13 - Bijlage 7 - Collegebesluit geheimhouding stukken aanbesteding kunstgras Burgum

Advies

zaaknummer stuknummer datum redacteur afdeling

College van B&W Tytsjerksteradiel

Z2021 01203 S2021 04734 24 februari 2021 Jolanda Dekker TD Beheer team Binnendienst

programma bijlagen 1. Raadsvoorstel bekrachtiging geheimhouding 2. 3. 4.

ja

nee

portefeuillehouder G. Hoekstra Aspecten en afgestemd financieel afgestemd met (naam)……………………… juridisch afgestemd met H. Roskammer personeel afgestemd met (naam)……………………… overig afgestemd met B. Koopmans betrokkenheid raad betrokkenheid o.r. participatie

Onderwerp Geheimhouding stukken aanbesteding kunstgras Burgum Openbaar / geheim Openbaar Niet actief Openbaar Geheim, (zie toelichting pagina 3) openbaar maken na op grond van WOB artikel Besluit (datum) Voorliggend advies (datum) Bijlage 1 Welke bijlagen bevatten persoonsgegevens: (nrs invullen) Procedure besluitvorming Besluit ligt voor bij zowel college Achtkarspelen als college Tytsjerksteradiel ja nee Besluit leidt tot begrotingswijziging / voorstel kadernota ja nee Besluit na behandeling voorleggen aan raden ja informerend / besluitvormend d.d. eerstvolgende raadsvergadering Advies Te besluiten om 1. De aanbestedingsstukken met betrekking tot het kunstgrasveld in Burgum aan de raad te verstrekken. Hierbij zullen het bestek, de tekeningen en de inschrijvingsleidraad openbaar verstrekt worden en alle overige stukken geheim blijven. 2. De raad op grond van artikel 25 lid 3 Gemeentewet en bijgaand raadsvoorstel te vragen de door het college op grond van artikel 25 lid 2 Gemeentewet juncto artikel 10 lid 1 onder c Wet openbaarheid van bestuur op 2 maart 2021 opgelegde verplichting tot geheimhouding op de in besluitpunt 1 bedoelde stukken te bekrachtigen in de eerstvolgende raadsvergadering.

Samenvatting ten behoeve van besluitenlijst / communicatie richting organisatie Het college heeft besloten om: 1) De aanbestedingsstukken met betrekking tot het kunstgrasveld in Burgum aan de raad te verstrekken. 2) De raad op grond van artikel 25 lid 2 Gemeentewet juncto artikel 10 lid 1 onder c Wet openbaarheid van bestuur op 2 maart 2021 opgelegde verplichting tot geheimhouding op de in besluitpunt 1 bedoelde stukken te bekrachtigen in de eerstvolgende raadsvergadering

Besluit

02 03 2021

Pagina 1 van 4

Besloten cf voorstel/advies

Pagina 2 van 4

Wat is de aanleiding Op 4 februari zijn er vanuit de fracties van VVD en GroenLinks onderhandse vragen binnengekomen met betrekking tot de aanbesteding van het in 2020 aangelegde kunstgrasveld in Burgum. Het college is bereid deze stukken te verstrekken, echter een deel hiervan bevat bedrijfsgevoelige informatie en zal onder geheimhouding kunnen worden verstrekt. Wat willen we bereiken Het college wil de opgevraagde stukken verstrekken aan de raad en de raad voorstellen op grond van artikel 25 lid 3 Gemeentewet de geheimhouding op de verstrekte stukken te bekrachtigen in de eerstvolgende raadsvergadering. Wat zijn de argumenten 1. Geheimhouding is opgelegd op grond van artikel 10 lid 1 onder c WOB Het collegebesluit en de bijbehorende stukken bevatten bedrijfsgegevens die door de rechtspersonen vertrouwelijk zijn medegedeeld behorende bij een correct aanbestedingsproces. Wat zijn de alternatieven Nvt Wat zijn de risico’s van het voorgestelde advies Nvt Financiën Nvt Burgerparticipatie Nvt Communicatie Betreffende aannemers zullen worden geïnformeerd over de verstrekking van de stukken aan de raad onder oplegging van geheimhouding. Relatie met andere afdelingen Afgestemd met juridische zaken. Samenwerking nvt Planning / Vervolg Het raadsvoorstel zal te besluitvorming worden voorgelegd aan de raad.

Pagina 3 van 4

Toelichting: • Beperk de omvang van het advies tot maximaal 2 A4 tjes (zonder het voorblad) • Zorg dat alle informatie die nodig is voor een besluit in het advies staat • Zet alle andere relevante informatie in eventuele bijlagen • Maak gebruik van de 333 regel. Zorg dat de lezer in 3 seconden weet waar het advies over gaat (duidelijke besluittekst) in 30 seconden weet wat er van hem verwacht wordt (inleiding) in 300 seconden alle belangrijke informatie heeft om een besluit te kunnen nemen (advies) Openbaar / geheim Uitgangspunt is dat een besluit en bijlagen openbaar zijn op grond van de WOB (Wet openbaarheid van bestuur). Persoonsgegevens Voor wat betreft het vermelden van persoonsgegevens is het uitganspunt dat er geen persoonsgegevens worden vermeld tenzij er een wettelijke grondslag is. Stelregel daarbij is dat er niet meer gegevens worden verwerkt dan nodig. Een naam van een aanvrager kan vervangen worden door het begrip “aanvrager” of “indiener”. Openbaar maken na een bepaalde datum Af en toe zijn er stukken die een wat latere bekendmaking vragen, omdat er bijvoorbeeld nog afstemming met een partij moet plaatsvinden. Deze stukken worden wel bekendgemaakt, maar op een later moment. Let op: vermeld de datum. Niet actief openbaar Bijlagen die niet actief openbaar zijn, zijn onder te verdelen in twee categorieën: 1.

Stukken die beperkte geheime informatie bevatten (zoals hierboven omschreven), maar eventueel geanonimiseerd en niet herleidbaar kunnen worden gemaakt. Indien deze stukken op grond van de WOB worden opgevraagd, wordt de geheime informatie onleesbaar gemaakt en daarna verstrekt. 2. Stukken aangaande de interne organisatie kunnen aangemerkt worden als niet actief openbaar, zoals het aanpassen van bepaalde formats en het hanteren interne gedragsregels. Let op: voor beide categorieën geldt dat de besluiten over het algemeen wel openbaar zijn en de bijlagen niet. Geheim Stukken zijn geheim indien er sprake is van een situatie zoals genoemd in artikel 10 van de WOB of artikel 11 van de WOB. Enkele voorbeelden: - Bedrijfsgegevens die vertrouwelijk door een organisatie aan de gemeente zijn verstrekt. - Stukken met zodanig veel persoonlijke informatie dat het document ook met anonimiseren nog herleidbaar is. - Persoonlijke beleidsopvattingen.

Pagina 4 van 4