12 - Raadsvoorstel - Financiële effecten Inrichtingsplan Dit binne wy

Riedsútstel

Ried Agindapunt Status Program Eardere behandeling

: : : : :

Portefúljehâlder Amtner Taheakke Saak- en stiknûmer

: : : :

20 juni 2024 12 Besluitvormend Programma 0 – Bestuur en ondersteuning Koersbepaling 29 februari vastgesteld, inrichtingsplan is vervolgfase Mevr. T. Willemsma, dhr. J. Gebben Mevr. A. Hasz 1. Inrichtingsplan Dit binne wy Z2024-00217 / S2024-10175

Underwerp Financiële effecten Inrichtingsplan Dit binne wy Wy stelle jo foar te besluten om: 1. In te stemmen met de structurele financiële effecten van het door het College B&W op 30 mei 2024 vastgestelde inrichtingsplan Dit binne wy, ter hoogte van € 1.710.000, als volgt te dekken, en als zodanig te verwerken in Kaderbrief en Begroting 2025: • € 710.000 uit begrotingssaldo • € 1.000.000 uit stelpost Uitvoeringsprogramma 2. In te stemmen met het verminderen van de tijdelijke formatie van 16,2 fte naar 10,1 fte in 2025 inclusief herallocatie zoals opgenomen in dit Raadsvoorstel, en als zodanig te verwerken in Kaderbrief en Begroting 2025. Koarte gearfetting Parallel aan de ontvlechting van de werkmaatschappij 8KTD, is het project opbouw van de ambtelijke organisatie Tytsjerksteradiel gestart. Op 29 februari is de organisatiekoers ‘Dit binne wy’ voor de nieuwe ambtelijke organisatie van Tytsjerksteradiel in de Raad vastgesteld. Deze koers is nader vertaald naar een inrichtingsplan voor de nieuwe organisatie Tytsjerksteradiel. Het inrichtingsplan is op 9 april voorlopig vastgesteld door het College, en ter informatie aan de Raad gezonden. De Ondernemingsraad heeft inmiddels advies uitgebracht over het inrichtingsplan. Het College heeft het inrichtingsplan op 30 mei, met inachtneming van het advies van de Ondernemingsraad, definitief vastgesteld.

Het College legt in dit Raadsvoorstel de financiële effecten van het inrichtingsplan aan de Raad voor. Daarbij gaat het College in op: A. Van koers naar inrichtingsplan B. De structurele formatie C. De tijdelijke formatie D. Samenvatting functies en formatie E. Het nader uit te werken ontwikkelplan

Ried Punt Side

: : :

20 juni 2024 12 2

Foech ried/kolleezje Het College heeft op 28 mei het inrichtingsplan incl. de bijbehorende functie- en formatieoverzichten vastgesteld. De Raad heeft budgetrecht en besluit over de financiële effecten van het inrichtingsplan. Ynlieding De Raad heeft bijgedragen aan de totstandkoming van de koers voor de nieuwe organisatie Tytsjerksteradiel, en heeft deze koers op 29 februari jl. vastgesteld. Met het koersdocument in gedachten is vervolgens gewerkt aan het inrichten van de organisatie zoals die per 1 januari van start moet gaan. Dit heeft geresulteerd in het inrichtingsplan. Met dit inrichtingsplan zijn we er nog niet. Het is binnen de kaders die er zijn de best mogelijke startsituatie van waar uit we ons verder moeten en gaan ontwikkelen richting de organisatie die we willen zijn. De financiële effecten van het inrichtingsplan zijn in kaart gebracht. De raad wordt gevraagd de benodigde financiële middelen beschikbaar te stellen voor de beschreven organisatie inrichting.

