13 - Raadsvoorstel - Beleidsplan raadscommunicatie

Riedsútstel

Ried Agindapunt Status Program Eardere behandeling Portefúljehâlder Amtner Taheakke

: : : : : : : :

Saak- en stiknûmer

:

20 juni 2024 13 Besluitvormend Programma 0 – Bestuur en ondersteuning Presintaasje Iepen Poadium 13 juni 2024 N.v.t. Mevr. A. Dam 1. Beleidsplan raadscommunicatie 2. Uitvoeringsprogramma beleidsplan raadscommunicatie Z2023-03656 / S2024-10028

Underwerp Beleidsplan raadscommunicatie Wy stelle jo foar te besluten om: 1. Het beleidsplan raadscommunicatie gemeente Tytsjerksteradiel met bijbehorend uitvoeringsprogramma vast te stellen. 2. Voor de uitvoering van het beleidsplan de griffie uit te breiden met 0,67 fte voor het aanstellen van een raadsadviseur communicatie. 3. De benodigde middelen voor zowel uitvoeringsbudget als capaciteit voor 2024 (15.000,-), 2025 (€ 71.000) en verder beschikbaar te stellen en dit ten laste te brengen van het begrotingssaldo. Koarte gearfetting Om de verbinding met de inwoners te vergroten wordt de raad voorgesteld het beleidsplan en uitvoeringsprogramma raadscommunicatie vast te stellen, inclusief het daarvoor benodigde budget. Foech ried/kolleezje De raad gaat over zijn eigen beleid en de daarvoor benodigde ondersteuning. Ynlieding In het raadsprogramma ‘Samen in actie voor Tytsjerksteradiel’ heeft de raad vastgelegd het van belang te vinden om de verbinding tussen burgers en de gemeente te vergroten. Raadscommunicatie kan daar een belangrijke bijdrage aan leveren. In overleg met de Werkgeverscommissie en de Commissie Communicatie is daarom besloten een beleidsplan raadscommunicatie op te laten stellen waarbij ook een advies zou worden gegeven over de kwantitatieve en kwalitatieve uitvoering hiervan. Het proces is begeleid door de Commissie Communicatie.

Dit heeft geleid tot dit raadsvoorstel. Histoarje Na de zomer 2023 is een marktverkenning verzonden naar twee externe partijen. De Commissie Communicatie koos begin november 2023 voor Vonc als partij om de opdracht uit te voeren. Halverwege december heeft de Commissie Communicatie het

Ried Punt Side

: : :

20 juni 2024 13 2

proces afgestemd met Vonc om te komen tot een beleidsplan raadscommunicatie met uitvoeringsprogramma. Dat zag er als volgt uit:

Stap 1 – Vonc is begonnen met het verzamelen van input van interne en externe betrokkenen. Dit om een beeld te krijgen van de verwachtingen en wensen én de kansen voor verbetering van communicatie met en vanuit de raad. Om binnen het budget te blijven moesten hiervoor wel gerichte keuzes gemaakt worden. De te interviewen partijen zijn afgestemd met de Commissie Communicatie. Intern zijn de teamleider communicatie, raadsvoorzitter, griffier en de Commissie Communicatie geïnterviewd. Voor de interviews met externen koos de Commissie Communicatie voor een geografische spreiding in de gemeente (Burgum-Jistrum-Garyp-Trynwâlden), verschillende sectoren én verschillende doelgroepen om een zo doorsnee mogelijk beeld te krijgen. De interviews vonden plaats met diverse inwoners op de weekmarkt, bestuursleden van een sportvereniging, een bestuurslid van de muziekvereniging, een bestuurslid van een ondernemersvereniging en diverse jongeren samen met een jongerenwerker van KEaRN. Stap 2 – Op 16 februari 2024 was de interactieve sessie van Vonc met de raads- en burgerleden om te inventariseren wat de behoeftes zijn, wat een gezamenlijk doel is en welke ideeën er leven over de uitvoering. Stap 3 – Vonc heeft aan de hand van stappen 1 en 2 een concept-beleid raadscommunicatie opgesteld.

