14 - Raadsvoorstel - Formatie vergunningverlener Bijzondere Wetten

Riedsútstel

Ried Agindapunt Status Program Eardere behandeling Portefúljehâlder Amtner Taheakke Saak- en stiknûmer

: : : : : : : : :

23 november 2023 14 Besluitvormend Programma 1 - Veiligheid N.v.t. Dhr. L.J. Gebben Mevr. S. Kuypers N.v.t. Z2023-03384 / S2023-20167

Underwerp Formatie vergunningverlener Bijzondere Wetten Wy stelle jo foar te besluten om: 1. Voor de functie van vergunningverlener APV Bijzondere Wetten, waarvan uitvoering binnen de WM8KTD plaatsvindt 0,67 fte beschikbaar te stellen. 2. De hiervoor benodigde middelen voor 2024 (€ 63.000) en 2025 (€ 58.000) via een verhoging van de bijdrage aan de WM8KTD beschikbaar te stellen en dit ten laste van de algemene reserve te brengen. 3. Het DB van de WM8KTD op de hoogte brengen van dit besluit, zodat ook in de WM8KTD via begrotingswijziging de middelen hiervoor beschikbaar komen. Koarte gearfetting Voorgesteld wordt om voor om voor de functie van Vergunningverlener APV Bijzondere Wetten extra formatie beschikbaar te stellen. De financiële gevolgen worden verwerkt in 2024 en 2025. Ynlieding De afgelopen twee jaar is er steeds meer werk naar ons toegekomen op het gebied van evenementen. Er worden meer taken bij de gemeente neergelegd met als gevolg dat er meer tijd gestoken moet worden in het vergunningenproces. Het takenpakket van de vergunningverlener APV BW is aldoor verder uitgebreid terwijl de formatie is achtergebleven. Het is niet (meer) mogelijk om het takenpakket uit te voeren op het niveau waarop dit voorheen werd uitgevoerd. Ook is het niet (meer) mogelijk om aan te sluiten bij de uitgesproken politieke ambities op dit vlak die verwoord zijn in het coalitieakkoord.

Onlangs heeft bovenstaande zich voorgedaan bij de vergunningverlening voor de Burgummer feesttent. Voor dit feest waren de stukken, onlangs meermaals verzoek daartoe vanuit de vakafdeling en meermaals uitgebreide toelichting (wat willen wij van u

Ried Punt Side

: : :

23 november 2023 14 2

ontvangen), niet voldoende. Externe partners adviseerden niet en de vergunning kon, in het licht van de gemaakte afspraken over taken, niet verleend worden1. Het niet meer uitvoeren van de gehele taak, leidt tot evenementen die niet door kunnen gaan, omdat de gemeente vanwege toenemende regeldruk onvoldoende gelegenheid heeft hier in mee te denken. De stukken die worden aangeleverd zijn van onvoldoende kwaliteit, externe partners zoals de politie en de VRF willen vervolgens geen advies meer uitbrengen omdat de veiligheid onvoldoende gewaarborgd is. De problematiek speelt niet alleen in onze gemeente, maar wordt breed bij organisatoren, gemeenten en hulpdiensten herkend. In opdracht van Toerisme Alliantie Fryslân zijn de signalen onderzocht en samengebracht in het rapport Onderzoek naar de Friese evenementensector, Samenwerken aan perspectief (september 2023). Mede naar aanleiding van dit rapport hebben Provinciale Staten een motie aangenomen, waar Gedeputeerde Staten worden opgeroepen om het initiatief te nemen om in samenwerking met gemeenten tot een gepaste oplossing te komen, waar de Provincie, lokale overheden en hulpdiensten samenwerken om organisatoren van dorpsfeesten/evenementen te ondersteunen op het gebied van kennisdeling en om het proces rond aanvragen beter te stroomlijnen (motie 27 september 2023).

