ook het installatiewerk van de vloerverwarming weggewerkt. Daaraan gekoppeld wordt een pantry gemaakt voor de cateringvoorzieningen. Voor de opslag van het meubilair wordt door een muur te plaatsen in de reproruimte een opslagruimte gecreëerd. Deze ruimte is toegankelijk, via een deur, vanuit de hal. 4. Een ander alternatief is een grootschalige verbouwing van de hal, waarbij er door wanden te plaatsen in de hal een aparte vergaderruimte wordt gecreëerd. Dit alternatief wordt in deze notitie niet verder uitgewerkt en wordt sterk afgeraden omdat het gaat om een grootschalige ingrijpende verbouwing tegen hoge kosten. Bovendien is deze optie 4 jaar geleden ook besproken en is destijds bewust gekozen voor de huidige setting. Kanttekenings/risiko’s Er zijn wel een aantal praktische punten waar rekening mee gehouden moet worden: 1. De lichtstraat in de hal lekt bij regenachtig weer. Reparatie van deze lichtstraat is rand voorwaardelijk voor de uitvoering voor dit plan. Er is investeringsbudget beschikbaar in 2022 voor deze reparatie. De werkzaamheden aan de lichtstraat moeten uitgevoerd worden voordat pantry en kastenwand gerealiseerd worden; 2. De publiekshal is voor bezoekers geopend van 9.00–16.30 uur.

In die uren kunnen er geen bijeenkomsten georganiseerd worden of vergaderd worden; 3. Voor de uitvoering van extra werkzaamheden, vanwege meer gebruik van de hal en interne bijeenkomst, door Interne Diensten is het gewenst om structureel extra inzet te realiseren van 0,22 fte (€ 11.000 op jaarbasis 100% voor TD); 4. Zolang, in verband met corona, ventilatie en instroom frisse lucht een belangrijk punt is kan de hal niet gebruikt worden door meer dan 50 personen. In de toekomst kan dit uitgebreid worden naar 100 personen. In de kosten is al wel uitgegaan van 100 personen. Het maximaal aantal personen van 50, zorgt voor een beperking op de functionaliteit en mogelijk inzet van de hal als multifunctionele ruimte;

Ried Punt Side

: : :

27 januari 2022 17 4

5. Er wordt vanuit gegaan dat bij parallel lopende sessies één van de bijeenkomsten live wordt uitgezonden en de andere bijeenkomst aansluitend wordt uitgezonden door opname; 6. In deze notitie is een kostenindicatie gemaakt naar aanleiding van ervaring en uitvraag bij bestaande leveranciers. Voor de verbouwing en ICT-middelen en meubilair zal vanwege de bedragen een inkooptraject gestart moeten worden. Hierbij moet uitgegaan worden van een doorlooptijd van in elke geval 4 maanden; 7. In deze notitie is gerekend met indicatieve prijzen. Bij het uitvragen van offertes is het mogelijk, door onder andere prijsstijgingen, dat investeringsbedragen hoger uitvallen; Finânsjes De uitgangspunten bij het opstellen van het investerings- en meerjarig kostenplaatje per optie zijn: 1. 2. 3. 4.

Start en realisatie verbouwing in 2022 Start afschrijving e.d. in 2023, rente 1,5%. Alle opgevoerde bedragen zijn incl. kostenverhogende BTW In het onderstaande kostenplaatje is geen rekening gehouden met vervangingskosten, klein onderhoud en extra schoonmaak- en cateringkosten. De verwachting is dat deze kunnen worden opgevangen binnen de reguliere exploitatiebudgetten Facilitair TD. 5. Extra formatie per 1 september 2022 - geschatte afronding verbouw In onderstaand overzicht zijn de verwachte kosten aangegeven en hoe e.e.a. volgens de financiële regelgeving gefinancierd moet worden. Hierbij moet rekening worden gehouden met het feit dat de pantrykosten en de glasvezelverbinding ten laste komen van het jaar van afronding, bedragen onder de activeringsgrens van € 15.000, en de kapitaallasten voortvloeiende uit de nieuwe investeringen (verbouwing, geluidsinstallatie c.a. en videomuur) starten in het 1e jaar na afronding. Deze kapitaallasten dalen na het 1e jaar gestaag door een lagere rentelast. Omschrijving

Optie 1

Optie 2

Bouwkundig

48.200

35.000

Ontwerpkosten

6.000

6.000

54.200

41.000

50.000

50.000

Subtotaal ICT – Videomuur ICT - Geluidsinstallatie c.a. (incl. camera)

110.000

ICT- Glasvezelverbinding, eenmalige kosten 2022

10.000

Subtotaal Meubilair

Toelichting

Afschr. in

Rente TD

Beide verbouwing, vormen samen één krediet

15 jaar

1,5%

15 jaar

1,5%

5 jaar

1,5%

8 jaar

1,5 %

20 jaar

1,5%

15 jaar

1,5%

Vanwege de verschillende afschrijvingstermijnen is er sprake van 3 aparte “investeringen”