Dit is besproken in het overleg van de Commissie Communicatie van 21 maart 2024 en vervolgens gewijzigd vastgesteld. Stap 4 – Vonc heeft n.a.v. het aangepaste communicatiebeleid een conceptuitvoeringsprogramma opgesteld met advies over de uitvoering. De commissie heeft dit uitvoeringsprogramma besproken en enigszins gewijzigd vastgesteld op 6 mei 2024. In de bijlages zijn het door de Commissie Communicatie vastgestelde beleidsplan raadscommunicatie met bijbehorend uitvoeringsprogramma opgenomen. Te berikken effekt In het beleidsplan raadscommunicatie is het volgende doel geformuleerd: ‘als gemeenteraad willen we inwoners meer betrekken zodat ze goed vertegenwoordigd kunnen worden’. Dat betekent: 1. De raad haalt proactief op wat er speelt in de omgeving, is toegankelijk en transparant over de besluitvorming en benut een netwerk van lokale partners. 2. Alle raadsleden hanteren dezelfde spelregels in de communicatie met inwoners. 3. De structuur en inhoud van raadscommunicatie sluit aan bij de behoefte van inwoners (doelgroepgericht en thematisch). Dit doel is vertaald in vier strategische uitgangspunten waarop het uitvoeringsprogramma is gebaseerd. De Commissie Communicatie stelt daarom voor het beleidsplan raadscommunicatie met bijbehorend uitvoeringsprogramma vast te stellen.

Om de raad hierbij goed te kunnen ondersteunen in de uitvoering hiervan stelt de Werkgeverscommissie voor, op basis van het advies van Vonc, hiervoor capaciteit en budget beschikbaar te stellen. Dit betreft het uitbreiden van de raadsgriffie met een Raadsadviseur Communicatie voor 24 uren per week.

Ried Punt Side

: : :

20 juni 2024 13 3

Arguminten 1. Het beleidsplan raadscommunicatie is in lijn met de afspraak in het raadsprogramma om de verbinding met inwoners te vergroten. Communicatie is een middel, geen doel dat op zichzelf staat. 2. Het uitvoeringsprogramma draagt bij aan het gestructureerd vormgeven van raadscommunicatie. In het uitvoeringsprogramma zijn de concrete acties opgenomen die de komende periode zullen worden opgepakt. Op die manier kan programmatisch en gestructureerd uitvoering worden gegeven aan het beleidsplan raadscommunicatie. 3. Om het uitvoeringsprogramma uit te kunnen voeren is zowel capaciteit als specialistische kwaliteit benodigd op de raadsgriffie. Op dit moment beschikt de raadsgriffie over onvoldoende capaciteit om het uitvoeringsprogramma op te pakken. Vonc heeft geadviseerd hiervoor extra capaciteit aan de raadsgriffie toe te voegen. Daarnaast is communicatie een apart vakgebied. In de huidige functieomschrijvingen is dat niet opgenomen als aandachtsgebied. De specialistische kennis is daarom nu niet aanwezig op de raadsgriffie. Alternativen De raad kan er ook voor kiezen het beleidsplan raadscommunicatie met bijbehorend uitvoeringsprogramma niet vast te stellen. Dan wordt de huidige werkwijze voortgezet. Dit betekent dat er ad hoc aandacht wordt besteed aan raadscommunicatie. Kanttekenings/risiko’s 1.