Histoarje • 7 februari 2023: het college informeert de raad over de gezamenlijke constatering van de colleges van Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel dat de ambtelijke samenwerking via de Werkmaatschappelijk geen duurzaam toekomstperspectief heeft en vraagt de raad om politieke duidelijkheid over de toekomst van de bestuurlijke samenwerking • 22 juni 2023: de raad stemt in meerderheid voor het scenario “afscheiden, zelfstandig verder” en draagt het college op om met een plan van aanpak te komen • 2 november 2023: het college deelt het Plan van aanpak Ontvlechting Werkmaatschappij 8KTD met de raad • December – januari totstandkoming Koersdocument ‘Dit binne wy’ Tytsjerksteradiel • 29 februari 2024: vaststelling koers Dit binne wy door gemeenteraad • 16 mei 2024: College informeert de raad over het inrichtingsplan en de financiële effecten en gaat verdiepend in gesprek in een daartoe georganiseerde bijeenkomst. Te berikken effekt Het inrichtingsplan is onze eerste vertaling van de koers, waarin we beschrijven hoe onze organisatie er vanaf 2025 uit ziet en hoe we willen werken. We willen op korte termijn bereiken dat de medewerkers gericht en zorgvuldig geplaatst kunnen worden. Op middellange termijn willen we bereiken dat we op 1 januari onze nieuwe organisatie goed kunnen starten en ons van daaruit verder kunnen ontwikkelen.

Zodat we in lijn met de koers ‘Dit binne wy’ onze taken, dienstverlening en beleidsambities kunnen blijven uitvoeren voor onze gemeente. Arguminten A. Van koers naar inrichtingsplan Het inrichtingsplan is onze eerste vertaling van de koers, waarin we beschrijven hoe onze organisatie er vanaf 2025 uit ziet en hoe we willen werken. Het inrichtingsplan is tot stand gekomen in een organisatiebrede dialoog: Bijeenkomsten en gesprekken met medewerkers, Ondernemingsraad, College

Ried Punt Side

: : :

20 juni 2024 12 3

Gerichte gesprekken en overleggen (om te komen tot keuzes) met vakinhoudelijke teams en leidinggevenden Gerichte gesprekken en overleggen met de programma-organisatie ontvlechting en de van daaruit actieve vakgerichte werkgroepen Uitwerking en weging in projectteam Opbouw en Bestuurlijke Regiegroep opbouw In het inrichtingsplan beschrijven we (kwalitatief) onze manier van (samen)werken in de nieuwe organisatie. Hoe we resultaten bereiken, hoe we omgaan met verzoeken van onze inwoners, instellingen en ondernemers. Maar ook: hoe we in staat zijn om mee te bewegen met de wereld om ons heen. Op de (middel)lange termijn willen we ons ontwikkelen in de lijn zoals ook in ons koersdocument uitgewerkt staat. Dit vraagt om nadere uitwerking in een ontwikkelplan (zie ook onder D). Het plan dient echter ook en voorál een ander belangrijk doel op korte termijn: het inrichtingsplan vormt de basis om vanuit de ontvlechting de plaatsing van medewerkers vanuit de Werkmaatschappij 8KTD naar een van beide gemeenten gericht en goed te kunnen doen. Het plan is op de korte termijn daarmee een een technische weergave van onze nieuwe organisatie in organogram, teamindeling, functies, formatie en taken. Samengevat:

B. De structurele formatie

In de huidige situatie is er voor Tytsjerksteradiel (met inachtneming van de 50-50 tenzij afspraken) 302,59 fte structurele formatie beschikbaar. Dit was ook de uitgangspositie voor onze gesprekken om te komen tot een inrichtingsplan voor de nieuwe organisatie vanaf 1 januari 2025. Deze structurele formatie is opgebouwd uit: •

210,29 fte 50-50 tenzij (werkmaatschappij)

Ried Punt Side

: : :

20 juni 2024 12 4

•

92,3 bestaande organisatie Tytsjerksteradiel (Beheer c.a.)