170.000

50.000

75.000

35.000

Nieuw krediet

Ried Punt Side

: : :

27 januari 2022 17 5

Subtotaal Inrichting pantry, eenmalige kosten 2022 Subtotaal Extra formatie Subtotaal

75.000

35.000

8.000

8.000

8.000

8.000

11.000

11.000

11.000

11.000

100% voor TD

NB a. Er is geen dekking binnen bestaande budgetten, daarom moet de raad aanvullende middelen beschikbaar stellen. b. Kosten voor huren Ikker zijn per vergadering € 420,- inclusief BTW. Gebruik maken van de diensten van RTV-NOF zijn per vergadering € 750,- inclusief BTW. Kosten voor extern vergaderen met voorzieningen en streamen van beelden zijn dus € 1170,- inclusief BTW per vergadering. Kostenplaatje advies 2022

2023

2024

2025

Verbouwing publiekshal

3.348

3.307

3.266

ICT – videomuur

10.750

10.600

10.450

ICT – geluidsinstallatie c.a.

12.650

12.485

12.120

6.125

6.050

5.975

ICT – glasvezelverbinding

10.000

Meubilair Inrichting pantry

8.000

Extra formatie per 1-9-2022

3.667

11.000

11.000

11.000

Totaal

21.667

43.873

43.442

42.811

Kostenplaatje alternatief 2022

2023

2024

2025

Verbouwing publiekshal

4.426

4.372

4.318

ICT – Videomuur

10.750

10.600

10.450

Meubilair

2.858

2.823

2.788

Inrichting pantry

8.000

0

0

0

Extra formatie per 1-9-2022

3.667

11.000

11.000

11.000

Ried Punt Side

: : :

27 januari 2022 17 6

Totaal

11.667

29.034

28.795

28.556

Ynwenners- en oerheidspartisipaasje N.V.T. Kommunikaasje In overleg met communicatie wordt er een tekst opgesteld voor de besluitenlijst als het stuk openbaar is. Yntegraliteit Dit voorstel is tot stand gekomen in overleg met financiën, ICT en gebouwenbeheer. ICT en gebouwenbeheer zijn positief over dit plan. Vanuit financiën wordt de kanttekening geplaatst of een dergelijke grote investering in de publiekshal en voorzieningen gewenst zijn kijkend naar besparingen die gedaan moeten worden en mogelijke toekomstige ontwikkelingen op het gebied van samenwerking met de gemeente Achtkarspelen. Previnsje N.V.T Gearwurking Dit voorstel is alleen voor de gemeente Tytsjerksteradiel. Ferfolchtrajekt Op 20 januari wordt de notitie gepresenteerd tijdens het Iepen Poadium. Daarna wordt het op 27 januari besproken in de raad. Als de raad positief besluit over het advies, wordt de uitvoering in gang gezet en kan in overleg met leveranciers een planning gemaakt worden over de uitvoering. Verwachting is dat pas na de zomer van 2022 de zaal in gebruik kan worden genomen. Evaluaasje N.V.T. Burgum, 11 januari 2022 Het college van burgemeester en wethouders van Tytsjerksteradiel, secretaris,

burgemeester,

mevr. H.M. van Gils

dhr. drs. L.J. Gebben

Riedsbeslút De raad van de gemeente Tytsjerksteradiel; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 11 januari 2022, punt nummer: 17; Beslút: 1. De publiekshal in het gemeentehuis in Burgum in te richten als een multifunctionele ruimte. 2. In de hal representatief, multifunctioneel meubilair te plaatsen. 3. In de hal een op maat gemaakte kastenwand te plaatsen waarin kastruimte, opslagruimte en een pantry zijn geïntegreerd. 4. Te investeren in een uitgebreide ICT-optie, waardoor filmen, streamen, hybride vergaderen en presenteren mogelijk wordt in de publiekshal. 5. Aanvullende middelen beschikbaar te stellen om de voorgestelde verbouwing te kunnen realiseren en de daaruit voortvloeiende lasten te kunnen bekostigen, dit inclusief een formatieve uitbreiding voor Interne Diensten van 0,22 fte per 1 september 2022 (allround medewerker Servicedesk). Deze extra last bedraagt in 2022 € 21.667, in 2023 € 43.873 en loopt na 2023 geleidelijk af vanwege een lagere jaarlijkse rentelast tot het moment van vervanging daar is. 6. De lasten voor 2022 ten bedrage van € 21.667 ten laste van het begrotingssaldo van het jaar 2022 te brengen. De lasten voor 2023 en verder ten bedrage van € 43.873 als ontwikkeling mee te nemen in de begroting 2023-2026 rekening houdend met de berekende lagere rentelast voor de jaren vanaf 2024 in verband met de jaarlijkse afschrijving.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Tytsjerksteradiel van 27 januari 2022.

De griffier,

De voorzitter,

Dhr. O.E. de Vries

Dhr. drs. L.J. Gebben