Uitvoeringsprogramma uitvoeren kost tijd In het uitvoeringsprogramma zijn verschillende acties opgenomen die logischerwijs niet tegelijkertijd kunnen worden opgepakt. De uitwerking en prioritering daarvan zal worden afgestemd met de Commissie Communicatie. Het kan dus even duren voordat de effecten zichtbaar zijn. 2. Het lukt niet om een raadsadviseur communicatie te werven De afgelopen periode kiezen steeds meer gemeenteraden voor eigen ondersteuning op het gebied van raadscommunicatie. Het vakgebied is nog redelijk nieuw en in ontwikkeling. De vijver waarin gevist kan worden is dus klein. Mocht het niet lukken om een raadsadviseur communicatie te werven zal onderzocht worden wat alternatieve manieren zijn om het beleidsplan raadscommunicatie uit te voeren (bijv. externe inhuur). 3. Integrale communicatie moet blijven gewaarborgd De raad kiest met dit voorstel voor een sterke eigen positie richting de inwoners. Daarbij mag niet uit het oog worden verloren dat de raad samen met het college van burgemeester en wethouders het gemeentebestuur vormt. Het blijft dus van belang om de integrale communicatie vanuit de gemeente te bewaken. Om dit te waarborgen zal in de toekomst structureel overleg plaatsvinden over dit onderwerp tussen de raadsgriffie en de ambtelijke organisatie. Zo zal de raadsadviseur communicatie aanschuiven bij de werkoverleggen van team Communicatie.

Finânsjes De uitbreiding van de uren leidt voor 2024 tot een extra kostenpost van € 10.000,-. Hierbij is rekening gehouden met de CAO-ontwikkelingen van 2024. Voor 2025 en verder zullen de kosten met € 66.000,- bedragen. Bij de berekening van dit bedrag is al rekening gehouden met de te verwachten loonontwikkelingen. De kosten vanaf 2025

Ried Punt Side

: : :

20 juni 2024 13 4

worden nog geïndexeerd op basis van de daadwerkelijke loonontwikkelingen. Daarnaast wordt rekening gehouden met een jaarlijks uitvoeringsbudget van € 5.000,-. De bedragen worden direct ten laste van het begrotingssaldo van onze gemeente gebracht. Als de raad instemt met de urenuitbreidingen zullen de effecten financieel verwerkt worden. Ynwenners- en oerheidspartisipaasje In de voorbereiding van het beleidsplan raadscommunicatie zijn verschillende inwoners van de gemeente geïnterviewd (zie stap 1 hierboven). Zij zijn geïnformeerd over het eindresultaat zoals dat is opgenomen in dit raadsvoorstel. Yntegraliteit Dit voorstel is afgestemd met de financieel adviseur. Ferfolchtrajekt De werving van de raadsadviseur wordt opgepakt door de raadsgriffie in overleg met de Werkgeverscommissie. Het uitvoeren van het beleidsplan raadscommunicatie wordt opgepakt door de raadsgriffie in overleg met de Commissie Communicatie. Burgum, 17 mei 2024 De Commissie Communicatie en de Werkgeverscommissie van de raad van de gemeente Tytsjerksteradiel, secretaris,

voorzitter Werkgeverscie.,

voorzitter Communicatiecie.,

mevr. mr. A. Dam

dhr. G.E. van der Meijden

dhr. P.F.W. van der Werf

Riedsbeslút De raad van de gemeente Tytsjerksteradiel; gelezen het voorstel van de Commissie Communicatie en de Werkgeverscommissie d.d. 17 mei 2024, punt nummer: 13; Beslút: 1. Het beleidsplan raadscommunicatie gemeente Tytsjerksteradiel met bijbehorend uitvoeringsprogramma vast te stellen. 2. Voor de uitvoering van het beleidsplan de griffie uit te breiden met 0,67 fte voor het aanstellen van een raadsadviseur communicatie. 3. De benodigde middelen voor zowel uitvoeringsbudget als capaciteit voor 2024 (15.000,-), 2025 (€ 71.000) en verder beschikbaar te stellen en dit ten laste te brengen van het begrotingssaldo.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Tytsjerksteradiel van 20 juni 2024.

De griffier,

De voorzitter,

Mevr. mr. A. Dam

Dhr. drs. L.J. Gebben