Tijdens het totstandkomingsproces van het inrichtingsplan is gebleken dat het nodig is om op diverse functies meer formatie toe te kennen dan de huidig vastgestelde structurele formatie. Met het doel dat de ambtelijke organisatie na ontvlechting, vanaf 1 januari 2025 haar taken, dienstverlening en beleid kan blijven uitvoeren, én om reden dat medewerkers goed kunnen worden geplaatst. Bij het toekennen van deze extra formatie hebben wij enerzijds bescheidenheid betracht vanuit het meerjarig financieel perspectief en de structurele meerkosten t.g.v. structurele uitzetting. Anderzijds hebben we in de gesprekken oog willen houden voor de terechte zorgen die er waren en zijn om ook na 1 januari 2025 als zelfstandige organisatie in staat te blijven om taken, dienstverlening en beleid te kunnen blijven uitvoeren. De criteria die wij hebben toegepast om op specifieke functies en gebieden evt. extra structurele formatie(-omvang) op te nemen, zijn: • • • • •

Uitvoering wettelijke taken Basisniveau dienstverlening borgen Uitvoering beleidstaken en bestuurlijke ambities borgen Vaste taken die tijdelijk gefinancierd waren, waar nodig omgezet naar structureel Plaatsbare functie borgen

Binnen deze formatieplaatsen is rekening gehouden met formatie voor ICT, ondanks dat deze geen onderdeel uitmaakt van de ontvlechting. Hoewel de exacte uitwerking nog onder handen en nader onderwerp van besluitvorming is, dienen we ons nu wel rekenschap te geven van de benodigde formatie om de ICT functie vanaf 1 januari 2025 te kunnen borgen. Daarnaast is nog 1,5 fte structureel toegevoegd ten gevolg van een recent besluit om structurele formatie voor Procesregisseur zorg en veiligheid op te nemen. Onder hoofdstuk D is een samenvatting van het functie- en formatieoverzicht voor de toekomstige situatie opgenomen. U kunt hierin ook zien welke uitzetting wij per team hebben toegepast op basis van bovenstaande criteria. Voorgaande heeft ertoe geleid dat het College heeft besloten om in totaal voor 240,35 fte aan functies beschikbaar te stellen t.b.v. het plaatsingsproces. Opgeteld met de functies van de staande organisatie Tytsjerksteradiel van 92,3 fte (Beheer c.a.) komt dit uit op 332,68 fte. Gezien het meerjarig financieel perspectief acht het College het echter onwenselijk en financieel niet haalbaar om de structurele formatie ook voor deze omvang ‘vast’ te besluiten. Daarom heeft het College kaderstellend besloten dat de structurele formatie voor de nieuwe organisatie wordt vastgesteld op 320,59 fte, bestaande uit: • • •

210,29 fte 50-50 tenzij 18 fte ‘uitzetting’ formatie op basis van voornoemde criteria t.g.v. ontvlechting 92,3 bestaande formatie Tytsjerksteradiel beheer (deze gaat ‘as is’ over, maakt geen onderdeel uit van het plaatsingsproces)

Ried Punt Side

: : :

20 juni 2024 12 5

Samengevat: SAMENVATTINGFORMATIE

Staande organisatie T-diel (Beheer c.a.) 50-50 tenzij vanuit ontvlechting Uitzetting Extra functies t.b.v. plaatsingsproces Totaal

Formatieplaatsen Huidige formatie in fte Structurele formatie in fteplaatsingsproces Opmerking 92,3 92,3 0 Beheer geen onderdeel van plaatsing 210,29 210,29 210,29 0 18 18 0 0 12,6 302,59 320,59 240,35

1

Voorgaande betekent dat we meer functies beschikbaar stellen voor de plaatsing, dan we vanaf 2025 structureel in onze formatie willen opnemen conform onderhavige besluitvorming. Dit betekent dat we na afronding van de plaatsing taakstellend tot heroverweging op vacatureruimte (die zal resteren) moeten komen. Wij denken ook dat dit mogelijk is in het verlengde van te verwachten vacatureruimte en het maken van nadere keuzes vanuit het ontwikkelplan (zie onder E) op organisatie- en teamniveau op basis van uitgewerkte plannen en strategische personeelsplanning, ná het plaatsingsproces. Voorgaande betekent dat we in de berekening van de financiële effecten, uit gaan van een uitzetting van totaal 18 fte op de structurele formatie. Zie ook onder financiële aspecten. Met een organisatie van deze omvang denken we onze wettelijke taken, dienstverlening en beleidsambitie met gepaste bescheidenheid, te kunnen continueren. Daarbij houden we de ambitie om ook bestuurlijke doelen te kunnen blijven realiseren. Na plaatsing én in (aanloop naar) de nieuwe organisatie zullen we hier nadere invulling aan moeten geven (zie ook onder E, ontwikkelplan). C. De tijdelijke formatie Tijdelijke formatie: De tijdelijke formatie voor 2025 (uitgaande van 50-50 tenzij) bedraagt in de huidige situatie 16,2 fte.