Ook bij uw raad hebben wij zorgen geproefd over toenemende kosten en regels, die het organiseren van dorpsfeesten, optochten en andere evenementen in onze gemeente moeilijker maken. Er zijn in het afgelopen jaar meerdere keren vragen gesteld met het oog om evenementen te behouden. Omdat wij deze zorg delen, komen wij met dit voorstel voor eerst twee jaar, aangezien nog niet volledig duidelijk is hoe de zojuist genoemde acties gaan verlopen. Te berikken effekt Wij willen bereiken dat er 0,67 fte formatie voor de rol van vergunningverlener APV Bijzondere Wetten wordt gecreëerd. Dit betreft in eerste instantie een uitzetting voor de duur van twee jaar. Arguminten 1. Uitbreiding takenpakket Het takenpakket van de vergunningverlener APV BW is steeds verder uitgebreid terwijl de formatie is achtergebleven: -

-

Er zijn de afgelopen jaren structureel meer taken in het vergunningenproces bij de gemeente neergelegd (o.a. als gevolg van een terugtrekkende politie, hogere eisen VRF, politie, de wetgeving omtrent natuur en milieu). Organisatoren van evenementen hebben meer verantwoordelijkheden gekregen en moeten complexere documentatie indienen (meer hulp van gemeente nodig). Er zijn meer provinciale regels opgesteld die moeten worden nageleefd. Er zijn steeds meer inwoners die klachten dan wel bezwaren indienen tegen evenementen, met als gevolg dat wij naar de bezwarencommissie plus de rechtbank moeten (zie het recente voorbeeld van Psylân in Ryptsjerk). Hierbij zijn twee voorlopige voorzieningen aangevraagd (rechtbank) en drie handhavingsverzoeken ingediend waarbij de gang naar bezwarencommissie en rechtbank open staat. Daarnaast lopen er nog drie bezwaarprocedures tegen de vergunning. Deze taken zijn allemaal opgepakt door een ingehuurde advocaat omdat zowel de capaciteit op vergunningverlening als op de jurist handhaving (zie punt 4) ontbreekt. Het toetsingskader is vergroot (in het kader van de Wet Natuurbescherming) Vergunningenproces wordt complexer en vergt meer tijd.

1 Uiteindelijk is met nog meer moeite het onderliggende draaiboek compleet gemaakt en is de vergunning alsnog verleend.

Ried Punt Side

-

-

: : :

23 november 2023 14 3

Verplichting om te werken met gecertificeerde beveiligers en een aangeleverd beveiligingsplan. Extra verkeers- en parkeerplan moet worden aangeleverd en extra getoetst. Vooraf moet er nu geschouwd worden bij grotere evenementen. Toename structurele vooroverleggen met externe partners (als gevolg van de steeds complex wordende materie). Extra verplichting om dagelijks de regionale evenementenkalender te vullen. De toename van regelgeving en complexiteit van evenementen, heeft als gevolg dat evenementen nu geëvalueerd moeten worden (in samenwerking met externe partners). De range met evenementen die geëvalueerd moeten worden, is vergroot. Toename problematiek met jeugd en alcoholgebruik, creëert meer werk aan de voorzijde van het proces. Meer gesprekken, meer overleg, meer inzet. Structurele toename van zienswijzen op vergunningen door burgers. Deze moeten behandeld worden.

2. Veiligheid Wij lopen het risico dat wij geen aandacht meer hebben voor de vergunning die wij verlenen. Wij overleggen niet meer of veel minder en denken niet mee met de organisatie. Het resultaat daarvan is dat er vergunningen worden verleend voor evenementen die niet veilig zijn. Veiligheid bereik je namelijk door aandacht, meedenken en afstemming. Een voorbeeld is het festival Psylân dat eind augustus gehouden werd in Ryptsjerk. In de voorbereiding van dit evenement zat enorm veel werk. Behalve het proces van de vergunningverlening zelf, is er continu afgestemd met zowel politie, organisatie als Veiligheidsregio Fryslân. Daarbij valt te denken aan zaken die gaan over veiligheid, over brandveiligheid, over vluchtroutes, over hulpdiensten, over geluid, over overlast en handhaving. Noem het maar op. Allemaal belangrijke dingen. Er zijn bij dit evenement meerdere gerechtelijke procedures gevoerd. De (juridische) vraag was meermaals aan de orde of het evenement wel door mocht gaan. Maar dat mocht. Alles samen resulteerde in een prachtig en veilig festival waar van genoten kon worden. Kortom, een vergunning afgeven voor een evenement moet echt met aandacht want anders gebeuren er mogelijk ongelukken. 3. Gemeente is aansprakelijk De organisatoren en de gemeente zijn aansprakelijk wanneer er een ongeluk gebeurt.