Het College stelt voor om deze tijdelijke formatie in 2025 te verminderen naar 10,1 fte, en om deze te heralloceren zoals opgenomen in dit voorstel. De reden van de herallocatie is als volgt: - Een deel van de tijdelijke formatie voor 2025 blijft ongewijzigd gehandhaafd. - Een deel van de tijdelijke formatie voor 2025 is bij vaststelling van het inrichtingsplan omgezet naar structurele formatie. Voor deze functies is dus voor 2025 geen tijdelijke formatie meer nodig. - Echter er zijn ook enkele nieuwe verzoeken voor tijdelijke formatie voor 2025 ingediend in de totstandkoming van het inrichtingsplan. Deze zijn veelal onderbouwd ofwel om het overgangsjaar te kunnen overbruggen, dan wel 1 Noot: hierin is ook de recent besloten formatie inzake procesregisseur Zorg en Veiligheid ad 1,5 fte betrokken

incl. de daarbij behorende financiële dekking. Deze zal aan de structurele formatie worden toegevoegd.

Ried Punt Side

: : :

20 juni 2024 12 6

omdat een verzoek tot vaste formatie niet kon worden gehonoreerd, en dit in het overgangsjaar extra risico’s met zich meebrengt. De herallocatie is betrokken bij de definitieve besluitvorming van het inrichtingsplan, en concreet in beeld gebracht onder kopje D (functie- en formatie overzicht). D. Samenvatting functies en formatie Samengevat hanteren we voor het plaatsingsproces (en conform inrichtingsplan) het onderstaande functie- en formatie overzicht. Hierin ziet u terug: - De huidige formatie voor Tytsjerksteradiel (50-50 tenzij) (kolom IST). - De formatie die we beschikbaar stellen voor plaatsing (kolom SOLL). - De tijdelijke formatie voor 2025 na herallocatie.

In dit overzicht kunt u daarmee ook zien binnen welke teams wij gekozen hebben om extra formatie beschikbaar te stellen voor plaatsing (t.o.v. de 50-50 tenzij) en waar de uitzetting is toegepast, waarbij de teams die vallen onder het sociaal domein in samenhang moeten worden bezien. E. Het ontwikkelplan Per 1 januari 2025 gaan we van start met de nieuwe organisatie van de gemeente Tytsjerksteradiel. De organisatie waarmee we starten is het resultaat van een vrij technisch ingestoken ontvlechtingsproces. Dit is vooral het gevolg van het feit dat de overgang van collega’s uit de werkmaatschappij naar de nieuwe gemeente als Overdracht van Onderneming moet worden gezien en daardoor het parallel aanpassen van werkwijzen en functies tijdens dit proces vrijwel niet mogelijk is. De organisatie die we willen zijn staat beschreven in het koersdocument Dit Binnen Wy! We hebben vanaf januari een ontwikkeling door te maken om de organisatie te worden die we willen zijn. Dat is de reden om een ontwikkelplan op te stellen dat ons daarbij richting geeft.

Ried Punt Side

: : :