Landelijk zijn er meerdere (dodelijke) ongelukken gebeurd die het belang van een goed en zorgvuldig vergunningenproces benadrukken. Risico’s zijn van alle tijden, maar nemen nadrukkelijk toe. Voor elk evenement moet meer tijd uitgetrokken worden om de openbare orde en veiligheid te beoordelen en in overleg te treden met de organisatie en de externe partners. Het afstemmen met externe partners is geen verplichting. Het bijstaan van de organisatoren van evenementen, is ook geen wettelijke taak. Maar ze zijn wel erg belangrijk om gezamenlijk tot een zo veilig mogelijk en mooi evenementen te komen dat gewaardeerd wordt door onze mienskip. 4. Werkdruk – verlies medewerkers Een gevolg van de uitbreiding van het takenpakket is de structureel hoge werkdruk. Wij lopen het risico onze medewerkers kwijt te raken. Dat kan door ziekte uitval omdat de werkdruk structureel ongezond hoog is. Of doordat men in de huidige arbeidsmarkt ruime keuze heeft om ergens anders aan de slag te gaan.

Ried Punt Side

: : :

23 november 2023 14 4

Alternativen De formatie voor deze rol niet uit te breiden. Kanttekenings/risiko’s Met het instemmen van dit voorstel wordt eveneens ingestemd met een (uitbreiding van de) ‘tenzij’ taak voor onze gemeente binnen de WM8KTD. Bij het ontstaan van deze tenzij taak is het van groot belang om de zuiverheid van de (uitvoering van de) taak te waarborgen en de (financiële) verantwoording hier adequaat op in te richten. Finânsjes Voor deze taak is 0,67 fte nodig. De kosten bedragen € 63.333 per jaar. Uitvoering vindt plaats vanuit de WM8KTD. Aangezien deze uitbreiding alleen voor Tytsjerksteradiel nodig is hebben deze kosten volledig betrekking op Tytsjerksteradiel. Dit vertaalt zich als volgt voor de financiële effecten voor de komende twee jaar: 2024: € 63.333 2025: € 58.056 Deze lasten worden als incidenteel beschouwd en worden daarom ten laste van de algemene reserve gebracht . Voor de WM8KTD zal de bijdrage via begrotingswijziging omhooggaan. Als de raad instemt met deze uitzetting van de begrotingen zullen deze financiële effecten worden verwerkt. Ynwenners- en oerheidspartisipaasje Kommunikaasje Yntegraliteit Previnsje Gearwurking Dit voorstel wordt niet voorgelegd in Achtkarspelen. Ferfolchtrajekt Evaluaasje Burgum, 31 oktober 2023 Het college van burgemeester en wethouders van Tytsjerksteradiel, secretaris,

burgemeester,

mevr. H.M. van Gils

dhr. drs. L.J. Gebben

Riedsbeslút De raad van de gemeente Tytsjerksteradiel; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 31 oktober 2023, punt nummer: 14; Beslút:

1. Voor de functie van vergunningverlener APV Bijzondere Wetten, waarvan uitvoering binnen de WM8KTD plaatsvindt 0,67 fte beschikbaar te stellen. 2. De hiervoor benodigde middelen voor 2024 (€ 63.000) en 2025 (€ 58.000) via een verhoging van de bijdrage aan de WM8KTD beschikbaar te stellen en dit ten laste van de algemene reserve te brengen. 3. Het DB van de WM8KTD op de hoogte brengen van dit besluit, zodat ook in de WM8KTD via begrotingswijziging de middelen hiervoor beschikbaar komen.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Tytsjerksteradiel van 23 november 2023.

De griffier,

De voorzitter,

Mevr. mr. A. Dam

Dhr. drs. L.J. Gebben