20 juni 2024 12 7

Ontwikkelen gaat per definitie niet volgens een ‘recht pad’. Je hebt wel richting nodig, dat is onze koersbepaling. De stappen om daar te komen proberen we nu vast in beeld te brengen, maar het zal lenigheid en flexibiliteit vergen om bij te sturen, stappen anders te doen, aan te vullen of te schrappen. In Q3 en Q4 gaan we daarom actief werken aan het opstellen van een ontwikkelplan voor de nieuwe organisatie. Dit plan bevat niet alleen een veranderkundig ‘stappenplan’ voor de nieuwe organisatie op het gebied van organisatieontwikkeling, leiderschap en cultuur. Het bevat daarnaast een gerichte agenda en aanpak hoe we gaan bouwen aan de speerpunten uit onze organisatiekoers, en ook welke keuzes dat met zich meebrengt. Zodat we ook zeer gericht werk maken dat onze organisatie past bij de koers die we in Dit binne wy hebben bepaald. Oók zullen we in het ontwikkelplan gerichter aangeven hoe we omgaan met de taakstellende keuze om nu méér formatieplaatsen beschikbaar te stellen voor plaatsing, dan we opnemen in onze structurele formatie. We verwachten dat dit zeer goed mogelijk is omdat er behoorlijke vacatureruimte zal resteren ná plaatsing en nader uit te werken kwantitatieve en kwalitatieve strategische personeelsplanning. Het ontwikkelplan vormt de agenda voor onze tijdelijke programmamanager organisatieontwikkeling, die we in Q4 willen gaan werven en selecteren.

We zullen het ontwikkelplan na uitwerking programmeren en budgetteren. De aan (de uitvoering van) het ontwikkelplan verbonden kosten zijn nu nog niet goed te ramen, maar we zullen dit in Q3 en Q4 nader uitwerken en ter besluitvorming voorleggen. Budgettair zullen we hiertoe mogelijk een voorstel doen om de verwachte onderschrijding vanuit ontvlechting over te hevelen naar 2025, dan wel een onderbouwd voorstel bij begrotingswijziging indienen. We zullen uw raad informeren over de voortgang van ons ontwikkelplan, en hiertoe een aparte bijeenkomst organiseren vóór de behandeling van de Begroting 2025, zoals toegezegd. Alternativen Het alternatief is om: -

-

Meer vast te houden aan de 50-50 tenzij verdeling van formatie en in mindere mate op te plussen. We voorzien hier echter, mede op basis van alle gevoerde gesprekken, pregnante risico’s op het gebied van continuïteit en kwaliteit (lees: uitvoering van wettelijke taken en dienstverlening kunnen dan niet gewaarborgd worden). Meer op te plussen om zo onze taken én ambities beter te kunnen uitvoeren en realiseren. We voorzien hier echter, met inachtneming van het meerjarig financieel perspectief, risico’s voor de financiële positie van Tytsjerksteradiel. Andere dekkingsbron voor de uitzetting aan te wenden. Wij zien geen andere mogelijke dekkingsbron voor de uitzetting, indien het dekkingsvoorstel toch anders zou moeten, zullen we met nadere taakstellende voorstellen moeten komen dan wel inhoudelijke keuzes moeten voorleggen.

Kanttekenings/risiko’s - We weten dat we met de in het inrichtingsplan opgenomen formatie op bepaalde plekken nog steeds ‘scherper aan de wind zeilen’ dan de adviezen die we vanuit

Ried Punt Side

-

: : :

20 juni 2024 12 8

werkgroepen en teamleiders gekregen hebben. Dat brengt mogelijke risico’s voor borging taken en kwaliteitsniveau met zich mee. De uitkomsten van het plaatsingsproces zijn nog onzeker, daarmee is er een risico voor de continuïteit van de personele bezetting in de overgangsperiode, en risico op verloop. We proberen hier zo goed mogelijk op in te spelen door aandacht voor onze medewerkers, duidelijkheid, tijdig en zorgvuldig plaatsingsproces en investeren op aantrekkelijk werkgeverschap.

Finânsjes Voor het berekenen van de kosten die verbonden zijn aan de voorgestelde inrichting voor Tytsjerksteradiel hebben we de volgende uitgangspunten gehanteerd: 1. Startpunt voor de berekening van de financiële effecten t.g.v. het inrichtingsplan is het aantal vaste fte dat vanuit de WM8KTD aan TD wordt toebedeeld, op basis van de huidige ’50-50-tenzij’ verdeling, aangevuld met de vaste fte voor de staande organisatie Tytsjerksteradiel (cluster Beheer c.a.): o Het betreft in totaal 302,59 fte vaste formatie ▪ 210,29 fte werkmaatschappij 50-50 tenzij ▪ 92,3 fte formatie Tytsjerksteradiel beheer / AD gemeentesecretaris 2. Deze vaste formatie is doorgerekend naar de geactualiseerde salarisbegroting 2025 (die gebaseerd is op de reële loonsom per fte) zoals deze op dit moment wordt opgemaakt t.b.v. conceptbegroting WM8KTD. 3. Tijdens de totstandkoming van het inrichtingsplan is gebleken dat het nodig is om de structurele formatie uit te breiden op diverse functies in het belang van borging wettelijke taken, dienstverlening en beleid. 4. Op basis van de gemiddelde loonsom 2025 per fte (€ 91.000) incl. gemiddelde kosten bedrijfsmiddelen per fte (€ 4.000) kost de uitzetting van een gemiddelde fte € 95.000,- euro. 5.

Het College heeft de structurele formatie behorend bij het inrichtingsplan Dit binne wy, op 28 mei vastgesteld op 320,59 fte (bestaande uit 92,3 fte Tytsjerksteradiel, 210,29 fte vanuit de 50-50 tenzij werkmaatschappij, 18 fte uitzetting). 6. De structurele uitzetting kost daarmee € 1.710.000,- jaarlijks. 7. We stellen voor om de structurele uitzetting te dekken uit: o € 710.000 begrotingssaldo o € 1.000.000 stelpost Uitvoeringsprogramma 8. We stellen voor om de financiële consequenties van het inrichtingsplan na besluitvorming door de Raad mee te nemen in de Kaderbrief 2025-2028 en de begroting 2025-2028. 9. De financiële middelen die incidenteel nodig zijn om uitvoering te geven aan het nader uit te werken ontwikkelplan voor de nieuwe organisatie, zullen t.z.t. ter besluitvorming worden voorgelegd. Ynwenners- en oerheidspartisipaasje N.v.t. Kommunikaasje Het inrichtingsplan wordt naast de Raad, na definitieve vaststelling gedeeld met de OR organisatie, en medewerkers. Een bijeenkomst voor medewerkers wordt ingepland zodat zij goed geïnformeerd worden over het inrichtingsplan en het vervolg. Yntegraliteit Het projectteam Opbouw is multidisciplinair samengesteld en opereert ook op die manier.

Ried Punt Side

: : :

20 juni 2024 12 9

Previnsje N.v.t. Gearwurking Er wordt actief samengewerkt met de programma organisatie ontvlechting en met het projectteam Opbouw Achtkarspelen. Ferfolchtrajekt • 20 juni besluit financiële effecten Raad. • Financiële effecten worden verwerkt in reguliere P&C. • Raad wordt vóór de behandeling van de Begroting 2025, geïnformeerd over de voortgang van opbouw, plaatsing, en het ontwikkelplan, zowel schriftelijk als via een daartoe nader in te plannen bijeenkomst. Evaluaasje N.v.t. Burgum, 30 mei 2024 Het college van burgemeester en wethouders van Tytsjerksteradiel, secretaris a.i.,

burgemeester,

dhr. drs. J. Krul

dhr. drs. L.J. Gebben

Riedsbeslút De raad van de gemeente Tytsjerksteradiel; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 30 mei 2024, punt nummer: 12; Beslút: 1. In te stemmen met de structurele financiële effecten van het door het College B&W op 30 mei 2024 vastgestelde inrichtingsplan Dit binne wy, ter hoogte van € 1.710.000, als volgt te dekken, en als zodanig te verwerken in Kaderbrief en Begroting 2025: • € 710.000 uit begrotingssaldo • € 1.000.000 uit stelpost Uitvoeringsprogramma 2. In te stemmen met het verminderen van de tijdelijke formatie van 16,2 fte naar 10,1 fte in 2025 inclusief herallocatie zoals opgenomen in dit Raadsvoorstel, en als zodanig te verwerken in Kaderbrief en Begroting 2025. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Tytsjerksteradiel van 20 juni 2024.

De griffier,

De voorzitter,

Mevr. mr. A. Dam

Dhr. drs. L.J. Gebben